时间管理2500469229

1时间管理2课程要求(GroundRules)：4CConfidence（信心）Concentration（专心）Cooperation（合作）Contribution（参与）4C是评估一个钻石的基础也决定它的价值。颜色(Color)、净度(Clarity)、切磨(Cut)、及克拉(Carat)3课程目标学员在完成本课程后，能掌握和运用时间管理的方法，摆脱过去缺乏效率的坏习惯，从而提高生产效率。4课程内容1.为何要时间管理2.十大[时间大盗]3.善用时间的方法设定目标/行动计划辨别事情的轻重缓急文件管理/电话的使用参与和主持会议/授权5为圆满人生作准备我们每个人心中都守着一扇自内开启的[改变之门]。除了自己，没有人能为你开门，只要你愿意敞开心霏，抛却旧有观念，把良好准则化为习惯，成功圆满就在掌握之中。6课前预备派发[Action表]在学习过程中，写下把每一个可令自己更有效地[管理时间]的行动要点7时间管理问卷调查以下十个句子反映出妥善管理时间的一般原则。请按照你的工作惯诚实地回答下列项目，并以下列等级评定伙的答案。0永不1偶然2经常3常常1每天會騰出一段時間思考及策劃我的工作。2我會記下特定目標，並且定下完成的時限。3我將每日要做的事依重要性排列優先次序，盡快完成重要的事項。4我明白「80/20」原則，並能運用於我的工作上。5我的工作編排較具彈,性，可以容許自己有一些時間處理危機或突發事件。6我盡量把工作授權他人處理。7我對每一件文件只需處理一次。8在進食午餐時我會減少食量，以免在下午打瞌睡。9我會盡量避免不需要的干擾(如訪客、會議、電話)，以免妨礙每天的工作。10我能拒絕他人的請托，以免無法完成重要的任務。8时间管理问卷调查时间管理调查分析：0－10分是时间管理着你,不是你管理时间。请你留意你的时间管理11－15分具初步时间管理意识,但可能没有贯彻执行。请你留意你的时间管理16－20分已有时间管理意识,但可能因工具/技巧使用不正确或不熟悉,仍需努力学习和改善。21－25分很好,你已掌握时间管理,繼相堅持和改善。26－30分非常好,你正在管理时间,你是一个超人。但建议你好好反省,这是否是事实。你可能正在欺骗自己9个人时间资本分析退休年龄(A)现在年龄(B)至退休尚有(A-B)x251个工作日x8小时的工作资本工作日的(A-B)x251个至退休尚有休闲资本工作日x3小时的休闲资本休假日的(A-B)x114个休闲资本工作日x12小时60===例：一天工作16小时，一个人在其职业生涯(21-60岁)，中拥有的工作时间亦只有(40年x251天x16小时)=160,640小时。10请大家转用另外一只手戴手表，看看你的改变习惯。11请闭目一分钟思考以下问题如是你的余生只剩下三天，1.你会做哪三件事情？2.你最后悔的是什么？12时间的特性？供给毫无弹性无法积聚无法替代无法失而复得不可逆转可变性(善用则长，荒废则短)13自然定律(NaturalLaw)：自然定律：是个基本原则,统治人类行为中之原因与结果。Afundamentalprinciplethatgovernsthecauses&effectsofhumanbehavior.14时间管理中三个主要元素1.态度：正面或负面2.技巧：如何进行及管理3.实习：技巧实习15正面或负面？16正面或负面？17时间管理智者是知道如何正确地应用知识。成功之管理是愿意尝试去执行，否则，是不成功之管理。18时间管理“TimeisaContinuuminwhicheventssucceedoneanotherfrompastthroughpresenttofuture”时间是一连续，事件是一些由过去、现在至将来之事件延续至另一个事件。19时间管理不是什么?时间本身不是问题，因为每个人每天所拥有的时间都是一般地多。所以时间管理的问题本身不在于时间，而是在于自己如何善用及分配你自己的时间。20时间管理时间之基本元素是事件Event管理时间关键在控制事件EventControl如果在你人生中不能控制事件，则事件将控制你的人生。21了解控制我能控制之事件我不能控制之事件22条件上之效应：有些事件，我们是可以控制的，但我们相信不能控制。有些事件是我们不能控制，但我们相信可以控制。23自然定律:能适当地控制事件之发生，会令我们心中有一种平静的感觉。24十大[时间大盗]1.会议2.危机处理，转移工作先后次序3.干扰（电话、不速访客）4.欠缺目标、工作先后计划5.追求完美25十大[时间大盗]6.授权无效7.个人欠缺组织力8.未能自我约束9.不懂拒绝10.惯性拖延26看看你对拖延的程度怎样？个人组织拖延工作分数愈高，拖延情况愈严重27PARKINSON’SLAW（帕金逊定律）Aprojecttendsexpandwiththetimeallocatedtoit.工作被伸张以便填满可供完成工作的时间(如果供完成工作的时间为10小时，则工作将在10小时内完成。如可供完成工作的时间被增加为12小时，则同样的工作将改为12小时内完成。）28管理时间是一种[事件管理]在于自己如何善用及分配你自己的时间29如何管理时间时间管理就是自我管理自我管理即是改变习惯，以令自己更赋绩效，更赋效益把事情很快地做完，叫做效率把事情做对，叫作效益时间管理就是事前的规划或长期的计划30控制之效应：高度之事件控制高自尊高生产力生产力循环三元式31计划/策划：控制的关键计划：预计事件发生之原因。(事件之发生是在你预计之中)32计划/策划：控制的关键不作好计划之借口：1.计划失去弹性；2.因要处理目前紧迫及重要事情；3.没有时间计划。33计划/策划：控制的关键有效之计划步骤：1.检讨长远目标；2.评估时间vs工作；3.订立每日特定之工作目标；4.预计阻碍；5.优先次序工作。34生产力金字塔中期目标远期目标个人价值每天工作单35游戏时间优先次序价值123436怎么是价值(Value)？价值是生命中最重要的对象/事件。37建立远期目标两个自然定律(JamesW.Newman)1.人是会走向舒适区；2.要达到目标，我们必须扩大舒适区。舒适区极大付出无须付出38离开舒适区(1)有一天，当我有我自己时间时，我将会：个人专业/事业39离开舒适区(2)时间线出生ByeBye40活动：你还有多少时间？你的人生时间尺活动：你还有多少时间可使用？1年   =365.25天=8,766小时一生真正能用于工作的时间可能只有40年项目每天耗时　　　1年耗时耗年40年耗时结余(年)睡眠62,191.500.2510.0030.00一日三餐1365.250.041.6728.33交通1365.250.041.6726.67电话2730.500.083.3323.33看电视上网1365.250.041.6721.67看报、聊天1365.250.041.6720.00刷牙、洗脸、洗澡0.5182.630.020.8319.17休假、白日梦、2730.500.083.3315.83闹情绪、身体不适其他15.83结余(年)15.8314.542生产力金字塔中期目标远期目标个人价值每天工作单43有效之目标计划目标：是计划中而将会发生/出现之事件。1.是支持你的价值/价值观；2.有时间规限；3.清晰及定义；4.能拥有；5.是真实的。44建立目标家庭公司：工作生涯公司：策略文化/教育进修心灵/人文财务社区/政治45活动：东南西北请你去一个近墙的位置，而面向北方，站立一分钟。46设定目标的SMART原则Specific清晰明确Measurable可衡量的Agreed双方同意的Realistic实际可行的Timeframe有时间规限的47ThemoreIpractice,theluckierIget.我练习得越勤力，就越幸运。48生产力金字塔中期目标远期目标个人价值每天工作单49目标盲？方法忙？你是否在以的情况下工作？使命茫？50时间的窃贼51小组讨论：在办公室内时间损耗的主要原因为何?外在因素内在因素52小组讨论：在办公室内时间损耗的主要原因为何?外在因素内在因素1.电话干扰1.拖延，逃避(态度)2.会议2.事事亲力亲为，不愿授权3.访客3.目标不明确，无计划4.社交活动4.未有订立事情的优先次序5.解决问题的资料不齐全5.缺乏危机处理方法6.过多文件往来6.仓卒及不周详的计划7.沟通欠佳7.欠妥善的进度监察8.缺乏政策及处理事务的程序8.缺乏自律9.欠缺能干的员工9.在同一时间想做太多事情10.太多繁文缛节(突发事件)10.缺乏有关技能53如何保伟你的金字塔?每天工作单目前目标远期目标价值耽误无效率会议工作量超额人的问题散乱工作间打扰低自尊你的生产力环境54小组讨论时间管理做得好，对我们有什么好处？1.更多时间可使用，更多的结果。2.更佳的结果，更好的效益。3.能在适当(正确)的时间内完成工作。55自我：八小时工作分配评估听小时讲小时读小时写小时非言语小时8小时56八小时工作分配管理人員八小时工作分配210.751.253听讲读写非言语ManagementWorld杂志资料搜集听3小时讲2小时读1小时写0.75小时非言语1.25小时8小时57个案：小组讨论1.陈大文的时间管理出了什么问题？2.你有些什么方法能协助陈大文呢？3.列出你目前在工作上浪费时间、徒劳无功的一些事。58善用时间的方法良好的工作计划-订立工作目标-每天工作计划-80/20优先次序原则-检讨工作进度59善用时间的方法有效组织工作工作岗位整理妥善处理文件善用电话与同事或助手协调工作有效分工和授权有效参与和主特会议60行动意识一老一少和尚赶路的故事千里之行，始于足下从今天做起，从我做起开始是成功的一半清华大学61练习编好你的时间表62编好你的时间表什么是你的价值观？事件分类：健康：看牙医，洗澡，等等家庭：给家里打电话，等等友谊：买礼物，回信，参加聚餐，拜访朋友，等等爱情：准备烛光晚餐，等等工作：演示文稿，与工作有密切关系的电视节目，整理材料，业务考试，等等金钱：夜一间兼职的面试，等等兴趣：看演唱会，等等63如何提高工作效率64时间管理要点(1)：1.选择一个没有人打扰的环境；2.检讨你个人的价值及目标；3.检讨任何末完成工作中各项目之优次序；4.检讨当日之工作清单；5.检讨当日之进度及约会；65时间管理要点(2)：6.对照总工作计划表，是否有特别之工作项目需要在当日完成；7.编写适当之当日工作活动表；8.更新月计划表中之每天进度情况；9.检讨下一天的工作进度，注意：是否需要作出准备；10.用ABC分析法，把工作优先次序排序列。66时间管理要点(3)：明白自己的目标；确定为达成目标所需之活动；制订时间表；适当授权；每份文件只处理一次；67时间管理要点(4)：果断地作出决定；控制外来骚扰；慎防偏离目标；预留时间应付突发事件；检讨进度。68如何提高工作效率1.了解自己每天工作时段的特性,善用之.2.以PDCA分布周一到周五的工作性质.3.保持良好的体力;养成运动的习惯4.身心均衡地发展;培养良好的嗜好69怎样填写[行动计划表]70行事历71每天工作每天工作表：是一种工具用来控制每天之事件，因而达至实时及远期之目标。72编排工作次序(1)预计事件发生结果之次序原则：监定事件之价值及其发生结果之次序。73编排工作次序(2)80:20规则或ABC分析法(1848to1923)，由意大利经济学家VifredoPareto提出。当时统计研究发现，20%的人口拥有80%国家财富。Pareto–原则7480/20法则（柏拉图法则）花最少的力气，获得最多的效益你所完成的工作里，80%的成果，来自于20%的时间也就是说80%的努力是与成果无关的75编排工作次序(3)时间结果20%20%80%80%7680/20原理示意图琐碎的多数事物重要的少数事物事倍功半事半功倍80%成效20%成效80%时间20%时间77Pareto分析法原因数目累计百分率次数20%80%78编排工作次序(4)紧急(少数)不重要(多数)A