高效工作与时间管理

高效工作与时间管理人力资源总部:黄海荣行政管理怎样提高效率行政管理在企业中主要三大功能:管理、协调、服务三效原则1、效果2、效率3、效益穿普拉达的女王杜拉拉升职记合理的规划和一份科学的时间表是杜拉拉们的法宝。大多数人的幸福或不幸，取决于这10或12个小时（每天）使用的是否巧妙。——法国高效工作与时间管理一、管理者常见的时间陷阱二、时间管理的原则三、有效的时间管理方法目录1、工作缺乏计划目标不明确没有进行工作归类的习惯缺乏做事轻重缓急的顺序没有时间分配的原则一、管理者常见的时间陷阱2、组织工作不当职责权限不清，工作内容重复事必躬亲，亲力而为沟通不良工作时断时续接受请托利用资源一、管理者常见的时间陷阱3、时间控制不够习惯拖延时间不擅处理不速之客的打扰不擅处理无端电话的打扰泛滥的“会议病”困扰。一、管理者常见的时间陷阱4、整理整顿不足“帕金森定律”—工作将被扩展，以便填满可供完成工作的时间”一、管理者常见的时间陷阱5、进取意识不强个人的消极态度做事拖拉，找借口不干工作唏嘘不已，做白日梦工作中闲聊一、管理者常见的时间陷阱高效工作与时间管理一、管理者常见的时间陷阱二、时间管理的原则三、有效的时间管理方法目录必须事先对工作做出计划必须按照计划去执行、去实施必须留出处理不可预计事物的时间时间管理的重点：待办单、日计划、周计划、月计划表原则一：制定计划二、时间管理的原则明确目标目标刺激我们奋勇向上如何制定目标(SMART原则)具体的（specific）可衡量的（measurable）可达到的（attainable）相关的（relevant）基于时间的（time-based）二、时间管理的原则原则一：制定计划原则在最有价值的那些项目旁边，标上大写的A字，在稍低价值的项目旁边标上大写的B字，在价值最低的项目旁边标上C字。A＝必须做的B＝应该做的C＝不值得做的原则二：目标ABC二、时间管理的原则原则三：80/20原则80/20原则：假如工作项目是以某价值序列排定的，则80%的价值来自于20%的项目，而剩下的价值则来自于80%的项目。简单地说：20%的工作占整个工作80%的价值集中80%的精力要做20%的工作投入20%的精力做另外80%的工作二、时间管理的原则原则四：今日事今日毕拖延决定或行事缓慢是非常危险的习惯。应付拖延的招数：1）订定完成期限2）建立回馈制度3）安排人监督你4）趁早解决5）把工作划分为几个小部分6）现在就去做二、时间管理的原则原则五：养成习惯你要知道什么是好的时间管理习惯坏习惯是可以并且是必须要改变的好的习惯是可以养成并且是必须要养成的时间管理是一种可以改变的习惯，不良的习惯是无意中形成的，良好的习惯可以在有意中形成二、时间管理的原则高效工作与时间管理一、管理者常见的时间陷阱二、时间管理的原则三、有效的时间管理方法目录时间管理的步骤与方法设定目标优先排序统筹安排每晚回顾•没有目标就无法管理•目标必须明确具体•写下目标•先按重要性再按急迫性决定顺序•时间/利益之比较•80/20法则•一天内2-3件要项•提高时间的利用率——增加生命的宽度•检视自己的时间管理状况•如不满意，可检讨自己的时间管理方法•发现问题后，及时进行调整三、有效的时间管理方法股份公司有机事业部运用”五化”管理提高效率管理好时间12354制度化程序化信息化精细化标准化三、有效的时间管理方法时间管理降龙18掌1、掌控每天2、确定目标3、实事求是4、制定计划5、决不拖拉6、管理表单7、有效规划8、轻重有别9、沟通细节10、专心致志11、合理分配12、清理桌面13、办公室5S14、减少干扰15、管理邮件16、管理电话17、充分授权18、管理会议三、有效的时间管理方法做好时间管理就能享受工作和生活Thankyou!谢谢！一、做好计划和统筹二、要事第一三、化繁为简四、学会说“NO”五、明确期限六、改进方法和习惯时间管理六步24案例：广交会展位的来电25一般情况下，在每年、每月、每周、每天当中，较忙的是什么时间段？有哪些工作可以提前做？26一、做好计划和统筹二、要事第一三、化繁为简四、学会说“NO”五、明确期限六、改进方法和习惯时间管理六步27高效能人士的七个习惯28因为我们不知道究竟什么对我们最重要,所以每件事好像都很重要；因为每件事好像都很重要，所以我们不得不每件事都做；有些人看到我们每件事都做,所以，他们期望我们什么都做；每件事都做让我们非常忙碌,所以我们没有时间去考虑：究竟什么对我们最重要？忙人的告白时间管理四象限291、既重要又紧急2、重要但不紧急3、不重要但紧急4、不重要不紧急定义重要：对你的职责或目标具有贡献的活动。紧急：你或别人认为需要立刻处理的活动。30时间管理四象限31紧急不紧急重要限时完成的重要会面或工作影响深远的事情……做计划、中长期规划工作沟通与协调思考工作方法和流程的改进向上司或公司提建议……不重要有些电话有些信函、报告有些无谓之请托、邀约大部分会议许多迫在眉睫的小事符合别人期望的事忙碌琐碎的小事有些文件资料之处理有些交际应酬……ABCD80/20法则32一个企业80%的利润来自其20%的核心业务或重要客户。80%的销售额来自20%的销售人员。每个企业优秀的人（骨干）都只有20%左右，中等的和平庸的占了约80%。在每天的工作中，都大概只有20%是重要的工作。分析：正确的日程排序高效时间管理=在最短的时间内做最多的事×33为什么整天忙个不停却得不到领导的认可？34案例：一个采购部经理问题：“弹钢琴”跟“要事第一”有冲突吗？故事：桶、石块、碎石、沙子、水故事：两个捡破烂的人个案分析：失败的经历/成功的经历35要追求“利益最大化”，但是对于不重要的事情我们又不能放弃，那我们该怎么办？36一、做好计划和统筹二、要事第一三、化繁为简四、学会说“NO”五、明确期限六、改进方法和习惯时间管理六步371、学会对付不速之客38问题1：黄经理正在处理三件A类事情，林总又过来安排一件C类工作，王经理该怎么说？问题2：黄经理整天被领导追问每件工作的进度，忙得不亦乐乎，他如何摆脱这种困境？问题3：在每天的工作中，黄经理总会被各种电话、各个突然而至的人打扰着，无法集中精力做好手上最重要的工作。黄经理头上都冒烟了！黄经理该如何应付这些打扰？392、甩掉背上的猴子你在走道上碰到一位部属，他说：“我能不能和您谈一谈？我碰到了一个问题。”于是你便站在走道上专心听他细述问题的来龙去脉，一站便是半个小时，既耽搁了原先你要做的事，也发现所获得的信息并不足以做出任何决策。于是你说：“我现在没时间和你讨论，让我考虑一下，回头再找你谈。”猴子原本在部属的背上，谈话时彼此考虑，猴子的两脚就分别搭在两人背上，当你表示要考虑一下再谈时，猴子便移转到你背上。你接下了部属的角色，而部属则变成了监督者，他会三不五时跑来问你：“那件事办得怎样了？”如果你的解决方式他不满意，他会强迫你去做这件原本他该做的事。这样的猴子，你收得愈多，他们给的就愈多。于是你饱受堆积如山、永远处理不完的问题所困扰，甚至没有时间照顾自己的猴子。40——摘自《别让猴子跳回背上》规则１．猴子要麽被喂养，要麽被处决。否则，他们会饿死，而管理者则要将大量宝贵时间浪费在尸体解剖或试图使他们复活上。规则２．要控制猴子的数量在整个团队力所能及的范围内。对来自下属的猴子，管理者要把处理时间控制在每次5-15分钟。规则３．猴子只能在约定的时间喂养。经理无须四处寻找饥饿的猴子，抓到一只喂一只。规则４．应确定每只猴子下次喂养时间和下属的主动性级别。这可以由管理者和下属共同修改并达成一致，但不要模糊不清。否则，猴子或者会饿死，或者将最终回到管理者的背上。猴子的照料与喂养规则：41一、做好计划和统筹二、要事第一三、化繁为简四、学会说“NO”五、明确期限六、改进方法和习惯时间管理六步42英国某家报纸曾举办一项高额奖金的有奖征答活动。题目是：在一个充气不足的热气球上，载着三位关系世界兴亡命运的科学家。第一位是环保专家，他的研究可拯救无数人们，免于因环境污染而面临死亡的恶运。第二位是核子专家，他有能力防止全球性的核子战争，使地球免于遭受灭亡的绝境。第三位是粮食专家，他能在不毛之地，运用专业知识成功地种植食物，使几千万人脱离饥荒而亡的命运。此刻热气球即将坠毁，必须至少丢出一个人以减轻载重，使其余的两人得以活存，请问该丢下哪一位科学家？43法国一家报社进行了一个有奖智力竞赛，其中有这样一道题目：如果法国最大的博物馆卢浮宫失火了，在只能抢救一幅画的情况下，你会救哪一幅画？在该报收到的成千上万的答案中，答案最多的是《蒙娜丽莎》，而法国名作家贝尔纳以最佳答案获得了该题的奖金。44在工作中，有哪些东西应该化繁为简？45简化工作是所有优秀管理者的共同特质，工作愈简化，愈高效，也愈不会出问题。所以要善于将复杂的问题简单化。46一、做好计划和统筹二、要事第一三、化繁为简四、学会说“NO”五、明确期限六、改进方法和习惯时间管理六步471、给自己的目标、计划设定清晰的期限48一个减肥的例子492、与别人约定期限帕金森定律：如果你安排了充裕的时间从事一项活动，你会放慢你的节奏以便用掉所有分配的时间。503、这个期限最好是合理而又稍偏紧的。一、做好计划和统筹二、要事第一三、化繁为简四、学会说“NO”五、明确期限六、改进方法和习惯时间管理六步51这几个故事可以给我们什么启发？52一个企业的董事长走在他的厂区里，经过一个正在清扫落叶的保洁员身旁。保洁员拿着一把长长的扫把，费力地扫着。而那把扫把实在太旧了，齿间稀疏，漏掉了许多的叶子。董事长停下来问：“先生，你的工具太不好用了吧，为什么不换一把？”“我只有这一把了。”保洁员头也不抬地忙乎着他的活。“你为什么不去仓库领一把呢？”“仓库离我这儿太远了，来回要花不少时间，我还有很多地要扫。”保洁员用手擦拭一下汗水，这才发现和自己说话的竟是董事长，不禁有些不知所措。“噢，董事长，我不知道是您，我这就去仓库领一把。”看着保洁员离去的背影，董事长十分生气：“这是在工作吗？真不能理解！要不是看在他从不偷懒的份上，我现在就开除他。”勤劳的保洁员53犹太人汉弗特在加拿大渥大华开设了一家豪华宾馆。年终时，他让宾馆分别评选出10名最勤快和10最“懒惰”的员工。汉弗特叫人把10名“懒惰”的员工叫到他的办公室。这些员工心里七上八下，心想老板肯定会要我们滚蛋。可是他们万万没想到，一进门，汉弗特就说道：“恭喜各位被评为本宾馆最优秀的员工。”看着他们一个个目瞪口呆的表情，汉弗特接着解释道：“据我观察，你们的‘懒’表现在总是一次就把餐具送到餐桌上，习惯于一次就把客人的房间收拾干净，一次就把工作干完，讨厌多走半步路，讨厌做第二次（返工）。因而在别人眼里你们整天闲着，在偷懒。但依我看，最优秀的员工全无例外的都是‘懒汉’，因为你们‘懒’得连一个多余的动作都懒得去做。而勤快员工的‘勤’，大多表现在他们整天忙忙碌碌，不在乎把力气花在多余的动作上，做一件事不在乎往来多少趟，花多少时间，而从来不停下来思考一下最便捷的方法，这样能有效率吗？”懒惰的员工54甲和乙两个学生，毕业后一起进了一家餐馆工作，没多久，甲被提拔做了乙的上司，而乙却仍在厨房干杂活。乙就去找老板理论。老板想了想，说：“你到市场上看还有什么卖的？”乙去了一趟市场回来说：“还有一个农民在卖土豆。”老板问：“多少钱一斤？”乙又赶去市场，回来回答老板：“8毛钱一斤。”老板又问：“总共有多少斤？如果全部要了能便宜多少钱？”乙又急忙来回奔跑。老板说：“好吧，你先坐着。”然后又叫来甲，对他说：“你去市场看看，看还有什么东西卖？”不一会甲回来说：“还有一个卖土豆的，8毛钱一斤，共有125斤，如果全部要了可以6毛钱一斤。过一会这个农民还要到市场上去卖西红柿，我们库里不多了，我带回了一个样品，把那个农民也带来了，你们当面谈谈吧。”老板对乙说：“这其中的原因你该明白了吧！”乙羞愧地回到厨房干杂活