时间管理_4（PPT45页)

时间管理01时间管理案例时间管理陷阱时间管理方法0203contents目录时间管理工具与技巧04时间管理案例01马林是某集团公司一名客户服务主管，为人勤奋，事事亲力亲为，每天工作十多个小时，就是周六、周日及公众假期都常加班，从没有怨言。在别人眼中，他是好同事，好上司。但马林心里明白，他是在自欺欺人，他忙啊忙，一天下来，总觉得一事无成。许多宏图大志、个人理想都不能付诸行动，心中经常感叹：“没有时间啊！”这是他的错吗？你读下面的故事就知道了。案例一天，某副总，也就是他的上司跟他说：“马林，下周五有一个会议，因为我外出培训，你要代我出席，在会上，请你报告一下我们已经谈妥的来年公司工作计划，这是你的机会，好好表现吧！”从副总办公室走出来，马林感到十分兴奋。他心想，终于可以在一些关键人物面前表现一下，这次只许成功不许失败，必须趁这一周的时间，好好准备一下。接下来的几天，马林虽然每天还忙这忙那，但心中总是记着这件事，他心想还有时间呢，况且这样重要的事，必须要在绝对安静的环境下才能构思和准备，迟一些再说吧！好了，所谓“光阴似箭，日月如梭”，直到有一天，马林才惊觉无法再拖，明天就要开会了。“好，”他说：“今天什么也不要处理，用一整天来准备应该是没有问题的。”上午8点，正当他摩拳擦掌，准备好好干一番的时候，电话来了，原来有个女朋友的叔叔家要装修，想托他帮忙上网查点信息。责无旁贷，反正大不了损失一个上午，下午还有几个小时呢！吃过午饭，回到办公室，正要开始做报告，总经理办公室打电话过来说总经理有事召见。原来总经理收到一些投诉，与马林负责的工作有关。需要马林马上调查，下班前给他报告调查结果。真要命！总经理的命令怎么可以不理！可是那份报告！没关系，下班后还有时间，而且到时候更清静，可以安心地做，大不了不回家吃饭好了。让被投诉的员工作检讨，见过总经理后，总算有惊无险。下班时间总是堵车，回到家已快7点。吃完饭，正准备工作时，刚巧电视在转播甲A联赛，马林最喜欢足球了，岂可放过，虽有一点内疚，但还是坐下来安慰自己说：“看一会儿，松弛一下，做事会事半功倍！”足球看完，一看墙上，已是晚上10点多，马林可有点焦急了，但越急，越想不到东西，他狠狠掴了自己一巴掌，都是贪看电视之过。到晚上6时，可以开始今天要做的事了吧！马林坐下来，构想着怎样做个令领导们印象深刻的报告才好，开场白该怎么说呢？就在这时，电话响起来。又是一个无聊的电话！再重新投入工作时，想了许久，也想不到什么！唉！太疲倦了，还是先回家吧，吃过饭或许会精神一些。但现在什么灵感也没有，倒不如先睡觉，明早4点起床再做吧。4点，闹钟准时响起。马林习惯赖床，在半梦半醒中挣扎了几下，终于在5点多起床了。洗漱过后，坐在书桌前，洋洋洒洒写好了几页，才发觉有些文件没有带回来，后面的部分做不成，那只好先到办公室。早上，又是一轮交通堵塞，来到办公室已经是8点多，还有两个钟头就要开会了。就在一个多小时匆匆忙忙之后，马林终于完成了报告。这份报告，花了马林前后3小时。一份他本来希望是“一鸣惊人”的报告，结果是仓促完工。结果怎样，可想而知。是的，马林每天都很忙，他的绝大部分时间都是在工作，所以他认为自己没有时间，是理所当然的。但假如我们仔细分析马林的工作方式，我们不难发现他不是没有时间，（其实每人每天都同样有24小时），而是在使用时间上出了问题。让我们来分析一下。没有合理的安排时间计划没有轻重缓急之分不懂得拒绝不必要的时间浪费不能有效的授权拖延时间12345案例中，什么原因导致的结果？6未能寻求同事的配合完成任务时间管理陷阱02时间管理的陷阱1.猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里2.不好意思拒绝别人3.“反正时间还早”——拖延4.文件满桌病5.喋喋不休的“电话粥”6.源源不断的信息1.猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里没时间做计划工作是程序化，规律化，根本没必要做计划计划常常被打断不喜欢被计划束缚“船到桥头自然直”2.不好意思拒绝别人——接受请托比拒绝更容易——拒绝请托会触怒请托者从而导致请托者报复——我想做一个广受爱戴的人——我不懂得如何拒绝3．“反正时间还早”——拖延帕金森定律工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。时间管理陷阱隐含着你可以为一项工作安排过多的时间，如果你给自己安排了充裕的时间从事一项活动，你会放慢你的节奏以使用掉所有分配的时间。4．文件满桌病安全感犹豫的个性半途而废的工作习惯个人的喜好5．喋喋不休的“电话粥”不分优先顺序打电话没有充分准备就打重要电话电话的谈话离题与喜欢的人打电话，容易失去对时间的控制6．源源不断的信息纸张的形式：邮件、传真、备忘录、报纸、杂志、期刊、报告电子的形式：电子邮件、互联网声音的形式：面谈、电视、广播、电话如何跨越时间陷阱1.要事第一2.以最终的结果来开始行动（以终为始）3.学会说“NO！”4.办公桌上的“5S”运动5.恰当、有效地使用电话6.筛选信息1.要事第一“大石头”理论与“二八”定律ABC法则办事的优先次序并行工作法2.以终为始是必须要做的吗？不完成会怎样？是自己想要的吗？和目标直接相关吗？回报及收益高吗？3.学会说“NO！”1.耐心倾听2.如无法当场决定则要告诉他你还要考虑长点时间3.显示慎重4.表情应和颜悦色5.态度坚定6.指出拒绝的理由7.拒绝的是请托而不是他8.如有可能为他提供其他可行途径9.切忌透过第三者来拒绝4．办公桌上的“5S”运动整理整顿清扫清洁修养整理废纸篓的作用文件存档系统“各就各位”的摆置集中精力做一件事不要总是重复处理同一文件不要为了表面的整洁而塞入一处下班前的清理5．有效、恰当地利用电话选择打电话的时间按照优先顺序打电话清楚每个电话要讨论的要点对于自己花在每个电话的时间，做到心中有数6．筛选信息迅速处理妥善存放没有保存价值的资料就销毁时间管理方法031、计划管理2、时间记录法3、“四象限”方法论4、其他方法5、考虑不确定性待办单关于计划，时间管理的重点是：计划管理日计划周计划月计划计划管理待办单：将你每日要做的一些工作事先列出一份清单，排出优先次序，确认完成时间，以突出工作重点。要避免遗忘就要避免半途而废，尽可能做到，今日事今日毕。待办单主要包括的内容：非日常工作、特殊事项、行动计划中的工作、昨日未完成的事项等。待办单的使用注意：每天在固定时间制定待办单（一上班就做）、只制定一张待办单、完成一项工作划掉一项、待办单要为应付紧急情况留出时间、最关键的一项，每天坚持。每年年末作出下一年度工作规划；每季季末作出下季末工作规划；每月月末作出下月工作计划；每周周末作出下周工作计划；每日下班前作出第二天工作计划。计划管理计划：贵在坚持，重在执行。有效的时间管理主要是记录自己的时间，以认清时间耗在什么地方；集中自己的时间，由零星而集中，成为连续性的时间段。时间记录法的核心是弄清自己的时间浪费在哪里，从而进一步优化自己的时间管理。时间记录法“四象限”方法论重要不重要紧急不紧急象限Ⅰ◆危机◆急迫的问题◆有限期的任务，会议，准备事项象限Ⅱ◆干扰、一些电话◆一些零时会议◆一些紧急事件◆不速之客象限Ⅳ◆准备及预防工作◆规划、计划，休闲◆建立人际关系◆培训、授权、创新象限Ⅲ◆浪费时间的闲聊◆不关紧要的邮件、新闻◆有趣的活动◆浪费时间的事偏重不同时间象限上的不同结果重要不重要紧急不紧急Ⅱ◆敌视近利◆危机处理◆轻视目标与计划◆缺乏自制力，抱怨Ⅳ◆有远见◆平衡◆自制◆少有危机Ⅲ◆无责任感◆工作不保◆依赖他人为生Ⅰ◆压力◆筋疲力尽◆危机处理◆忙于收拾残局时间管理基本策略重要不重要紧急不紧急Ⅰ重要，紧急Ⅳ重要，不紧急扩大缩小Ⅱ不重要，紧急减少Ⅱ不重要，不紧急避免“四象限”方法论-高效能安排重要不重要紧急不紧急Ⅰ重要，紧急Ⅳ重要，不紧急50%~60%20%~30%Ⅱ不重要，紧急15%~20%Ⅱ不重要，不紧急5%有效能的人在第Ⅰ象限中只会有少量的非常重要且需立即处理的紧急事件。他们将焦点放在重要且不紧急的象限上，来保持产出与产能的平衡。—史蒂芬“四象限”方法论花更多的时间在第Ⅳ象限，来创造机会和保护资源；为第Ⅰ象限事件在预测并将它们移入第Ⅳ象限；确认和消除不能帮助目标实现的活动（事件）。其他方法★“三只青蛙”时间管理法★番茄工作法其他方法——“三只青蛙”时间管理法如果你必须吃掉一只青蛙，不要长时间盯着它看。如果你必须连着吃掉三只青蛙，记得要先吃掉最大、最丑的那只。——博恩.崔西找出你一天、一周、一个月、一年、一生中最重要的三件事，它们就是你必须吃掉的“三只青蛙”。每天最少划出20%的时间，集中精力，专门对付这三只青蛙。其他方法——番茄工作法番茄工作法——简单来说，就是把工作时间划分为多个番茄时间。一个番茄时间包含两个部分：25分钟工作学习和5分钟的休息。番茄工作法规则：规则1：一个番茄时间共30分钟，包括25分钟工作学习时间和5分钟的休息时间。规则2：一个番茄时间是不可分割的。规则3：每四个番茄时间后，停止你的工作，进行一次较长时间的休息，大约20分钟。规则4：完成一个任务，划掉一个。考虑不确定性在时间管理的过程中，还需应付意外的不确定性事件，因为计划没有变化快，需为意外事件留时间。那有什么方法可以以预防此类事件呢？第一是为此类事件留有多余的预备时间。第二是努力使自己在不留余地，又饱受干扰的情况下，完成预计的工作。这并非不可能，通过提升熟练度以及优化工作方法来加快速度。第三是另准备一套应变计划。迫使自己在规定时间内完成，对自己能力有了信心；将要做的仔细分析，分解成若干部分，这是正确迅速完成它们的必要步骤。若因为意外事件，无法按预期时间完成，你将怎么做？时间管理工具与技巧041、管理工具的运用2、管理的技巧时间管理工具：传统的笔；纸质笔记本；便签本；笔记本电脑；智能手机；电脑；收纳盒；日程表；电子邮箱；闹钟...按日常使用的重要性大致排序：传统的笔，纸质笔记本，便签纸，收纳盒笔记本电脑，日程表，闹钟智能手机，电脑，电子邮箱时间管理工具时间管理的目的是为你节约时间。管理时间的工具应该是你会熟练运用，且本身操作不复杂的。工具太复杂让你浪费时间，得不得不偿失。日常使用便利程度。例如：你如果经常在电脑旁，电脑自然是你容易取得的工具。但对于经常在外工作或出差的人，电脑就不是很方便的。每个工具都有不同的特性：比如：便签纸——高效、便捷、易用、廉价。智能手机——轻便、灵活、昂贵。时间管理的技巧1、制定时间管理计划2、养成快速的节奏感3、学会授权4、高效的会议技巧5、学会拒绝6、专心致志，有始有终7、简化工作流程8、一次做好，次次做好时间管理的技巧9、克服拖延，现在就做10、当日事，当日毕11、善用零散的时间12、善用节省时间的工具13、高质高效的睡眠14、提升你的担诚布公程度15、养成清洁和整理的习惯16、时限是管理时间的重要方法单击输入您的标题文字梭拓PPT工作室更专业的模板。梭拓，不止创新。请在此处填入你需要的内容。请在此处填入你需要的内容。请在此处填入你需要的内容书箱推荐请整理罗列你下一个工作日的工作事项时间表。一、日计划俗话说：“计划赶不上变化”，为什么还要坚持做计划工作？？？二、思考题作业Thankyou时间，就象海棉里的水，只要愿挤，总还是有的。——鲁迅