办公效率及时间管理

第五章办公效率及时间管理•提高效率、管理时间的一般方法1、认识时间障碍认识时间障碍2、目标管理3、分清工作的轻重缓急4、学会说“不”5、授权6、管理好电子邮件7、积累节约时间小窍门8、结成牢固的社会关系网•日常工作时间安排1、安排商务日程应注意事项2、工作计划的制定3、工作日程安排4、规划器5、工作日志管理6、约会安排第一节提高效率、管理时间的一般方法认识时间障碍目标管理分清工作的轻重缓急学会说“不”委派与授权管理好电子邮件积累节约时间小窍门结成牢固的社会关系网一、认识时间障碍有形时间杀手(自觉的)接听电话打电话会议打扰官僚作风沟通不足办公室政治资源不足阅读文件及邮件交通堵塞无形的时间杀手(不自觉)1.欠缺周详计划6.拖延2.不懂分辨缓急先后7.善忘3.过分注重细节8.不懂授权4.犹疑不决9.欠缺组织5.不懂得说“不”10.健康欠佳一、认识时间障碍哈佛大学有一个非常著名的25年跟踪调查：对象是一群智力、学历、环境都差不多的年轻人，调查发现：27%的人没有目标60％目标模糊10％有清晰但较短期的目标3％有清晰且长期的目标二、目标管理——为什么需要目标？25年后调查发现：27%的人没有目标60％目标模糊10％有清晰但较短期的目标3％有清晰且长期的目标二、目标管理——为什么需要目标？社会的最底层，抱怨整个世界在社会的中下层面安稳地生活与工作成为各行业的专业人士成为社会各界的顶尖人士像剥洋葱一样，将大目标分解成若干个小目标，再将每个小目标分解成若干个更小的目标，一直分解下去，直到知道现在该干什么。目标管理方法——剥洋葱法树干代表大目标；每一根树枝代表小目标；叶子代表即时的目标，即现在要去做的每一件事。多杈树法目标分解的原则：小目标是大目标的条件大目标是小目标的结果小目标的实现之和，一定是大目标的实现目标管理方法——多杈树法帕累托法则:又称80/20法则、二八定律、帕累托定律、最省力法则、不平衡原则。此法则是由意大利经济学家帕累托提出的。80/20的法则认为：原因和结果、投入和产出、努力和报酬之间本来存在着无法解释的不平衡。一般来说，投入和努力可以分为两种不同的类型：多数，它们只能造成少许的影响；少数，它们造成主要的、重大的影响。你知道圆的面积占正方形面积的多少吗？你知道去掉圆的面积正方形面积还剩下多少吗？结论：做重要的少数事情三、分清工作的轻重缓急——帕累托法则——请运用80/20法则，找出自己日常工作任务中重要的20%。现场思考：八、分清工作的轻重缓急三、分清工作的轻重缓急八、分清工作的轻重缓急宏观微观从微观到宏观较重要次重要从次重要到较重要——重要度取决于任务本身对战略的影响力三、分清工作的轻重缓急——工作任务重要程度分析八、分清工作的轻重缓急时间性强时间性弱时间性从弱到强优先次优先优先度从小到大——紧迫性取决于任务本身时间性的强弱三、分清工作的轻重缓急——工作时间紧迫性分析工作优先级综合分析重要度紧迫性A重要而且紧迫B紧迫但不重要D不重要不紧迫C重要但不紧迫八、分清工作的轻重缓急三、分清工作的轻重缓急——四象限坐标图■请运用四象限方法排列你的工作：紧急不紧急重要A•当前面临的危机•急迫的问题•有期限压力的计划C•发掘新机会•规划•改进产能•建立伙伴关系•防患于未然不重要B•不速之客的接待•某些信件、文件、电话的处理•某些会议的出席•某些必要而不重要的活动D•一些可做可不做的杂事•一些不必要的应酬•有趣的活动八、分清工作的轻重缓急三、分清工作的轻重缓急案例分析一天下午，G公司的生产部经理李华正在参加公司召开的企业发展战略研讨会，由于晚上要给他女朋友过生日，心理在盘算这件事。突然收到手机短信，两个同学从外地出差来此，约李华晚上参加校友聚会。这时主持人宣布，由于这次会议时间紧，请全体与会人员晚上要参加分组讨论。刚一散会，五金车间的一名班长满头大汗跑进会场，拉着李华就往外走，原来几名工人与运输部门的几个搬运工发生纠纷，现在打起架来了，车间主任和在场的保安制止不了，因此派一个班长来找李经理。假如你是李华，此时此刻你该怎么办？三、分清工作的轻重缓急——案例分析案例分析M公司是一家生产注塑机械设备的中型企业，由于市场竞争加剧，近来业绩严重下滑，员工士气低落，今天上午竟有两名业务骨干向市场部经理张文斌提出辞职申请。为稳定员工队伍，张文斌已约定今晚同这两人谈话。但下午接到在北京出差的总经理的紧急电话，一位西安的客商今天来本市，晚上六点到机场，因为这是一个跟进了很长时间的大客户，总经理特别强调要张经理代表他亲自去机场迎接并配合办公室搞好接待。其实，张文斌的MBA论文尚未完成，这两天也到了最后的期限，他曾想让在本市某大学工作的妻子帮忙，妻子未同意，这样公事私事便搅得他十分着急。刚过五点钟张文斌就急匆匆地找到司机，开车前往机场。还没走出市区，突然手机响了，里面传来一个女子焦急的声音：“你是张文斌吗？你母亲在菜市场前面的马路上被汽车撞伤，我是路边商店的售货员，你母亲现在被扶到了我店里，她让我给你打电话，你赶快来！”假如你是张文斌，从接到总经理指示到此时此刻，该怎么办？三、分清工作的轻重缓急——案例分析四、学会说“不”■拒绝的学问不要立刻就拒绝不要轻易地拒绝不要盛怒下拒绝不要随便地拒绝不要无情地拒绝不要傲慢地拒绝要能婉转地拒绝要有笑容的拒绝要有代替的拒绝要有出路的拒绝要有帮助的拒绝下列情况应考虑拒绝违背自己做人的原则不符合自己的兴趣爱好违背自己的价值观念可能陷入关系网有损自己的人格助长虚荣心庸俗的交易违法犯罪的行为拒绝常用方法和语言谢绝法：对不起，谢谢，这样做可能不合适。婉拒法：哦，是这样，可是我还没有想好，考虑一下再说吧。不卑不亢发：哦，我明白了，可是你最好找对这件事更感兴趣的人吧，好吗？幽默法：啊！对不起，今天我还有事，只好当逃兵了。无言法：运用摆手，摇头，耸肩，皱眉，转身等身体语言和否定的表情来表示自己拒绝的态度。缓冲法：哦，我再和朋友商量一下，你也再想想，过几天再决定好吗？回避法：今天咱们先不谈这个，还是说说你关心的另一件事吧……严辞拒绝法：这可不行，我已经想好了，你不用再费口舌了！补偿法：真对不起，这件事我实在爱莫能助了，不过，我可帮你做另一件事！借力法：你问问他，他可以作证，我从来干不了这种事！自护法：你为我想想，我怎么能去做没把握的事？你让我出洋相啊。五、授权授权的定义和原因•委派授权是一个向下级分配工作的过程,它通常与一个领导者的责任以及决策权利有关•委派授权是帮助你节约时间的有力武器•委派授权可以增强一个领导者的聪明才智授权应有的心态•把工作授权给下级,应该存在一个给下属发展的机会•它不是用来惩罚下级•不是让经理摆脱自己不喜欢做的事情授权的形态•主要可以分成两种形态：下达指令充分信任委派授权技巧预期的成果•解释所分配工作的重要性•订出需要的结果•询问下属的意见及疑问应守的规则•订出下属的权利范围及规定•达到完成工作限期的共识•订出跟进时间表•肯定成就,提高士气如何介定哪些工作委派必须自己做应该做,但有些人可以帮助你可以做,但如果其他人有机会也可以做其他人应该做,但情况紧急时你可以帮他其他人必须做六、管理好电子邮件如何有效过滤电子邮件如何书写电子邮件的内容见教材112—113页七、积累节约时间小窍门1.不要把等待的时间白白浪费2.参加一个快速阅读班3.当你拜访顾客时，总要先打电话4.总是把汽车停放在易于驶出的位置5.谈话时记笔记、汇报时抓要点6.避开浪费时间的人7.将表拨快三分钟8.随身携带空白卡片，随时记录自己的想法9.尽量早睡早起10.要依靠各种长处，自己的、上司的、同事或下级的长处八、结成牢固的社会关系网1、以个人利益和个人职业利益为中心2、正确评估对方利用价值3、专门记录，并不断巩固4、保持经常联系（充分利用节假日）5、热心为他人办事，尤其是私人之事6、真诚待人，要有亲和力7、所有的见解，正确与否，不在于你说什么，而在于你怎么说，什么时候说8、建议阅读《厚黑学》9、学会交际的其它技巧和方法第二节日常工作时间安排一、安排商务日程应注意事项时间要科学合理（准确、紧凑、严密、有弹性）按活动性质（轻重缓急）排定先后次序同等条件下，注意内外兼顾积累城市交通、宾馆、火车、航班等信息日程要适当保密要征得领导的同意合理编制日程表一、安排商务日程应注意事项——外事安排回避节假日明确领导的意图上下班时间守时与不守时注意时差和时间换算了解当地风俗民情接待外商要准备的13项事二、工作计划的制定（一）、什么是计划？计划是对即将开展的工作预先提出目标，制定出步骤、方法、措施，并用书面语言表达出来的应用文。（或计划是单位、部门或个人，在一定的时间内，为完成某项任务或为达到既定目标所作的打算和安排。）（二）、计划的特点：全面性、时限性、科学性(指导性和可操作性）、预见性（前瞻性）、针对性（三）、计划的作用：1、可以做到心中有全局，奋斗有目标、行动有遵循，避免或减少盲目性和被动性，增强主动性2、可以使行动有条不紊，能合理安排人力、物力、财力和时间，避免出现轻重倒置和先后不分。3、可以预先估计可能出现的问题和情况，提前做好安排，取得应变的主动权。4、便于总结，推动工作的全面进步。（四）、计划的分类1、按名称不同来分：规划、方案、安排、打算、要点、设想、意见等2、按性质不同来分：综合性、专题性3、按内容不同来分：工作、学习、生产、科研、销售、实验等4、按时限不同来分：长期、中期、短期、年度、季度、月、周等5、按范围不同来分：国家、单位、部门、个人、班组等6、按表达形式不同来分：表格式、条文式、综合式（五）、条文式计划的格式和写法1、标题：第一行居中（1）、全称标题：单位+时限+内容+文种（2）、非全称标题：党政机关为指导下级机关相应部门的工作而发的，可以省略单位或时限（3）、需经讨论或批准的，在标题后用括号加“草案”、“初稿”“讨论稿”字样2、正文（1）、前言部分：指导思想、制定的依据、基本情况、总目标、工作的简单回顾等（2）、主体部分：目标明确（任务和要求）——做什么措施得力（方法和措施）——怎么做步骤合理（时间和进度）——何时做何事（3）、其它事项：注意事项、检查办法、修订办法、重难点说明等3、附件说明4、具名和日期（落款）（1）、不要与标题重复（2）、是单位的要加公章三要素几种计划的区别•规划：是具有全局性的、较长时期的设想，内容粗略涉及面广，只是交代工作的大概的轮廓。•方案：从目的、要求、方式、方法、步骤等方面作全面而细致的安排。•安排：是对短期内工作进行具体布置的计划，内容单一，措施具体。•设想：是初步的草案性的计划，是一种粗线条的非正式的工作安排。•打算：是短期内工作的要点式的计划，它的指标和措施都较为粗略，具有草案性。•要点：是列出工作的主要目标的计划，它只是交代政策，提出原则性的要求。它可以是上级对下级的，也可以是本单位内部的。•意见：是上级对下级布置任务，交代政策，提出要求，制定措施的计划。时间周次主要工作内容负责人（责任人）备注2月12日至2月18日第一周学生报到、交费治理校园环境各系部、财务处后期集团2月19日至2月25日第二周学生补考教务处晚间×××学校2012—2013学年度第二学期工作行事历三、日程安排的形式年计划表季计划表月计划表周计划表日程表日程计划表的编制步骤年度和季度1、上一年度或季度结束之前高层管理人员召开办公扩大会，与中层干部商讨下一年度或季度的工作安排2、办公室主任或秘书根据会议情况进行安排，包括对时间、进程、责任人等安排3、分发给各分管领导进行修订4、打印分发给各领导和职能部门旬和周1、前旬或周末把工作预定表发级中高级管理人员，填写下一时间段的计划2、对照月计划或年计划表，对本时间段的计划进行修订，然后填写到日程表中3、分发给主要领导进行修订4、打印分发各领导和职能部门四、规划器的种类电子计算机（QQ提示、电子邮件提示或Excel表格备注）台历或挂历工作笔记（每天一页）手机设置黑板或白板五、日志管理