公司合同保管制度

公司合同保管制度一、合同管理总则1、目的和依据为加强公司的合同管理工作，防范公司风险，减少和及时解决合同纠纷，维护企业的合法权益，提高经济效益，根据《中华人民共和国合同法》及有关法律法规的规定，结合公司的实际情况，制定本制度。2、适用范围本制度适用于公司及其所属各单位与各法人单位、其他经济组织、自然人或相互之间签订的各类合同、协议等。3、合同管理原则合同管理必须遵循依法办事，预防为主，层层把关，跟踪监督，及时调处，维护企业合法权益的原则。签订、履行、变更、解除合同，必须遵守《中华人民共和国合同法》及有关法律、法规、规章，参照有关政策。4、保守商业秘密管理、参与合同工作的一切有关人员，应当为公司保守商业秘密。二、合同管理职责1、法务部的主要合同管理职责1)、制定、修订本公司合同管理制度、办法，组织实施合同管理工作；2)、拟定、修改、审查本公司内外合同，防范公司风险；3）、协助合同承办人员依法签订合同，参与重大合同的谈判与签订；4）、做好合同登记、统计、归档、保管工作；5）、监督、检查本公司合同签订、履行情况；6）、依法处理本公司的合同纠纷；7）、按期统计、汇总本公司合同签订、履行以及合同纠纷处理情况并向公司领导汇报；2、财务部门的主要职责1）、加强与运营中心、市场中心、配送中心等有关部门的联系，及时通报合同履行中的应收应付情况。2）、做好与合同有关的应收应付款项的统计、分析、提出处理建议、妥善保管收、付凭证。3）、会同法务部做好合同管理工作；三、合同审签管理1）、公司对外签订合同，应由法定代表人或公司授权的代理人进行。未经授权，任何人不得以公司名义对外签订合同。2）、除及时清洁者外，合同应当采用书面形式，合同文本应当采用法务部发布的合同示范文本；合同相对方提供的合同文本必须送交法务部审核；3）、所有合同都应按照顺序由法务部统一编号；4）、合同及其有关的书面材料，应当语言规范，字迹清晰，条款完整，内容具体，用语准确、无歧义；5）、订立合同，必须完备合同条款。合同条款一般包括当事人的名称或者姓名和住所，标的，数量和质量，价款和报酬，履行期限、地点和方式，违约责任及解决争议的办法等。6）、对外签订合同，要明确选择纠纷管辖地，并力求选择本公司所在地法院；7）、法定代表人或合同承办人应当亲自在合同文本上签名盖章；8）、签订合同，应当加盖单位的合同专用章或公章。严禁在空白合同文本上加盖合同专用章或公章。单位合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。四、合同签订须知1)、签订合同前必须严格审查对方当事人的主体资格。对法人必须审查原件或者盖有工商行政管理局复印专用章的公司法人营业执照或营业执照的副本复印件。对非法人经济组织，应当审查其是否按法律法规规定登记并领取营业执照。对分支机构或是事业单位和社会团体设立的经营单位，除审查其经营范围外，还应同时审查其所从属的法人主体资格。2）、签订合同前需要审查代理人的代理身份和代理资格。代理人职务资格证明及个人身份证；被代理人签发的授权委托书；代理行为是否超越了代理权限或代理权是否超出了代理权限。3）、签订合同，必须认真审查对方当事人的履约能力。4）、签订合同，应当仔细审查对方当事人提供的有关证明资料，必要时应到签发部门进行验证或进行实地考察，以防对方当事人伪造或变造证明资料。对方当事人提供的各种证明资料中所使用的当事人名称、印章等内容必须完全一致。5）下列资料不能作为主体资格和履约能力的证明资料，但可归入合同档案保存，以备考查。6）名片；7）厂家介绍、产品介绍等资料；8）各类广告、宣传资料；9）各类电话、BP机等通讯工具号码；10）对方当事人提供的未经我方合同承办人见证而复制的或未与原件核对无异的复印资料。11）、合同承办人应将合同的副本一份及时送交本公司财务部门备案，作为财务部门收付款物的依据。五、合同履行、变更和解除1、合同履约管理1）、法定代表人、公司总经理全面负责合同的履行。合同承办单位、部门和人员具体负责其订立合同的履行。2）、在履行合同过程中，根据情况的变化，应当对对方当事人的履行能力进行跟踪调查。如发现问题，合同承办人要及时处理，必要时经单位负责人同意，可实地调查合同标的情况和对方当事人的履约能力。3）接收标的必须经过严格的验收或商检程序，对不符合制度和合同约定的标的应在法定期限内及时提出书面异议。4）合同结算必须通过本公司财务部门进行，对合法有效的合同，财务部门须在合同约定的期限内结算。对未经合法授权或超越权限签订的合同，财务部门有权拒绝结算。5）凡与合同有关的来往文书、电传、信函、电话记录都应作为履约证据留存。6）对我方当事人的履约情况，除妥善保存有关收付凭证外，还要做好履约记录。7）我方当事人收到对方当事人通过邮递方式传送的与合同有关的法律文书时，应当连同信封一并收存。通过邮递方式传送与合同有关的法律文书时，必须使用挂号信函，并保存邮局收据、回执备案。2、合同的变更和解除1）、我方当事人遇有不可抗力或者其他原因无法履行合同时，应当及时收集有关证据，并立即以书面形式通知对方当事人，同时积极采取补救措施，减少损失。2）发现对方当事人不履行或不完全履行合同时，合同承办人应当催促对方当事人采取有效措施，收集、保存对方当事人不履行合同的有关证据，及时向法务部反映。3）我方当事人因故变更或解除合同，应当及时以书面形式通知对方当事人，说明变更或解除合同的原因和请求对方书面答复的期限，尽快与对方当事人达成变更或解除合同的协议。六、合同纠纷处理1）、为解决合同纠纷所采取的各项措施，必须在法定的诉讼时效和期间内进行。2）、发现对方当事人利用合同进行诈骗等犯罪活动的，应立即向单位负责人报告并向公安机关报案。3）、合同承办部门应配合好公司法务部参加仲裁或诉讼。4）、发生合同纠纷，合同承办部门、人员应立即报告分管领导和法务部，公司领导、法务部、财务部等相关部门应当及时提供解决纠纷所需的相关材料。七、合同资料管理1、档案资料内容下列资料可以作为合同档案：谈判记录、可行性研究报告和报审及批准文件；对方当事人的法人营业执照副本复印件；对方当事人履约能力证明资料复印件；对方当事人的法定代表人或合同承办人的职务资格证明、个人身份证明、介绍信、授权委托书的原件或复印件；双方签订或履行合同的往来电报、电传、信函、电话记录等书面材料和视听材料；2、合同资料归档、统计与管理1）公司所有合同都必须统一编号，由法务部妥善保管。2）合同承办人办理完毕签订、变更、履行及解除合同的各项手续后十日内，应将合同档案资料移交法务部。八、附则1）、凡因未按规定处理合同事宜、未及时汇报情况和遗失合同有关资料而给公司造成损失的，追究相关负责人和责任人的经济和行政责任。2）法务部应定期将履行完毕或不再履行的合同有关资料按合同编号整理，交行政部档案管理人员存档，不得随意处置、销毁、遗失。3）本制度自年月日起生效实施。