借款、费用报销与对外付款审批制度

借款、费用报销与对外付款审批制度添维信息科技(天津)发展有限公司二零一七年十二月版添维信息科技(天津)发展有限公司2017年1月6日星期五第2页共15页目录目录...............................................................................................................1第一章总则........................................................................................3第二章内部借款..................................................................................4第三章费用报销..................................................................................6第四章对外付款................................................................................10第五章审批流程................................................................................12第六章付款方式................................................................................12第七章各类费用表单及票据填写规范...........................................13第八章附则......................................................................................15添维信息科技(天津)发展有限公司2017年1月6日星期五第3页共15页第一章总则第一条为了保障公司经营活动高效、有序的开展，规范费用报销、对外付款等各项业务开支的财务审核与审批，根据国务院颁发的《现金管理暂行条例》及中国人民银行制定的《现金管理暂行条例实施细则》、《支票使用管理暂行规定》，并结合公司的实际情况，特制定本制度。第二条本制度所指的各项业务开支指公司经营管理活动中，日常发生的费用开支、成本开支、投资性开支、关联公司之间的往来开支等所有以货币资金支付的业务。其中：费用，包括直接形成费用和开支及先形成资产，然后以摊销、折旧等形式形成费用的各类资本性支出。第三条公司签订的涉及款项收付的合同、协议、文件处理卡或其他内部审批文件，应交一份原件给财务部存档（如果合同原件只有一份，按照有关规定原件不合适存放在财务部的，要提交一份复印件并注明原件存放位置及本复印件与原件相符，加盖公章），财务部严格按合同及相关文件的约定进行审核，并办理款项支付。第四条公司各项业务开支、总额控制的前提下，实行授权审批。公司财务部必须严格按照审批权限，办理款项支付。第五条本规定适用于添维信息科技（天津）发展有限公司所有本部（以下简称“公司本部”）及下属单位（包括独立核算的全资法人企业，控股以及控制公司，以下简称“下属公司”）。本制度所称“公司”包含“公司本部”与“下属公司”。添维信息科技(天津)发展有限公司2017年1月6日星期五第4页共15页第二章内部借款第六条适用范围内部借款，是指员工因业务需要向公司借支现金或支票，包括临时借款和备用金借款。第七条单据要求内部借款需填写《借款审批单》，在《借款审批单》附相应借款事项的审批单据。如因出差借款需在《借款审批单》后附《出差申请审批单》；因招待需借款则后附《业务招待审批单》。第八条对各类借款的具体规定(一)临时借款及核销1、满足下列条件的经济业务可办理临时借款手续：（1）经济业务尚未发生，必须预支款项，否则既定的经济业务不能进行。（2）具有能证明业务有效性的文件，如合同、协议、会议通知、出差申请审批表、车辆维修申请表、采购申请单、专业培训申请表等。（3）发票等合法有效的原始凭证尚未取得(已取得发票等合法有效凭证的直接进入费用报销程序)。2、借款时间，应在出差回公司或业务完成后的5个工作日内到财务部办理报销或还款手续。3、原则上实行“一事一借，一借一清，前款不清，后款不借”。4、公司出纳要根据《借款审批单》编制员工借款台账，并与总账会计定期(每月月底)核对，核对完成后编制员工借款明细清单及时添维信息科技(天津)发展有限公司2017年1月6日星期五第5页共15页通知各部门负责人及借款员工，对于逾期没有归还的，财务部下发《催款通知单》给借款人，在下发《催款通知单》5个工作日借款人仍没有归还借款的，财务部将从借款人的工资中逐月扣还，扣还后发放的工资余额不低于公司所在地最低工资标准。（即当月实发工资-扣还借款≥公司所在地最低工资标准）(二)备用金借款及核销1、公司原则上不实行备用金制度，若员工确因业务需要频繁使用现金，经公司批准可根据实际需要申请一定金额的备用金，借款金额原则上不能高于借款人的税后月薪。2、备用金可在一个年度内可循环使用，使用后应及时凭发票等合法有效的凭证报销，报销的金额补充原定额。若异地公司处前期阶段，并在财务团队未到位时，项目负责人可以申请最高额度5万元的备用金，同时行政部负责人可以申请最高额度2万元的备用金，用于项目前期管理。财务团队到位时,以上两项备用金应在1个月内还清。3、借款人须在公历年度结束前还清借款。若在新的公历年度有需要时，需重新办理借款申请手续。4、若员工工作性质或岗位发生变化，不再需要使用备用金或者需要调增备用金额度的，需在工作性质或岗位发生变化后5个工作日内办理还款手续，未在规定时间内还款的，从借款人当月工资中扣除，直到扣完为止。需要调增备用金额度的，按新借备用金的审批流程办理。5、若员工离职，需在办理离职手续前还清所有借款。若未还款，公司有权从该员工应发工资中扣回，不足部分应由该员工补足后方可添维信息科技(天津)发展有限公司2017年1月6日星期五第6页共15页办理相关离职手续。第九条借款归还其他事项1、当借款人以现金方式向公司出纳归还借款时，由出纳向还款人开具相应金额的收据。2、若借款人以相关经审批的单据冲抵借款时，报销单据上需填明冲借款，差额部分执行“多退少补”原则办理支付。由借款人在报销领款人处签字确认，同时出纳依据冲抵借款金额加上现金还款金额之和向借款人开具收据，收据上应注明明细情况。3、若以上还款或借款以网银或转账形式支付的，以银行单据作收付款凭证，不需开具收据。4、借款人以现金归还或报销冲抵借款后，出纳应即日调整员工借款台账。第三章费用报销第十条适用范围公司经济业务办理完毕并已取得合法报销凭据的各项费用支出。第十一条对费用报销的基本要求（一）对报销人的要求：费用报销必须由经办人自己报销，严禁代报、代签名。（二）对报销单位的要求：费用报销严格按照受益单位填写报销公司名称。添维信息科技(天津)发展有限公司2017年1月6日星期五第7页共15页（三）对报销时间的要求：为保证财务核算的正确性、及时性，费用的报销时限原则上在费用发生之日起5个工作日内到财务部报销。但通讯费、快递费、市内交通费、停车及过路过桥费等频繁发生的小金额费用需于每月25日前，由各部门统一收集，集中进行报销。（四）对报销发票的要求：所有发票均需加盖收款单位的发票专用章或财务专用章，没有盖章的或印章不清的一律视为无效发票,不得予以报销。系统内公司若为增值税一般纳税人，则员工在办理报销增值税范畴业务时,需提供增值税发票。（五）其他：费用报销严禁分拆，属于同一项目、同一时间或同一性质的费用按照单笔费用报销。一次申请业务，原则上一次性报销完毕。若存在不同部门涉及同一项目,同一时间或同一性质的费用支出,则应由费用主办部门分类归结所有费用,一次性办理报销；若存在与供应商月度结算费用，须填列月结费用明细表。第十二条对使用单据的要求：属于出差的，应填写《差旅费报销单》，非出差性质市内交通须填写《费用报销单》并以《交通费报销登记表》作为附件。所有的原始单据均需按照要求，规整粘贴在《票据粘贴单》上作为封底。第十三条对各类费用报销的具体规定(一)业务招待费的报销1、业务招待费是指公司用于维护公共关系发生的费用，包括宴添维信息科技(天津)发展有限公司2017年1月6日星期五第8页共15页请、馈赠礼品等发生的费用。严禁用业务招待费公款私请，也不得用于宴请本公司员工。本部内各公司、部门之间严禁用公款相互赠送礼物。对外招待标准应保持节约原则。2、除公司总裁、股东、总经理、副总经理外，业务招待费的使用实行事前审批制度。凡因工作需要使用业务招待费，经办人须事先填写《业务招待审批单》，按照审批流程申请同意后，方可宴请或购买礼品等。3、报销业务招待费，除了附上发票及《业务招待审批单》之外，原则上需提供各类发票补充信息：如POS机刷卡单、消费电脑小票等，如确属难以提供补充信息，需有其他所有参与人员的书面证明。公司参加业务招待的人员须是与业务相关的人员，且需所有参加人员在《业务招待审批单》上一并签字。4、招待费用报销经手人遵循从高原则。即在参加人员中，应由最高级别人员作为报销人。(二)差旅费的报销1、差旅费的报销标准按公司颁布的《出差管理制度》执行，报销时应提供经批准的《出差申请审批单》原件。(三)市内交通费的报销1、市内交通费包括在市内的出租车费及公交车、地铁车费。2、员工外出办事，一般应乘坐地铁、公交车。在一些紧急事务或办理业务乘坐公共交通不方便时，可以乘坐出租车。一般包括下列情况可乘坐出租车：出纳存、取大额现金时；添维信息科技(天津)发展有限公司2017年1月6日星期五第9页共15页携带公司贵重物品、重要文件、模型等时；陪同业务主管部门或业务往来单位的人员外出公务时；员工加班超过晚上九点；其他紧急事项，搭乘地铁或公交不便的,但需提供经主管领导审批的书面材料。3、市内交通费报销须填写《费用报销单》，并以《交通费报销登记表》作为附件，在附件上注明时间、起止地点、办事内容、经手人等。4、交通费一律凭发票报销，报销时发票需按时间顺序粘贴。(四)通讯费的报销1、因工作需要，有关通讯费的补贴标准，按公司相关批文执行。2、通讯费需按月，由部门统一集中收集，进行报销，并附明细清单和注明通讯费的所属时间，不可跨月报销。通讯费发票的客户名称必须与报销人一致。3、如果员工调离本公司，15日之前离职的员工，报销当月通讯费补贴的一半；15日之后离职的员工，可报销当月全额通讯费补贴。(五)汽车保养维修费的报销报销时需提供发票、维修清单及经批准的《车辆维修申请表》，所有车辆维修原则上应在公司签约的指定公司定点维修。(六)固定资产、低值易耗品及办公用品的报销报销时需提供发票、、入库单、验收单及采购申请报告。对于大额采购或需供应商保证对某些资源作长期或稳定供应的物品还需签添维信息科技(天津)发展有限公司2017年1月6日星期五第10页共15页订采购合同。(七)部门及公司活动费的报销部门及公司组织活动，均需事前审批，需由拟活动部门事前书面报告并经公司领导签字审批，活动结束后再按公司流程报销。报销金额不超过部门未使用活动经费。第四章对外付款第十四条适用范围对外付款是指除上述费用报销外，在经济业务的发生过程中，由于购买商品或劳务等所应支付给公司外部法人单位或个人的款项。主要包括工程项目付款及非工程项目付款。第十五条对外付款的基本要求（一）已签订有效的合同协议或审批完毕的申请文件（二）按合同规定已达到付款条件，并按合同中的要求提供付款资料；合同中要求确认的成果性文件一般应由主管领导及以上人员签字确认。（三）提供合同、发票、收据、保函、送货单、出入库单、验收单等有效单据的原件，付款申请需提供完整收款路径（全称、开户行和银行账号