年鉴编写要点

年鉴编写要点张秀芬在此感谢作者张秀芬老师------------------------------------------------初学者年鉴重点问题：第一，要把握年鉴的体例文体文风；•第二，要把握年鉴文字语言的特殊要求；•第三，要把握年鉴数据数字的用法；•第四，要把握年鉴标点符号的用法；•第五，要把握年鉴综合条目的写法；•第六，要把握年鉴与其他文体的区别。一、把握年鉴的体例文体文风•（一）年鉴的定义年鉴是“系统汇辑上一年度重要的文献信息，逐年编纂，连续出版的资料性工具书。”（二）体例结构•年鉴是编年体的现今资料的工具书。•何谓编年体？编年体是我国传统史书的一种体裁，是按年月日编排史实。如《资治通鉴》。编修年鉴也是按年月日来编的，所以称之为编年体的现今资料工具书。•年鉴框架结构按照篇目、栏目、条目三个层次设计。篇目、栏目和部分条目是给定的，供稿部门、单位可根据要反映的内容，实事求是的增减条目。按照框架结构设计的篇目、栏目、和条目编写时，要做到“有话则长，无话则短”，尽量压缩水分，精简文字。•（三）《年鉴》采用的文体年鉴采用文章体、数据表和条目体相结合。特载篇的重要文件、重要讲话、要事特辑采用文章体，统计资料篇采用数据表，其他都采用条目体编写。（四）《年鉴》条目的文体•条目一般用记叙文体和说明文体撰写，写条目时力求鲜明、概括，要求一事一条，做到“五要素”（即事件或人物、时间、地点、方法或经过、结果或问题）齐全。它的特点是以说明和叙述为主，直陈其事，不加议论、抒情、描写，用简洁平实的语言记述浓缩的资料信息。（五）年鉴条目的文风年鉴条目的文风与文体是一致的。要求简洁朴实，用语实事求是，资料翔实准确，靠事实和资料说话。杜绝空话、套话、假话。二、把握年鉴文字语言的特殊要求（一）年鉴编纂要求语言要准确•1.用词准确。•年鉴语言必须字斟句酌，选用恰当的语言表述事物。不用“日前”、“当前”、“最近”、“一个时期以来”、“有关部门”、“大幅度增长”等模糊语言。2.逻辑准确。语言要合乎逻辑，合乎现代汉语语言规范，比如要符合现代汉语语法、语言习惯等，不用“也许”、“可能”、“大概”。3.资料准确。年鉴语言所表述的资料、信息要翔实可靠，能够正确反映客观事物。要有据可查。（二）年鉴编纂要求语言要规范•要使用规范化文字和词句。忌用仅在行业或本单位内部使用的用语和简称。主要有以下几个方面:•1.用字要规范。以国家1986年10月10日重新公布的《简化字总表》为准，不得使用停用的《第三批简化字》和不规范的汉字。•2.用词要规范。一是年鉴原则上用第三人称，对人物的称呼，除引用原文外，应直呼其名。不用“我”、“我们”、“他们”等人称代词，也不用“同志”、“先生”、“女士”等称谓。•二是各种名称(组织机构、会议、单位、地址、职称、文件、活动等)要规范，除特载（重要文件、重要讲话）外，一律不用代称，如:“我部门”、“我单位”、“我厂”、“我公司”等，应直接写单位名称;除约定俗成外，一般情况下不能用简称，一律使用全称，如机构设置条目中“安全监督与生产部”，不能写成“安监部”，“计划与市场营销部”不能写成“计营部”等。若一个名称反复出现，可第一次写全称并注明简称，以后写简称。•三是在时间表述上，应明确说明年、月、日，如，2005年9月6日；不用“今年”、“明年”、“去年”、“几个月”等时间代词。年鉴反映当年年度内的事，如，《年鉴（2006）》记载时间为2005年1月1日至12月31日，超出这个时间节点的信息原则上不要录用。如有的单位写改革的条目，三项制度改革于2006年1月18日完成；再如有一个单位报送的年鉴（2006）文稿，通篇7个条目，没有出现一次2005年的字样，只是出现几次月份，看不出是哪一年的年鉴，这都是不规范的表现。•四是在同一年鉴文稿中，对截止日期和称谓要前后统一。如，有的部门和单位上报的年鉴文稿中对截止日期用了三种不同的表述：“截至2005年底”、“截止到2005年底”、“截止2005年底”；其中，前两种表述虽然都正确，但在同一部年鉴中应该统一使用其中一种，我们一般使用“截至2005年底”；表述为“截止2005年底”则是错误的，而这种错误表述大量存在。另外，在一个条目中，年份重复出现，如2005年3月……；2005年6月……；2005年9月……等，原则上2005年3月之后，直接写6月或9月就可以了，不需连续出现此年份。再如，有的在同一文稿中，前面用职工，后面用员工，应该统一使用其中一种。•五是不要使用缩略语。如，“宣贯”（宣传贯彻）、“两级公司”（集团公司和河南公司）等。•六是新名词、专业性强的名称第一次在文稿中出现时，应在文中加注。如，“保先教育”（保持共产党员先进性教育）；再如，“春检”（春季安全大检查），有的将春季安全大检查用引号，春检不用引号等。•3.语言要简洁。•年鉴条目要求简明扼要，用尽可能少的语言表达尽可能多的内容。要力避空话、套话、大话和穿靴戴帽、冗长、拖拉等不含信息量的语言。主要注意以下几个方面:•一是忌总结句。•不用工作总结、工作报告中常用的套语。•不要像新闻稿那样，加“导语”、加“评说”，宣传色彩浓厚。不要像起草领导讲话稿那样，讲意义、谈作用、提要求。不要像广告词那样，渲染溢美。另外,在年鉴条目中少用一是、二是、三是……这是典型的总结句（可以用阿拉伯数字1.2.3.4.5.）。•二是忌附加句。•年鉴条目在句式运用上，要浓缩用笔，字字落实。多短句，少长句;多主谓句，少定语、状语、补语等附加成分;多实词，少副词、助词、形容词、感叹词等。如，“某某单位经营绩效一举扭亏为盈，实现了历史性的新跨越，创造了历史性的新辉煌”；“奋进中的某某单位将继续以xxx为指导，以xxx为目标，团结一心，扎实工作，攻坚克难，再创新辉煌”等（这些词本身没有错，只是用到年鉴条目中不合适）。三是忌“为”字句。有的条目一开头就是“为了……”，然后记述事物的产生、发展。又如“总数为”、“产值为”、“上升为”等句式，从语法上说得通，而出现在年鉴条目中则不够规范。去掉“为”字，不仅不影响文意，而语句更加简明利落。年鉴是信息载体，受篇幅限制，必须以有限的文字记载丰富的资料，应努力不虚着一语，不多用一字。所以，年鉴条目的写作提倡“文约事丰”（语言简洁，叙述丰富）。四是忌“共”字句。此类句式在年鉴条目中大致有以下类型:一类是记总数、全数。如:“职工共xxx人”、“投资共xxx万元”;另一类是记全域、全范围数。如:“全厂共”、“全公司共”、“全系统共”等。上述所列，既言总数、全数，全域、全范围数，“共”的意思已经很明确，因此“共”字可略去。五是忌“已”字句。“已”在现代汉语中表示事情完成或时间已经过去。年鉴记载的是出版年上年实际完成或发生的事实，因此，“已”字可省略。如:“参加文体活动人数已达xx人”、“某某工程己建成投产”等。4.语言要明了。年鉴条目要多让事实和资料说话，少做一般性的评语和结论，用最直接的语言把信息传递给读者，不要把具体生动的语言变成抽象模糊的语言，特别是要避免单纯使用“有所进步”、“有所提高”、“有所改善”等类的模糊语言。5.语言要平实。年鉴条目用语要做到“立言得体”，落笔之时掌握分寸。切忌用宣传说教语言和文学语言;不能有溢美之词，要留有余地，不要说得太绝对化。如，某某部门、某某单位“为公司的发展作出了巨大贡献”、“发挥了极大的作用”、“引起了强烈的反响”、“给予了很高的评价”等。三、把握年鉴数据、数字的用法1.数字矛盾。例如，有的部门或单位报送的年鉴文稿在记述主要经济技术指标时，企业概况中写的是一个数，其他条目中写的是另外一个数，前后数据不一致。还有的分量之和不等于总量。因此，年鉴文稿撰写完后要认真核对数据，避免出现前后数据不一致和分量之和与总量不相等的情况。如因统计口径不一致，请作说明。2.文表不符。例如有的部门或单位报送的年鉴文稿条目和表格中的数据两者不一致。读完条目内容后说见表，见了表却无法以表证文。•四、把握标点符号的用法1．序号的标点：⑴凡用汉字一、二、三、……表述的序数,数字后用顿号。•⑵凡用㈠㈡㈢……⑴⑵⑶……①②③表述的序数,括号或圆圈后不加如何标点。•⑶凡用阿拉伯数字1.2.3.……表述的序数,数字后一律用“.”而不用“、”。•⑷凡用第一，第二，第三，……或首先，其次，再次……表述的序数,序数词后一律用“,”而不用“、”。•2.标点符号的位置：•（1）句号、问号、叹号、逗号、顿号、分号和冒号不应居一行之首。•（2）引号、括号、书名号的前一半不应居一行之末，后一半不应居一行之首。•（3）句末省略号不应独居下一行之首。•（4）破折号和省略号不能断开分居一行之末、一行之首。•五、把握综合性条目的写作方法•综合性条目是综合记述一个地区、部门、行业、学科、企业发展全貌的条目，是一个地区、部门、行业、学科、企业基本面貌的概括和综合。•编写综述或者概况有三忌：一忌“缺胳膊断腿”，缺乏反映总体发展的基本要素；二忌“拼盘式”，将专题条目中的内容提要抽出来，简单迭加成“综述”或“概况”；三忌“穿靴戴帽”式的语言，开头一般不用导语，结尾一般也不用结束语。•撰写企业概况的基本要素，包括企业的年度基本情况{组建时间、隶属关系、注册资本金、资产总额、装机容量、经营范围、职工人数等，这一部分是重要的复载资料，需要连续记录，即每年都要写的内容（要把有变化的情况更换）}、主要工作成就和经营指标、主要特点、存在的主要问题。•六、把握年鉴与其他文体的区别•（一）年鉴条目与新闻稿件的区别•1.年鉴条目与新闻稿件的相同之处：•前面我们已经讲过年鉴条目的要素，其要素为时间、地点、事件或（人物）、原因、结果；学过新闻或从事过新闻宣传工作的同志都知道新闻的五要素，又称5W，实际上年鉴条目与新闻稿的基本要素是一致的。•2.年鉴条目与新闻稿件的不同之处：•一是侧重点不同。新闻报道注重过程描述，而年鉴条目特别注重结果。•二是功能作用不同。新闻是宣传舆论工具，具有传媒导向作用；年鉴是资料性工具书，注重信息的历史价值。•三是写作方式不同。新闻报道强调迅速、及时，抢第一时间，为使读者有身临其境的现场感，采用多种写作手法，如描写、比喻、对话、评论等，以增强报道的感染力，可夹叙夹议，注重文字的冲击力；年鉴记述的内容是冷却、沉淀了的新闻，写法强调朴实精炼，开门见山，准确、规范，注重文字的信息含量。•（二）年鉴条目与工作总结、工作报告的区别•相同之处：•一是年鉴条目与工作总结、工作报告都是对一段时间内，某个范围或某个方面的回顾和综述，为以后的工作提供借鉴、参考资料；•二是年鉴条目内容可以从工作总结或工作报告中筛选、提炼素材，工作总结和工作报告则为年鉴内容提供了写作线索和资料。•不同之处：•一是读者对象不同。工作总结、工作报告是写给本系统、本部门、本单位的领导和职工听的看的，记述范围是本系统、本部门、本单位的工作；年鉴是面向社会广大读者，记述广大读者关心或具有存史价值的事情。•二是记述方式不同。工作总结、工作报告可以描写工作过程，时间上可谈今后计划、打算等，可采用议论式文体；年鉴条目只记大事、要事，不必详细介绍具体做法、工作过程和具体措施，应简洁明了，开门见山，只记述已发生的事，不做未来预测。年鉴文稿报送格式及要求：•纸型用A4,篇目名用小二号黑体字加粗；栏目用4号黑体字加粗；条目标题用4号黑体字，加方头括号【】，顶格起行书写，后空一格接正文。条目中的层次标题，另行空两格书写，后空一格接正文；正文用5号宋体字；段落的行距采用固定值20磅，磅值采用2字符。落款署名的撰稿人姓名或单位名置于文末右下方，用圆括号“（）”，一般署名不得超过2人，超过2人以上时，可署单位或部门名称。报送纸质材料的同时，还要报送电子文件（word文档）。