如何让有效管理时间

小测试下面的每个问题，请你根据自己的实际情况，如实地给自己评分。计分方式为：“从不”为0分，“有时”记1分，“经常”记2分，“总是”记3分。•1、我在每个工作日之前，都能为计划中的工作做些准备。•2、凡是可交派下属（别人）去做的，我都交派下去。•3、我利用工作进度表来书面规定工作任务与目标。•4、我尽量一次性处理完毕每份文件。•5、我每天列出一个应办事项清单，按重要顺序来排列，依次办理这些事情。•6、我尽量回避干扰电话、不速之客的来访，以及突然的约会。•7、我试着按照生理节奏变动规律曲线来安排我的工作。•8、我的日程表留有回旋余地，以便应对突发事件。•9、当其他人想占用我的时间，而我又必须处理更重要的事情时，我会说“不”。小测试结果•00~12分：你自己没有时间规划，总是让别人牵着鼻子走。•13~17分：你试图掌握自己的时间，却不能持之以恒。•18~22分：你的时间管理状况良好。•23~27分：你是值得学习的时间管理典范。目录1.什么是时间管理2.为什么要进行时间管理3.如何进行时间管理4.总结什么是时间管理定义•时间管理（TimeManagement）就是用技巧、技术和工具帮助人们完成工作，实现目标。•时间管理是什么–尽可能有效的控制和利用时间的行动计划。•时间管理不是什么–时间管理不是为了帮助你获取更多的时间。什么是时间管理时间管理最核心的内容•个人目标–就是自己想要什么。•几个常见的失败例子。–少壮不努力，老大徒伤悲。–失去家庭幸福的成功人士。–精英剩女。–办公室里广受好评却永无出头之日的人。–精干的领导和失败的部门。什么是时间管理时间管理的两个管理方向•更符合目标的时间投资（把时间花在更有价值的地方）–进修和工作；–阶段性工作指向；–家庭和工作的平衡。•更高效的单位时间效率（把时间利用的更有价值）–那些夜猫子们；–幻灯片母版；–桌面、桌面还是桌面；–交换工作。什么是时间管理时间管理和项目管理的异同•时间管理关注的是个人目标，项目管理关注的是项目目标；•时间管理的资源项是自己的时间，项目管理的资源项则要丰富复杂的多；•除此之外，时间管理和项目管理有很多类似的东西。目录1.什么是时间管理2.为什么要进行时间管理3.如何进行时间管理4.总结为什么要进行时间管理例子：女朋友要来了•一堆衣服没有洗（操作耗时50分钟）•饭没有烧（操作1分钟，耗时55分钟）•房间没有收拾（操作耗时50分钟）•凉拌菜原料没有洗（操作耗时10分钟）•虾没有煮（操作2分钟，耗时10分钟）•凉拌菜没有做（需要先洗菜，耗时5分钟）•女朋友的照片没有放在写字台上（寻找耗时不确定，操作1分钟）•红颜知己的信件在桌上（隐藏需要1分钟）为什么要进行时间管理时间管理的价值•第一个方向：成就–良好的时间管理，使得你投入相同的时间，可以获得更大的成就。•第二个方向：偷懒–良好的时间管理，使得你获得既定的成就，可以花费更少的时间。一个实际例子上班族如何在回家后快速出菜？这里有一个实际示范。回家后立即用水龙头放热水加米快档煮饭，启动电饭煲后，切一根皇上皇腊肠盛在小碗里放在米上。炒锅小火热锅，同时烟熏腊肉切薄片放入炒锅熬油。这时启平底锅，小火热锅同时杏鲍菇切片。平底锅热后加油加杏鲍菇翻炒两下，加生抽盖锅盖。差不过这时候烟熏腊肉出油不少了，随即蒜苗切条放入炒锅大火快炒，等蒜苗发亮过油了，开小火。取出烤盘，铺上铝箔纸，放上蘑菇撒上椒盐，250度双面15分钟。接着，炒锅重新开大火，撒盐，翻锅。空档期间，平底锅里的杏鲍菇装盘出菜。出菜后平底锅加油小火加热，放入臭豆腐慢煎。待烟熏腊肉炒蒜苗完成出锅上桌，饭就好了。先取出饭上面的腊肠，随后平底锅的臭豆腐翻面，再盛饭。饭盛完，烤箱内的蘑菇完成上桌，随即清洗炒锅砧板。洗完炊具臭豆腐也就煎好了。从头到底30分钟，美极杏鲍菇、烟熏腊肉炒蒜苗、广式蒸腊肠、绍兴臭豆腐、椒盐烤蘑菇加米饭共五菜一主食。且基本都是最后5分钟出菜，保持热度口感。这是今天我的操作实录。多火头，并行时间管理、冗余时间利用和关键路径控制是重点。有道是，“谁说做饭不需要项目管理！”目录1.什么是时间管理2.为什么要进行时间管理3.如何进行时间管理4.总结如何进行时间管理整块与零散时间•整块时间的价值-因此一定要有！–连续的思考演进和前后照应；–困难点突破要求的延续性思考；–全脑动员的先决性条件。•整块时间的稀缺-因此一定要珍惜！–上班的时候别指望会有整块时间；–回家后的整块时间一样是稀缺的。•零散时间的利用–睡觉、定行事历、定checklist，发微博、聊天、杂事如何进行时间管理GTD-GetThingsDone•GTD是todolist的升级版–流程：初始化、随时加入、执行、评审回顾。–注意：分类和时间段观念的引入。–GTD的工具：即时贴、TODO软件、邮件标签。–别把随手可做的事情列入checklist。–用零散时间维护checklist。–尽量别让事情堆积起来。–学会GTD中获取乐趣而不是被其压垮。–你真的需要一部智能手机！如何进行时间管理计划的制定和实施•为什么要制定计划–使得目标明确，避免沉溺到工作中迷失方向。•计划能力的几个体现点–计划与目标切合性；–计划的可执行性；–制定长期计划的能力；–计划的执行力和适应变化的能力；–计划的调整和取舍。如何进行时间管理计划的制定和实施-金氏的改进版帕累托原则•帕累托原则–二八法则–重要性、紧急性计分评级和矩阵。–帕累托原则的局限性。如何进行时间管理计划的制定和实施-金氏的改进版帕累托原则•为什么要改进–解决基层员工无法授权的问题；–解决对帕累托原则对资源消耗的忽视问题；–解决帕累托原则对任务依存性的忽视问题；–解决制定计划本身对与资源的过度消耗问题；–解决外部及不可控因素造成的资源浪费问题；–解决计划适应性和紧凑的矛盾。如何进行时间管理计划的制定和实施-金氏的改进版帕累托原则•如何改进–基层员工无法授权：变授权为交换或求援；–对资源消耗的忽视：引入耗时性概念；–对任务依存性的忽视：明确任务之间的依存关系并理出主线并计算出综合评分；–制定计划本身对与资源的过度消耗：引入GTDN概念；–外部及不可控因素造成的资源浪费问题：预估该风险并调整计划和后置工作；–适应性和紧凑的矛盾：打松计划，插入长期工作。如何进行时间管理计划的制定和实施-范例重要性紧急性耗时总分任务排序任务一52411C任务二45312B任务三4116D任务四45110A任务五1135E注1：5分制，其中耗时指标为逆向计算，即耗时越短值越大。注2：任务二依存于任务四。如何进行时间管理计划的制定和实施•计划的制定–1、最初定下周期性工作和回顾点以及deadline。–2、根据帕累托原则安排重点工作时间。–3、根据经验，打松计划，留下余量。–4、将时间要求不高的或者不重要紧急的任务插入计划。•计划的实施–按照计划表实施，并定时回顾；–抓前不抓后；–可能变化引起时间投入浪费的推后；–根据deadline倒推计算；–危机时刻的应对。如何进行时间管理利用行事历管理你的计划实施如何进行时间管理授权和拒绝•授权–把不重要、紧急但是耗时的事情交给下属完成；–把事情交给更擅长的人完成；–定时或者在关键点检阅进度；–衡量是否有能力接受最坏的结果；–新人培养和效率损耗的平衡。•拒绝–拒绝需要有充分的理由；–考虑对方的感受；–不要连续拒绝对方三次；–雪中送炭和锦上添花。如何进行时间管理工具、习惯和人性•工具–本地文件管理：everything–邮件管理：outlook标签–桌面管理：fences–即时贴：crawlernotes–行事历：gmail日历–GTD：tasklist•习惯和人性–利用工具需要养成习惯、时间管理需要养成习惯，当养成习惯后一切就会顺流、高效。利用习惯的力量去抵抗人性的懒散！如何进行时间管理时间管理现状审查工具表寻找资料挖掘客户跟踪客户销管系统拜访客户制作文案培训学习信函发送会议维护客户总计周一9014010500803006020480周二401202040180303001010480周三30120203018003001060480周四8020040600403001020480周五1201002040030301201010480总计时间3606801102203601801501201001202400占用比率15%28%5%9%15%8%6%5%4%5%100%如何进行时间管理时间管理规划制定•现状的问题–潜在用户不足。–学习不系统，不连贯，效果差。–拜访客户路程耽误时间长。–文档制作因经验不足耗时长。–销管系统耽误工作效率。–发客户信函占用时间。•问题的解决–延长资料搜集和客户挖掘时间。（任务金字塔平衡）–整合学习时间。（根据任务需求配置整块和零散时间）–改变拜访行程，路程上进行学习。（时间的复用和规划）–寻求老销售帮助。（寻求资源帮助）–电话同步操作销管系统。（利用工具改变工作效率和时间复用）–利用打印机打印信函封面。（利用工具改变工作效率）如何进行时间管理时间管理规划后的时间表寻找资料挖掘客户跟踪客户销管系统拜访客户制作文案培训学习信函发送会议维护客户总计周一1202203010020006020480周二1402702010020001010480周三509020102400复用01060480周四1202604010020001020480周五13023020100100601010480总计时间560107013050240700601001202400占用比率23%45%5%2%10%3%0%3%4%5%100%如何进行时间管理时间管理规划制定-改进后的效果•数据–搜集资料时间延长56%。–挖掘客户时间延长57%。–跟踪客户时间延长18%。–销管使用时间缩短77%。–拜访客户时间缩短22%。–制作文案时间缩短61%。–培训学习节约150分钟，实际学习时间不变。–信函发送时间缩短50%。•结果–业绩提高50%！目录1.什么是时间管理2.为什么要进行时间管理3.如何进行时间管理4.总结总结金律一:要和你的价值观相吻合•你一定要确立个人的价值观，假如价值观不明确，你就很难知道什么对你最重要，当你价值观不明确，时间分配一定不好。时间管理的重点不在于管理时间，而在于如何分配时间。你永远没有时间做每件事，但你永远有时间做对你来说最重要的事。总结金律二:设立明确的目标•成功等于目标，时间管理的目的是让你在最短时间内实现更多你想要实现的目标;你必须把今年度4到10个目标写出来，找出一个核心目标，并依次排列重要性，然后依照你的目标设定一些详细的计划，你的关键就是依照计划进行。总结金律三:改变你的想法•美国心理学之父威廉·詹姆士对时间行为学的研究发现这样两种对待时间的态度:“这件工作必须完成它实在讨厌，所以我能拖便尽量拖”和“这不是件令人愉快的工作，但它必须完成，所以我得马上动手，好让自己能早些摆脱它”。当你有了动机，迅速踏出第一步是很重要的。不要想立刻推翻自己的整个习惯，只需强迫自己现在就去做你所拖延的某件率。然后，从明早开始，每天都从你的timelist中选出最不想做的事情先做。“总结金律四:遵循20比80定律•生活中肯定会有一些突发困扰和迫不及待要解决的问题，如果你发现自己天天都在处理这些事情，那表示你的时间管理并不理想。成功者花最多时间在做最重要，而不是最紧急的事情上，然而一般人都是做紧急但不重要的事。总结金律五:安排“不被干扰”时间•每天至少要有半小时到一小时的“不被干扰”时间。假如你能有一个小时完全不受任何人干扰，把自己关在自己的空间里面思考或者工作，这一个小时可以抵过你一天单位时间的工作量，甚至有时候这一小时比你3天工作的效率还要好。总结金律六:严格规定完成期限•巴金森(c-NoarthcoteParkinson)在其所著的《巴金森法则》(ParkinsonsLaw)中，.写下这段话:“你有多少时间完成工作,工作就会自动变成需要那么多时间。”如果你有一整天的时间可以做某项工作，你就会花一天的时间去做它。而如果你只有一小时的时间可以做这项工作，