自办展发展规划

-1-自办展两年发展规划目录第一章指导原则和发展目标·····························（3）第一节三年发展取得一定成就······················（3）第二节即将面临的新机遇新挑战······················（4）第三节自办展两年规划发展的主要目标··················（4）第二章建设自办展规范化管理新平台·······················（5）第四节明确组织结构形式及职能分解····················（5）第五节加快自办展项目管理标准流程建设················（6）第六节建立自办展服务质量目标管理分解体系············（7）第七节推进自办展绩效考核改革·······················（8）第三章建设自办展人才基地······························（9）第八节培养会展项目管理类人才························（9）第九节加快市场策划及销售类人才的引进················（9）第十节推进个性化的培训方案·························（9）第十一节建立“深造与就业”双项挂钩机制···············（10）第十二节建立与猎头公司的合作机制···················（10）第四章加快自办展平台建设第十三节加快对区域产业经济与背景的研究和分析······（10）第十四节建立会展学习“知识库”·····················（11）第十五节深入研究西部所有展会背景、现状及成长性···（11）第十六节涉足更多题材自办展项目的开发··············（11）-2-第十七节大力扶持与培育专业型展会及合办型展会······（12）第十八节建立自办展与外来展档期冲突的解决机制······（12）第十九节稳固既有自办展项目，寻找多极经济增长······（13）第二十节兼并或收购成长性较好会展项目··············（13）第二十一节建设自办展与兄弟公司的长效合作机制······（14）第二十二节加快自办展市场化运作机制建设············（14）第五章加快与政府的公共关系平台建设··················（14）第二十三节建立与政府会展处定期工作汇报机制········（15）第二十四节建立与政府职能部委及行业协会良好关系···（15）第二十五节制定公共关系经费使用办法及标准·········（15）第六章推动自办展精神文明建设························（16）第二十六节深入推进普通话使用建设··················（16）第二十七节深化自办展工作规章制度改革··············（16）第二十八节推进部门间体育竞技比赛的开展············（16）-3-自办展两年发展规划纲要《自办展两年发展规划纲要》主要阐述规划期内自办展的战略意图及具体工作方向，提出了我公司关于会展市场发展和壮大的主要任务，是我司自办展第二阶段—快速发展阶段的脚本和参考，同时也是全自办展员工共同奋斗的行动参考，更是公司履行经济调节、公共服务、内部监管、市场管理职责的建议依据。第一章指导原则和发展目标深刻分析自办展各类特殊情况，客观评价发展壮大过程中的现实基础和未来潜力，准确把握市内外会展发展形势，着眼于依靠人力资源发展，实现可持续的再发展，让员工不断分享发展和改革成果的喜悦，以确立更为科学的的指导原则和发展目标。第一节三年发展取得初步成就经过三年的努力，我们建立了一个基于展馆和员工努力的业务发展平台－自办展服务，这个平台为我们的进一步发展提供了一定的财务基础和公共关系基础，我们亦逐步建立了自己的企业文化：以员工的专业能力和团队协作为基础，通过服务为客户创造价值，分享客户的成功；我们也深谙自己的发展战略：成为重庆首屈一指的会展承办机构，展览会全流程解决方案供应商；对这一战略，我们进行了从市场基础到市场前景，从人力资源基础到人力资源发展规划的可行性初步验证；自07年以来，我们相继承办了四届重庆婚礼博览会、一届重庆婚庆文化节、三届西部家居博览会、两届重庆万石博览会、一届-4-动漫文化节与儿童节。这些项目的稳步发展，也更加坚定了我们向新业务领域发展的信心。第二节即将面临的新机遇新挑战会展素有“区域经济风向标”之称，自国务院三号文件明确指出“打造重庆会展之都”举措以来，政府专设成了的会展处，加大了对会展的扶持和关心。自薄书记上任以来，加大了对旅游、会展等第三产业的扶持，随着市内经济形势不断向好，资金流、人才流、信息流、商品流亦不断涌入重庆，加上目前公司已经历大小自办展会多次，培养了一批具有丰富经验的会展实战人才，形势和前途较为光明。尽管形势向好，但我公司自办展在发展道路上仍布满荆棘，如：每年会展扶持专项资金申请难度较大、申请的扶持经费不高；对好的会展题材，大大小小各类会展公司对承办权竞争较为激烈；政府其它职能部门对会展支持力度不大，仍停留在挂名主办的阶段，不参与任何指导性或实质性协调工作。第三节自办展两年规划发展的主要目标——完成公司每年对自办展下达的经营指标。加大自办展、合办展、节庆活动发展力度，实现每年上一个新项目，年收益率以15－20％速度增长。——完善自办展规范化管理流程体系文件。制定《自办展标准流程》、《作业指导书》、《作业检查表》、《项目甘特图》、《激励手册》等。——推进与政府的公共关系建设。多开发新题材展会，不断建立与市内各政府职能部委广泛联系和良好关系。-5-——取得一次大型展会的承办权。加强与商委会展处领导的长期联系与沟通，力求两年内获得一次大型展会的主要承办权。——建立适合员工学习的会展知识库。推动员工阅读《中外会展》、《中国会展》杂志，推进自动化办公系统会展知识库建设。——建立人才储备库。依托于自动化办公系统，建立自办展员工及实习生的业绩、能力、态度、专业等综合素质信息。——制定合乎现状的绩效考核办法。加强与行政部及人事部的工作探讨，制定出合理的自办展员工绩效考核办法。第二章建设自办展规范化管理新平台自办展发展至今，在规范化管理领域处于起步阶段。建设自办展规范化管理平台，是自办展“内外兼修”的核心组成，尤其在多项目构成的会展企业，对系统化、科学化的管理项目具有重要意义。第四节明确组织结构形式及职能分解自办展目前的组织结构属强项目制形式，在新领域业务、事业环境要素及人力资源无法完全匹配的现状下，建议两年内的组织架构仍以强项目制，即：自办展分管领导－部门经理（项目集经理）－各项目主任－项目助理－实习生。这样的优势可实现专业化管理，有利于内部竞争提高整体效率，劣势是项目负责人工作任务较重，压力较大。两年后，待自办展新领域项目得到扩充，队伍得到更多的锻炼，各类会展人才亦有充分的积累，可建议考虑矩阵式组织结构，成立区别于项目部之外的招商部、市场策划部、宣传外联部、行政客服部等。-6-就工作职能方面，以往的自办展并没有明确的界定和划分，其实可以简单划分为一、二、三级，甚至是多级。一级职能可用一句话描述项目主要业务和管理事宜，该职能只是宏观描述，不具备直接操作性；二级职能描述的是在一级职能基础上分解的若干子项职能，严格来讲，也不属于具体的工作事项，没有直接操作性；三级职能则是二级职能的进一部细化，是一些具体的作业项目和要点，具有可操作性。如：在一个具体项目的招商工作中，见图1：部门经理或项目负责人项目负责人项目负责人或项目助理一级职能二级职能三级职能招商管理1．管理客户信息（1）依据会展的内容和目标，收集客户信息（2）不断丰富客户信息管理系统（3）对客户信息进行管理，确定主要的目标客户2．制定招商计划（1）依据客户的特点和展会特点，缺点招商目标（2）制定招商企划书，拟定招商计划（3）分析招商计划可行性3．开展招商活动（1）接洽、协调、联络参展参会人员（2）开展各种会展宣传活动（3）进行招商谈判，签订招商合同（4）收取展商款项4．维护客户关系（1）对客户进行建档案管理，便于提供个性化、专业化服务（2）定期对客户进行回访，了解问题（3）向客户提供合理化建议与方案（4）与客户负责人建立并保持良好关系第五节加快自办展项目管理标准流程建设加快建立从自办展的可行性分析、立项、策划总体方案、相关活动、报批工商消防、招商及展位营销、宣传媒体推广、现场服务管理、-7-展后总结评估每个过程的标准体系文件，如：在项目可行性分析阶段，需制定《展览会市场环境分析报告》、《展会生命力分析报告》、《展会项目财务分析》、《展会风险预测及控制报告》；展会招展及销售阶段，需制定《展览会招展价格制定策略》、《展览会招展函编制框架》、《展览会客户资料传递的标准》、《代理招展合作书框架》等文件范本或模板。标准流程文件的建设，为员工多级职能工作的有序开展，提供了指南，此举将有效提高员工工作效率，加快了员工系统化、专业化、科学化的培养。第六节建立自办展关键质量目标管理分解体系以往自办展，以公司下达收入指标，考核完成情况来检验部门的主要工作。而部门将总任务分解后，仅停留在考核项目负责人收入指标的完成上，对多级员工细目标分解后的完成情况考核并不明确，难以客观公正的体现员工工作绩效，影响到员工的工作激情。建立以自办展关键质量目标管理分解体系，其目的在于激励员工、增强组织凝聚力、更为客观的推动绩效考核机制。以下为主要负责招商、市场策划及宣传外联工作的项目人员的质量目标分解表：市场策划及宣传外联工作质量目标分解表（见图2）-8-图2目标项目指标内容单位指标（值）完成时间市场调查质量目标信息分析准确率％100％市场调查信息准确率％％以上市场调查经费万元万元以内策划服务质量目标会展策划完成率％％以上策划案采纳率％％以上策划案保存完整广告宣传质量目标广告宣传推广次数次次广告宣传覆盖率％％以上广告宣传费用控制万元万元以内公关服务质量目标公关危机事件处理及时公关费用万元万元以内综合质量服务目标提升公司形象目标公共关系建设目标招商工作质量目标分解表（见图3）目标项目指标内容单位指标（值）完成时间招商质量目标招商实际完成率％％以上赞助、广告总金额万元万元客户回执率％％以上回执及时处理函件发送准确率％％以上签约客户数量个个老客户流失率％％以下新客户开发数量个个回款率％％以上每平方销售均价万元万元以上展位销售面积平方平方以上信息度目标客户信息资料保存完整客户信息库建立第七节推进自办展绩效考核改革目前的自办展项目，均已建立招商组、宣传组、活动组等分工概念，项目成员分工及工作重点有所区别，当然，绩效考核标准亦需不同。同时，建立员工绩效考核还需考虑以下要素：自办展总任务收入-9-指标完成情况、总任务利润完成情况、单个项目收入指标完成情况、单个项目利润完成情况。与行政部和人事部保持长效沟通机制，抓紧推出自办展绩效考核办法文件。第三章建设自办展人才基地我公司自办展发展相对较晚，对会展业及会展经济的研究起步也较晚，会展人才储备及教育亦相对落后，公司仍缺乏一支稳定的、高质量的专业会展人员队伍。因此，建设自办展人才基地，培养高质量会展人才，对提高自办展项目组织水平及服务质量起着深远的意义。第八节培养会展项目管理类人才自办展目前的项目负责人，运作会展项目的类别、次数、时间都尚短，经验水平有所参差，公司需不定期组织培训机构对项目负责人进行项目管理培训，支持与资助员工积极参与各类项目管理俱乐部或沙龙，学习他人经验，不断提高项目负责人的运作水平及能力。第九节加快会展市场策划及销售类人才的引进自办展的招商、市场调研及策划是较为薄弱的环节，公司需针对性引进此类人才，尤其是招商能力及业务攻关能力较强的会展人才，可借助某些老员工在行业内的长期人脉资源，广纳此类人才，采取底薪＋业务提成的临时聘用方式，为公司创造更多收益，同时也为今后成立招商部、市场策划部做好人才储备。第十节推进个性化的培训方案目前所有的自办展项目，无论是项目负责人还是项目助理，在某些