从一个案例浅谈内部控制五要素

1浅谈完善企业内部控制的五要素刘先凤摘要：内部控制制度是社会经济发展到一定阶段的产物,是现代企业管理的重要手段。加强和完善企业内部控制,已成为当前理论界和实务界备受关注的话题之一。研究内部控制,对于改善企业内部控制、提高会计信息的质量、保障投资者的合法权益、保证资本市场的有效运行具有非常重要的意义。本文从一个财务舞弊案出发，简单剖析了内部控制的五大要素，以增强人们的内控观念意识，加强内控工作，实现企业价值的最大化。关键词：案例内部控制要素某私人商贸公司，年销售额上亿元，已经营多年，财务一贯很好，只是最近一年公司账面利润明显偏低而引起管理层怀疑，才发现财务人员用各种手段将部分公司资金转走，并且这种情况已持续3年。案例简析：这是一个典型的内控制度缺乏的案例，案情非常简单，该公司的财务处于无人监管的状态，没有必要的内控措施，出现舞弊不足为奇。如果该公司能够做到如下几点：有完善的资金使用授权制度、权责分离制度；财务人员定期轮岗、不相容岗位分离；管理层定期查看相关管理报表、密切注意预算完成情况；严格控制大额资金支出；定期对帐、定期盘点现金；定期开展内部审计等等，财务舞弊现象应该可以避免。本文拟通过此案谈谈内部控制的五大要素，以增强人们的内控观2念意识，加强内控工作，实现企业价值的最大化。一、内部控制的内涵及作用所谓内部控制,是指企业为了保证业务活动的有效进行,保护资产的安全与完整,防止、发现、纠正错误与舞弊,保证会计资料的真实、合法、完整而制定和实施的政策、措施及程序。广义地讲,一个企业的内部控制是指企业的内部管理控制系统,包括为保证企业正常经营所采取的一系列必要的管理措施。内部控制的目标是确保单位经营活动的效率性和效果性、资产的安全性以及经济信息和财务报告的可靠性。其主要作用在于有助于管理者实现企业经营方针和目标;保护企业各项资产的安全和完整,防止资产流失;保证业务经营信息和财务会计资料的真实性和完整性,除此之外,保证单位内财务活动的合法性也是内部控制的目标。良好的内部控制虽然能够达到上述目标,但无论内部控制的设计和运行多么完善,它都无法消除其本身所固有的局限,这种局限性也必须明了并加以预防。二、企业内部控制失效的表现及原因从企业近几年发生的涉及会计违法违纪案件和各有关部门对企业审计检查的结果看,企业内部控制失效主要表现在以下几个方面:一是会计信息失真近年来,企业由于会计工作秩序混乱。核算不实而造成的信息失真现象较为严重,如常规性的印单(票)分管制度、重要空白凭证保管使用制度及会计人员分工中的“内部牵制”原则等得不到真正的落实;会计凭证的填制缺乏合理有效的原始凭证支持;人为捏造会计事实;篡改会计数据、设置账外账、乱挤乱摊成本、隐瞒或虚报收入和利润等等。二是费用支出失控,潜在亏损增加某些企业为了3搞活经济,允许部门经理开支一定比例的业务费用,但对这部分费用的适用范围既无明确规定,也无约束监督机制,导致部门经理大手大脚,挥霍浪费,使本来微利的企业出现亏损;有的企业由于财产物资内控管理薄弱,物资购销制度松弛,采购、验收、保管、运输、付款等职责未严格分离,存货的发出未按规定手续办理,也未及时与会计记录相核对,对多年来的毁损、报废、短缺、积压、滞销等不作处理,致使巨额潜亏隐藏在库存中,再加上经济往来中审查制度不健全等,造成国有资产大量流失。三是违法违纪现象时常发生有的企业主管财务的领导、业务经办人员、财会人员利用内控不严的漏洞大量收受贿赂,贪污公款,挪用、盗窃资金,或与企业外不法商人相勾结,非法侵占企业资金等。企业内部控制失效,主要有以下几个原因:1、会计岗位设置和人员配置不当,业务交叉过杂,会计人员兼职过多,职权不明,会计的事前审核、事中复核和事后监督流于形式；2、企业内部控制制度不完善,执行不得力目前相当一部分企业对建立内部控制制度不够重视,内部控制制度残缺不全或有关内容不够合理。更多的是有章不循,将已订立的企业内部控制制度“印在纸上,挂在墙上”,以应付有关部门的检查、审计,而不管内部控制制度执行情况如何,遇到具体问题多强调灵活性,使内部控制制度流于形式,失去了应有的刚性和严肃性。3、考核企业干部政绩、业绩机制不完善长期以来,对企业干部政绩、业绩考核以目标利润完成情况为主要依据,缺乏对其他相关指标的综合考察。有些业务主管部门,为了加快本系统的经济发展,在没有进行科学论证的情况下,下达一些脱离实际的经济增长考核指标,而部分企业领导者为讨好主管部门借此显示自己的能力,通过提供4虚假会计信息等手段来“实现”上级主管部门下达的有关指标。4、会计人员素质较低近几年来,会计队伍迅速扩大,但对会计人员的思想教育、业务培训没有跟上,有些培训流于形式,根本起不到提高会计人员素质的作用,5、外部监督乏力。二、完善企业内部控制的五要素1、控制环境任何企业的控制活动都存在于一定的控制环境之中，控制环境的好坏，直接影响到企业内部控制的遵循和执行，以及企业经营目标、整体战略目标的实现。加强和完善企业内部控制，应注意企业内部控制环境的建设，包括经营管理的理念、方式和风格，组织机构，授权和分配责任的，管理控制方法，人力资源管理政策和实务，外部环境的影响等。只有建立良好的内部控制环境，才能保证制度的真正落实，才能真正达到内部控制的目的。控制环境规定单位的纪律与架构，塑造企业文化，影响经营管理目标的制定，并影响企业员工的控制意识，是实施内部控制的基础，董事会、单位负责人在塑造良好的内部环境中发挥关键作用。控制环境的因素具体包括：诚信的原则和道德价值观、评定员工的能力、董事会和审计委员会、管理哲学和经营风格、组织结构、责任的分配与授权、人力资源政策及实务等。企业应当将构建和完善内部控制环境，作为保证内部控制制度有效执行的首要条件。领导班子和主要负责人应以高度负责的态度，抓好本单位内部控制环境建设。当前，企业内控乏力的一个重要方面就是，企业没有完善的法人治理结构，内控机制不健全。许多管理者的经营观念不能从根本上转变，总是把自己放在行政领导的位置上，管5理主动性不强，没有把企业当作自主经营、自负盈亏的经济实体。企业虽然按公司法设立了董事会、监事会等机构，但在实际执行当中，董事会没有起到监控作用，“董事”不“懂事”，机构形同虚设。并且，公司的人力资源管理机制不合理，不能有效的管理、约束工作人员。有的公司甚至没有必要的内部审计机构，或是内部审计机构不能正常发挥监督作用。总之，企业没有营造一种良好的控制环境，难免要发生财务舞弊等失控事件。2、风险评估风险是指一个潜在事项的发生对目标实现产生影响的可能性，它包括正面和负面影响两个方面，在内部控制中，通常将风险界定为产生负面影响的可能性。每个企业都面临来自内部和外部的不同风险，这些风险都必须加以评估。风险评估是指分析和辨认实现有关目标可能发生的负面风险，以便形成确定应该如何对它们进行管理的依据，是实现内部控制的重要环节。风险评估主要包括目标设定、风险识别、风险分析和风险应对。企业应当加强对经济业务和管理行为的风险评估，建立并完善相应的风险识别、风险分析和风险应对机制，并确保有效运行。企业风险意识淡薄是导致内控乏力的另一个方面。随着社会环境的变化，企业间竞争的加剧，企业经营风险越来越高。现实情况是，有的企业的风险意识并没有提高，风险管理缺失，没有把风险防范作为企业管理的一部分。本文所说的商贸公司，频频发生财务舞弊事件，其重要原因之一就是风险管理落后。3、控制活动6控制活动，是确保管理阶层的指令得以执行的政策及程序，以帮助管理层所选择的风险应对措施得以有效实施，是实施内部控制的具体方式，常见的控制活动有：授权批准、实物控制、职责分离、预算控制、会计系统控制、信息系统控制、审核批准控制、内部报告控制、经济活动分析控制、绩效考评控制等。企业应当根据风险评估结果，强化对内部控制制度实施情况的检查与考核,并建立有效的激励机制为了保证企业内部控制制度能有效地发挥作用,并使之不断地得到完善,企业必须定期对内部控制制度的执行情况进行检查与考核,看企业内部控制制度是否得到有效遵循,执行中出现了什么问题,为什么某项内部控制制度不能执行或不完全执行,估计可能产生或已经造成什么后果。对于严格执行内部控制制度的,给予精神鼓励和物质奖励:对于违规违章的,坚决给予行政处分和经济处罚,并与职务升降挂钩。只有做到压力与动力相结合,才能最终达到内部控制的目的。及时制定管理制度，落实相应措施，确保各项经济业务和管理行为始终置于内部控制活动中。为确保制度的贯彻执行，必须要加强控制与考核，并要全过程、全方位的施以监督，通过监督来不断修正执行过程中产生的偏差。从商贸公司财务舞弊案分析，其根本原因是缺少相应的制约机制和规范的会计处理程序。如果商贸公司有完善的授权制度、权责分离制度、财务人员定期轮岗、开票与收款职能分离，会计处理上有完善的手续控制和复核控制等程序，并能定期编制预算，随时掌握收支完成情况，等等，也不至于出现会计信息失真、管理失控现象。4、信息与沟通7内部控制只有上下一致,及时沟通,随时把握相关人员的思想、动机和行为,才能把内部控制工作做好。具体讲,除领导本身应以身作则起表率作用外,还应做好以下工作:要及时掌握企业内部会计人员思想行为状况。内部业务人员、会计人员违法违纪,必然有其动机,因此企业领导及部门负责人要定期对重点岗位人员的思想和行为进行分析,着重了解他们是否有赌博、炒股、经商,与社会劣迹人员往来和追求超常消费等情况,掌握可能使有关人员犯罪的外因,以便采取措施加以防范和控制。对会计人员进行职业道德教育和业务培训。职业道德教育要从正反两方面加强对会计人员的法纪政纪、反腐倡廉等方面的教育,增强会计人员自我约束能力,自觉执行各项法律法规,遵守财经纪律,做到奉公守法、廉洁自律。加强对会计人员的继续教育,要特别重视对那些业务能力差的会计人员的基础业务知识的培训,以提高其工作能力,减少会计业务处理的技术错误。信息与沟通是指单位为了提高管理效能，促进员工全面正确履行职责而收集、识别、交流各种内部和外部信息，是实施内部控制的重要条件。主要包括：信息系统、沟通。企业在生产经营过程中，需要按照某种形式辨识、取得确切的信息，并进行沟通，以使员工能够履行其职责。企业所有员工必须从最高管理层清楚地获取承担控制责任的信息，而且必须有向上级部门沟通重要信息的方法，并对外界顾客、供应商、政府主管机关和股东等做出有效的沟通。企业应当建立并完善各类信息的沟通交流渠道，确保信息传递的及时、准确、有效以及信息的正确运用。要建立一个良好的信息系统，确保企业中的每一个人都清楚地知道自己所承担的特定职责，各司其8职并相互配合，必要时要相互制约。在商贸公司财务舞弊案中，信息与沟通没有有机地结合起来，在财务人员连续3年转移资金的情况下，管理层才通过财务报表严重异常而引起警觉，而为什么不能早一点利用财务信息呢；会计人员如果不是一人多岗，身兼多职，没有有效的审核与复核；财务人员之间如果有交流与沟通，能够相互监督，转移资金不可能不暴露一点儿蛛丝马迹。5、监控监控是由适当的人员，在适当及时的基础上，评估控制的设计和运作情况的过程。监控活动由持续监控、个别评估所组成，可确保企业内部控制能持续有效的运作。具体包括：持续的监控活动、个别评估、报告缺陷等。企业应当加强对内部控制执行情况的监督检查，并将检查结果与业绩考核挂钩，以保证各项管理制度的有效执行。目前，部分企业内控制度倒是比较健全，但却不能有效执行，“言行”不一，例如在岗位设置上随意性较大，不相容职务之间未相互分离，无法相互制约；另外，监督不力、监管滞后，很多企业的监督是以对单位负责人、财务负责人的离任审计即事后监督为主，很少有事前、事中监督等。事后监督的弊端在于要么没有问题，要么就是发现时问题已经很严重了，损失无法挽回。实际工作中，我们可以通过岗位的设置与执行之间的相互牵制，部门与部门之间的平衡制约，再加上审计部门定期与不定期的介入，任何不规范的问题应该都可以暴露，本文所说的商贸公司，它的内审9工作显然没有有效开展，即便是自己没有内审部门，那么聘请声誉好的会计师