第十章领导时间管理艺术

第十章领导的时间管理4时间使用分析1235时间管理理论时间管理技术平衡生活模块团队时间管理你是否……？自己的许多思想、宏图大志等都只有在梦中实现；没有时间与家人多处一会儿；没有时间多读书；没有时间尝试新的事物；没有业余爱好的时间。……总之，成天忙忙碌碌的，却又总觉得忙的不是地方。效果效能效率把事情做对（Doingthethingsright.）做对的事情（Doingtherightthings.）把对的事情做对（Doingtherightthingsright.）时间使用分析本节将邀请大家对自己的日常时间使用模式进行分析与回顾，辨识工作与生活中的时间陷阱，并开始学习每日时间记录。【提要】活动小时数%={(小时数÷24)×100}工作（W）睡觉（S）家庭（F）娱乐、兴趣爱好（R）社交（C）其他琐事（M）其他（O）总计248:00上班，泡茶，上网。8:30上司打电话让任经理去谈话，谈了一会儿有关公司人力资源规划的问题，中间总经理接听电话、有客人来访等，使他们的谈话一直延续到10:00。10:00准备布置下属工作，又有电话打来询问有关新入职人员薪资的问题，解释到10:20。10:20找来下属布置招聘工作，中间不断有其他下属进来请示工作，任经理的思路和时间被分割和耽误，布置工作一直延续到11:00。11:00对秘书报上来的文件等进行批示、处理；阅读文件、各类的报告、建议书等，到12:00，还有一部分没有过目。12:00匆匆吃过饭，看了一会儿报纸、与同事聊了一会儿天，猛然想起总经理交待的关于人力资源的规划报告还没有完成，明天就要上交的，于是赶紧冲进办公室。任经理的一天（from8:00to17:00）：14:00与销售经理约好讨论招聘营销人员的事宜，由于对招聘主管的工作不放心，本应是下属的职责，任经理却又全包了下来，包括招聘计划、招聘人员资格的具体要求等，都由任经理自己确定，此项工作又占去时间2个小时。16:00刚要写自己明天提交给总经理的公司人力资源规划报告，一个下属又进来请示和审批，同时聊了一会儿个人的私事和公司最近的传闻。16:30召集下属开会，因为下属反映部门内部不团结已经影响到了工作，任经理必须就此事同下属强调一下。但会议不仅没有达到任经理的预期目的，还拖延了时间，一直持续到17：00。17:00下属走后，任经理一看已经过了下班时间，已经没有时间来完成报告，只好挟着自己未写完的报告和要处理的文件回到家中，看样子今晚上又得加班到午夜了。任经理的时间为什么不够用？电话干扰——对公司员工解释有关薪酬问题，这本不属于任经理的事，有薪酬主管吗？会议安排没有计划，会议拖延，主题不明确，对会议没有实行有效控制。上司不定期的召见，使中层经理的时间具有很大的随意性。喜欢下属事事请示和汇报的官僚作风，下属的不断请示和汇报，使自己成为下属任务的执行者，大大浪费了自己的时间。对下属工作不放心，替下属做工作，结果整天被埋在事务性的工作里。凡事事必躬亲，有许多不需要看和处理的文件等耽误时间。缺乏一份详尽的计划，工作没有目标、没有程序，所以就没有自己主动的行动。做事情没有轻重缓急和主次之分，经常本末倒置，终日埋头于无关重要的事务上。只注意细节和小事，事事过问，事事关心，就像一个多事的婆婆，结果下属没有事情可做。不知道中层经理是可以说“不”的，经常听命于上司的召唤，对下属的打扰也不加以控制，结果是时间浪费在一些无关紧要和与己无关的事务上。对于自己熟悉和喜欢的事尽快做完，对于棘手的问题拖延进行，只有通过加班来完成。不舍得放权，不授权，下属轻松自在，自己却忙得要死。常见的时间陷阱——有形的⁍电话⁍会议⁍打扰⁍官僚作风⁍沟通不足⁍办公室政治⁍资源不足⁍阅读文件⁍处理邮件⁍交通拥堵常见的时间陷阱——无形的⁍欠缺周详计划⁍不懂轻重缓急⁍过分注重细节⁍犹豫不决⁍不会说“不”⁍拖延⁍健忘⁍不懂授权⁍欠缺组织性⁍健康欠佳时间工作安排工作优先度备注7:007:157:307:458:008:158:308:459:009:159:309:4510:0010:1510:3010:4511:0011:1511:3011:4512:00⁍定时将您使用时间的方式忠实记录起来⁍是帮助您开始时间管理的最佳方式CompanyLogo1根据个人工作和作息特点设计日志格式。以每15分钟为单位做成表格。2忠实记录每个时间单元的活动。如写工作报告、打电话、会议、聊天、吃饭、做白日梦等等。3每天结束时将当天的工作/活动分类、归纳和命名，总结一天的时间使用情况。•8:30部门例会•9:00看资料、文件•9:15接听和打回复几电话•9:30下属来请示工作•9:45与财务部经理讨论费用问题•10:20替上司营销总监去开会•10:55给外地办事处打电话•11:10与行政部经理聊天•11:30替下属修改销售分析报告•12:00吃午饭•13:00接待一个客户•13:30备向营销总监汇报的资料肖经理的一天•14:30下属来谈他工作中的困难和抱怨•14:50与人事经理谈某下属的奖金问题•15:20接顾客投诉电话、很恼火•15:30打电话询问投诉之事、教训下属•15:50老总找去谈事•16:20下属又来请示工作•16:30撰写招聘计划•17:00下班时间到了，发现招聘计划中有好几个问题得去找人事经理协商•18:00有一个下属还想反映一下情况时间管理理论了解时间管理的基本知识与要素，学习第四代时间管理理念。以目标与角色指导长期与短期时间管理规划，以轻重缓急优先级安排近期（周/日）行事历。【提要】时间管理的基本认识⁍知道该做什么事,并把时间花在重要的事情上⁍时间无法管理,事情/任务才是管理的对象⁍浪费的时间远比有效利用的时间多⁍善用管理工具提升时间利用效率四代时间管理理论⁍第一代时间管理----备忘录型⁍第二代时间管理----事先规划安排行程⁍第三代时间管理----规划、定优先顺序、操之在我⁍第四代时间管理----强调自然法则（农场法则）。视角放宽于人生远景，学习如何思考未来。这是一种思维方式的变革，改变的是思想而不止是行为。高效时间管理的前提⁍积极的心态⁍使命与目标何谓积极的心态？受制于人主动积极刺激反应刺激反应选择的自由自觉热忱创造力独立意志刺激责任感何谓合理的目标？⁍自己的⁍切合实际的⁍书面的⁍可衡量的⁍有时限的⁍平衡和谐的27%的人没有目标60％目标模糊10％有清晰但较短期的目标3％有清晰且长期的目标1stQtr27601030102030405060哈佛大学研究表明你处于人群中的什么位置？没有目标者：处于底层、抱怨社会目标模糊者：中下层面，安稳度日短期目标者：各行业专业人士长期目标者：社会各界顶尖人士1stQtr27601030102030405060哈佛大学研究表明25年后……二者应有机结合长期目标指导短期目标事业方面：激励、推动作用个人方面：健康？休闲？修养？项目计划/日常运作计划每月/周/日行事安排长期目标短期目标人生目标20年目标3-5年目标使命-角色角色-目标角色-目标年度目标季度目标本月目标使命-角色目标-计划目标-计划每周目标每日目标目标-计划计划-执行行事历授权他人I危机紧迫的问题已到期的项目会议II准备事项预防措施价值整合计划关系建立真正的休闲授权III不预期的打扰─如电话某些信件、某些报告某些会议某些触手可及的事情你喜欢做的事情IV过于简单的事垃圾信件某些电话一些会浪费时间的事紧急不紧急重要不重要IIIIIIIV紧急不紧急重要不重要I?II?III?IV?IIIIII结果：•完全不负责的•需要到处救火•依赖别人来完成基本的事情IV时间管理矩阵I结果：•工作压力大•精疲力尽•工作中充满危机•总是在到处救火IIIVIII时间管理矩阵IIIIII结果：•注重短期效应•工作中充满危机•以善变著称•不认为目标与计划重要•感觉自己受到委屈，事情在自己控制以外•浅薄及破碎的人际关系IV时间管理矩阵III结果：•目标与方向明确•平衡•自制与纪律•状况在控制之下•较少的危机时间管理矩阵⁍确立目标（Goal）/愿景（Vision）⁍设立短期目标（Objective）⁍制定工作计划（Planning）⁍区分轻重缓急（Prioritizing）时间管理技术根据第四代时间管理理论，进一步了解时间管理工具、软件，掌握避免时间陷阱的技术，建立适合自己的时间管理方法与习惯。【提要】⁍列出任务⁍估计工作需要时间⁍预留机动时间给意外事件⁍决定优先,删减和委派⁍事后检查时间工作内容工作分类实际花费时间ABC完成日程计划每周计划（第_____周）星期一星期二星期三星期四星期五星期六星期日角色扮演设定目标今日工作重点工作/约会/会议888888899999991010101010101011111111111111121212121212121111111222222233333334444444555555566666667777777晚上晚上晚上晚上晚上晚上晚上⁍总是把你的计划写下来。⁍保持集中力在你将预定完成的目标上。⁍总是将你的日程表放在你的面前以确保工作进度。⁍先将主要的事项及活动计划好。⁍多花心思在计划每天的一开始。⁍尽可能将有关之事项及活动给归纳在一起。⁍多留一些时间给重要的工作。⁍确定容许足够的时间在每一件工作上，但不能给予太多的时间。⁍建立一些弹性在突如其来的事件上。⁍每一天拨出一些供思考的时间给自己。⁍考虑如何将等待及旅行的时间变得更有用。⁍如果可行，试着将你的生理时钟和你的工作相配合。⁍学习如何控制自己不去做并未排入行程的事情。⁍每日下班前先将明日的行程排好。⁍请你的秘书来协助你安排行程。⁍将你计划的日程表及实际履行的事情做一些比较，可以学会如何更实际及有效地安排你的时间。1明确责任、确立优先级和目标2去除不必要和不合适的活动3每日、每周规划时间使用计划尽可能授权留出处理意外事件的处理时段尽可能消除或减少干扰因素高效率利用精力高峰期电话⁍尽量减少⁍代接与授权⁍电话留言⁍避免无关话题⁍简洁回答⁍必要时礼貌的结束对话访客⁍限制区域与人数⁍在别人的工作区域讨论工作⁍座位远离门或走道⁍站立谈话邮件⁍分类⁍安排时间阅读⁍过滤垃圾邮件⁍限制对象会议⁍确定必要性⁍让参加会议的人清楚知道会议目的与需要信息⁍准时开始,准时结束⁍转接电话⁍结束前清楚说明会议结论与要求清理办公环境，减少环境干扰⁍该扔则扔⁍不要移师暗处⁍不放无关物品，将物品放在固定地方。⁍让秘书协助建立良好的文件管理系统⁍让文件在面前只流通一次⁍下班最后一件事---收拾办公桌改变拖延习惯，减少自我干扰⁍不知道如何或从何入手⁍不知道为什么要做?⁍不喜欢去处理⁍资料不齐全⁍没有他人催促⁍费时的事情⁍枯燥的事情⁍个人情绪及健康问题⁍缺乏奖励⁍缺乏迫切性⁍追求完美⁍找借口⁍过分忧虑⁍忙碌过后CompanyLogo把工作分成若干部分定出工作时间每次只处理一项工作即时去做交付下属去做改变拖延习惯，减少自我干扰文件洗牌⁍几点开始目标?能不能早点开始?有没有任何让你分心,以致无法完成目标的事情?,能不能早点开始?⁍你完全不受干扰的最长时段有多久?(不要把午饭也放进去)⁍你最有效率和最没有效率是什么时候?⁍你将当天的主要目标完成到什么程度?⁍你会照着优先次序的书面计划做事吗?⁍你在适当的时间做适当的事吗?⁍你在怎么处理不应该做的事?可不可以授权?⁍手边的工作要如何做得更有成效,更为简化,并减少细节?⁍你花的时间与你的优先次序是否相称?平衡生活模块了解个人平衡的生活方式模型。全方位地设计和掌握个人工作与生活，将时间管理拓展为人生管理。【提要】团队时间管理了解团队时间管理的步骤与思考要点，分享常用的团体时间管理表格与工具。【提要】1.描述要获得的结果—要完成什么任务2.评估现状,分析外部的机会与威胁、内部的强弱项3.界定目标4.制定行动计划和具体步骤(列表、排序、设定期限)5.计算预算费用,包括金钱、人力、时间6.制定时间表7.执行计划8.跟踪计划的执行情况工