时间与压力管理（PPT103页)

时间与压力管理TimeandStressManagement郑胜辉JasonZheng美国管理协会AMA课程内容•时间管理–作时间的控制者–时间管理和工作安排的系统方法–团队时间管理–如何避免时间浪费•压力管理–认识压力–面对压力–行动计划你的生活紧张吗?0-25你不是每天在处理紧急的事情26-45危机处理是每天必做之事46+你生活中不能没有危机做时间的控制者你是谁?你如何利用时间?你的一天是如何过的?From9to6时间哪里去了?活动小时数%={(小时数÷24)×100}工作（W）睡觉（S）家庭（F）娱乐、兴趣爱好（R）社交（C）其他琐事（M）其他（O）总计24你的时间浪费在那里?浪费原因你的顺序小组顺序省时or省事时间事情控制能力计划能力可能结果增加/减少/不变主导配合计划非计划9:00~10:00你会如何安排一天的时间?何副总经理的一天讨论:15分钟分享:3分钟关于时间管理•时间能管理吗?•你真的没时间吗?•你有多少时间用在工作上?效率（Efficiency）V.S.效果（Effectiveness)•效率：把事情做对（Dothethingsright）•效果：做对的事情（Dotherightthings）•效能：把对的事情做对（Dotherightthingsright）输入输出一般工作者输出输入聪明工作者自己做别人做排入工作行程Scheduling授权Delegation如何节省时间时间管理的基本认识•知道该做什么事,并把时间花在重要的事情上•时间无法管理,事情/任务才是管理的对象•浪费的时间远比有效利用的时间多•善用管理工具提升时间利用效率时间管理和工作安排的系统方法•确立目标（Goal）/愿景（Vision）•设立短期目标（Objective）•制定工作计划（Planning）•区分轻重缓急（Prioritizing）管理时间的四大任务个人管理的四步骤•确定角色•选择目标•安排进度•逐日调整你有几种角色讨论10分钟分享3分钟你的角色角色应该表现重要性如何衡量成功一线经理专业高通过TMP职业经理人认证拥有国家一级TCC证书每年60个小时的专业认证培训完成工作目标高工作目标完成率100%项目完成率100%协调团队合作中员工满意度85%以上无严重顾客抱怨规划与改善低完成单位年度发展计划提出重大改善建议,并获采用制定目标时应该遵循法则成功的标准很清晰，目标的达成和完成是可看见的（例如：你知道它们何时会出现）。可衡量的(Measurable)是你真正希望做的。合乎需求的(Desirable)不受其他人的参加而可以随着改动的。可控制的(Controllable)能够用文字（书面）表示出来。可想象的(Conceivable)根据实际情况，是现实的、可以让人接受的。可信的(Believable)将在一定时间内本部门优势、能力和弱势考虑进去后可以完成的。可达到的(Achievable)I危机紧迫的问题已到期的项目会议II准备事项预防措施价值整合计划关系建立真正的休闲授权III不预期的打扰─如电话某些信件、某些报告某些会议某些触手可及的事情你喜欢做的事情IV过于简单的事垃圾信件某些电话一些会浪费时间的事紧急不紧急重要不重要时间管理矩阵IIIIIIIV紧急不紧急重要不重要你的时间管理矩阵时间管理是针对那一个矩阵象限的管理?I?II?III?IV?IIIIII结果：•完全不负责的•需要到处救火•依赖别人来完成基本的事情IV时间管理矩阵I结果•工作压力大•精疲力尽•工作中充满危机•总是在到处救火IIIVIII时间管理矩阵IIIIII结果：•注重短期效应•工作中充满危机•以善变著称•不认为目标与计划重要•感觉自己受到委屈，事情在自己控制以外•浅薄及破碎的人际关系IV时间管理矩阵III结果：•目标与方向明确•平衡•自制与纪律•状况在控制之下•较少的危机时间管理矩阵80%的工作是运用20%的时间完成的柏拉图定律(80/20)ABC法则•A级优先—必须做的事•B级优先—应该做的事•C级优先—可以去做的事工作日志时间工作内容工作分类实际花费时间ABC完成每日时间规划法1.列出任务2.估计工作需要时间3.预留机动时间给意外事件4.决定优先,删减和委派5.事后检查每周计划（第_____周）星期一星期二星期三星期四星期五星期六星期日角色扮演设定目标今日工作重点工作/约会/会议888888899999991010101010101011111111111111121212121212121111111222222233333334444444555555566666667777777晚上晚上晚上晚上晚上晚上晚上日程计划日程计划-举例AMA版权所有，未经许可不得翻录复制每周计划（第_____周）星期一星期二星期三星期四星期五星期六星期日角色扮演设定目标今日工作重点准备MaryKay培训景瑞Interview景瑞Interview玫琳凯培训玫琳凯培训景瑞培训周末陪孩子活动安排活动住宿确认交通安排确认旅游用品周末活动每周最少一次与家人聚会家庭聚餐争论不超过一天一周游泳两次完成玫琳凯“人的管理”工作/约会/会议8888888家庭早餐9MaryKay培训9MaryKay培训9景瑞教材9999陪小孩看书准备玫琳凯培训10CallJassica1010景瑞10101010确认餐厅景瑞房产教材CallMsCaiInterview1111111111111112121212121212家庭聚餐与Helen一起做教材11与Helen做教材111112222222商场购物33景瑞Interview33333CBM追踪4444444555555566666667777777晚上读“谈人的管理”晚上读“谈人的管理”游泳晚上读“谈人的管理”晚上游泳晚上晚上看VCD游泳晚上确认下周工作父亲，丈夫及儿子自己培训顾问教练开创者你会如何安排一天的时间?结合你的各种角色讨论:15分钟分享:3分钟时间日志定时将您使用时间的方式忠实记录起来是帮助您开始时间管理的最佳方式时间工作安排工作优先度备注7:007:157:307:458:008:158:308:459:009:159:309:4510:0010:1510:3010:4511:0011:1511:3011:4512:001.按照自己的需求修改每日时间日志为了让时间日志能正确的反应出您日常的工作，因此，改正时间表，如果它不适合您的时间。2.填写时间日志随身带着每日时间日志，以每15分钟为一单位，忠实正确的将你在这15分钟所做的工作或进行的活动记录起来。切记要将所有的活动登记起来，包括您例行的工作，做白日梦、出去午餐、聊天…等。如何填写每日时间日志3.上班时数以外的工作如果您在上班时数以外时间工作（包括做恶梦），也请正确的记录在日志里。4.将工作分类归纳在右边工作分类归纳栏内是将您所做的工作及活动来归类及命名。例如：“书写报告”、“进行自我时间管理”、“准备计划”、“冥想”、“做白日梦”、“问题处理”在每天工作结束之后，将每大项占多少的单位总加起来。我们建议您在每天最后的时候才将工作归类命名。如何填写每日时间日志如何控制时间的使用1明确责任、确立优先级和目标2去除不必要和不合适的活动3每日、每周规划时间使用计划尽可能授权留出处理意外事件的处理时段尽可能消除或减少干扰因素高效率利用精力高峰期计划时间运用的指导方针1.总是把你的计划写下来。2.保持集中力在你将预定完成的目标上。3.总是将你的日程表放在你的面前以确保工作进度。4.先将主要的事项及活动计划好。5.多花心思在计划每天的一开始。6.尽可能将有关之事项及活动给归纳在一起。7.多留一些时间给重要的工作。8.确定容许足够的时间在每一件工作上，但不能给予太多的时间。计划时间运用的指导方针9.建立一些弹性在突如其来的事件上。10.每一天拨出一些供思考的时间给自己。11.考虑如何将等待及旅行的时间变得更有用。12.如果可行，试着将你的生理时钟和你的工作相配合。13.学习如何控制自己不去做并未排入行程的事情。14.每日下班前先将明日的行程排好。15.请你的秘书来协助你安排行程。16.将你计划的日程表及实际履行的事情做一些比较，可以学会如何更实际及有效地安排你的时间。时间管理•专注是提高个人工作效能的关键.•高效的经理人坚持要事第一,而且每次只做一件事.~彼德杜拉克团队时间管理关系型直接/快间接/慢ABCD4321人际导向/外向社交型思考型指导型工作导向/内向行为风格特征概述Exercise风格测试指导型社交型•获得立即的成果•与人接触•有目的行为•留下好印象•接受挑战•表达清晰•决策迅速•创造激发人心的环境•询问现况•热情•采用权威•自娱娱人•主导状况•乐观•解决问题•参与团体行动不同风格的行为偏好关系型思考型•态度和霭•关注任务及标准•耐心•注意细节•弹性•分析及权衡事情•协助他人•系统的•倾听•逻辑的•使人感到快乐•精确的•创造稳定而和谐的环境•规划的•团队协作•决策缓慢不同风格的行为偏好不同风格的基本需求社交型基本需求:被肯定指导型基本需求:成就(表现成果)关系型基本需求:被人接受思考型基本需求:安全(要有正确的信息)各种人际风格的沟通策略关系型•诚恳的•耐心的引导出目标•保留弹性•给予支持•关注人际关系•澄清事实思考型•事先准备•分析利弊得失•关注任务•系统的方式•对事不对人•一致性的•有耐性的社交型•亲切，友好•关注团体而非个人•重视整体而非细节•提供社交的活动•提供支持•提供发表意见的机会指导型•直接，简短，重点式的答覆•关注业务及成果•强调利益•提供挑战，自由及机会•问“什么？”而非“如何？”1.描述要获得的结果—要完成什么任务2.评估现状,分析外部的机会与威胁、内部的强弱项3.界定目标4.制定行动计划和具体步骤(列表、排序、设定期限)5.计算预算费用,包括金钱、人力、时间6.制定时间表7.执行计划8.跟踪计划的执行情况期望现状步骤预算目标时间表执行跟踪制定工作计划的八个步骤工作计划WhyWhatWhoWhenWhereHowtoHowmuch?准备演示纲要?给上司的成本分析报告?清理预算分析资料?估计制作文宣费用?订立商展规划会议议程?顾客意见反馈分析?评估地点?项目进度时程安排?新产品上市?扩大市场占有率华东区商展列表项目排序¶新产品上市提案1/1准备演示纲要¶华东区商展演示1/2给上司的成本分析报告¶促销预算3/1清理预算分析资料3/2估计制作文宣费用2/1订立商展规划会议议程2/2顾客意见反馈分析表排定顺序任务名称:日期:工作项目重要性开始结束负责人成果评价制作工作计划38125678711合计26316641A*BCD*EF*G*人数周总计987654321时间（周）工序1E2E2E3E3E4E4E4E4E1E2E2E2E2E1E1E计划甘特图012345678910时间（周）12345678人数计划人员需求情况图制作一个项目计划表你负责改善一个单位的重要问题,你的主管希望你提出一个有效的工作计划.成本降低/客户服务改善/提高绩效进度安排质量,成本,影响因素关键路线(CPM),线条图(GANT),里程碑(Milestone)进度控制人员职责分派工作结构分解控制会议干扰因素分析进度报告差异分析修订措施问题及原因分析下一步工作安排及建议计划推展管理者的时间计划•善用时间排程,学会善用大段时间与零散时间•预留可弹性运用的时间以应对突发状况•将琐碎的工作交由部属处理•将时间运用于改善组织,改善工作方法,创新,提高客户满意度,降低成本,减少错误及瑕疵的工作谁偷了你的时间?讨论10分钟分享3分钟缺乏轻重缓急之分缺少计划随意授权无效的会议缺乏组织个人间的冲突对时间估计的不足试图根据记忆来做事没有能力说“不”拖延时间浪费的陷阱未事先约定的访客电话给自己一段安静的时间拒绝与重要目标无关的事情打交道，才能创造时间的最大效益避免干扰避免干扰•电话–尽量减少–代接与授权–电话