个人与团队管理知识要点

1个人与团队管理考核知识要点第一单元自我规划一.目标思考1.头脑风暴法(K26)头脑风暴法是一种普遍应用的思考工具和方法，头脑风暴法分为个人头脑风暴法与团队头脑风暴法。团队头脑风暴法是一种利用智慧思考和解决问题的团队创新思维方法。头脑风暴法的步骤分为两个独立阶段：第一阶段是提出想法：尽可能地多提一些想法，让思想自由翱翔，不怕有荒谬想法产生，不作判断、批评或思考。第二阶段是批评、评估对各种想法进行进一步的筛选。2.电子头脑风暴法电子头脑风暴法：利用网络计算机让大家进行思想性交流。优点：平等性，匿名性，更多的人员参与，同步性。缺点：效率受规模限制，社会互动减少，权威的损失，缺乏赞许。二.自我认知自我认知是情感智能框架中的一个方面，也就是了解自己的情感，主要包括：情感自我认知、正确的自我评估、自信等。一般通过测试，视个人情况而定，只要合理即可。1.情商：又称为情绪智力，主要是情绪、情感、意志、耐受挫折等方面的品质。情商是控制自我情绪的方式，是对自己和他人情感的自觉和理解，也是人与人交流中需要重视的方面。2.反思与反馈增强自我认知能力的方式最主要的有两种：一是反思：反思自己的行为及行为造成的后果，并从中总结经验或教训。二是反馈：获得他人的反馈。3.自我评估4.SWOT分析法SWOT分析法又称为态势分析法，是一种能够比较客观而准确地分析和研究一个组织现实情况的方法，或者用来对自己进行全面的评估。SWOT分析法：S—优势W－劣势O－机会T—威胁SWOT分析法分为两部分，第一部分为SW，主要用来分析内部条件或因素，发现优势和劣势。第二部分为OT，主要用来分析外部条件，发现机会和威胁。SWOT分析法的优点在于考虑问题全面，是一种系统思维，而且可以把对问题的“诊断”和“处理”紧密结合在一起，条理清楚，便于检验。三.有效学习1.KOLB学习周获得经验（实践和具体做些事情）应用（用理论化的成果指导行动）KOLB学习周期的四个阶段反思（进行经验思考）理论化（从经验中总结规律、得出结论、总结经验教训）(见P29)正式的委托培训正式学习研讨会开放式或远程学习项目示范、演示2.学习的形式(K1)工作观摩要——在一旁观察别人的工作非正式学习岗位轮换——与他人交换岗位并彼此承担对方的实际工作训练志指导——在任务或项目中进行一对一的指导和支持“工作伙伴”——与有经验的同事或专家一起通过观察、提问和试验进行学习23.学习效果4.学习障碍（见P35）四.职业规则1.职业目标思考目标具有一定的变化性，就是说在人生的不同阶段有不同的目标，目标受生活环境和周围条件的影响。一般分为长期目标、中期目标短期目标。从长期目标到中期目标再到短期目标是一个从一般到特殊的过程。目标越近，就要越具体、越精细。长期目标代表了个人对未来的理想和期望。长期目标（考虑：工作、生活方式、关系、居住地、其它）中期目标：（考虑：在三年到五年中在工作和生活中可以达到的什么目标，这些目标与长期目标职业目标关系。）短期目标：（考虑：希望从生活中、工作得到什么；就工作而言考虑：优势－进一步扩大，劣势——弥补）2.设置SMART目标SMART目标中五个英文字母的含义：S――明确的，M——可衡量的，A——可达到的，R——可实现的，T——有时间规定的。⑴.确保目标是明确的而不是模糊的，它精确地描述了想要达到的结果吗？制定SMART目标⑵.确保目标是可衡量的，它是否说明了能做的、能做得更好的方法⑶.确保目标是可达到的，制定的目标不能过高但也不能过低，必须根据实际情况衡量这个目标是否可行⑷.确保目标可实现的它与团队目标一至吗？⑸.确保目标有时间规定的，设置达到目标的时间，完整地写下你的最终目标。3.职业生涯规划（见P44）第二单元时间管理一、提高效率1.活动跟踪表活动跟踪表就是把一天的工作活动记录下来进行分析的表格。第一步：把一天的工作活动详细地记录下来，填写必须细致。第二步：把每一个活动的起止时间记录下来，整个过程的时间必须是连续的。活动跟踪表的步骤第三步：对自己工作的有效性进行分析，标出有效或无效。第四步：分析这些活动是属于团队工作，还是员工管理工作。第五步：对自己一天的活动按照优先级别进行分析，标出每个有效活动的优先级别。2.寻求平衡①思考和行动之间的平衡②工作效率和工作效果之间的平衡；效率——正确地做事，准时，不超出预算；几种平衡：③工作和维持工作能力之间的平衡效果－—工作是怎样完成的，方法是否奏效④压力不足和压力过度之间的平衡；以及是如何奏效的；还包接下来会⑤工作和生活之间的平衡。发生什么，长期的后果和影响是什么。3.任务、团队和个人之间的平衡团队领导的角色要求他必须在完成任务、建设团队和发展个人三个方面实现均衡，只有这样才能更好地发挥其领导作用。3二、规划时间1.做好计划制定一个具体完善的计划对工作来说是至关重要的，它可以帮助你控制工作的进度。做计划前要考虑以下两个方面：①正确设定工作优先级重要性②平衡员工三方面的行动（任务、团队、个人）紧迫性2.时间管理矩阵（见右图）确定任务优先级的方法：⑴.优先级A：重要而且紧迫——危机和紧迫情况、有着最后期限的项目或亟待解决的重要问题。⑵.优先级B：重要但不紧迫——准备、预防措施、规划和审议、团队建设、团队和员工的发展。⑶.优先级C：不重要但紧迫——电话、不必要的会议、帮助团队成员解决问题。⑷.优先级D:不重要也不紧迫——闲聊的电话、干扰、鸡毛蒜皮的琐事。三、克服障碍自信果断的人——能够恰当地表达自己的需求和情感，能够在不侵犯他人利益的前提下争取自己的权利。1.自信果断消极、自卑的人——总认为自己的权利、要求和需求不如别人的利益重要。好斗的人——总认为自己的权利、要求和需求比别人的利益重要得多。三种人的举止特点（见P89）①适当拒绝的方法（见P91当你想要拒绝的时候，确定你的感觉是自信的）②说出你的需求（方法见P94）2.建立自信的方法③不要浪费时间（减少浪费时间的方法见P94）④学会应付打扰（方法见P96）第三单元沟通基础一、沟通概述①目的意图（获取信息、发送信息、获得反馈和意见、说服他人等）②沟通对象（分析沟通对象，根据不同的对象确定沟通方式与内容）1.沟通五要素③信息内容(沟通中最关键的部份，它主要是由沟通目的和对象决定)④方式方法（口头语言、书面语言、非语言（如眼神、表情、语调等）⑤时间安排（时间安排取决于沟通的目的、对象、信息和方法等）几种沟通方式的对比沟通方式优点缺点口头语言沟通思想共享，及时获得反馈，进行充分交流不利于传达详细的信息；有时浪费时间书面语言沟通正式，方便，可传递复杂信息，可以提供永久记录反馈慢；不利于评议、讨论，进行充分的意见交流非语言沟通真实，表达的内容更加有效；及时获得反馈不利于传达详细的信息优先级B优先级A重要但不紧迫重要而且紧迫优先级D优先级C不重要也不紧迫不重要但紧迫42.沟通中的优质信息①正确的内容（符合需求者的意图，准确实际，经过检验等）②正确的形式（繁简适度，格式恰当，优质信息的特点③恰当的时间（信息提供及时，如在决策前提供信息给决策者）④正确的人员（相关人员的参与，如，派出专职会计参与预算讨论）⑤适度的费用（获取信息的费用必须与其需求相适应）获取优质信息：首先准确无误地确定收集信息的目的，然后确定以下内容：需要哪些信息以何种形式提供何时提供时间期限提供给谁费用额度3.信息技术与沟通①电子邮件（E－mail）(传递信息速度快、成本低，②即时信息（IM）（信息较简短，需要充分交流，如QQ,MSN等）.信息技术沟通的形式③数字传真（DF）④视频会议(VC)(在不同的区域实现工作的协同和信息共享)⑤互联网(Internet)（四.口头语言沟通①目的意图（是沟通的基础，在沟通前需有一个清晰的思路）②沟通对象（对其对象要有一个相对的了解）1.口头语言沟通的五要素③信息内容（要准确无误地传达自己的沟通信息）（通常用于非正式情况）④方式方法（一对一，电话，小组讨论，讲话/简短指示）⑤时间安排（要慎重安排好沟通的时间）口头语言沟通几种方式的优缺点口头语言沟通的方式优点缺点一对一可发现单独的问题，了解他人不利于信息共享电话即时回应，可即时沟通不能得到全部反馈小组讨论讨论团队问题和不同意见不适于讨论涉及个人的问题讲话/简短指示命令性强，传播面广不能获得充分的反馈2.口头语言沟通的障碍和技巧沟通双方表达不准确论发送者（1）.沟通障碍：言辞不当查找方法传送过程（方法限制，环境干扰）姿态、表情、声调不当接收者方法不当①善于与交往者建立友善与良好的关系（方法见P123）（2）沟通技巧：②善于聆听，从而理解他人的观点（方法见P123）③善于提出问题，以期获得更广泛的了解（方法见P124）④善于把自己的观点传达给对方（方法见P124）五.书面语言沟通①目的意图②沟通对象1.书面语言沟通五要素③信息内容④方式方法（电子邮件，信函，传真，便函，布告栏，建议书，报告⑤时间安排图形图像等，这几种方式的适用比较见P129）2.结构和版式主题——文件是关于什么内容的（1）商务文件的三个要点：目标——文件希望达到什么目的行动——希望接收者做什么（要求采取的行动）5①清楚明了、准确无误；（商务文件不同于普通信函，不能随意改正或补充）3.写作中的注意事项：②叙述简明、条理清晰；（商务文件不同于文学写作，不需要大量的背景描述）（商务文件）③直截了当、开门见山；（商务文件不同于私人通信，它不包含私人情谊）六.非语言沟通1.分类非语言沟通的分类分类说明举例身体语言通过身体运动或特定姿态来沟通目光，表情，手势，身体的空间距离，衣着打扮等副语言沟通通过声音传递信息重音，声调，停顿，语速等道具沟通通过对物体的操纵进行沟通物体的运用，环境布置2.身体语言沟通①肢体语言（手部，头部，肩部，腿部等的动作）（1）.分类：②面部表情（眨眼，皱眉，微笑等）③姿态语言（坐姿，站姿，行姿等）④其他（空间距离，着装，饰物，化妆等）头部微微侧向一旁：说明对谈话有兴趣，正在注意听。①头部低头：说明对谈话不感兴趣或持否定态度，在沟通中不受人欢迎头部身后：表示惊奇、恐惧、退让或迟疑。（2）肢体语言手指轻轻抚摸下巴：正在思考或者做决定。信息含意②手部双手忙个不停（或没事找事做）：可能在表达一种无言的拒绝。用手拍拍前额：通常表示健忘；用力一拍则表示自我谴责。肩部舒展：说明有决心和责任感。③肩部肩部耷拉：说明心情沉重，感到压抑。肩部耸起：辩明处在惊恐或愤怒之中。（3）面部表情（见P142）（4）姿态语言（见P143）（5）其他身体语言（见P143）3.副语言沟通副语言沟通一般是指说话的语音、语调、语气，以及哭、笑、停顿等。4.道具沟通道具沟通也叫物体操纵，是指人们借助于物体或者布置环境来传递一定信息。一般包括环境布局设计、环境的颜色搭配和环境的陈设。第四单元工作沟通一.会议沟通①目的意图②沟通对象（与会人员1.会议沟通的五要素③信息内容（会议议程（会议筹备要点）④方式方法（面对面会议，电话会议，电视会议，网络会议）⑤时间安排（确定时间和会议期限）①主持会议；见P1612.会议控制：②会议协调；P163偏离正题：（提醒，不要偏离主题）独霸会场：（P165③解决困难局面哑场或闷会：P166私下开小会：6会议各个阶段的协调阶段说明与示例1开始启动如果大家互相不认识，应先做一下介绍2解释促进协调的作用为全体与会人员服务，不是包揽会议3协调问题和希望获得的结果重新陈述议程中的内容4确定一套协调的方法展开正题、扩大纵深、激发思路、活跃气氛、类归纳、作出决定、一致通过5协助全组讨论问题并提供推进讨论的方法通过提问、邀请发言等形式鼓励大家发表意见6协助全组作出决定组织大家对意见进行分析、整理、归纳7简要总结达成一致的内容重申结论以确认3.会后工作：①.会议备忘录；将讨论的内容和结果记录下来；P168②.执行会议决议：领导必须监督每项决议的情况，确保决议按规定的方式和时间完成。同时有责任在其他成员需要时提供帮助并解决执行中遇到的困难。二．工作报告①工作报告的形式（从上到下；从下到上；平级）1.工作报告概述：②工作报告