现代企业电子文件管理(2)

第二章电子文件与档案管理◆电子文件管理是当前信息化领域非常受关注的热点课题。◆电子文件是一把“双刃剑”一、电子文件的无奈2、过程信息的丢失1、信息信誉的危机3、文化信息的损失4、信息安全的风险前言：电子文件是双韧剑二、电子文件的精彩2、实现档案管理的跨越1、带来办公方式的革命3、保障社会信息的安全4、具有改变世界的力量前言：电子文件是双韧剑第一节电子文件概述一、电子文件概念（一）电子文件的一般定义顾名思义，电子文件就是“电子”加“文件”，或者说是“数字化”和“文件”两个概念的交集。“文件”是电子文件的功能属性，“数字化”是电子文件的技术属性。我国档案国家标准《电子文件归档与管理规范》（GB／T18894—2002）将电子文件定义为：“在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。”概念的理解：1、电子文件具有文件的一般属性，即都是组织或个人在各项活动中形成的历史记录。2、电子文件与传统文件的根本区别在于，其信息以数码构成。3、电子文件是存放在计算机存储器中所有数据的基本组织形式。4、电子文件由内容、背景信息、结构三要素构成。（二）电子文件的构成要素:1、内容：用以表达作者意图的信息2、背景：用以记录文件形成和管理过程中的有关信息。如形成者信息（还可细分为撰稿者、审稿者、核稿者、签发者、主送者、抄送者等）、日期信息（还可细分为成文日期、发文日期、收文日期、办结日期、发布日期等）、保存处理信息（还可细分为鉴定、归档、移交、销毁、迁移、转储、利用等）、管理信息（还可细分为密级、保管期限、权限控制、知识产权等）、关联信息（还可细分为主文件与相关辅助类、支持类、日志类文件之间的连接关系）。3、结构：用以记录文件内部或相关文件之间的物理结构和逻辑结构的信息。以确保文件的长期可读。前者如模板、文种、版本、附件、著录层次等；后者如载体类型、存储类型、数据格式、存储位置、支持软件、密码、数字签名等。管理电子文件，维护其价值，要追求这三种信息的真实、完整，这是管理电子文件的大难题。（三）电子文件的档案价值1、归档电子文件的定义在《电子文件归档与管理规范》GB／T18894—2002。将电子档案改为归档电子文件（archivalelectronicrecords），定义为：“具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。”2、电子文件档案价值的理解（1）电子文件具有档案价值档案有两个价值：情报价值（参考）价值和凭证价值价值。情报价值也是档案价值，所以可以名正言顺地管理电子文件。（2）现阶段电子文件不具有完全的档案价值目前电子文件不具有凭证价值，难以成为完整意义上的档案。新思路：开发电子文件的参考、知识、文化等价值，逐步研究解决其凭证价值。（四）电子文件管理的规范性文件1、国家档案局颁发的主要有（1）2001年6月5日，国家档案局、中央档案馆颁发《档案管理软件功能要求暂行规定》（档发〔2001〕6号）；（2）2002年11月25日，国家档案局中央档案馆印发《全国档案信息化建设实施纲要》；（3）国家档案局《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）；（4）2003年，国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》（第6号令）；（5）2005年2月21日，国家档案局中央档案馆颁发《关于加强档案信息资源开发利用工作的意见》；（6）国家档案行业标准《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）；（7）国家档案行业标准《公务电子邮件归档与管理规则》（DA/T32-2005）。（8）1991年7月4日国家档案局发布《工业企业档案分类试行规则》（9）《档案著录规则》(档案行业标准DA/T18-1999代替国家标准GB/T379.5-85)2、上海市档案局颁发的主要有：（1）《上海档案目录中心建设方案》（沪档〔2002〕39号）；（2）《上海市档案信息化实施意见》（沪档〔2003〕62号）；（3）《上海市电子公文归档管理实施办法（暂行）》（沪档发〔2005〕220号）；（4）《上海市档案信息化发展“十一五”规划》（沪档发〔2006〕122号）；（5）《关于加强上海档案信息资源开发利用工作的实施意见》（沪档发〔2005〕201号）；（6）《文书档案目录数据规范第1部分：数据元》（DB31/T386.1-2006）。二、电子文件的特点（一）信息存储的密集性（二）信息载体的不确定性（三）信息结构的二重性（四）对信息技术的依赖性（五）信息内容的易改性（六）载体材料和信息的不稳定性（七）背景及相关信息的不完整性（八）信息处理的快捷性（九）信息利用的共享性（十）文件类型的复杂性三、电子文件的分类（一）按文件存在形式分1、文本文件（Text）2、图像文件（Image）3、图形文件（Graphic）4、影像文件（Video）5、声音文件（Audio）6、数据库文件（Database)7、命令文件(Programme)（二）按与相同内容的纸质文件的关系分1、草稿类电子文件：以纸质文件为主；电子文件起草；2、辅助类电子文件：以电子文件为主，纸质文件为辅；3、正式电子文件：无纸类电子文件。（三）按文件的属性分普通文件、只读文件、隐含文件、加密文件、压缩文件（四）按文件的内容分企业单位的归档电子文件一般按国家档案局下发的《工业企业档案分类试行规则》进行分类。四、电子文件管理的要求及对策（一）电子文件管理的要求1、保障真实性:指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。2、保障完整性:指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。3、保障有效性:指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。4、保障安全性:电子文件的真实性、完整性、有效性不受破坏和不被非授权用户使用。（二）电子文件的管理的对策1、文件生命周期理论文件形成、运行、暂存、永久保管四个阶段，各阶段具有不同的工作特点和规律。电子文件管理的重点是前端控制，即对文件形成、运行过程的控制和管理，这是现代文件、档案管理重要理念，主要体现在以下两个方面：一是有利于确保归档电子文件真实、完整、安全和可识别性。二是有利于优化管理功能，提高管理效率和效益。2、全程管理对策（1）系统及各级机构须建立、健全电子文件归档管理的有关制度、规范、标准和方法，使电子档案全过程管理有章可循；（2）将制度、规范、标准和方法纳入到电子档案管理系统的设计中，使档案计算机管理系统尽量能够自动控制电子文件归档管理全过程的规范运作，实现电子文件统一著录、登记、分类、鉴定。同时监控和记录针对文件的创立、登记、修改、审核、签署、分发、查询、利用、复制、转储等操作过程，以确保电子文件的行政有效性和法律凭证价值，并确保电子档案的真实、完整、安全、有效。第二节电子公文处理一、电子公文概述（一）电子公文的概念◆电子公文，即公务类电子文件。它形成于政府和企事业单位行政机关的公务活动。◆电子公文处理与纸质公文处理，政府机关都应当遵照我国国务院2000年8月24日颁发的国发（2000）23号《国家行政机关公文处理办法》。企业单位可参照执行该《办法》。（二）公文处理的特点1、鲜明的政策性：2、严肃的权威性：3、强烈的时效性：4、严格的规范性：（三）公文处理的重要意义1、公文处理是机关工作的纽带2、公文处理是机关管理水平的标志3、公文处理是档案工作的基础4、公文处理是各项事业持续发展的依据（四）公文分类科学的分类是公文处理的基础。1、按来源分：收文、发文、内部文件。2、按价值时限分：现行文件、非现行文件，。3、按行文关系分：上行文、下行文、平行文。4、按办理程度分：办件、阅件。5、按涉密程度分：秘密、、绝密文件。6、按照应用性质分：通用、事务、专用文件。7、按照适用范围划分：命令、决定、通告、议案、公告、通知、通报、报告、请示、批复、函、意见、会议纪要等13种。二、电子发文处理拟制发文要做到“五个明确”：明确公文种类、公文格式、行文规则、拟稿要求和办文程序。（一）明确公文种类规范文种：命令、决定、通告、议案、公告、通知、通报、报告、请示、批复、函、意见、会议纪要。常见问题有：请示、报告不分；通知、通报不分等。一是要想清楚行文目的:二是要想清楚行文关系:三是可根据不同文种设置不同的公文结构。（二）明确公文格式公文具有规范的格式，这是公文具有权威性和行政约束力在形式上的体现。党和国家对公文格式作了具体规定，国家质量技术监督局发布了2000年1月1日起实施的《国家行政机关公文格式》（GB/T9704-1999）一般使用的公文格式模板。（三）明确行文规则1、上行文：对有隶属关系的上级单位行文。一般用“请示”、“报告”、“意见”。（1）只主送单位，不主送个人；（2）不得多头主送，主送外一律用抄送；（3）一般不越级主送（4）向上级机关请示或报告，一般不抄送下级机关。2、平行文：是对无隶属关系的机关行文。一般用“函”、“意见”，请求批准同意的函也不能多头主送，其他可多头主送、抄送。3、下行文：对有隶属关系的下级单位行文。一般用“批复”、“通知”、“通报”、“决定”、“令”、“意见”等。（四）明确拟稿要求1、内容和文字要简明扼要。2、准确使用结构层次和标点符号。3、准确使用公文中的数字和计量单位。4、准确使用简称。5、符合公文写作的基本要求。6、如果有纸质文件，须留下修改的痕迹。（五）明确办文程序1、拟稿：谁主管的事项谁拟稿。2、审稿：一般为办公室主任或文秘人员。3、签发：签发人一般为分管该文所针对事项的单位领导。4、编号：编写发文字号，如“档发字〔1998〕6号”。5、制作正式文件，用激光打印机打印纸质文件、盖章。6、发稿：通过邮寄或电子邮件发出。7、办结归档：由文书部门兼职档案人员负责。可收在办公室或各业务技术部门。重要文件双套制归档。归档时须打印办文单由办公室盖章后一并归档。（六）发文的注意事项1、注意精简文件2、注意正确使用行文权3、注意公文保密三、电子收文处理（一）收文处理的流程1、接收：纸质文件有专人签收。电子文件由单位设专门邮箱，及时接收和确认。2、登记（审核）：收到电子文件随时登记、编内部文件号。审核文件规范性。3、拟办：对领导分：XX阅或XX阅示；对部门分：XX部门阅处、XX部门会XX部门阅处，XX、XX、XX部门阅。规定公文传递模式，电子文件是否打印，纸质文件是否扫描。如领导不善于电脑，电子文件须打印后处理。4、批办：批办是指领导人对文件办理提出批示性意见。可以在计算机系统或纸质文件上批示。5、承办：是指主管部门根据领导或有关规定，对文件的内容和要求进行落实。6、催办：对部门文件的承办过程中的督察工作。7、办毕文件的处置（1）清退；（2）销毁；（3）暂存；（4）整理归档。重要文件双套制归档。（二）收文拟办的原则1、领导分工的原则：重要文件谁主管谁阅批。2、主办牵头的原则：必须也只能有一个主办部门，其余均为协办或传阅。（三）收文处理的原则1、按规范渠道运转的原则传阅的方式分：同时传阅和顺序传阅。顺序传阅分直传和横传：普发性文件或急件可同时发有关领导和部门。2、快速及时的原则收文要快传，领导出差可远程办文。急件催办，系统可自动催，被催者须反馈，办文效率可进行考核。（四）处理收文的注意事项1、收文须有办公室统一对外。2、拟办有错退局办公室。3、主办部门须及时送文达协办部门。4、主办处室不能改动拟办意见5、经办人员不能在贴页上签字写意见6、流转时内勤要签收7、所有请示都是催办件，要即使答复催办通知第三节电子文件的积累与归档一、电子文件的积累（一）明确电子文件积累的组织由文书部门兼职档案人员负责收集和积累。1、有利于文件的收集齐全和保密。2、有利于文件的预立卷。3、有利于各部门平时对文件的查找和利用。4、有利于档案室工作的开展。（二）明确电子文件的归档范围和保管期限原则上可以参照纸质文件的归档范围和保管期限。企业可参照《企业档案工作规范》中的附件A需要通过档案人员、业务人员、计算机专业人员三协商制订，并在归