GMP-第8章-文件管理

1第八章文件管理雷白时2文件化是质量管理体系、环境管理体系的特点之一，文件化也是药品GMP的特点之一。质量管理体系文件化是ISO9000系列国际标准建立质量管理体系的基本原则，也是药品生产企业实施GMP并通过GMP认证的基础工作。3第一节有关文件管理的概念及GMP原则什么是文件？什么是文件管理？–文件(documentation)是指一切涉及药品生产和管理的书面标准和实施的记录。–文件管理(documentationmanagement)是指包括文件的设计、制定、审核、批准、分发、执行、归档以及文件变更等一系列过程的管理活动。文件管理的目的是什么？–文件管理的目的在于保证制药企业生产经营活动的全过程规范化运转，使企业在遵循国家有关法律法规的原则下，一切活动有章可循、责任明确、照章办事、有案可查，以达到有效质量管理(effectivequalitymanagement，EQM)的目的。4GMP文件分为几种类型？–根据文件的定义，GMP文件分为标准和记录两大类。标准又分为技术标准、管理标准和工作标准。什么是GMP文件系统的“5W1H”要素？–GMP文件系统的“5W1H”要素是由几个英文单词或词组来阐述GMP概念的。Who：谁来做；What：做什么；When：什么时间做；Where：什么地方做；Why：为什么要做(Whynot为什么不能做)；How：怎样做。5GMP对文件的定位及分类是如何表述的？–药品GMP(2010年修订)第一百五十条规定：“文件是质量保证系统的基本要素。企业必须有内容正确的书面质量标准、生产处方和工艺规程以及记录等文件。”–制药企业实施GMP，硬件是基础，软件是保证，人员是关键。文件体系是软件的核心，制药企业建立健全一个科学合理、规范完整的文件体系，使管理的各个环节都有章可循。6GMP对文件管理的操作规程如何规定？–药品GMP(2010年修订)第一百五十一条规定：“企业应当建立文件管理的操作规程，系统地设计、制定、审核、批准和发放文件，与本规范有关的文件应当经质量管理部门的审核。”–WHO的GMP指出：“应精心设计、制订、审查和发放文件，其内容应与生产许可证、产品注册证的相关部分保持一致。”“文件应由合适的主管人员批准、签名并注明日期。文件不经批准不得更改。”7GMP对文件内容的要求是什么？–药品GMP(2010年修订)第一百五十二条规定：“文件的内容应当与药品生产许可、药品注册等相关要求一致，并有助于追溯每批产品的历史情况。”–WHO的GMP指出：“文件内容不可模棱两可，应阐明文件的标题、内容和目的。文件的布局应条理分明，便于查阅。复印文件应清晰可辨；从基准文件复制工作文件时，不得产生任何差错。”8GMP对文件的起草、修订、审核、批准、替换或撤销、复制、保管和销毁等的管理要求是什么？–药品GMP(2010年修订)第一百五十三条规定：“文件的起草、修订、审核、批准、替换或撤销、复制、保管和销毁等应当按照操作规程管理，并有相应的文件分发、撤销、复制、销毁记录。”–企业应建立文件的起草、修订、审查、批准、撤销、印制及保管的管理制度。分发、使用的文件应为批准的现行文本。已撤销和过时的文件除留档备查外，不得在工作现场出现。因此，制药企业应制订一个有关文件起草、审查、批准、生效、修正和废除的标准操作程序(SOP)。9GMP对文件起草、修订、审核、批准的有关人员的要求是什么？–药品GMP(2010年修订)第一百五十四条规定：“文件的起草、修订、审核、批准均应当由适当的人员签名并注明日期。”–签名应规范，以示负责。GMP对文件标题等及文字的要求是什么？–药品GMP(2010年修订)第一百五十五条规定：“文件应当标明题目、种类、目的以及文件编号和版本号。文字应当确切、清晰、易懂，不能模棱两可。”10GMP对文件存放的要求是什么？–药品GMP(2010年修订)第一百五十六条规定：“文件应当分类存放、条理分明，便于查阅。”–文件的分类编码，可以使文件条理分明，便于查阅。文件形成之后，所有文件必须有系统的编码及修订号，这好像一个人的身份证编号一样。在制药企业内部，文件的编码及修订号应保持一致，以便于识别、控制及追踪，同时可避免使用或发放过时的文件。11GMP对文件复制的要求是什么？–药品GMP(2010年修订)第一百五十七条规定：“原版文件复制时，不得产生任何差错；复制的文字应当清晰可辨。”–WHO的GMP规定，复印文件应清晰可辨；从基准文件复制工作文件时，不得产生任何差错。12GMP对文件的修订是如何规定的？–药品GMP(2010年修订)第一百五十八条规定：“文件应当定期审核、修订；文件修订后，应当按照规定管理，防止旧版文件的误用。分发、使用的文件应当为批准的现行文本，已撤销的或旧版文件除留档备查外，不得在工作现场出现。”–这里，应明确“修订”与“废除”的概念。–“修订”为文件的题目不变，不论内容改变多少，都称为修订。–“废除”为文件的题目改变，内容不论变或不变，原文件即称废除。改题后的文件应按新文件程序进行审批。13GMP对记录及其填写是如何规定的？–药品GMP(2010年修订)第一百五十九条规定：“与本规范有关的每项活动均应当有记录，以保证产品生产、质量控制和质量保证等活动可以追溯。记录应当留有填写数据的足够空格。记录应当及时填写，内容真实，字迹清晰、易读，不易擦除。”–WHO的GMP规定：“生产过程中采取的每一项活动均应记录在案，以可追溯所有的重要生产活动。所有记录应至少保存至批产品有效期后1年。”同时规定：“如果文件需要输入数据，则文件应留有足够的空间，填写的内容应清晰、易读、不易丢失。”14–记录填写的注意事项如下。(1)记录及时，内容真实，数据完整；(2)字迹清晰，不得用铅笔填写；(3)不得任意涂改或撕毁，需要修改时不得用涂改液，应划去在旁边重写、签名并注明日期；(4)按表格内容填写齐全，不得留有空格，如无内容时要用“—”表示，内容与上项相同时应重复抄写，不得用简写符号“””或“同上”表示；(5)品名不得简写；(6)企业内有关的操作记录应做到一致性、连贯性；(7)操作者、复核者均应填写全名，不得只写姓或名；(8)填写日期一律横写，并不得简写。例如2011年6月13日不得写成“11”、“13／6”或“6／13”形式。15GMP对自动打印记录等是如何表述的？–药品GMP(2010年修订)第一百六十条规定：“应当尽可能采用生产和检验设备自动打印的记录、图谱和曲线图等，并标明产品或样品的名称、批号和记录设备的信息，操作人应当签注姓名和日期。”WHO的GMP规定：“可使用电子数据处理系统、照相技术或其他可靠方式记录数据资料(和用于储存的记录)，应有产品工艺规程以及与所用系统有关的标准操作规程，记录的准确性应经过核对。如果使用电子方法处理文件系统，只有受权人员方可通过计算机输入或更改数据，修改和删除情况应予记录。应使用密码或其他方式来限制他人登录数据系统。关键数据输入后，应由他人进行复核。用电子方法储存的批记录，应备份到磁带或缩微胶卷或打印纸或其他媒介中以保证记录的安全性。特别重要的是，数据资料在保存期间应便于调阅。”1617GMP对记录填写的要求是什么？–药品GMP(2010年修订)第一百六十一条规定：“记录应当保持清洁，不得撕毁和任意涂改。记录填写的任何更改都应当签注姓名和日期，并使原有信息仍清晰可辨，必要时，应当说明更改的理由。记录如需重新誊写，则原有记录不得销毁，应当作为重新誊写记录的附件保存。”18GMP对批记录及文件保存期限的规定是什么？–药品GMP(2010年修订)第一百六十二条规定：“每批药品应当有批记录，包括批生产记录、批包装记录、批检验记录和药品放行审核记录等与本批产品有关的记录。批记录应当由质量管理部门负责管理，至少保存至药品有效期后1年。质量标准、工艺规程、操作规程、稳定性考察、确认、验证、变更等其他重要文件应当长期保存。”–药品GMP(2010年修订)第三百一十二条规定：批记录是用于记述每批药品生产、质量检验和放行审核的所有文件和记录，可追溯所有与成品质量有关的历史信息。19–批记录归档后就称为批档案。–批档案是指每一批物料或产品与该批质量有关的各种必要记录的汇总，产品批档案的建立有利于产品质量的评估以及追溯查考。–产品批档案由生产记录、质量记录和成品销售记录组成。–生产记录由下列各部分组成：(1)批生产记录；(2)批包装记录；(3)有关物料记录及凭证；(4)有关环境及介质报告。–质量记录由下列各部分组成：(1)批检验记录；(2)原辅料供应商检验证书；(3)原辅料检验记录；(4)原辅料小试报告；(5)各种有关报告单；(6)成品质量评估及放行审核记录；(7)其他有关单据凭证。–销售记录：主要为发运记录等。20GMP对使用电子数据处理系统等是如何规定的？–药品GMP(2010年修订)第一百六十三条规定：“如使用电子数据处理系统、照相技术或其他可靠方式记录数据资料，应当有所用系统的操作规程；记录的准确性应当经过核对。使用电子数据处理系统的，只有经授权的人员方可输入或更改数据，更改和删除情况应当有记录；应当使用密码或其他方式来控制系统的登录；关键数据输入后，应当由他人独立进行复核。用电子方法保存的批记录，应当采用磁带、缩微胶卷、纸质副本或其他方法进行备份，以确保记录的安全，且数据资料在保存期内便于查阅。”21第二节质量标准质量标准(specification/qualitystandard)是由一系列的检测、分析方法的参照和适当的可接受标准(限度值、范围或检测中描述的标准)组成。我国《药品管理法》第三十二条规定“药品必须符合国家药品标准”。而符合质量标准就是指药物及其制剂按照给定的方法检测，符合可接受标准。药物及其制剂的质量是取决于设计、开发、生产在线控制、GMP控制、工艺验证，以及研发和生产过程中所采用的各种质量标准。本节就GMP对物料和成品等质量标准的要求进行讨论。22GMP对物料和成品等质量标准是如何规定的?–药品GMP(2010年修订)第一百六十四条规定：“物料和成品应当有经批准的现行质量标准；必要时，中间产品或待包装产品也应有质量标准。”–WHO的GMP指出：“起始物料、包装材料和成品应有经过批准并标注日期的质量标准，标准应包括鉴别、含量、纯度和质量的检验等；必要时，应有中间产品和待包装产品的质量标准。工艺用水、溶媒和试剂(如酸和碱)也应制定相应的质量标准。”23物料的质量标准包括哪些内容？–药品GMP(2010年修订)第一百六十五条规定：“物料的质量标准一般应当包括：(一)物料的基本信息：1．企业统一指定的物料名称和内部使用的物料代码；2．质量标准的依据；3．经批准的供应商；4．印刷包装材料的实样或样稿。(二)取样、检验方法或相关操作规程编号；(三)定性和定量的限度要求；(四)贮存条件和注意事项；(五)有效期或复验期。”24GMP对中间产品等的质量标准是如何规定的？–药品GMP(2010年修订)第一百六十六条规定：“外购或外销的中间产品和待包装产品应当有质量标准；如果中间产品的检验结果用于成品的质量评价，则应当制定与成品质量标准相对应的中间产品质量标准。”–WHO的GMP表述为：“中间产品和待包装产品应有质量标准，该质量标准应类似于起始物料或成品质量标准。”25成品的质量标准应当包括哪些内容？–药品GMP(2010年修订)第一百六十七条规定：“成品的质量标准应当包括(一)产品名称以及产品代码；(二)对应的产品处方编号(如有)；(三)产品规格和包装形式；(四)取样、检验方法或相关操作规程编号；(五)定性和定量的限度要求；(六)贮存条件和注意事项；(七)有效期。”26第三节工艺规程药品GMP(2010年修订)第三百一十二条对“工艺规程”定义为：为生产特定数量的成品而制定的一个或一套文件，包括生产处方、生产操作要求和包装操作要求，规定原辅料和包装材料的数量、工艺参数和条件、加工说明(包括中间控制)、注意事项等内容。27GMP对药品