MSP01-分场所管理程序(091111修订)

文件名称：分场所管理程序文件编号：MSP01文件修改记录修订说明修订页数修订日期批准换2008版全部2008-04-08王克娇增加5.5.1.1（1）、（2）第5-6页2009-11-11李杰版本：2008版发布/修订日期：2009-11-11第1页共10页文件名称：分场所管理程序文件编号：MSP011目的为确保中国质量认证中心（以下简称中心）在建立、管理分场所过程中及各分场所内部运作和对外开展认证业务符合有关政策法规、IQNet同行评审要求、认可规范及中心管理体系文件的要求，特制定本程序。2范围版本：2008版发布/修订日期：2009-11-11第2页共10页文件名称：分场所管理程序文件编号：MSP01本程序适用于中心对分场所的建立、业务授权、管理和监督，也适用于分场所自身的管理。3.术语和定义3.1分场所分场所是由中心总部授权设立的并在总部策划建立的质量管理体系下运作认证活动的实体。按照分场所的业务性质分为分支机构和办事机构。分支机构是经中心授权有能力独立签署认证合同和/或从事认证策划与实施活动的分场所。办事机构是为中心宣传和进行认证市场开发，无权签署认证合同并不从事认证策划与实施活动的分场所。3.2关键场所除中心总部以外，参与和/或实施一项或多项认证关键活动的分场所。关键活动包括方针制定、过程/程序设计（如质量管理体系文件、认证规则等）、合同评审、认证策划与实施、认证人员的选择/培训/持续监视、对认证过程结果的审查、批准或决定等活动。通常分支机构为某一个或几个认证领域的关键场所。3.3一般场所参与实施认证活动中关键活动以外的其他活动的分场所。通常办事机构属于这类场所。4.职责4.1中国质量认证中心主任负责批准分场所的设立、暂停和撤销；4.2人力资源部负责承办分场所的设立、暂停和撤销工作；4.3培训部负责对分场所认证人员的专业能力和业务能力的评定；4.4体系认证部负责对分场所的业务授权，认证工作质量和公正性的监督；4.5中心各部门按照其分工，分别负责对分场所的管理、指导、协调、监督和服务；4.6分场所负责人领导其机构的全面工作，向中国质量认证中心主任报告工作，并负全版本：2008版发布/修订日期：2009-11-11第3页共10页文件名称：分场所管理程序文件编号：MSP01部责任。5程序5.1设立分场所的原则5.1.1中心根据认证业务发展需要，对分场所的设立进行规划。5.1.2中心原则上在各地一级子公司设立分场所，负责本地域的认证业务。5.1.3中心也可根据当地经济发展水平、贸易状况、认证业务发展需要，在各地一级子公司属地其它城市和地区设立分场所。5.2设立分场所的条件5.2.1设立分支机构的条件：1）经调研有区域性/专业性认证市场前景；2）注册地址和办公地址一致；3）应具有5名以上国家注册级别审核员，其中至少含2名以上国家注册高级审核员。分支机构应配备与认证专业范围相适应的认证人员能力评价人员、审核项目管理人员等专职管理人员5名以上，这些人员可以由级别审核员兼任。4）应具有固定的办公场所，足够的办公面积以及开展认证工作所必需的办公设施；5）分支机构负责人应具有认证相关工作经验和相应管理经验；5.2.2设立办事机构的条件：1）经调研有区域性/专业性认证市场前景；2）应具有正式的负责人和专职工作人员；3）应具有固定的名称、固定的办公场所、固定的联系方式，以及开展职责范围内工作所必需的办公设施和作业程序，并对外挂牌；4）办事机构负责人应具有认证相关工作经验和相应管理经验。5.3设立分场所的程序5.3.1设立分支机构5.3.1.1申请按照设立分支机构的条件向中心人力资源部提出设立分支机构的筹建方案（含长短期认证范围），填写《分支机构登记审批表》。5.3.1.2受理版本：2008版发布/修订日期：2009-11-11第4页共10页文件名称：分场所管理程序文件编号：MSP01设立新分支机构的申请经中心主任召开的办公会上讨论并同意后，经管委会审议通过，并报国家认监委批准。5.3.1.3筹建新设立的分支机构按照中心质量管理体系要求和实际认证工作需要，设置内部机构、分配职能、配备人员、补充编写管理性作业文件；对筹建的分支机构，在体系部指导控制下完成2-3个认证项目的试点后，自行开展一次内审。5.3.1.4验收培训部对拟设分支机构人员的专业能力和业务能力的评定；体系部依据中心质量管理体系要求，参照《内部审核和管理评审程序》评审其符合性、适宜性、有效性，确认可以开展的认证领域；人力资源部根据其筹建方案，组织核实设立条件，报中心主任批准。5.3.1.5中心主任批准后，与分支机构签署书面授权文件/协议，一般包括：1）设立分支机构的条件；2）中心和分支机构的权力和义务3）认证业务管理和授权4）认证业务暂停和撤销的条件5）管理费用的交纳7）协议解除的条件8）争议解决的方法5.3.1.6综合业务部将有关信息报国家认监委。5.3.1.7认可：体系认证部以中心的名义向CNAS提出新设立分支机构的认可申请，并负责安排与协调认可事务，分支机构接受认可评审。5.3.2设立办事机构5.3.2.1分支机构可根据业务需要设立办事机构。5.3.2.2分支机构设立办事机构须报中心批准后方可设立。分支机构按《办事机构设立申请表》的要求如实填报拟设立办事机构的有关信息，将《办事机构设立申请表》及相关资料报中心人力资源部，人力资源部审核后报中心主任审批，并将审批结果通知分支机构及中心相关部门。版本：2008版发布/修订日期：2009-11-11第5页共10页文件名称：分场所管理程序文件编号：MSP015.3.2.3综合业务部负责将有关信息报国家认监委备案。5.3.2.4办事机构经批准设立开展工作后，分支机构应在一个月内将办事机构的人员情况、办公地点、联系方式等有关信息报人力资源部备案（填《办事机构基本情况备案表》）。5.3.2.5如办事机构的情况发生变更，分支机构应在一个月内将有关信息报人力资源部备案。5.4质量管理体系文件5.4.1中心的质量管理体系文件覆盖分场所的认证活动，对所有分场所是通用的。中心组织编制和修改质量管理体系文件时，应请分场所参与或以适当方式征求分场所的意见，中心应及时将最新的质量管理体系文件发给所有分场所，并留有适当的实施过渡期。5.4.2分场所因其所在地域、业务性质、内部机构设置与职能分配、办公地点与联络信息的不同，需要对中心的质量管理体系文件进行识别、补充。1）分场所实施中心制定的质量方针、质量目标、质量手册、程序文件、作业指导书及记录表格。2）分场所制定适用的质量分目标、部门/岗位职责，在中心管理性的作业文件的基础上根据实际需要进行调整。5.5分场所的管理5.5.1认证领域关键场所和地域范围的申报和批准5.5.1.1认证领域关键场所的基本条件：申请认证领域的基本条件ISO9000ISO14000OHSAS18000HACCP2名审核员2名审核员2名审核员2名审核员（1）针对高风险中的特级风险行业，需由CQC体系认证部来划分关键场所，特级风险行业关键场所需满足下列条件：z相关认证领域关键场所；z具有两名相关专业范围的专业审核员（2）特级风险行业在各领域的“认证业务范围认可情况明细表”中明确。5.5.1.2分支机构填写《管理体系认证自控人力资源信息调查表》上报中心体系部。5.5.1.3体系认证部经评定确认分支机构具备某认证领域关键场所条件后，根据各认证领域关键场所数及业务工作授予各分支机构工作地域范围。下发《各认证领域关键场所版本：2008版发布/修订日期：2009-11-11第6页共10页文件名称：分场所管理程序文件编号：MSP01一览表》。5.5.1.4经评定确认分支机构暂不具备某认证领域关键场所条件时，体系认证部应进一步加强对其指导和帮助，分支机构应积极调整、尽快提高相关人员的能力。5.5.1.5体系认证部将根据各分支机构自控人力资源的现状及变化情况，对各分支机构认证领域关键场所得授予进行动态管理；5.5.1.6对于不具备某认证领域关键场所条件的分支机构所在区域的关键认证活动，由体系认证部统一指派具备条件的分支机构实施。5.5.2划分关键场所和地域范围所后相关工作要求5.5.2.1关键场所划分完成后，由中心统一组织向CNAS申报认可，分支机构在今后申请新认证领域的关键场所的认可费用由拟申请的分支机构承担。5.5.2.2认可通过后赋予关键场所的分支机构，开展本地域相应认证领域的管理体系认证业务。5.5.2.3为便于各地开展认证业务，一般场所可以从事开发、推广认证工作，但是关键认证活动由体系认证部统一指派具备该关键认证活动条件的分支机构实施。5.6分场所的监控5.6.1内审具体按《内部审核和管理评审程序》MSP02执行5.6.2现场见证需要时依据分支机构每季度上报的审核计划，选择高风险行业、媒体曝光等行业，委派专业审核员1－2名，在事先不通知审核组的情况下，见证审核组的审核。5.6.3飞行检查1）根据国家相关政策及不同行业的具体要求，体系认证部不定期发文要求分支机构进行自查自纠，上报自查报告，体系认证部对各分支机构的自查报告进行评估，对有疑问的分支机构进行飞行检查。2）体系认证部在合格评定过程中发现问题的，可立即对相关分支机构进行飞行检查。3）需要时从分支机构每季度已完成的审核活动中，抽取一定比例的企业进行飞行检查。版本：2008版发布/修订日期：2009-11-11第7页共10页文件名称：分场所管理程序文件编号：MSP015.6.4合格评定由体系认证部组织对审核上报材料进行评定，统计认证评定反馈意见和/或一次评定通过率，作为对分支机构分类管理及监督的输入。5.6.5顾客满意度调查：1）CQC采取自行调查、委托社会机构调查等方式，应用书面、电话和网络等形式，每年一次对客户满意度进行系统的调查和分析，作为评价分支机构的工作质量的依据。2）国家认证认可主管机关、认可机构、相关社会团体开展的对认证机构客户满意度调查的结果也是评价分支机构工作质量的一个重要指标。3）每次在审核首次会议上，由审核组长给客户发放对认证服务满意程度调查表，由中心收集和分析，按季度提出分析报告，评价分支机构的工作质量。5.7分场所的暂停与撤销的条件和程序5.7.1分场所的暂停条件：1）不按期接受中心内审和CNAS认可评审的，或是不符合未按规定时限进行纠正的；2）内审发现分场所体系运行出现系统性问题，影响认证审核有效性和公正性等关键问题的；3）对分场所的投诉，经调查存在严重问题的或分场所对其接受的投诉发现有严重问题,但分场所未做原因分析和采取纠正措施的；4）分场所对获证组织发生重大产品质量、环境、职业健康安全、食品安全等事故，未在规定时间内通报的；5）分场所未能对申请认证的产品、服务、管理体系实施有效的审核/评价而颁发认证证书，不能为相应的产品、服务、管理体系满足规定要求提供充分的信心；或者未对认证的产品、服务、管理体系实施有效的监督或复评，不能证明认证的产品、服务、管理体系持续满足认证要求；或者发现认证的产品、服务、管理体系不能持续满足认证要求，不及时暂停或撤销认证资格的；6）分场所存在公正性问题，如与咨询机构存在利益关系或认证审核人员参与咨询活动的；7）不能持续满足分场所设立条件的；8）严重违反国家法律法规、认可规范、中心质量管理体系要求并未按期完成整改版本：2008版发布/修订日期：2009-11-11第8页共10页文件名称：分场所管理程序文件编号：MSP01的；9）不正当宣传而严重影响中心声誉的；10）在某领域/业务范围不再具备认证能力的；（部分认证业务范围暂停）11）在CNCA及CQC组织的各类专项检查、档案稽查、飞行检查、现场见证等过程中发现问题，需要限期整改的；12）未按期交纳管理费的；13）其他情况需要暂停的。5.7.2分场所的撤销条件：1）在暂停期限内，未就存在问题采取有效纠正措施的；或者仍违反有关要求，造成严重后果的；2）不再具备分场所设立条件的；3）因同类问题已被暂停两次的；4）未能对申请认证的产品、服务、管理体系实施有效的审核/评价而颁发认证证书