沟通技巧—会议沟通技巧

情境四——会议沟通技巧【能力测试】你的会议沟通能力如何？会议是一种围绕特定目标开展的、组织有序的、以口头交流为主要方式的群体性活动，同时会议也是为发挥特定功能进行的一种多项沟通方式。通过开会，可以满足人们深层次的需求。会议作为企业管理者互相沟通的一种手段，在现代管理中的重要作用日益显现出来。子情境1：组织会议的技巧【情景导入】组织会议的关键小王刚大学毕业，学的是秘书专业，被分配到某高校办公室，办公室主任拟订召开一次各部门的协议会议，让小王去承担会议的组织工作，但小王只有理论，没有实践，在会议组织过程中，漏洞百出，让领导很不满意。思考与讨论：1．会议组织中关键是什么？2．如果你是小王，你在会议组织中如何做？有效组织会议1确认会议的必要性2确定会议的主题及目标3确定会议的议程4开会地点的安排5确定合适的开会时间有效组织会议6邀请适合参与会议的对象7辅助器材的搭配8发放会议通知9食宿、车辆的安排10会议的评价子情境2：主持会议的技巧【情景导入】你会怎么办？假设你是公司某部门负责人，你在召集本部门人员开会时，总遇到下述情况，作为部门的负责人，你会采取什么措施处理？（1）小张拖拖拉拉，开会总是迟到；（2）小王在会上默不作声，不管正确与否，从不发表意见；（3）小李在会上十分活跃，不管会议内容如何，总爱打断主持人的讲话，对会议内容进行评价，时常导致会议主题难以正常进行。说好开场白主持人的沟通技巧成功开始会议•准时开会•向每个人表示欢迎•制定或者重温会议的基本规则•分配记录员和计时员的职责•开宗明义，先声夺人•困境制宜，营造气氛•棱镜型问题•环形问题•广播型问题•定向型问题4．掌握议事进度掌握议事进度对一次会议的成功可谓至关重要。控场也就成为一个主持人最应训练的技巧之一。掌握议事进度主要包括2种方式：（1）语言方式（2）非语言方式5．机智处理会议场上的意外情况（1）如何应对会议开始的冷场（2）巧妙打破部分人的沉默•顾虑、害羞的沉默•持少数意见者的沉默•无所谓的沉默•对立的沉默（3）善于控制离题发言6．理智对付影响会议的人口若悬河一言不发争论不休窃窃私语离题万里7．圆满地结束会议（1）总结主要的决定和行动方案以及会议的其他主要结果。（2）回顾会议议程，表明已经完成的事项以及仍然有待完成的事项；说明下次会议的可能议程。（3）给每一位与会者一点时间说最后一句话。（4）就下次会议的日期、时间和地点问题达成一致意见。（5）对会议进行评估，在一种积极的气氛中结束会议。【技能训练】1．在会议中遇到以下问题，你会怎么处理？•你想让讨论热烈起来。•你想打断某项讨论。•几个与会者在开小会。•两名与会者就一个观点争执。•与会者问了你一个难以回答的问题。•你想调查对一个观点的支持程度。•你想知道自己是否是个成功的会议主持人。2．参加一个座谈会，选定一位与会者，观察其在沟通时的语言和姿态，运用所学知识进行分析，并指出其优缺点。