公文格式规范

公文写作要求目录一、公文格式的基本要求二、公文格式要素一、公文格式的基本要求1.版面：公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156×225mm。2.字体：如无特殊说明，公文各要素一般用3号仿宋GB-2312体字。特定情况可作适当调整。3.行数和字数：一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可作适当调整。4.印刷及装订：公文应当双面印刷。公文应当左侧装订。二、公文格式要素公文格式要素划分为版头、主体、版记三部分。一、版头部分公文首页红色分隔线以上的部分称为版头。版头由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、版头中的分隔线等要素组成。1.份号：如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。涉密公文一定要标注份号，如果发文机关认为有必要，也可对不涉密公文标注份号。2.秘级和保密期限：涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，国家秘密分为秘密、机密和绝密三种。如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角份号之下；保密期限中的数字用阿拉伯数字。二、公文格式要素一、版头部分3.紧急程度：紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“加急”。如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。4.发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成。也可以使用发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。5.发文字号：由发文机关代字、年份和发文顺序号三个要素组成。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。发文字号编排在发文机关标志下空二行，居中排布。联合行文时，使用主办机关的发文字号。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。6.签发人：上报的公文需标识签发人姓名。这时发文字号标识在发文机关之下居左空1字，签发人姓名平行居右空1字。签发人用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字标注。二、公文格式要素一、版头部分联合行文时有多个签发人，签发人姓名按发文机关的顺序排列从左到右、自上而下依次均匀顺排，一般每行排2个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐，最后一个签发人姓名应与发文字号处在同一行并使红色分隔丝与之的距离为4mm。二、公文格式要素二、公文主体公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体。主体包含公文标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等要素。1.公文标题：标题由发文机关名称、事由和文种组成。4个以上（含4个）机关联合行文时，标题中发文机关名称可简略。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题一般用2号小标宋字体，编排于红色分隔线下空2行的位置，分一行或多行居中排布；回行时要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应使用梯形或菱形，不应使用上下长度一样的长方形或上下长、中间短的沙漏形。二、公文格式要素二、公文主体2.主送机关：是公文的主要受理机关。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。主送机关书写顺序应遵循“先地方、后中央，先部外、后部内，先企业、后事业，先部属、后部内”的原则。3.公文正文：是公文的主体和核心所在，用来表述公文的内容，公文首页须显示正文。一般公文的首个盖章页应当同时显示正文、发文机关署名和印章。二、公文格式要素二、公文主体正文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。层次序数：第一层“一、”（黑体）（作为小标题时句尾无标点）；第二层“（一）”（楷体）（作为小标题时句尾标点可有可无）；第三层“1.”（仿宋）（无论是否作为小标题，要有标点）；第四层“（1）”（仿宋）（必须有标点）。4.附件说明：是公文附件的顺序号和名称。公文如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。二、公文格式要素二、公文主体5.发文机关署名、成文日期和印章发文机关署名应当用发文机关全称或规范化简称。特殊情况如议案、命令（令）等文种需要由机关负责人署名的，应当写明职务。成文日期中的数字。用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。上行文，一定要加盖印章。有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章。纪要不加盖印章。当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。加盖印章的公文，单一机关行文时，发文机关署名在成文日期之上、以成文日期为准居中编排。印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。印章用红色，不得出现空白印章。加盖印章的公文，联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。每排最多放三个印章。不加盖印章的公文，单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字；如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。二、公文格式要素二、公文主体6.附注:一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明。附注一般居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。请示件应当在附注的位置上标注联系人和联系方式。7.附件:公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。二、公文格式要素三、版记1.版记中的分割线及位置：公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。版记包含版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期等要素。版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。二、公文格式要素三、版记2.抄送机关：版记中如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，编排在印发机关和印发日期之上一行，左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记，除将抄送二字改为主送外，编排方法同抄送机关。既有抄送机关又有主送机关时，应当将主送机关置于抄送机关上一行，之间不加分隔线。3.印发机关和印发日期：版记中的印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即不编01），后加“印发”二字。版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。二、公文格式要素四、页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。公文页码位于版心外。发文机关标志（居中，小标宋字体）发文字号（居中，三号仿宋）距离版心上边缘35㎜下空2行约20㎜份号密级和期限紧急程度（顶格依次排列）公文标题（居中，2号小标宋）公文正文（首行空两字，3号仿宋体）主送机关（顶格，3号仿宋体）下空2行约20㎜下空1行约10㎜印章（端正居中下压成文日期）发文机关署名（以成文日期为准居中）成文日期（右空4编排，用阿拉伯数字）附注（请示件标注联系人及联系方式）抄送机关（左右各空1字）印发机关（左空1字）印发日期（右空1字）版记（内容全部用4号仿宋）页码（双面印刷，单页居右空一字，双页居左空1字）