掌握高效工作的秘诀-时间管理

掌握高效的秘诀——生活与工作的幸福法则时间管理不是什么?•时间本身不是问题.因为每个人每天所拥有的时间都是一般地多•所以时间管理的问题本身不在于时间,而是在于自己如何善用及分配你自己的时间•不论时间流逝得快还是慢，我们都不能把它截住，不能把它储存起来，但我们可以有意义地、积极地去利用它。切记：今天是你余生开始的第一天！时间管理是什么?•时间管理就是自我管理•自我管理即是改变习慣,以令自己更富绩效,更富效能–把事情很快地做完,叫做效率–把事情很快又很对地做完,叫做效能•时间管理就是事前的规划或长期的计划•时间管理的基础是信念•时间管理的前提是目标•时间管理的重点是规划•时间管理的优劣在技巧•时间管理的关键是执行课程目录•时间管理哲学•通过目标和计划掌握时间•设定合理的优先级别•培养良好的习惯•时间管理的工具运用拥有金钱以及金钱能买到的东西固然好，但能确保没有失去那些金钱买不到的东西就更好了。——乔治·贺瑞斯·罗瑞默浪费时间的原因1、缺乏明确的目标2、拖延3、缺乏优先顺序，抓不到重点4、专注细节，事必躬亲5、做事有头无尾6、缺乏条理与整洁，找东西7、不懂授权8、不会拒绝别人的请求9、盲目行动10、简单的事情复杂化11、懒惰12、消极思考客观方面浪费时间的原因a.上级领导浪费时间（开会、电话、不懂授权、组织官僚、制度呆板）b.工作系统浪费时间（访客、官样文章、员工离职等）c.生活条件浪费时间（通讯、环境、交通、朋友闲聊、家住郊区等）平均80岁寿命我们只有3.3年的时间去创造价值,我们如何管理它？1-20、60-80——忽略不计，余40项目每天耗时40年耗时比例睡眠8小时13.3年33.25一日三餐2.5小时4.2年10.50走路1.5小时2.5年6.25谈话1小时1.7年4.25看电视、上网3小时5年12.25看报、聊天3小时5年12.25刷牙、洗脸、洗澡1小时1.7年4.25休假、娱乐闹情绪、身体不适2小时3.3年8.25你能支配自己的时间吗支配时间即支配自己，下列问题将有助于你衡量自己支配时间的能力。请回答“是”或“不”.1、你是否一到公司便列出当日工作安排？□是□不是2、你是否在固定的时间里处理往来函件，如上午或下午？□是□不是3、你是否将无用的文件处理掉，而不是机械地归档？□是□不是4、你是否避免各种浪费时间与精力的“琐事”干扰正常工作？□是□不是5、你能使每项工作都善始善终，避免头绪多而乱吗？□是□不是6、你能注意缩短用餐、饮茶的时间吗？□是□不是7、你只欢迎那些实实在在，对公司有益的推销员或顾客吗？□是□不是8、你除非万不得已才召开会议吗？□是□不是9、你只参加那些对本部门的工作有直接影响的会议吗？□是□不是10、你收到函件后是否阅后立即处理？□是□不是11、你阻止别人给你寄发各种无用的资料吗？□是□不是12、你阅读报刊杂志时是否先浏览全篇大意后，再仔细阅读章节？□是□不是13、你肯放手让部下独立工作吗？能不频繁地检查或干扰他们吗？□是□不是14、你鼓励部下遇到问题时要开动脑筋，提出独立的见解吗？□是□不是15、你手边有重要工作处理时，如果同事找你聊天，你能巧妙地拒绝吗？□是□不是16、你能充分利用电话提高效率，不在工作时间煲“电话粥”吗?□是□不是17、你每天下班之前是否将未完成的工作列入第二天的计划？□是□不是18、你能充分利用电脑、复印机等现代办公用具提高效益吗？□是□不是19、当你遇到非得靠专门知识与经验才能解决的难题时，你是否请教专家协助，而不是单枪匹马地蛮干？□是□不是20、你召开重要会议时是否吩咐秘书不转接电话，不会见未约来访者？□是□不是四种方式改变你的生活状态•你可以多做那些对你有好处的工作•你可以少做那些对你的工作和个人生活没有意义的工作•你可以开始做你现在没有做的工作•你可以停止所有工作呈现最佳表现的12个原则时间管理可以使你提高自己贡献的价值你获得的有形报酬和无形报酬总是等于你为他人提供的服务的价值良好的时间管理要求你把自己看作是一个“工厂”所有事情的实现与否都取决于你充分利用时间的能力时间是最稀缺的资源运用时间管理技能有助于培养判断力和前瞻力，有利于独立和自律•集中精力管理时间将迫使你形成强烈的结果导向•时间管理让你更巧妙地工作而不是更辛苦地工作•活力、激情和积极的心态均源自于良好的时间管理•你的成长与你给自己提出的要求成正比•成就感和满足感是持久动力的唯一来源•现在，此刻，是你所拥有的全部时间有关时间效率的7个练习谨记“你的自我形象决定了你的表现”谨记“新习惯的形成需要21天的练习和重复”向自己承诺，使自己成为出色的时间管理者培养良好的时间管理习惯应该从存在阻碍进步的时间管理恶习的某一领域开始着手大力培养新的时间管理习惯采用“试验成功法”而不是“试错法”也是最重要的一条，你要绝对相信自己可以成为出色的时间管理者课程目录•时间管理哲学•通过目标和计划掌握时间•设定合理的优先级别•培养良好的习惯•时间管理的工具运用设定目标的基本原则•构建伟大的梦想•以现在时态写下目标每天改写目标定期确认目标•维持目标的平衡你真正想要什么？（目的）你为什么想实现自己的目标？你怎么样实现自己的目标？•了解主要的既定目标怎样确定你真正想要什么？•分析你的生活•无限遐想•通过优先级别规划目标•选出最重要的目标•制定详细的行动计划显著提高实现目标的能力•将目标冥想为事实激活万有引力定律信念原理：不管你相信什么，只要你确信无疑，就一定能梦想成真。精神原理：思维能自我印证。•积极地确认目标“已实现”•为结果承担全部责任•怀着信念前进•坚持每天做某件事问自己恰当的问题•我想要做什么•我要怎么做这件事•我真正的目标是什么•我的人生目标是什么？我的工作目标是什么？家庭目标是什么？我为实现什么目标而活？我到底想做什么？课程目录•时间管理哲学•通过目标和计划掌握时间•设定合理的优先级别•培养良好的习惯•时间管理的工具运用设定优先级别的5个关键问题•我为什么能领到这份薪水•什么活动最有价值•我的关键绩效区间是什么•如果某件我能胜任，并且只有我能胜任的事情在出色完成后将带来巨大影响，那么这件事情是什么？•现在，怎样使用时间最有价值？时间管理的方法和技巧•使用时间规划工具•总是照单办事•通过优先级别规划清单•使用你喜欢的任何时间管理系统•建立有45个表格的归档系统时间价值的分析分析你的时间价值•你的每一天，每一分钟都有很大价值•工作业绩需要过程管理，是工作时间的每一分钟工作成果的累积•确定自己的时间价值，肯定自己的价值•规划你的时间，将宝贵的、有限的时间资源用在可以产生最大收益的活动上总计16：30-17：0016：00-16：3015：30-16：0015：00-15：3014：30-15：0014：00-14：3013：30-14：0013：00-13：3012：30-13：0012：00-12：3011：30-12：0011：00-11：3010：30-11：0010：00-10：309：30-10：009：00-9：308：30-9：008：00-8：30原因浪费/超时实际用时计划用时活动事项时间时间清单分析表总计原因无计划用时延误/浪费实际时间计划时间工作事项姓名：日期：年月日工作清单分析表使用标注“ABCDE”的方法ABCDE强迫效率定律个人规划的7个方法•在前一晚做好准备•拟定日程•提早开始一天的工作•使用规划合理的归档系统•在黄金时间做重要的工作•使用口述记录机或录音机•让空中旅行更有效率课程目录•时间管理哲学•通过目标和计划掌握时间•设定合理的优先级别•培养良好的习惯•时间管理的工具运用例：你是否有这样的一些习惯和惯例※工作效率低、办事拖拉※时间观念差，工作时磨磨蹭蹭※工作时眉毛胡子一把抓，经常找不到主次※经常被电话、不速之客干扰，任由发展，不会说不喜欢推迟和拖延工作※上班时间不紧凑，晚上加班干※什么事情都愿意认为自己很忙才好※愿意下属多请示、多汇报才有权威※没有目标、没有计划、人云亦云※零碎时间都被随意打发掉，不会利用零碎时间※没有时间安排表，由别人来安排※不会休息、不会娱乐、没有空闲如果你有以上这样一些坏习惯，你就要消除这些自设的障碍，修正自己的习惯、性格以至于某些习以为常的观念。痛下决心加以改正，彻底根治浪费时间和精力的个人习惯。你应按照我们前面的原则做下去，逐渐养成这样的一些工作修改和时间管理的习惯。一般人的习惯安排••先做喜欢做的•先做懂的•先做容易的•先做花时间少的•先做资料齐全的•先做已排定的•先做经过筹划的•先做别人的•先做有趣的必须养成的习惯√你每天要花30分钟做计划√你要有书面的日计划、月度计划和周计划√你的下属都了解你的工作习惯和时间习惯√你每周都将你的工作排出优先的顺序√你能在高效的时间里做完你的重要工作√你的授权形成了一种工作风格和管理方式√你已养成对付干扰的工作作风√你有明确的生活和工作目标√你保证一天内有一段时间不受干扰√会有效利用零星时间√有得力的秘书或充分利用电脑等现代办公设备√文件柜或办公桌整洁、条理清楚√在固定的时间里处理往来的函件√尽量将无用的文件处理掉√能使每件工作善始善终避免头绪多而乱√除非万不得已才召开会议√常年使用工作效率手册一、睡眠——利用白天瞬间睡眠——培养随时随地入睡的能力——注重睡眠质量，不注重长短——良好的睡眠环境与条件——心理训练，自我暗示与身心放松从点滴开始养成良好习惯二、学习——向成功者学习成功的方法——一天一小时可以创建奇迹——参加研习会——长期与短期的学习，并养成终生学习的习惯——高效的阅读从点滴开始养成良好习惯三、娱乐——选择对身心健康的活动——选择具有创造性的活动——要干就要达到一定水平——要适度从点滴开始养成良好习惯四、提升精力——按时睡觉和起床——少食多餐，每天5-6餐——每天吃早餐——每天喝48-64盎司水——工作90分钟短暂活动一下——每天进行身体锻炼——每星期2次力量训练——做自己喜欢的事从点滴开始养成良好习惯五、家庭生活——每天保持积极的心态——建立良好的人际关系——要花时间与家人在一起——丰富多彩的生活方式从点滴开始养成良好习惯课程目录•时间管理哲学•通过目标和计划掌握时间•设定合理的优先级别•培养良好的习惯•时间管理的工具运用创造一个完全个性化的“邮件时间节约法”•每天最多用两三次的时间专门回复电子邮件。•不要用电子邮件跟你的邻桌交流，最好还是直接说话，这样通常既快又亲切！•早上不要立即打开电脑和下载邮件，先简单想想，今天有哪些事情，必要时还可以用手写下几点。五条适合你个人的离线策略•不要在吃早餐的时候就把手机放在桌上，到了办公室再开机。•午休时候不妨去散散步，但把手机放在办公桌上。•再添置一部私人手机，这点开支是值得的。你的工作手机只在普通上班时间打开，私人手机号码只告诉家人和朋友。•你可以向别人声明，每周至少一个晚上不用手机。为了不让家里人试图破坏规矩，你可以把手机放在无人能拿到的地方。•让手机像以前的老式电话机那样，任它一直响。从前人们不想接电话的做法就是让人以为没有人在家。获得更多休闲和生活乐趣的四点策略•经常用点时间向窗外眺望和空想，因为空想并不是纯粹的浪费时间，而是对我们很有好处的。在空想的时候，那些无意识的东西浮现在面前，这是思想和创造力的精华。•在完成一项紧张的项目之后享受一个下午的空闲，不提什么目的，就给你自己，去散散步，到书店里去翻翻，或者看一部电影，做一点跟你的工作毫无关系、和你的事业成就也完全不相干的事情。•一个星期里要留出一个晚上不安排什么事情，下午之后泡一杯热茶，舒心地看着茶杯里的热气缓缓上升，然后问自己，现在喜欢干什么？听音乐，翻看老照片，还是给老朋友打个电话聊上几句？•星期天一个上午不要做任何事情，睡懒觉，慢悠悠地用早餐，翻翻杂志，读读以前的情书，看看天上的云朵……这才是真正的放松。处理电话干扰的7种方法•将电话作为商业工具来使用•检查电话•不接电话•明确回电的时间•将电话集中起来•事先为电话做好规划•做好详细的记录应对突然来访的客人•为工作创造安静的时间•迅速起