时间管理之如何安排好每天的时间技巧

名人名言盛年不重来，一日难再晨，及时当勉励，岁月不待人。——陶渊明凡是在事业上有所成就的人，无一不是利用时间的能手。——华罗庚放弃时间的人，时间也会放弃他。——莎士比亚你热爱生命吗？那么别浪费时间，因为时间是构成生命的材料。——富兰克林时间是最为宝贵的资源，如果我们不能管理时间，便什么都不能管理。——彼得杜拉克名人名言小实验道具：——铁桶一只，大石头一块，碎石若干，细沙一堆，水一罐。方法：把以上物品装进铁桶。提问：如果请你做这个实验，你将会按怎样的顺序把以上物品装进铁桶？什么是时间管理■概念——由于时间所具备的基本特性，所以时间管理的对象并不是时间本身，而是指面对时间而进行的“自管理者的管理”。所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。■结论——通过计划统筹而相对合理利用和节约时间。一、时间管理的基本概念案例分析有效时间管理的五个步骤明确你的价值观确定你的目标对你的目标按优先级别排序明确你的任务对任务按优先等级排序时间管理的步骤——价值观金钱权利自我实现价值观健康——看牙医、洗澡等家庭——给家里打电话等社交——买礼物、回信、参加聚会、拜访朋友等生活——准备烛光晚餐等工作——准备简报等学习——听一场讲座等价值观、目标与任务优先级综合分析——四象限坐标图重要度紧迫性A重要而且紧迫Ｃ紧迫但不重要D不重要不紧迫Ｂ重要但不紧迫分清的轻重缓急■请运用四象限方法排列你的工作：紧急不紧急重要A（碎石型的事务）危机急迫的问题有期限压力的计划B（石块型的事务）发掘新机会规划改进产能建立伙伴关系防患于未然不重要C（细沙型的事务）不速之客的接待某些信件、文件、电话的处理某些会议的出席某些必要而不重要的会议、活动D（水型的事务）一些可做可不做的杂事一些不必要的应酬有趣的活动七、分清工作的轻重缓急四个象限的4D原则1、我们的问题在哪里■时间的浪费——电话干扰，陪同煲粥——会而不议，议而不决——不速之客，礼节陪聊——回复信件，斟字酌句——外部客观的低效率，如：A、公共交通（班次少、道路拥堵、晚点等）B、餐饮服务C、社会化程度三、时间管理1、我们的问题在哪里■时间的浪费——某项调查数据结果（１天）三、时间管理睡眠8.05小时用餐1.31小时琐事0.55小时工作7.34小时交际0.39小时休息0.45小时娱乐0.31小时上下班交通0.73小时读书报杂志0.42小时处理家务事0.26小时兴趣的工作0.37小时音乐或电视2.51小时与朋友聊天1.11小时1、我们的问题在哪里■时间陷井——情不自禁——事必躬亲——过分客套——例行公事——犹豫不决——漫不经心——碌碌无为三、时间管理国外学者对某跨国公司总部人员的跟踪调查显示：管理人员平均每8分钟被打扰一次；业务系统的管理人员平均每周花在会议上的时间不少于10小时；行政管理人员每周会议20小时。心理学家指出：恢复思路平均时间为３－５分钟日本学者关于时间浪费的调查“人们一般每8分钟会收到1次打扰，每小时大约7次，即每天50—60次。平均每次打扰大约是5分钟，总共每天大约4小时，也就是50%。其中约3小时的打扰是没有意义或者极少有价值的。同时人被打扰后重拾原来的思路至少需要3分钟，每天就是2.5小时。”根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的时间损失约为5.5小时，按8小时工作制算，这占了工作时间的68.7%。三、时间管理时间管理的原则■时间进度表制定原则——实际花费的时间总比预计的长■突发性事件应付原则——为突发事件预留处理时间■日常性事务维护原则——做好数据库清理与更新等基础工作■时间被占用说不原则——过度热心肠者的良药三、时间管理3、走出观念上的误区■“缺我不可”的潜理念——事必躬亲的诸葛亮——导致操劳过度的高管人员■推迟决策会提高决策质量——借口“需要更多的事实”■只要授权就可节约时间——相关人员能力不足——无效授权或授权失控三、时间管理走出观念上的误区■高效率就是高效益——快就一定好吗？——方向错误和方法不当■鉴别问题比进一步解决问题容易——想明白了再行动■找到管理捷径是节约时间的因素——管理上有捷径可走吗？三、时间管理三、时间管理时间管理的八大法宝■树立时间价值观理念变革■结构流程优化组织前提■工作环境“５Ｓ”准备工作■工作的计划性目标管理■分清工作轻重缓急优先级■并行串行的兼顾性统筹学■工作任务转移授权与借力■学会说“不”拒绝的学问时间管理■SMART原则——让目标达到SMART标准■四象限原则——关注重要且紧迫的第二象限■韵律原则——保持自己的韵律并与他人协调■流程优化精简原则——分析流程，减少多余环节三、时间管理案例：时间管理■韵律原则——“韵律原则”包括两个方面的内容：一是保持自己的韵律，具体方法如：对于无意义的打扰电话要学会礼貌地挂断，要多用打扰性不强的沟通方式（如e-mail），要适当的与上司沟通减少来自上司地打扰等；二是要与别人的韵律相协调，具体的方法如：不要唐突拜访对方，了解对方的行为习惯等。三、时间管理1、提高你的时间管理技能■做个时间管理的高手——学会从事务型工作中解脱出来——有效地计划与安排自己的时间——找到节约时间的措施——学会积零成整——实行交叉“轮作”——提高“复种”指数——整批使用时间——应付意外事件——分身有术四、时间管理的基本策略2、应该记住的20条实用方法■准备之一：长期准备（4）——购买工具书/增加知识储备/提高能力——训练你的快速阅读能力——把常用的文件/文具放好——养成存放思想档案和作记录的习惯四、时间管理的基本策略——凡事预则立，不预则废。2、应该记住的20条实用方法■准备之二：临时准备（5）——明天的工作前晚进行优先级排序——将相关的工作列在一起——把工作计划放到随时可见的地方——每天早晨比规定时间起早十分钟——做好正式工作前的准备工作四、时间管理的基本策略2、应该记住的20条实用方法■要培养的好习惯（7）——利用各种装备如电话/信件等节省时间——把最困难的事放在效率最高的时候——利用零碎时间处理例行性事务——午餐或下班前开会效率最高/避免上午开会——休息片刻/伸个懒腰/冲杯咖啡/茶/其他饮料——报刊放在晚上看——每晚沉思片刻/回顾与总结四、时间管理的基本策略2、应该记住的20条实用方法■与外部产生联系时的应变能力（4）——站着接待一向健谈的来访者——从不主动闲聊/尽量回避来闲聊者——管理电话：主动拨号/与被动接听——如遇琐事缠身能快速摆脱3、经理人员的时间管理■抓大放小/充分授权4、秘书人员的时间管理■认清自己的角色和职责四、时间管理的基本策略１、树立时间价值观■首先解决思想认识问题——人的行动是受思想支配的——思想方法决定行为模式■牢固树立时间的价值观——时间就是效益——时间就是金钱——时间就是生命五、基础工作与有备无患牢记鲁迅先生的话：时间是组成生命的材料，浪费别人的时间，其实是无异于谋财害命的。工作环境“５Ｓ”■不同层次员工的准备工作☆金领高管的准备工作Ａ、整体工作目标Ｂ、阶段性工作规划Ｃ、下级状况备忘录Ｄ、用好秘书这个帮手☆白领阶层的办公室“５Ｓ”Ａ、工作计划表Ｂ、常用文件及工具书Ｃ、柜子及办公室桌清理Ｄ、相关人员通讯录☆蓝领员工的作业现场管理五、基础工作与有备无患日常价值法控制时间■工作中的现象——我们每天都要面对各式各样的人和事，这些人和事都需要你耗费时间来处理。——你将如何应对？——是坚持一贯的做法，还是依据本能的反应？■通常的表现——有明确标准的，快速决断——没明确标准的，依据直觉感受五、基础工作与有备无患浪费时间的大敌■工作目标不明确——你为什么工作——你要达到什么目的■工作没有计划性——工作千头万绪——眉毛胡子一把抓——被动工作和生活——跟着感觉走工作目标及其计划性2、时间管理第一法则■目标管理与工作的计划性——工作方法三段论六、工作目标及其计划性目标方法行动计划计划是从目标到方法的桥梁3、明确工作目标■怎样制定工作计划——年度计划——季度计划——月度计划——周计划——每天工作任务工作计划表要素：——序号——任务内容——拟完成时间——相关责任人——检查监督人——备注六、工作目标及其计划性目标体系的SMART原则■S-Specific具体，不能笼统；■M-Measurable可度量，■A-Attainable可实现，指付出努力的情况下可以实现，避免过高或过低的目标。■R-Realistic现实性，指目标是实实在在的。■T-Timebound时限，完成目标的期限。工作目标及其计划性“80、20”法则运用■先做最重要的事情你知道圆的面积占正方形面积的多少吗？你知道去掉圆的面积正方形面积还剩下多少吗？结论：做重要的少数事情分清工作的轻重缓急工作任务转移■学会授权与借力——依据企业管理的组织原则——遵照公司岗位职责和权限——合理分权为授权的前提——非指挥权限关系的借力——依靠个人非职务影响力■注意事项——授权有度，控权有方——借力要适当，注重实效时间管理的统筹技巧学会说“不”■拒绝的学问——灵活运用日常价值法——快速反应，马上决断——注意国人的“讲面子”——婉言谢绝，而非强力拒绝——动之以情，晓之以理——提供良好的建议时间管理技巧的具体应用时间的特性决定了人永远无法直接管理时间根本手段是通过合理利用时间提高工作效率，相对节约时间和完成更多的任务时间管理的八大法宝（理念、原则、方法）20条应该掌握的具体实用方法（四类）简单实用方法和养成良好的习惯课程总结《时间管理》顺口溜凡事明确目标，提前做好准备；制定工作计划，分清轻重缓急；操作统筹兼顾，学会说不借力；注意劳逸结合，一切注重效率！课程总结请按下表类型列出你日常的工作任务：课后作业：紧急不紧急重要A（碎石型的事务）B（石块型的事务）不重要C（细沙型的事务）D（水型的事务）