关于时间管理的探讨

时间管理很多人的生活状态问题提出：你是否已经被时间大盗俘虏了？你是否忙完了一件事才有心思去忙下一件，无法同时开展工作？你是否要别人提醒你或者有突发事件的时候，才知道要做什么，很少能预计要做什么而先行准备？你是否每天忙于杂事、琐事，而真正重要有价值的工作却没有时间去做？心里的声音常常对您说：“今天不做没有关系，反正明天也能做！”每件事情都想依预定时间进行，但每次都无法准时开始、准时完成，陷于恶性循环中。你是否常常把事情延到最后，使自己在时间上没有变通的弹性。生活的艺术和谐生活时间来平衡解决之道今日共同探讨主题认识时间管理的重要性（为什么要进行时间管理）识别导致时间浪费的因素（找出浪费时间的根源）掌握时间管理的要诀（原则、方法、实用技巧）一、时间与时间管理时间的特点？时间毫无弹性时间无法取代时间无法蓄积时间无法失而复得什么是时间管理？时间管理不是指以时间为对象而进行的管理；它是指面对时间而进行的“个人的自我管理”。如工作态度，工作习惯和生活习惯、生活方式等等……什么是时间管理?一、时间管理不是要把所有事情做完，而是更有效的运用时间。时间管理的目的除了要决定你该做些什么事情之外，另一个很重要的目的也是决定什么事情不应该做。二、时间管理不是完全的掌控，而是降低变动性。时间管理最重要的功能是透过事先的规划，作为一种提醒与指引。时间管理的重要意义1、个体生命的有限性：生命只有一次——生命留给我们的时间？我们如何控制它们的“流向”。——童年、少年、青年、中年、壮年、老年2、速度竞争:时间创造财富、速度提升服务成功和不成功的人一样，一天都只有24小时，但他们如何利用这所拥有的24小时，则完全不同——过去是大鱼吃小鱼，现在是快鱼吃慢鱼的时代——速度竞争成为主导平均80岁寿命我们只有3年多的时间去创造价值,我们如何管理它？1-20岁、60-80岁忽略不计，余40年项目每天耗时40年耗时结余睡眠8小时13.3年26.7一日三餐2.5小时4.2年22.5交通1.5小时2.5年20电话1小时1.7年18.3看电视、上网3小时5年13.3聊天、聚会3小时5年8.3刷牙洗脸化妆洗澡1小时1.7年6.6休假、白日梦闹情绪、身体不适2小时3.3年3.3二、浪费时间的因素分析时间浪费分析哪些是外在（别人、环境）造成的？哪些是内在（你）造成的？哪些外在因素是你可控制的？哪些内在因素是你可消灭的？【案例】人力资源部任经理为人诚恳、工作勤奋，但总觉得没有做自己应该做的事情，每天都忙，却忙的不是地方。让我们来分析一下任经理某一天的工作：8:30上司找任经理谈有关公司人力资源规划的问题，一直到10:00。10:00正准备工作，又有电话询问有关员工薪资的问题，解释了20分钟。10:20给下属布置招聘工作，中间不断有人进来请示汇报工作，一直到11:00。11:00处理文件报告等，到12:00，还有一部分没有过目。吃过午饭，看了一会报纸，聊了一会天，猛然想起总经理交待的关于人力资源的规划报告还没有完成，就急忙赶到办公室。14:00与销售经理约好讨论招聘营销人员的事宜，由于对招聘主管不放心，本应是他的职责，任经理又全包了下来，包括招聘计划、招聘人员资格的具体要求等都由任经理自己确定，这项工作又占去两个小时。16:00刚要写公司人力资源规划报告，一个下属又进来请示工作，顺便聊了一会私事和公司最近的传闻。16：30召集下属开会，因为下属反映部门内部不团结已经影响到了工作，会议不仅没有达到预期目的，还拖延了时间，一直持续到17:00。已经没有时间写报告，只好把未写完的报告和要处理的文件带回家。晚上又得加班了。大家一起分析下，任经理的时间为什么不够用？电话干扰——对公司员工解释有关薪酬问题，是财务经理的职责。会议安排没有计划，会议拖延，主题不明确，对会议没有实行有效控制。上司不定期召见使时间具有很大的随意性。喜欢下属事事请示汇报的作风，浪费了许多时间。对下属工作不放心，替下属做工作，结果整天都在处理事务性的工作。事必躬亲，为许多不需要处理的文件而耽误时间。工作没有目标和程序，就没有主动性。没有轻重缓急和主次之分，甚至本末倒置。不会说“不”，对随机事件不加控制，浪费了许多时间。乐于做熟悉和喜欢做的事，对棘手问题过于拖延，只有通过加班来完成。时间浪费的主要因素----外在的电话打断不速之客拜访，来访客人太多无效率的会议，临时会议过多的文件，繁琐的程序，机械工作太多别人的打断干扰，同事的拖延，领导决定拖延嘈杂的工作环境信息不足沟通有去无回大家讲关系，不能就事论事办公室士气低要找人时找不到找我帮忙的人太多时间浪费的主要因素----自我的企图做的太多，同时有太多目标，但没有工作焦点缺乏计划，计划或者不明确，或者缺乏优先处理顺序做事经常拖延，犹豫不决缺乏进度控制个性无法拒绝别人无危机管理意识，需要救火的太多做决定太仓促，经常变来变去，返工太多常犯错，常犯一样的错文件，档案管理差缺乏自我约束能力，比如容易发火，争吵，太喜欢说话。压力、紧张，疲劳三、时间管理的要诀1、原则2、方法3、技巧目标牵引（目标导向）原则时间管理的首要原则哈佛调查哈佛大学有一个非常著名的关于目标对人生影响的跟踪调查，对象是一群智力、学历、环境等条件都差不多的年轻人，调查结果如下：3%10%60%27%有清晰且长期的目标有清晰但短期的目标有较模糊目标无目标60%27%二十五年后：25年来几乎都不曾更改过自己的人生目标。他们都朝着同一个方向不懈地努力，现在，他们几乎都成了社会各界的顶尖成功人士，他们中不乏白手创业者、行业领袖、社会精英大都生活在社会的中上层。他们的共同特点是，那些短期目标不断被达成，生活状态稳步上升，成为各行各业的不可或缺的专业人士。如医生、律师、工程师、高级主管等等几乎都生活在社会的中下层面，他们能安稳地生活与工作，但都没有什么特别的成绩几乎都生活在社会的最底层，他们的生活都过得很不如意，常常失业。靠社会救济，并且常常都在抱怨他人，抱怨社会，抱怨世界10%3%为什么要设立目标？案例1：三个砌墙的人案例2：看不到前方的失败如何制定目标？制订目标的SMART原则:S：具体的（Specific）指导计划的执行，最好是明确的、固定的。M：可衡量的（Measurable）作为评价的依据，计划的完成情况要进行测评A：可达到的（Attainable）可达成性和挑战性并存，跳一跳，够得到。R：相关的（Relevant）本着现状，跟组织的目标一致，设立和理解目标T：基于时间的（Time-based）以时间为横轴，有时限的如何制定目标？制定目标的方法：香肠切片法【原理】将整个工序进行切割，每次只做完其中一小部分，就像吃香肠一样，一片片的吃。【优势】明确了完成任务的各个步骤，只要循序渐进完成各个小块就能成功，畏难情绪会减轻，可以降低心里抗拒感；把任务拆分为若干块，可以使得进度更显著，能多次体会到达成目标的喜悦；较小的任务段易于估计时间，从而加强对完成时间的控制。【案例1】马拉松比赛一个马拉松运动员，跑得很快，很轻松就完成了比赛，成了世界冠军。比赛结束后有记者采访他，问他是不是有什么特殊的技能，为什么能表现得这么好，拿到冠军。这个马拉松运动员回答，“我已经提前一个礼拜到比赛场地来了，我每天都要去跑几圈，我把42公里多的里程，按照4～5公里找一个小目标，或者是一个建筑物，或者是一颗树，或者是别的标志物的东西，把这些小目标作为我的一个个具体目标，就可以把整个里程给分成十几个小目标，然后，发令枪一响，我就向我的第一个目标冲去，冲完以后，我就完成了第一个小目标，然后我再向第二个目标冲去，当我的十几个小目标都完成的时候，整个马拉松赛程也就跑完了。”【案例2】目标管理的虚与实在目标管理课程上，有个同学举手问老师：老师，我的目标是想在一年内赚100万！请问我应该如何计划我的目标呢？老师便问他：“你相不相信你能达成？”他说：“我相信！”老师又问：“那你知不知到要通过哪行业来达成？”他说：“我现在从事保险行业。”老师接着又问他：你认为保险业能不能帮你达成这个目标？他说：只要我努力，就一定能达成。“我们来看看，你要为自己的目标做出多大的努力：根据我们的提成比例,100万的佣金大概要做300万的业绩。一年：300万业绩。一个月：25万业绩。每一天：8300元业绩。“我说。”每一天：8300元业绩。大既要拜访多少客户？老师接着问他：“大概要50个人。”，那么一天要50人：一个月要1500人；一年呢？就需要拜访18000个客户。这时老师又问他：“请问你现在有没有18000个A类客户？”他说没有。“如果没有的话，就要靠陌生拜访。你平均一个人要谈上多长时间呢？”他说：“至少20分钟。”我说“每个人要谈20分钟，一天要谈50个人，也就是说你每天要花16个多小时在与客户交谈上，还不算路途时间。请问你能不能做到？”他说：“不能。老师，我懂了。这个目标不是凭空想象的，是需要凭着一个能达成的计划而定的。”目标制定偏低的原因•员工业绩考核体系不合理、奖惩不科学•对失败的恐惧•不能发现完成目标的方法或手段•过多的将注意力集中在现有的资源能力•经验性思维•上司没有鼓舞起员工的士气如何应对低目标？我做不到用现在的方法主管要求的期限一个人完成现有的资源和的成本标准全部完成运用什么方法可以完成？你认为什么时间可以完成？需要哪些部门或岗位的协助？需要投入哪些资源？哪些可以保证完成？那些能部分完成？我原来是可以做到的！作为主管，不可为员工的拒绝态度吓倒，而应通过沟通转变员工的思维习惯！鼓励员工寻找实现目标的方法，而不应该就目标值本身的高低讨价还价！对心态消极、承诺目标与上绩期望目标差距太大而有拒不转变观念、不去动脑筋想办法，而是挖空心思想借口的个别员工，只能不换脑筋就换人！80/20原则时间管理的第二个原则80/20原则巴雷德“80/20”定理你所花费的努力中，通常有百分之二十已决定了最后的结果。因此，专心在少数能影响结果的事务上，将有助于在短时间内达到要的成果如果你还没有完成那20%的高价值工作，就坚决不要动手去做那80%低价值的工作，除非条件不允许。——博恩·崔西最糟糕的处理时间方式：花很多的时间去将毫无意义的事情做得很圆满。普通人的时间分配80%最佳效果的工作20%较为次要的工作80%的时间20%的时间来自花去高效率人时间分配80%最佳效果的工作20%较为次要的工作80%的时间20%的时间80/20原则给我们的启示去寻找用20%的努力就可得到80%的效果的领域集中精力解决少数重要问题,而不是解决所有问题在每天中思维最活跃的时间内做最有挑战和最有创意的工作重视你生活中重要的人和事扔掉不必要的东西逆势操作治理文山会海要事第一（轻重缓急）原则时间管理第三个原则打油小诗：《忙人的告白》因为我们不知道，究竟什么对我们最重要，所以每件事好像都很重要。因为每件事好像都很重要，所以我们不得不每件事都做。有些人看到我们每件事都做，所以他们期望我们什么都做。每件事都做让我们非常忙碌，所以我们没有时间去考虑，究竟什么对我们最重要。重要：你个人觉得有价值及对你的使命、价值观及优先目标具有贡献的活动(价值）紧急：你或别人认为需要立刻注意的活动（时间）时间管理的精髓在于：区分事情的轻重缓急，并合理地组织它。——史蒂芬•科维我们首先澄清两个概念小故事：人生的瓶子一位教授给学生做讲座，他把一个瓶子放在桌上。接着他拿来拳头大小的石块，把它们一块块放进去。当石块满到顶部时，他问：满了吗？学生们回答：满了！这时教授又拿出些碎石，把它倒入瓶子中，又问道：“满了吗？”学生们肯定的回答“满了”，这时教授又拿出一筒沙子，把它倒入瓶子中，沙子填满了石块和碎石的缝隙。他又问：满了吗？学生不语。教授又拿起一筒水，倒入瓶子，直到水浸到瓶口。他问：我做的说明了什么？小故事：人生的瓶子它告诉我们，如果你不先把大石块放进去，你就再也没机会把它们放进去了。不