利用职位说明书有效的掌握团队

利用职位说明书有效的掌握团队工作分析最重要的结果——职位说明书，是人力资源管理的基础之一。从招聘、人员配置到绩效考核，薪酬管理，都必须以此为依据。职位说明书明确了工作的权限，任职资格、工作特点、工作目标等主要因素，能够进行岗位工作的客观数据和主观数据分析，有助于整个人力资源管理逐步走向标准化、科学化。我国许多企业在经历了“资本泡沫”后，开始从资本扩张型步入注重人力资源开发管理扩张型，越来越多的业内人士开始认识到人力资源管理的重要性，并制定了相应的考核、薪酬等各项激励制度，但是成效并不大。原因就在于只注重了“人”的事务，忽视了“工作”的事务。职位说明书之所以重要，正因为它是从“事”出发，进而讲求“事”与“人”的匹配，求得最好的工作绩效，无疑，它是人力资源管理自然和逻辑的起点。我公司成立于1994年发展迅猛，现如今已年产值突破亿元，拥有员工800多人，其中员工平均年龄较年轻，管理技术层次的年龄趋于中年化，各部门负责人主要是通过熟人介绍，或是内部重组时的人员调配而来，管理经验丰富。但由于公司目前正处于发展期，在人力资源管理方面暴露出以下问题。1、人手紧张：业务不断扩张，使人员非常紧张，不但部门所承担的职责很多，部门负责人都很忙，而且下属也存在一人兼多职的现象。2、部门之间的职责不明确：由于是一个新企业，其组织结构还不稳定，还会随着业务的不断发展而有新的调整，结果，部门之间职责划分不清，有了问题不能及时解决。3、工资制度不规范。目前公司实行日浮动工资制，其考核部分因无相应的考评体系，具有较强的主观性随意性。针对上述问题做出如下分析：存在人手的不足，正是因为岗位职责不清，工作的指派有很大的随意性，完全是从个人的能力出发，“能者多劳”，工作责权不明确，分工不清晰，造成员工的满意度下降。从行业和地区来看，虽然工资不算低，属中等水平，但员工的公平感却很差。上述弊端的根源在于缺乏完备的工作分析，应采用工作日志法、职位分析问卷法和面谈法等形式，制定职位说明书，即首先明确每一个岗的职责、任职资格、工作性质和范围、岗位目标。为此，还要和各个部门负责人共同探讨部门的岗位设置，力求科学合理，在确定了岗位之后，开始发动全体员工对确定的岗位进行描述，由职位分析小组，制定职位说明书。通过职位说明书，明确各部门中每一个员工的职责权限，所需资格条件。在整个分析过程中，员工参与咨询，管理层要高度重视，使用较为规范和专业化的职责描述格式，解释和宣传职位说明书的意义和重要性，使之成为员工工作守则中的一部分，成为指导员工工作的“基本法”。科学合理的职位分析书将会起到如下效果：直接效果：1、明确各个部门的职责。重新规划各部门的职责、权限，明确其在组织机构中地位、责权，各负其责。2、明确岗位职责。职位说明书由职务分析小组同部门负责人和主要员工共同协商确定，规范其工作权限，明确责权关系。3、为公司未来发展奠定坚实的基础。公司目前比较大的问题就是人员紧张，而这职位说明书为企业未来招聘奠定了基础，确定科学的任职资格，方便人力资源部的招聘工作。间接效果：1、强化员工的职责意识。职业化和专业化是人力资源改革的方向，但是如果没有清晰规范的职位说明书，员工对于职责的履行是从自身情况出发而不是从企业的角度来要求自己，有较大的随意性，而工作分析后形成的职位说明书，对每个工作的性质，特征以及胜任此类工作应具备的资格条件，都能做出详尽的说明和规定。这就使员工明确了工作标准，在履行职责时，避免了盲目性，保证了“因事择人，任人唯贤，专业对口”，自然有助于职责意识的提高。2、便于企业定编定员。定编就是指按照一定的程序，采用科学的方法，从企业组织条件出发，合理确定组织形式，规模，以及人员配置数额。定员是在定编的基础上，严格按编制员额和岗位的质量要求，为企业每个岗位配置合格的人员。定编定员主要是为以下工作提供科学依据：⑴、编制企业人力资源计划和调配人力资源；⑵、充分挖掘人力资源潜力，节约使用人力资源；⑶、不断改善劳动组织，提高劳动生产率。3、方便岗位职务培训。岗位职务培训是职工培训的重要组成部分，具有很强的针对性和实用性，其根本目的是为了帮助职工获得岗位必备的专业知识和技能，具备上岗资格，提高员工胜任本职工作的能力。岗位职位培训的前提是为岗位规范化，岗位规范化包括岗位标准和岗位培训规范。4、为人事考核提供依据。人力资源考核是按照一定的标准，采用一定的方法对企业职工的工作能力、工作成绩和结果所进行的考察，评定和审核。职位说明书既要按照重要性的先后顺序，列明每项职责的主要内容，还要说明该职责是全责还是部分责任，或是辅助支持性的工作；同时，也要列出相应的考核方法。考核指标可以是反映质量的，也可以是反映数量的。从人力资源管理的工作程序上看，工作分析是人力资源考核的前提，工作分析要为人力资源考核的内容，项目和指标体系的确定，提供客观依据。进行工作分析容易出现的问题：1、管理者的态度影响。个别部门负责人，由于业务紧张，匆匆忙忙地应付差事，而未能借此机会与下属进行交流，在以后职位说明书的应用过程中，也就容易出现属下不理解，不使用，不执行的情况，使职位说明书变成了可有可无的摆设。2、对号入座的情况。即因人设岗，过分迁就现任职者。职位说明书应描述职位本身所具有的特性，而与从事或即将从事此工作的具体人员无关。编写时不应该掺杂责任职者的身影，否则会影响其客观公平性。3、矫枉过正的情况。即不顾现实条件，按照绝对理想的任职标准和考核标准来编写任职资格。