《管理思想如何“落地”》23：时间管理——从执行者的角度看执行力

《管理思想如何“落地”》整体分5个部分：管理思想为何很难“落地”；从企业文化的角度分析如何“落地”；从执行力的角度分析如何“落地”；从组织成长的角度分析如何“落地”；管理思想“落地”原理。其中，第三部分：从执行力的角度分析如何“落地”分3个章节：时间管理——从执行者的角度看执行力；全局掌控——从管理者的角度看执行力；有效授权——从执行过程的角度看执行力。本文属于第三部分，第一章第1、2、3、4节。第三部分：从执行力的角度分析如何“落地”执行力是目前市场比较“火”的一个词汇，也是各个组织管理者研究和探讨的非常多的一个话题，更是管理者们非常关注的一个话题。从我们前面探讨的管理的层次来看，执行力的话题，更倾向于研究行为层次的管理。而且，执行本身就天生的与“落地”高度相关。从狭隘的意义上去看，我们甚至可以直接把执行力等同于“管理思想‘落地’”的话题。从执行力研究的角度来看，市面上，一般分为三种：从执行者的角度看执行力；从管理者的角度看执行力；从执行过程的角度看执行力。其中，第一种视角探讨执行力的最多，大概占了80%以上，第二种视角探讨执行力的相对较少，不过目前越来越被研究者和管理者重视，而第三种视角几乎被我们忽视。而且，关于执行力的探讨，更多的是在意识层面，研究各种各样的思想和方法，确实有不少公认的被推行的好思想，好方法。这里，我们依然不去过多的探讨意识层面的话题，不去过多的探讨思想和各种方法论，而是，依旧把目光放到“落地”上，始终去思考并寻找“这么好的思想和方法，为什么到现实中却始终达不到预期的效果，为什么就是执行不下去？”而且，我们更多的把眼光放到信息层次上的管理问题上，放到执行中的人性问题和信息问题之上。下面，我们分别从三个角度来看信息层次上执行力的“落地”问题：时间管理——从执行者的角度看执行力；全局掌控——从管理者的角度看执行力；有效授权——从执行过程的角度看执行力。一、时间管理——从执行者的角度看执行力1.艾维与舒瓦普的故事从执行者的角度来研究执行力是目前管理思想的普遍着眼点所在，大多数管理思想都是在研究执行者如何提升执行力。我们先简单的讲一个真实的管理故事。伯利恒钢铁公司总裁查理斯.舒瓦普曾会见效率专家艾维.利，会见时，舒瓦普说他自己懂得如何管理，但事实上公司不尽如人意。他说：“应该做什么，我们自己是清楚的。如果你能告诉我们任何更好地执行计划，我听你的，在合理范围内价钱由你定。”艾维.利说可以在10分钟内给舒瓦普一样东西，这东西使他的公司的业绩提高至少50%。然后他递给舒瓦普一张空白纸，说：“在这张纸上写下你明天要做的最重要的六件事。”过了一会又说：“现在用数字表明每件事情对于你和你的公司的重要性次序。”这花了大约5分钟。艾维.利接着说：“现在把这张报纸放进口袋。明天早上第一件事情就是把这张纸条拿出来，做第一项。着手办第一件事，直至完成为止。然后用同样方法对待第二件事，第三件事......直到你下班为止。如果你只做完第一件事情，那不要紧。你总是做着最重要的事情。”艾维.利又说：“每一天你都要这样做。你对这种方法的价值深信不疑之后，叫你公司的人也这样干。这个实验你爱做多久就做多久，然后给我寄支票来，你认为值多少就给我多少。”整个会见不到半个钟头。几个星期之后，舒瓦普给艾维.利寄去一张25万美元的支票，还有一封信。信上说那是他一生中最有价值的一课。五年之后，这个当年不为人知的小钢铁厂一跃成为世界上最大的独立钢铁厂。这是个真实的故事，舒瓦普和艾维.利是我个人比较欣赏的两个人。显然，讲这个故事的目的并不是要介绍这两个人给大家认识。我们现在的话题是“执行力”中的一部分——时间管理。那么，艾维说的这个方法是什么呢？为什么会有这么大效果呢？在座的各位老总，时间管理的困惑不仅在舒瓦普身上有，我们身上也经常发生。我们是不是越来越觉得时间不够用呢？是不是总觉得该做的没时间做，可身边的事又特别的多，总觉得无法从琐事中摆脱出来呢？作为企业高层，我们思考的更多的应该是企业战略规划，是企业将来的事情，可是当我们上班的时候，却总是被这个人、那件事无情打扰，我们根本就没有一段自己独立的时间去思考我们该想而始终没时间想的问题，始终都被陷入到“现在”的琐事之中。可是下班后又有老婆、孩子，这个事情、那个事情，我们还是没时间。不光是我们，很多老总都是这样，而且一般而言，我们的职位越高，权力越大，这种痛苦也就越大。在与老总们交流的过程中，我喜欢问同一个问题：“你觉得你最头疼的事情是什么？”到今天为止，答案都是统一的，就是时间管理问题。如何做好时间管理呢？2.艾维到底讲的是什么方法——时间管理法则再回到刚才提到的那个故事中来，我们一起分析一下，艾维到底讲的是什么方法？艾维的话中反复强调了这么几个词：6件事、重要次序和明天。实际上，针对这个故事，或者说是案例，管理界已经总结和提炼出了相应的更完备的时间管理法则，他们分别是：6件事法则、要事法则和15分钟法则。6件事法则：1天中选择6件最重要的事情，而且是这1天最需要完成的6件事，其它事情先暂时放放，在这一天中，把绝大多数精力都放到这6件事情上；要事法则：选择好6件事后，先从这6件事中选出最重要最紧急的事情放在首位，接着再在剩下的5件事中，选出最重要最紧急的事情，这样一步步就把办这6件事情的时间顺序排出来了，我们在做其中任何一件事情的时候，都是在做当时最重要最紧急的事情；15分钟法则：以上这些事情尽量安排在前一天下班的时候完成，只要我们每天下班前抽出15分钟做好明天的“6件事”和“要事”，效率就能成倍提升。以前人们总是在说“一日之际在于晨”，现在更多人喜欢说“一日之际在于昨夜”，就来源于此。这就是时间管理法则。3.这样就“可行”了吗——管理三元素上面提到的时间管理法则大家觉得有道理吗？有启发吗？觉得可行吗？呵呵，觉得有道理，有启发是正常的，可是，觉得就这样就“可行”了，我就有保留意见了。还是前面提到的管理思想很难“落地”的第二个主观原因：“只要…就…”心理，只要我们公司每个人都能严格按照时间管理法则办事，我们公司整体的执行力至少能提高50%。这句话本身没错，可是，这个“只要”却真的很难实现。这个法则，在100年前，舒瓦普推行下去了，而且取得了成功。可是，你考虑过这么几个问题没有：舒瓦普的企业和你的企业真的一样吗？条件有多少是相同的呢？舒瓦普当年为了推行这个法则又是怎么做的呢？又采取了哪些关键性的措施或者法则呢？更重要的是，100年前的美国和100年后的中国环境差异有多大？在那时可行的法则，现在到我们这就也能行吗？如何才能行呢？我在和老总们交流的时候，经常提到“管理三元素”，喜欢把管理者比作剑客，因为管理不能仅仅停留在理论上，真正的好管理一定是在实战中得以体现的。正如剑客，他在实战中需要一把剑，剑本身只能作为工具，如果你不会剑招，那么你的剑越锋利，可能伤你的就越深。同样，同一把剑，同一个招式，不同的剑客使出来，效果可能有天壤之别，问题就在于不同的人拥有的内功不一样，所以，管理中，同样的方法，在别人企业里能够起到效果，到我们这却不一定能成功。当我们遇到问题的时候，千万不要对照别人类似的经验来照搬，更不要指望别人能帮我们提供一种实际的解决自己问题的方法，管理中没有万能钥匙。你要想真正解决你遇到的问题，借鉴别人的经验是应该的，但一定要先透过别人成功的经验，找出经验背后更深层次的原理或道理，领悟这些道理（内功）之后，再结合自身的实际情况，自行设计和调整真正适合自己的方法。时间管理也是如此。4.时间管理法则背后的东西是什么——时间管理原理有些人在时间管理上存在一种误区：认为抓住每一分钟，每一秒钟就是做好时间管理了，就是合理利用时间了。实际上，关键不在于你是不是每分钟都在工作，而在于你是如何安排你的时间的，你的时间是零散的还是整块的。这里有个“时间块”的概念。我们先说个大家都能体会的实验。现在你要写一篇报告，如果给你独立的时间，完整的时间，在这段时间里你除了这件事没有任何别的事情打扰你，你可能只需要5小时就能完成，而且写出的报告非常漂亮。但现在换一种模式，给你5小时的时间，但这5个小时不是独立的，完整的，而是5天中每天上午半小时，下午半小时，这么零散的，加起来一共5小时，这样下来，一星期你很可能都不能完成这份报告。这就是“时间块”原理。他告诉我们，我们要把一天的时间尽量合理的分成独立的完整的时间块，在每个时间块中都只专心的做一件事情，尽量不要被别的事情打扰，而且，尽量不要把同一件事情安排在若干个零散的时间中。这样做，我们的效率是最高的。艾维的那段话中，关于时间管理的还有另一个原理——“要事优先”原理。他告诉我们，我们始终要做最重要最紧急的事情，因为当我们在做一件并不是最重要最紧急的事情的时候，即使我们拥有了独立而完整的时间块，我们也很难做到“专心”，因为那些比这件事更重要更紧急的事情会时时“骚扰”我们的“心”。所以，我们一定要做到“要事优先”，先选择最重要、最紧急的事情去做，当我们时时刻刻都在做当时最重要最紧急的事情的时候，我们才能获得最大程度上的“专心”。这就是时间管理原理。这就是时间管理法则背后的东西。在实际中，我们没必要严格按照时间管理法则，一定要强调6件事，而是应该更好的理解，并结合我们的实际去运用好这个时间管理原理，提出真正适合我们自己的时间管理法则，只有这样，我们才有可能做到“落地”。