时间管理教程

时间管理信易学院通用管理系列课程行政处人力资源组制作让我们共同遵守以愉悦的心情积极参与培训认真倾听他人的发言不要脱离主题不同的意见也要多听课程目的认识时间管理的重要性识别导致时间浪费的因素掌握时间管理的原则与应用技巧课程大纲时间与时间管理浪费时间的五大因素时间管理的原则时间管理应用首先我们一起听一个故事如果您的生命只剩下三天,您會做那三件事情?时间与时间管理第一章过去——现在——将来，连续发生的各种事件的“过程”或轨迹什么是时间不能再生不能蓄积毫无弹性无法取代什么是时间管理时间管理就是自我管理时间管理的重要性人类的发展史就是一部与时间斗争的历史因为生命（时间）是有限的，而人的欲望是无限的。组织的发展也是在不断地和时间进行较量才取得管理的进步时间管理的益处控制减轻压力节省时间更加专注提高工作效率平衡我们的实际状态身体经常处在透支状态工作没有计划，每天靠惯性进行日程安排像无头苍蝇一样工作，没有方向感，每天很忙，最后却发现真正重要的事情都没有干！谁偷走了你的时间谁偷走了我们的时间人的一生如活80岁：以天计算：80×365＝29000天以小时计算：29000×24＝700800小时以分钟计算：700800×60＝42048000分钟以秒计算：42048000×60＝2522880000秒珍惜时间就是热爱生命！游戏：时间尺一般人的寿命：假设80岁一般工作时间：假设20岁一般退休时间：假设60岁黄金工作时间：40年睡眠时间13年减13年剩27年早、中、午餐4年减4年剩23年交通时间2.5年减2.5年剩20.5年聊天、打电话1.5年减1.5年剩19年看电视5年减5年剩14年娱乐、锻炼、听音乐、看书5年减5年剩9年刷牙洗脸、大小便、洗澡1.5年减1.5年剩7.5年白日梦、浑噩、闹情绪4.1年减4.1年剩3.4年序号项目每天耗时40年耗时结余1睡眠8小时13年27年2一日三餐2.5小时4年23年3交通1.5小时2.5年20.5年4电话1小时1.5年19年5看电视上网3小时5年14年6看报、聊天3小时5年9年7刷牙、洗脸、洗澡1小时1.5年7.5年8休假、白日梦、闹情绪、身体不适2小时4.1年3.4年上述计算方法，对某些人而言并没有夸大其词。试问，可能吗？我们仅用的3年零4个月时间去创造价值，去养活自己80年的人生。我们如何管理时间呢？请思考时间管理的误区第二章因过分强调“知难行易”而认为没有必要在行动之前多做思考；不做计划也能获得实效；不了解做计划的好处；计划与事实之间极难趋于一致，故对计划丧失信心；不知如何做计划。一：工作缺乏计划二：组织工作不当职责权限不清，工作内容重复“事必躬亲，亲力而为”沟通不良工作时断时续三：时间控制不够习惯拖延不擅处理不速之客的打扰。不擅处理无端电话的打扰。泛滥的“会议病”困扰。有求心应重要启示永远不要企图获得所有人的赞扬，要懂得说“不”每件工作都是一只猴子四：整理整顿不足办公桌的杂乱无章与办公桌的大小无关五：进取意识不强个人的消极态度做事拖拉，找借口不干工作唏嘘不已，做白日梦工作中闲聊案例一：小张的故事某天早晨，小张在上班途中，信誓旦旦地下定决心，一到办公室即着手草拟下年度的部门预算。他很准时地于九点整走进办公室，但他并不立刻从事预算的草拟工作，因为他突然想到不如先将办公桌和办公室整理一下，以便在进行重要工作之前为自己提供一个干净与舒适的环境。他总共花了三十分钟的时间，才使办公环境变得有条不紊。他虽然未能按原定计划于九点钟开始工作，但他丝毫不感到后悔，因为三十分钟的清理工作不但已获得显然可见的成就，而且它还有利于以后工作效率的提高。他面露得意神色随手点了一支香烟，稍作休息。此时，他无意中发现桌上的一份商业报告内容十分吸引人，于是情不自禁地拿起来阅读。等他放下这份报告时，已经十点钟了。这时他略感不自在，因为他已自食诺言。不过，商业报告毕竟是精神食粮，也是沟通媒体，身为企业的部门主管怎不可以关心商业信息，即使上午不看，下午或晚上则非补看不可。这样一想，他才稍觉心安。于是他正襟危坐地准备埋头工作。就在这个时候，电话铃响了，那是一位顾客的投诉电话。他连解释带赔罪地花了近四十分钟的时间才说服了对方、平息了冤气。挂上了电话，他去了洗手间。在回办公室的途中，他闻到咖啡的香味。原来另一部门的同事正在享受“上午茶”，他们邀他加入。他心里想，预算的草拟是一件颇费心思的工作，若无清醒的脑筋难以胜任，于是他毫不犹豫的应邀加入，就在那儿言不不及义的聊了一阵。回到办公室后，他果然感到精神奕奕，满以为可以开始致力于工作了。可是，乖乖！一看表，已经十一点二十分了，离十一点半的部门联席会议只剩下十分钟。他想反正这么短的时间内也办不了什么事，不如干脆把草拟预算的工作留待明天算了。浪费时间的最大因素是什么？思考并讨论时间管理的原则第三章正确的时间做正确的事时间管理的含义目标牵引原则时间管理首要原则时钟与罗盘做事要有效率的前提：方向要正确目標金字塔战略目標年目標季目標月目標週目標日目標如果你想在30年后拥有600万，你应该怎么做?想一想20/80原则时间管理的第二个原则普通人的时间分配80%最佳效果的工作20%较为次要的工作80%的时间20%的时间高效率的时间分配80%最佳效果的工作20%较为次要的工作80%的时间20%的时间20/80原则给我们的启示去寻找用20%的努力就可得到80%的效果的领域集中精力解决少数重要问题,而不是解决所有问题在每天中思维最活跃的时间内做最有挑战和最有创意，价值的工作要事第一原则时间管理第三个原则重要：你个人觉得有价值及对你的使命、价值观及优先目标具有贡献的活动(价值上）紧急：你或别人认为需要立刻注意的活动（时间上）两个概念时间管理的精髓在于：区分事情的轻重缓急，并合理地组织它。——史蒂芬•科维测测你平时做事情的优先顺序通常，什么样的事情是你优先选择做的？喜欢做的事情熟悉做的事情时间花费少的事情上级临时交代的事紧急的事情工作量大的事情容易做的事情排定时间的事情资料齐全的事情别人的事情经过筹划的事情有趣的事情重要的工作犹如大石头必须有计划地优先考虑重要启示４Ｄ原则时间管理第四个原则日常事务时间的四个象限新的机遇重要但不紧急紧急但不重要杂乱琐事不紧急不重要危机任务重要并且紧急1324时间管理４Ｄ原则第二象限文化最有价值的象限是第二象限，ABC时间管理法必须做的事情A应该做的事情B可以做的事情C15%价值65%20%价值20%65%价值15%每天分析工作任务A型：重要并且紧急的任务；B型；重要或紧急，但不是既重要又紧急的任务；C型：既不重要又不紧急的日常任务如果你对某项任务的分类犹豫不决，就把它归入C型任务，或取消。时间管理应用第四章一、记录时间带时间记录本按事情的轻重缓急分类使用时间记录表格为什么要记录时间？如何记录时间？时间活动优先顺序（Ａ、Ｂ、Ｃ、Ｄ）评价、处理、结论８：００８：３０９：００１０：００时间记录表格二、分析时间集中处理同质工作时间活动优先顺序（Ａ、Ｂ、Ｃ、Ｄ）评价、处理、结论８：００准备；8：10喝茶，读报纸D读报纸花了20多分钟，有点浪费８：３０检查一天的工作安排向秘书交代工作AC时间很值得９：００9：10答复秘书的问题9：20张强来电话请示AC9：30向秘书授权分发文件BD这些指示缺乏准备完全可以让秘书来做10：00与客户会谈A10：3010：40喝茶D11：00部门全体职员总结会A本来30分钟可以结束11：30会议拖延浪费时间销售经理李宏的工作时间记录12：00签字开始午餐DD12：301：00午餐结束1：30朋友王军打电话闲谈1：45给张强打电话谈预算问题DD不必要的打扰，可以拖后受到干扰2：00与总经理交谈销售情况B2：302：35李刚询问信息系统什么时候调整D3：00李刚进来谈信息系统调整问题D3：30喝茶4：00妻子打电话问晚餐怎么安排4：30打算进行年终管理工作检查（未完成）A这是最重要的目标这一，本来可以完成但没有完成5：00处理销货退回事件C5：30下班实践练习李宏是否分清了做事的优先顺序并合理安排？为什么？他受到哪些干扰，谁是主要打扰者？根据他的实际情况，提出你的改进意见？三、利用“边角料”时间时间就像海绵里的水一样，只要你愿意挤，总还是有的。-----鲁迅拯救时间的简单公式0.5小时/24小时=1小时/48小时=1年/48年零碎时间利用好可办事情真不少四、逆势操作将逆势操作运用在时间管理上，就意味着当别人没有在做某件事的时候，你就去做，这样可以省下许多等待的时间。人,為何安於現狀?為何你我都不滿意現狀,但是卻安於現狀1.無奈2.不確定改變之後會更好3.因為現狀是你我最熟悉的當你開始不滿於現狀時,表示會有新的事物發生在你的身上…但是要用對“新的思考方式”克服：成本/效益分析法成本..................好處..................最重要的是行动要成功就必须行动行动要有恒心当机立断点滴积累、积极进步我们共同努力！