如何提高工作效率—时间管理培训

如何提高工作效率——时间管理宁波龙文教育常务校长：陈友才工作越来越忙工作越来越忙，私事也越来越多……工作任务在等着；孩子的教育问题要考虑；我们……记性越来越差……效率越来越低客户一生气，后果很严重我们……想要什么？……我们的期望…我们的大脑再不为琐碎之事所缠绕，神清气爽，充满活力；面对新的任务，我们可以做到举重若轻，有条不紊；我们希望找到适用的方法才是出路一个善于思考的人，一定是高效的，大脑一定是自由的；要提高工作效率，时间管理是关键。8•时间管理的理论与原则•时间管理的步骤与方法时间管理课程目录9全球调查结果：时间管理无效十大原因1.优先顺序不明确2.电话打扰3.缺乏目标计划4.贪多嚼不烂5.不速之客6.无效授权7.桌面杂乱无章/找不到东西8.缺乏自律/拖延9.不会说“不”10.低效的会议时间管理无效的十大原因101.效果效率----做正确的事情2.目标计划----书面界定结果3.计划行动----缜密思考策划4.排序罗列----优先高于一切5.2080----保证少数重点6.集中分散----专注整块时间7.人事----投资情感帐户8.罗盘时钟----平衡工作生活时间管理的八大原则11时间管理课程目录•时间管理的理论与原则•时间管理的步骤与方法121.明确角色、职责与目标2.列出事件清单3.排定事件次序4.制定时间计划表5.言行一致地执行6.调整和改善时间管理的核心步骤131、明确角色、职责与目标1)公私兼顾：工作+家庭2)价值为先：以价值观为依据时间管理的核心步骤－第一步14目标管理－目标的设定15目标管理：时间规划时间规划系统里，日计划就是每天要花一些时间规划你的活动。你的日计划要从周计划而来。自己每天的趋势都是朝着更大的目标迈进。一天检查所有工作的来源，包括你的专案、你记载截止日期的计划、排进去的活动和应该注意的事项等。你未来的一周应该处理的事情，首先应该决定这些事情的优先顺序然后再做周计划，这样可以对工作做一些全盘的检查，将你自己的目标系统化以后可以为新的一周做更好的准备。周计划往上延伸就是月计划。有时从比一周更长的时间范围来看，工作也是非常重要的，月计划可以提供一个宽广的视野，使你每一周计划得更有效果。它通常包含的都是下个月工作里更重要的事情。月计划再往上就是你的季计划，一年之中固定每隔一段时间就要检查已经到期的目标，并视情况做必要的修正和改进。在每一个季度末你可以确定下一个季度的方针，并决定哪些方面任务应该取消、增加或加快。例如下一季度你可能晋升为主管，你需要接受一些主管方面的知识培训；你下个月可能要去一个地方旅游，那你必须要去收集旅游地点的一些信息资料，这些都应该安排在季计划的内容之内。161、具体可衡量的：有人说：“我将来要做一个伟大的人”。这就是一个不具体的目标。目标一定要是具体的，比如你想把英文学好，那么你就订一个目标：每天一定要背十个单词、一篇文章。有人曾经做过一个试验，他把人分成两组，让他们去跳高。两组人的个子差不多，先是一起跳过了1米。他对第一组说：“你们能够跳过1.2米。”他对第二组说：“你们能够跳得更高。”经过练习后，让他们分别去跳，由于第一组有具体的目标，结果第一组每个人都跳过1.2米，而第二组的人因为没有具体目标，所以他们中大多数人只跳过了1米，少数人跳过了1.2米。这就是有和没有具体目标的差别所在。2、可达到的：不能达到的目标只能说是幻想、白日做梦，太轻易达到的目标又没有挑战性。多年前在美国进行了一项成就动机的试验。15个人被邀请参加一项套圈的游戏。在房间的一边钉上一根木棒，给每个人几个绳圈套到木棒上，离木棒的距离可以自己选择。站得太近的人很容易就把绳圈套在木棒上，而且很快地就泄气了；有的人站得太远，老是套不进去，于是很快就泄气了；但有少数人站的距离恰到好处，不但使游戏具有挑战性，而且他们也还有成就感。实验者解释这些人有高度的成就动机，他们通常不断地设定具挑战性但做得到的目标。3、相关的：目标的制定应考虑和自己的生活、工作有一定的相关性，比如一个公司的职员，整天考虑的不是怎样才能做好工作，却一心发着明星梦，又不肯努力奋斗，在一天一天消耗中丧失学习、工作的能力，不思进取，不努力提高工作业务能力，最终会被公司抛弃、会被社会遗弃。4、基于时间的：任何一个目标的设定都应该考虑时间的限定，比如你说：“我一定要拿到律师证书。”目标应该很明确了，只是不知是在一年内完成，还是十年后才完成？目标管理－有效目标的设定172、列出事件清单–主动性任务--帮你实现工作目标–应对性任务--不太重要却不可缺少每日计划TPTaskList7891011121314151617181920会见13-11-2000时间管理的核心步骤－第二步183、排定事件次序根据：•工作的重要程度(重要的工作需要安排足够的时间处理）•工作的紧急程度（紧急的工作需要马上着手处理）时间管理的核心步骤－第三步19重要，紧急重要，不紧急重要紧急ⅡIⅣⅢ不重要，紧急不重要，不紧急扩大减少避免缩小要事第一的时间策略－时间矩阵20重要不重要紧急不紧急象限Ⅰ危机急迫的问题有限期的任务，会议，准备事项象限Ⅱ准备及预防工作计划，休闲建立人际关系培训，授权，创新象限Ⅲ干扰，一些电话一些会议一些紧急*事件凑热闹的活动象限Ⅳ细琐的工作*浪费时间的闲聊不关紧要的信件看太多的电视要事第一的时间策略－时间矩阵21偏重不同时间象限上的不同结果紧急不紧急重要Ⅰ•压力•筋疲力尽•危机处理•忙于收拾残局Ⅱ•有远见•平衡•纪律•自制•少有危机不重要Ⅲ•短视近利•危机处理•被视为巧言令色•轻视目标与计划•缺乏自制力，抱怨•人际关系浮泛，破裂Ⅳ•全无责任感•工作不保•依赖他人或社会机构维生22重要，非紧急重要，紧急重要紧急M1M2M3M4非重要，非紧急非重要，紧急尽量避免扩大M1尽量减少M3事情多投资时间在M2尽量避免M4事情优先矩阵23高效能个人/组织紧急不紧急重要不重要IIIIIIIV20-25%65-80%15%1%优先矩阵24花更多时间在第二象限，来创造机会和保护资源为第一象限活动做预测并将它们移入第二象限预防或为第一象限活动做准备，以减弱紧急程度确认和消除不能帮助实现目标的活动重视第二象限254、制定时间计划表1)计算事件时间长度2)保证为重要工作预留整块时间3)适当预留弹性时间管理的核心步骤－第四步265、言行一致地执行1)有序工作2)有效授权3)排除干扰时间管理的核心步骤－第五步27有序工作－混乱的环境28•该扔则扔•不要移师暗处•不放无关物品，将物品放在固定地方。•建立良好的文件管理系统•让文件在面前只流通一次•下班最后一件事---收拾办公桌对策有序工作－混乱的环境29有序工作－整洁的环境30•管理是通过他人将事情办妥。•授权就是将分内的若干工作委托部属履行。•主管所授予的权力应以刚好能够完成指派的工作为限度。•授权不卸责。有效授权31瓶颈多半位于瓶的上端沟通技巧不佳令部属等候（傲慢、优柔寡断、遥控）干扰部属的工作过分挑剔细节纵容或无视传达信息的人员，任意提高信息的紧迫性32管理者要学会如何授权，必须先要克服两个障碍：•要舍得把自己喜欢的工作，分派给别人去做•克服恐惧心理，不要害怕工作局面失控有效授权的障碍33•哪项任务？•由谁负责？•如果派他，她/他能胜任吗？•需要多长时间培训，她/他才能胜任工作？•制定培训计划。有效授权前的思考34•提供必要的支援•关键处把关，监督工作进展有效授权后的跟进356、调整和持续改善1)每日调整与应变2)阶段自我评估与改善时间管理的核心步骤－第六步361.定角色和职责(明确价值观)公私兼顾,价值为先2.列出事件清单按照主动性与应对性分类3.排定事件优先次序以重要性和紧急性来排定4.制定时间计划表预留弹性,保证重点5.言行一致地执行排除干扰,有效授权6.调整和改善自我评估,持续改善时间管理的核心步骤总结