一天干出两天活-教你做时间管理

时间管理II*Page3of62如果您的余生只剩下三天,您会做那三件事情?请闭目一分钟思考这个问题时间管理是什么?Page5of62时间管理不是什么?•时间本身不是问題.因为每个人每天所拥有的时间都是一般地多•所以时间管理的问题本身不在于时間,而是在于自己如何善用及分配你自己的时间Page6of62时间管理是什么?•时间管理就是自我管理•自我管理即是改变习慣,以令自己更富绩效,更富效能–把事情很快地做完,叫做效率–把事情很快又很对地做完,叫做效能•时间管理就是事前的规划或长期的计划Page7of62人,为何安于现状?•为何你我都不满意现狀,但是却安于现状1.无奈2.不确定改变之后会更好3.因为现状是你我最熟悉的•当你开始不满于现状時,表示会有新的事物发生在你的身上…但是要用对“新的思考方式”Page8of62请架设一座桥,使A至B距离最短,但是桥不可歪斜100公尺300公尺AB河水Page9of62有三片木条,如何将它们围成封闭三角形2cm10cm4cmPage10of62你可知道为何会画不出来?•因为你跳不出原来的思维习惯•但是假设你画了出來.恭喜你,你可以用新的角度去思考一个旧有的问題.•改变时间管理的第一步,从你自觉需要时间管理开始时间管理的架构Page12of62紧迫的事不紧迫的事重要的事1st急2nd重不重要的事3rd轻4th缓请排出正确的行事优先级????ABCDPage13of62紧迫的事不紧迫的事重要的事1st急2nd重不重要的事3rd轻4th缓正确的行事优先级Page14of62紧迫的事不紧迫的事重要的事设备故障,生产停摆重伤害急救员工产生肢体冲突顾客抱怨停电计划之研拟技能之提升公关之促进问题之调查健康检查不重要的事有些电话有些不速之客到访有些会议之出列席有些无谓的请托有些临时的邀约有些交际应酬有些文件之处理处理属下之工作自我干扰个人嗜好的沈迷Page15of62陷阱一:时间的配置不对•Reaction消极回应vsProaction积极掌握•危机就是转机•规划重于做事•最好的控制是预防•预防胜于处理Page16of62不合理的时间配置I.45%处理危机II5%IV15%II.35%Page17of62明智的时间配置III1.重要的事情着重在PlanPlan着重在DoDo着重在CheckCheck着重在Action2.重要的事情要逐渐地交给信任的部屬,这叫“灌能”Page18of62陷阱二:拖延•除了第四项以外,其它的做起来都不太愉快•不急的事情一拖延之后往往变成紧急的事情紧迫的事不紧迫的事重要的事1st2nd不重要的事3rd4thPage19of62克服1.成本/效益分析法成本•...•...•...•...•...•...好处•...•...•...•...•...•...Page20of62克服2.思维习惯的改变•这件事令人感到为難,但是它非做不可,因此我将立即做完它,以便尽早忘掉它.•养成速战速决的习惯•将事情切成好几块小块任務,快速地完成每一块的任务•完成最关键的部份,让事情看起来像做完80%一般Page21of62陷阱三:事必亲躬•韩非子.八经–下君,尽已之能–中君,尽人之力–上君,尽人之智•诸葛亮凡事必亲躬,后来过劳而死.•为何事必亲躬?–因为怕部属取代–不放心部屬,不信任部属–要求标准过高Page22of62陷阱四:有求必应•会花太多时間,时间不够会牺第二项受人尊敬重要,还是受人欢迎重要•不好意思拒绝请托的原因–接纳请托比拒绝请托容易–担心触怒请托者–想要做广受爱戴之好人–不知如何拒绝他人之请托•每个人都有一个好朋友,叫“施小惠”,可以适当地拒绝.Page23of621.舍得2.勇于拒绝3.交待1.怡情养性2.轻松一下Conclusions:时间管理架构1.兵贵速战速决2.快刀斩乱麻1.决胜于庙堂之上2.灌能均衡紧迫的事不紧迫的事重要的事不重要的事如何提高工作效率Page25of62如何提高工作效率1.了解自己每天工作时段的特性,善用之.2.以PDCA分布周一到周五的工作性质.3.保持良好的体力;养成运动的习惯4.身心均衡地发展;培养良好的嗜好Page26of621.工作时段分配法则早上中午13:00~15:00下午晚上活力充沛,冲劲与勇气兼俱(Do)思考迟頓,适合散心,放松(Check)冷靜,沟通(Action,Plan)Relax,人文,Thinking1.发球:EMail2.电话敲定事情/做事情3.给Leader方向/画架构4.执行进行中项目1.面对面FollowUp2.GoAround3.沟通与协调1.思考问题2.写计劃/UpdateFollowup进度(1hr)3.Update/Modify进行中项目1.花1小时写作Page27of622.每周工作性质分配法则礼拜一二礼拜三四五礼拜六日备注活力充沛,冲劲与勇气兼俱(Do)思考迟頓,放鬆,沟通(Check)冷靜,思考(Action,Plan)1.大型专案丢球2.组内专案丢球3.给予组员做事方向/做事重点4.创造议题1.FollowUp一二所丢的球2.调整,Update计划3.议题收尾4.倾听沟通1.想想目的是什麼?意义何在?2.有没有办法提升自己的价值?3.计劃/规划如何管理你的EMail葛洛夫:你的时间是不是被Email切成零零碎碎的片段?集中处理它.Page29of62先问自己以下这几个问题1.你一天花多少时间在看Email?2.你进Email会不会看小品?3.你看Email的时间是连续的,还是片断的?4.你的Email有没有做分类?5.你回信时是边看边回,还是分类后集中回信?6.你进Email信箱,是先看信还是先发信?Page30of62如何提高Email的处理效率•一进信箱第一个动作就是把所有信件的主题浏览一遍,然后做分类的动作•养成习慣,一天只有三个时段看Email•除了急件以外,集中时段回信Page31of62看Email的时段分配时段信箱回信备注09:10公司V13:00公司X16:30公司V22:00私人VPage32of62Email文件夹的分类•Reply:Private,公务•FollowUp:Urgent,Boss,重要,向下,Private•Project进度•有空再看如何展开你的计划一日之计在昨天下班前一周之计在于周日一月之计在于月底Page34of621.舍得2.勇于拒绝3.交待1.怡情养性2.轻松一下良好的时间管理来自于计划1.兵贵速战速决2.快刀斩乱麻1.决胜于庙堂之上2.灌能均衡紧迫的事不紧迫的事重要的事不重要的事Page35of62PADC不好好耗用时间花时间在计划上才是最节省时间的作法耗用时间Page36of628.80/20法则1/2•theVitalFew&theTrivialMany•柏拉图法则•花最少的力氣,获得最多的效益•你所完成的工作里,80%的成果,来自于20%的时间=也就是说80%的努力是与成果无关的Page37of6280/20原理意示图80%时间20%时间80%成效20%成效重要的少数事物琐碎的多数事物Page38of62目标金字塔长程目标年目标季目标月目标周目标日目标Page39of621251008064483627181212020406080100120140專案一專案二專案三專案四專案五專案六專案七專案八專案九專案十1251008064483627181212020406080100120140學習一學習二學習三學習四學習五學習六學習七學習八學習九學習十1251008064483627181212020406080100120140生活一生活二生活三生活四生活五生活六生活七生活八生活九生活十如何列管重要计划•将自己短中长期的计划依工作,个人及生活这三个主轴一一列举出來,并算出每个计划的效益.(如下一页所示)•在同一个时间点进行这三个主轴的前3个专案(项目件数依自己能力而定,红线的右手边)•有项目结束之后下一个项目就可以往左递补Page40of62每个计划如何给予评分•先将所有计划列出來,分成短中长期(自行定义)•分成三个项目(也可依自己的价值观调整),依照:重要性,急迫性及成功机会来给分數.最好给5分,最不好给1分•将三个分数相乘,分数最高者为最优先执行的计划Page41of62范例:项目评分的范例Page42of62以Notes信箱管理计划的分类•执行力:To-Do,记录,Routine(最重要的部份,下一章节再讲)•自我成長:Pareto,前3个计划•生活:Pareto,前3个计划•工作:Pareto,前3个计划执行能力的强化Page44of62备忘录时间管理的利器:to-doList备忘录紧急的事情1.老板今天交待2.临时状况重要的事情1.工作计划2.人生规划3.家庭,健康,财富ScheduleList1.Meeting2.行事历3.纪念日RoutineWork1.日常工作2.定期约会Page45of62范例:备忘录的范例Page46of62范例:周计划的范例Page47of62善用NotesBookMark的功能•链接书签(BookMark)的建立可以用来建立一系列相关计划的链接•在Notes里頭,点一以下黄色书签即可把该计划给打開,并Update按Ctrl+V之后就会出现黄色书签Page48of62善用Notes颜色管理的功能•红色粗体字体为重要一定完成的部份•蓝色斜体字体为已完成的部份•黑色字体为应执行事项•绿色字体为RoutineSchedulePage49of62良好工作习惯的养成•兵贵速战速决•养成做备忘录的习惯•可以早上做完的事,决不拖到下午完成可以一天做完的事,决不分成两天完成•每天至少完成一件事情,特别是在工作情绪低潮时Page50of62“执行”的写照•JustDoIt•奉备忘录的ToDo-CheckList如圣旨•行动才是企划的开始•把掌控着力焦点集中在计划最紧要的20%•执行能力锋利如倚天劍.剑锋到處,刀折剑断Page51of62执行不是一成不变的•合理性Reasonable表示用心•试探一下是不损伤毫发的•平时基本观念(Sense)的建立,在临场应用时最能显现效果Page52of62执行的速度:兵贵速战速决•养兵千日,用在一时(资源珍贵)•时机稍纵即逝•将变量降至最低–生米已煮成熟饭型(老公,来不及了)–自废武功型(成绩已经贴出去了)•客户的感受•加速度,势如破竹.Page53of62兵贵速战速决的时机•并不是每一件事情都需要兵贵速战速决•#1是项目的要径任务或是一群人要等你的决策之后方能动作(丢球)•#2重要事件的关键任務.通常要完成此关键任务只占全部项目时间的20%.•#3时机稍纵即逝的机會.有时候机会的有效性仅限于某段时間,甚至短到几分钟而已.Page54of62HandCarry!•让程序进行最迅速的方法–当然需要先了解程序及关键点•见面三分情•亲自与关键人物(经理)面对面沟通Page55of62执行的技巧:KeySuccessFactor•灵活如庖丁的刀,在牛的关节中游走(游刃有餘).分解完毕牛尚不自知已经被解体•由计划阶段时即被简单勾勒出来•做对的事情,并不会耗费太大的力氣.反而做不对的事情,才需花时间东补西补.Page56of62Buffer缓冲区•并不是每件事情都那么的急•如果我们每件事情都要实时地处理掉,相信我们会变得神经兮兮的•所以应该要有一个地方让我们放一些比较不必马上处理掉的事情,但是时间到时又要能提醒我们Page57of62如何处理情绪低潮•每天至少完成一件事情•完成事情的定义–完整的–相关的–善后的–记录的文件•通常完成一完整任务就会有力气再做第二件事情