公司招投标管理制度

公司招投标管理制度第一节总则第一条为规范公司的招标管理工作，维护招标单位的权益，控制项目成本，保证项目质量，根据国家的有关法规，本着公平、公正、诚信的原则，制定本管理办法。第二条本管理办法适用对象为公司所属相关各部门。第二节招标范围第三条以下事项必须按照本规定进行招标：一、公司对外一次性采购同品种固定资产总金额在人民币两万元（含两万元）以上的；二、公司对外设计、咨询、监理总金额在人民币五万元以上（含五万元）的；公司对外发包工程和公司指定分包工程在人民币二十万元以上（含二十万元）的；三、公司对外一次性采购同品种工程材料设备（含公司控制的重要工程材料设备）总金额在人民币三万元（含三万元）以上的；四、公司对外委托广告制作、广告装潢等总金额在人民币五万元以上（含五万元）的。第四条公司任何部门和个人不得将以上规定必须进行招标的事项化整为零或者以其他任何方式规避招标。第五条对未达到以上标准不须招标的事项，按公司的相关制度和程序执行。第三节招标管理机构及职责第六条公司应设立招标工作小组，招标工作小组是公司招标工作的执行机构，小组成员应包括：公司总经理、总工办、工程部、营销部、预算部、采购部、行政部、财务部等相关负责人和相关具体责任人员以及公司律师等。招标工作小组组长由总经理担任，其他成员由总经理根据招标项目实际情况进行任命，总监察室负责加强对招标小组人员在招标时的监管。第七条职能划分一、招标项目申请部门及经办部门招标项目申请部门经办部门协办部门监察部门固定资产的采购行政部行政部财务部监察部工程材料、设备的采购采购中心采购中心工程部、预算部、财务部监察部工程勘察、设计、施工、工程部工程部采购中心、预算部、财务监察部监理的发包或委托部广告制作、装潢的委托营销部营销部行政部、财务部监察部二、经办部门的主要职能：制作招标文件和合同主要条款，投标单位资质预审，建立合格投标单位数据库，编制、修订招标文件并办理相关审批手续，评技术标，控制整个招标工作进度，负责组织安排全过程的招标小组的会务；三、律师的主要职能：审批制作的招标文件和合同主要条款，参与答疑、开标、议标、评标、合同的谈判和签订。负责建立招标管理档案，招标计划的跟进、招标过程的纪录、招标过程资料的编号归档、各类合同的存档保管。四、协办部门的主要职能：参与答疑、开标、议标、评标、合同的谈判和签订，协助经办部门做好其他各项工作。五、监察部的主要职能：投标单位资质的最终审核，投标单位的考察，招标文件的发放、投标文件的接收，施工图纸的发放及收回，开标过程的全程监督及议标、议价的全程参与，定标结果的程序监察。第四节招标计划第八条招标申请部门应提前30日提交招标申请书。招标申请书的形成程序为：一、申请部门根据工作开展需要，应提前30日提交招标申请书，招标申请书应包括以下内容：固定资产的采购：月招标计划书中应载明当月需采购固定资产的名称、规格、数量、质量要求、到货时间、本部门具体跟进人员等。工程材料、设备的采购：月招标计划书应载明当月需采购材料设备的名称、规格、数量、质量和技术要求、到货时间和地点、本部门具体跟进人员、投标人的资质要求等，如材料、设备是根据图纸定做，应明确图纸完成的部门和时间，如材料、设备需要定板的，应明确材料、设备定板的部门和时间，如材料、设备需要预算部进行核量的，应明确要求预算部完成核量的时间。工程勘察、设计、施工、监理的发包或委托：月招标计划书应载明工程勘察、设计、施工、监理的招标内容、范围、工期或服务期、质量和技术要求、本部门具体跟进人员、投标单位资质要求等。广告制作、装潢的委托：月招标计划书应载明广告制作、装潢、发布的名称、内容、规格、质量要求、时间、本部门具体跟进人员、投标单位资质要求等。二、招标申请书由申请部门负责人签字后提交公司律师。三、招标申请书经招标小组组长同意后，由申请部门牵头组织招标事宜。第五节招标细则第九条招标方式一、公开招标：项目规模大、造价高且在时间允许的情况下，由招标小组确定可公开招标。二、邀请招标：项目公司以邀请招标作为主要招标方式，由招标小组根据申请部门及其提供的调查资料，选定邀请投标的单位，该单位数量应按工程量或采购量的规模而定，如选一家单位中标，则邀请投标单位不得少于三家，否则当次招标无效。三、议标：在工期或供货期紧迫、技术专业性强或工程现场条件等客观原因造成不宜进行邀请招标的，由招标小组研究确定进行议标。第十条招标文件的编制招标文件由招标申请部门及律师共同起草、编制。经公司招标工作小组审核批准后发标。招标文件的内容包括：一、固定资产的采购：名称、规格、数量、质量和技术要求、到货时间和地点、验收标准和方式、报价方式、付款方式等。二、工程材料设备的采购：名称、规格、数量、质量和技术要求、到货时间和地点、检验标准的方法、报价方式、付款方式等。三、工程勘察、设计、监理的发包或委托：名称、地点、内容和范围、需要提交的成果资料、工期或服务期、质量和技术要求、报价方式、付款方式等。四、工程施工的发包：名称、地点、发包范围和内容、承包方式、技术要求、质量标准、开完工时间、报价方式、付款方式等。五、广告制作、装潢的委托：名称、内容、规格、时间、质量和技术要求、报价方式、付款方式等。六、对投标单位的要求（如资质、资信、业绩等）。七、招标投标的时间安排和原则（发标、答疑、投标、开标、议标（包括评标标准，标准应量化）、评标、定标等）。八、投标保证金、签约保证金的数额、交纳和返还。九、合同版本。第十一条所有招标文件经招标小组成员签认（即签认招标文件审核意见表）后方能对外发出，招标文件发出后未经招标工作小组组长同意不得修改或终止。经招标工作小组组长同意修改招标文件后，应在开标会议前通知所有投标单位。第十二条投标单位的征集招标申请书通过十五日内投标单位征集期间，公司在显著位置公示招标项目，除预算部外其他部门均可推荐参加单位，有意参加者可到经办部门或法务组报名。第十三条投标单位资格的审查有意投标的单位应按公司要求提供准确、真实、详细的企业资质等方面的资料，包括企业简介、营业执照和有关资质证书复印件（收取复印件时应与副本原件对照）、企业以往同类业务业绩、企业最近一年资金情况、企业最近一年诚信情况等。由经办部门进行初步审查。经办部门应登记所有报名单位，报给招标小组，并提交资质审查意见交监察部，监察部对意向单位的资质进行复核，并将复核意见交总经理批准。第十四条投标单位应在招标文件确定的截止时间前递交投标文件和交纳投标保证金，投标文件逾期公司不予接收，未按时交纳投标保证金，其投标文件按废标处理，公司不接收银行保函。第十五条投标单位应将要求的投标文件盖章密封（密封处需盖章），并派专人送至公司监察部相关人员处，公司总监察室人员收到投标文件后应做好记录、妥善保存，开标前不得自行开封。如投标文件密封不符合要求，招标小组有权将之作为废标处理。投标单位递交投标文件后如需修改、补充，只能在截止时间前修改并按招标文件的要求密封、递交。补充、修改文件为投标文件的组成部分。如补充、修改的内容造成废标，由投标单位自行负责。在招标文件约定的投标截止日期后送达的投标文件，均为废标，不再参与参与后续开标、议标。第六节答疑、开标、议标、评标、定标程序第十六条招标小组按标书规定日期答疑、开标、议标、评标、定标。第十七条开标后，招标小组成员必须认真阅读各投标单位的标书，充分发表自己的意见，每人都有权在评标记录上记录自己的意见，招标小组组长（或董事长）有决定权。确定中标单位后，及时发出中标通知书。第十八条招标由招标工作小组组长或招标工作小组组长授权的人员主持，由公司律师负责纪录，该记录应存档备查。招标小组组长（或董事长）有决定权，定标后，招标小组组长在公司周例会或其他会议上宣布中标单位及中标价。第十九条定标后，经办部门负责与中标单位进行合同谈判，以招标文件中的合同版本、中标通知书为准签订，合同实质内容不得与招标文件、投标文件、中标通知书不一致，如果确需变更，需经招标小组组长同意并有投标单位确认书。合同谈判完成后，合同要经招标小组审核通过，公司律师负责提供合同法律问题的咨询。中标通知书发出7日内签订合同，如果不能在中标通知书规定的时间内签订合同，视为放弃中标，通知其他候选单位。签订合同后，通知其他未中标单位落标，退还投标保证及其他各种押金。第二十条公司律师应对参与投标的所有单位（包括初选通过单位、落选单位、中标单位）的相关资料进行整理并编号归档。第二十一条律师应对重复性招标的投标单位建立档案，档案中除了记录该投标单位的基本信息外（包括名称、住所、注册资金、业绩、投标情况等），对中标单位还应记录其履行合同的实际表现信息并进行动态评估，该评估结果作为决定中标单位是否有权参与未来同类招标项目投标的评判依据。第七节招投标程序第二十二条招投标工作应严格按照以下程序执行：一、招标项目前期公示，除预算部外其他各个部门均可推荐合适的单位；招标前期调研，收集相关单位信息并汇总，由经办部门经办人负责牵头联系相关单位；二、对相关单位进行资格预审：申请部门经办人按照招标申请书要求的投标人资质对意向单位进行审查，并提交资质审查意见交监察部，监察部对意向单位的资质进行复核，并将复核意见交总经理批准。审查合格的，通知其参加招标。三、起草招标文件：申请部门经办人会同律师共同起草招标文件，经办人办理相关审批手续。四、招标文件的发放及投标保证金、招标文件成本费、需返还资料押金的收取。（一）、监察部负责发放招标文件及相关资料，并注明发放的需返还的技术资料的具体情况；发放的招标文件要逐一登记，并有投标单位领取人的签字。（二）、投标保证金、招标文件成本费、需返还资料押金交纳程序：由总监察部具交款通知单，投标人持交款通知单到财务部缴款，再将第三联交回，完成交款程序。核准以上款项的交纳以财务部的收据为准，投标单位的转账单、汇票等要统一换成财务部的收据。五、招标答疑：经办部门负责制定招标答疑文件，由律师负责发放答疑文件并存档。六、现场勘察：如确有必要，经办部门负责组织现场勘察。七、投标文件的收集监察部负责收集投标文件及相关资料。收集的投标文件要逐一登记，并有投标单位相关人员的签字。八、开标、评标、再谈判、考察、定标：核实投标文件是否有财务部开具的投标保证金收据；开标后，对意向的中标人进行单位及工地实地考察。定标后，公司律师及时发出中标通知书，中标通知书应载明合同的主要条款，合同不得修改中标通知书的内容。九、合同的审批、签订流程（包括其他合同的审批）：以招标文件中合同条款和中标通知书签订合同，经办部门负责合同谈判，不得修改中标通知书、投标文件确定、招标文件的实质内容。谈判完成的合同，经办部门负责合同的审批。合同经过审批后，才能签字盖章，合同书必须要负责人或委托代理人签字，无负责人或委托代理人签字的合同不盖章（内部控制程序）。签订合同前，核实是否交纳履约保证金，交纳履约保证金后才能将盖章合同交给对方。十、投标保证金、需返还资料押金的退还（一）需返还资料押金的的退还程序：投标人将需返还资料退还监察部后，监察部核对页数无误、页面整洁后在收据上签上“****已退”确认后，投标人持相应手续到财务部退款。如需返还资料有损坏、丢失部分，资料员视情节在收据上标明应扣除金额，财务人员从需返还资料押金中扣除。（二）、投标保证金的退还程序：投标人接到退款通知后，经办人在投标人的收据上签字后，投标人持收据到财务部退款。第八节招标纪律第二十三条招标工作小组成员必须严格遵守以下纪律：一、招标工作要严格按照《中华人民共和国招标投标法》和本规定的有关程序进行。二、招标活动应当遵循公开、公平、公正和诚实信用原则。三、电话保密。除经办人电话、招标文件中公布的电话，招标小组成员电话一律保密。四、开标前投标文件严禁启封。投标文件交付时要逐一登记，监察部负责保管投标文件，开标时招标文件应密封完好。五、不得泄露标底或其他任何涉及招标投标工作的保密资料。开标至合同签订期间，投标文件、谈判的内容应保密，严禁泄露。六、不得与招标、投标当事人相互串通，徇私舞弊，操纵招标结果；不得接受招标、投标当事人的礼品、礼金