举办会议会务工作流程清单

环节工作模块工作任务具体内容责任人时间节点是否完成分工明确人员分工将具体人员分工填入此表会议通知撰写通知列明名称、参会时间、地点、议程、参会人员要求等信息确定参会人员信息确定与会人数、姓名、性别、职务、联络方式整理通讯录（内容同上）条幅、背景墙制作条幅、背景墙会议名称等信息准备与收集包括会议通知、会议手册（含通讯录）、参会回执、签到表等会议使用文档（Word/Excel/PPT等）储存确定会议用电脑，将所有需要展示的资料储存到一定的文件夹，并告知相关人员；录音笔；录像器材；摄影。印刷联系印刷厂，确定价格、印刷完成及送货时间打印列出打印清单及打印份数装订将文件整理装入资料袋发放发送邮件或会议签到时发放住宿酒店预订联系酒店，确定房间类型及个数，询问酒店是否包括早餐确定需接站人员名单、联络方式及航班（火车）到达时间同办公室协同安排车辆公司食堂：填写客餐申请单并交办公室审批，发放餐券给参会人员外面餐馆：餐馆预订、提前到现场踩点、点菜、车辆预订、酒水准备文具文具准备及领取准备好签字笔、本、草稿纸、白板笔、白板纸、激光笔等（按需）会议室预订根据会议形式选择相应会议室，并向办公室提前预定时间会场布置背景墙搭建；桌椅摆放；文具摆放；横幅悬挂；桌签是否到位会议联调视频会议联网调试摄影联系与党群部专业人员联系摄影事宜录音笔准备好录音笔，做好会议录音工作自备数码相机会议现场抓拍用回程安排回程票预订回程人员姓名、航班（车次）；制作送站通讯录交与办公室安排送站事宜礼品会议礼品预订若有需要，提前确定赠送礼品样式及数量，联系相关部门协助人员报到直接前往酒店或会场报到资料发放包括会议材料、参会证等质量安全部会务工作流程清单会议前期准备就餐形式、地点确定会场接机（火车）摄影、录音人员报到资料餐饮回执收集接站环节工作模块工作任务具体内容责任人时间节点是否完成质量安全部会务工作流程清单确认设备设备就绪检查会议使用电脑、投影设备、音响设备、录音笔、网线等是否就绪确认会场检查会场情况桌椅摆放；文具及资料摆放；横幅悬挂；桌签、茶水是否到位专家会议指引会议地点指引指引与会人员到会议地点参加会议茶水茶水供给到位接待人员负责现场倒茶或开水壶到位摄影把关与党群专业摄影人员沟通场景拍摄，照片效果把关现场抓拍用自备数码相机抓拍会场情况纪录会议记录录音笔录音，人员现场记录麦克风麦克风传递若台下代表需发言，明确麦克风传递负责人专业拍摄专业人员现场拍摄现场抓拍用自备数码相机抓拍会场情况领导动作判断参会领导需求，及时提供人员需求现场需要笔记本电脑插座等茶水供给到位及时补充茶水等会场收拾清洁整理会场恢复会场卫生、设备设施维护、是否有物品遗漏宣传资料准备稿件撰写、照片及录音整理宣传报道发布将稿件及照片通过办公平台发布，进行宣传报道纪要整理会议后尽早整理会议纪要纪要发布经领导审阅后通过办公室发布会务费用结账报销对会务期间发生的费用进行结账报销会务工作总结组织相关会务人员进行工作总结，梳理工作流程中出色之处及不足之处工作任务跟踪管理针对会上确定的各项工作任务进行跟踪管理会议开始前（60分钟内）会议控制会议后期工作宣传报道宣传报道会议纪要后续工作跟进服务摄影摄影