SC如何做好财务日常工作管理及如何提高工作效率探讨

如何做好财务日常工作管理及如何提高工作效率探讨.1培训探讨内容：前言如何做好财务日常工作管理及如何提高工作效率——提高工作效率面临的问题——提高工作效率的内容——如何做好财务日常工作管理及如何提高工作效率要探讨的一些看法及内容简单的管理学原理（理念培训）——木桶理论.2财务日常管理工作，指的是领导者对一个部门经常的、大量的、具体的领导工作所实施的管理。其特点，大致可归纳为以下几点：一是繁，处理不完繁多的事物；二是杂，没有严格的工作程序；三是小，相对于重大的决策来说，财务日常工作就显的微小；四是偶然性或不可预测性，很多财务日常工作是临时安排的，事先无准备。.3(1/2)前言作为部门的一名负责人（分公司层面或是项目层面）（以下同），组织着部门某一方面的工作，需要处理的是大量的财务日常工作管理，虽然没有“决策”、“用人”那样关键，但是如何做好财务日常工作管理、如何提高工作效率还是值得我们总结、思考、研究，下面根据多方面有关财务人员培训资料的收集、整理，结合日常的工作经验和联系我们实际工作情况，谈一些个人初浅的认识，共大家分享，不足之处请提出意见或建议，共同进步、共同提升！.4(2/2)前言提高工作效率面临的问题提高工作效率的内容——合理使用工作时间，是提高财务日常工作时效的关键——掌握一定的工作方法，是做好财务日常工作管理的保障如何做好财务日常工作管理及如何提高工作效率要探讨的一些看法及内容——优化流程——工作量整合——精益求精——职业素养——集体与个体.5如何做好财务日常工作管理及及如何提高工作效率1、自己自由支配的时间有限。每天工作的时间，对每个人来讲，都是宝贵的，但作为一个财务人员，尤其是部门负责人，往往不能完全根据自己的需要、计划来安排工作时间，因为随时都可能有人来找你办事，随时都有偶发事件需要你去处理，各种检查、会议需要你去对接、参加，各种电话把你的时间、思考打断，自己的时间变成了他人的时间，自由支配的时间变得有限。…….6（1/3）提高工作效率面临的问题2、工作方式不妥当。遇到什么问题就解决什么问题，“见子打子”是部门负责人常有的事；没有合适的工作分配，明确的授权，事必躬亲，花费了大量的时间和精力。而以上这些工作方式正是使人忙于日常事务的结症所在。作为一名负责人，工作中所面临的还有更重要的事情和问题需要去处理，应该有一套判断标准来衡量各种问题、事件，分清轻重次序，使你能够针对性地开展管理工作。.7（2/3）提高工作效率面临的问题3、只有他人采纳负责人的贡献时，工作才会有效。负责人的贡献指向上级做汇报、提出建议，向下级发出命令，或向同事提出忠告。如果上级不采纳你的建议，下级不服从你的命令，同事不接受你的忠告，你的工作就将毫无效果，更谈不上效率，这是由于人们有不同的技能、不同的兴趣、不同的阅历、不同的需要和利益而造成的，有的可以避免，有的却难以避免。.8（3/3）提高工作效率面临的问题一（1/6）.合理使用工作时间，是提高财务日常工作时效的关键1、时效是指在单位时间里所做的工作量的大小。提高时效是指提高在单位时间里所做的工作量。讲求时效，是利用时间的核心，掌握其规律，不仅可以把负责人从财务日常工作中的时间危机中解脱出来，而且还可以使负责人有时间对如何加强财务日常工作的管理多作思考和探索。.9（1/10）提高工作效率的内容一（2/6）.合理使用工作时间，是提高财务日常工作时效的关键2、合理使用时间应注意以下几方面：（1）工作要化繁为简。对千头万绪的财务日常工作，要善于把复杂的事物简单化，这是一条提高时间使用效率的捷径。一是要抓住主要矛盾，认真分析事件的来龙去脉，着力打通“瓶颈”，使复杂的状况变得条理清楚，从而使问题易于解决，避免耗费过多的不必要的时间和精力；二是要简化不合理的工作程序，在不违背原则或制度的情况下，把必要的程序和要求坚决简化，提高办事效率；.10（2/10）提高工作效率的内容一（3/6）.合理使用工作时间，是提高财务日常工作时效的关键三是过滤发生的每一件事件，自问是否值得去做，并把值得做的事件编制成工作时间表，按轻重缓急分类处理。四是做好待办事项的记录、备忘工作，并分清轻重次序。（2）灵活运用委托权限，把需要完成某项工作交办给下属工作人员去完成，并委托给充分的权限和创造一定的工作条件。委托权限不等于授权，它只是给予下属临时性的权限，主要目的是分散负责人的工作，节约负责人的时间。要注意的方面有：.11（3/10）提高工作效率的内容一（4/6）.合理使用工作时间，是提高财务日常工作时效的关键一是要确定什么样的工作可以委派他人去做。有一些工作是不能委派他人去做，但相当多的一部分工作是可以委托出去的，只要熟悉了自己所分管的工作，按照工作的重要性确定一定的标准，就可以决定哪些工作可以委派下属去做；二是确定委派给谁。这要根据需委派的工作重要性，以及下属的工作能力、工作时间来确定；三是确定如何委派工作。这就要求负责人必须善于把自己的想法传达给接受委派的人，要求对方明白自己想做什么，只有这样才能把工作做好。.12（4/10）提高工作效率的内容一（5/6）.合理使用工作时间，是提高财务日常工作时效的关键四是监督所委派的工作。要事先制定一定的检查制度和核对方法，或预先宣布需要检查的工作，负责人要把这种监督把握恰如其分，避免运用不当，造成部下失去工作的自信心或不满。（3）即时处理可以处理掉的事情，简单说就是凡决定自己要做的事，不管它是什么事，就立刻动手去做，这样不仅省去记忆、记载、或从头再干的功夫，而且可以解除把一件事记挂在心上的思想包袱。.13（4/10）提高工作效率的内容一（6/6）.合理使用工作时间，是提高财务日常工作时效的关键（4）有效地利用零碎时间，把时间积零为整，精心使用。例如，可以把零星时间压缩到最低限度，使一项工作尽快转为另一项工作；可以在空余的零碎时间里加进充实的内容，充分利用好两个活动转换过程中的时间；可以在某项松散活动进行期间，适当地开展另外一项活动。（5）尽量避免干扰。对所做的工作应该尽量避免干扰，专心致志地工作，这样才能赢得时间。.14（5/10）提高工作效率的内容.15（6/10）提高工作效率的内容二（1/5）.掌握一定的工作方法，是做好财务日常工作管理的保障1、要善于抓住中心环节的工作。在一定的时间和范围内，中心工作只能有一个，“唯一性”是中心工作的特点。首先，需要对一定时间内繁杂的财务日常工作中找出哪项工作是整个工作的中心环节；其次，要全力以赴，集中力量完成中心环节的工作。.16（7/10）提高工作效率的内容二（2/5）.掌握一定的工作方法，是做好财务日常工作管理的保障2、要善于抓住工作中的重点，又兼顾其他工作。这就要求负责人要能够从众多的财务日常工作中抓住重点和中心，把注意力集中在重点和中心上，同时又要根据重点工作和中心工作与其他工作的内在联系，带动和促进其他工作的开展，为其他工作创造有利条件。.17（8/10）提高工作效率的内容二（3/5）.掌握一定的工作方法，是做好财务日常工作管理的保障3、工作成果共享有时我们会发现，自己做的工作可能是其他员工已经做过的。有时查找一些资料，辛辛苦苦查找到了，结果发现另一位员工以前已经查找过了，如果当初向他咨询，就不必费这么大的劲了。将员工的工作成果共享，是一个很重要的问题。管理者可以利用部门内部的办公例会让大家介绍各自的工作情况；另外，对一些工作成果资料要妥善的分类和保管，这些都能达到工作成果共享的目的。.18（9/10）提高工作效率的内容二（4/5）.掌握一定的工作方法，是做好财务日常工作管理的保障4、让员工了解工作的全部让员工了解工作的全部有助于员工对工作的整体把握。员工可以更好的将自己的工作与同事的工作协调一致。如果在工作中出现意外情况，员工还可以根据全局情况，做一些机动处理，从而提高工作的效率。二（5/5）.掌握一定的工作方法，是做好财务日常工作管理的保障5、给员工思考的时间公司在做一件事情之前，如果决策层没有认真地进行思考，这件事情就不会干得非常出色。员工工作也是如此，如果管理者不给员工一些思考的时间，也很难让他们作好自己的工作。管理者要鼓励员工在工作时多动脑子，勤于思考。用大脑工作的员工肯定要比用四肢工作的员工更有工作成绩。。.19（10/10）提高工作效率的内容.20.21!没完没了的加班是财务人员习以为常的事情，其实就是一个恶梦。提高效率是我们所有财务核算人员面临的迫切问题，根据多渠道信息收集，暂就此问题（即如何做好财务日常工作管理及如何提高工作效率）发表一些初浅看法，抛砖引玉，期望各位积极回馈探讨。操作方法来自多渠道信息收集及日常总结，过程实践。……接下来就如何做好财务日常工作管理及如何提高工作效率要探讨的一些看法及内容——一.优化流程——二.工作量整合——三.精益求精——四.职业素养——五.集体与个体.22一（1/7）.优化流程.231（1/2）.先记帐、后付款（先单后款）所谓先单后款是学习银行手工账时代的结果，即在款项支付之前必须先填制好记账凭证；而不是按传统方法——付款后再做凭证。其好处有：a)账务与业务同步。打破传统会计处理今天吃饭明天刷碗的状况；且下游等待上游，督促上游环节加快步伐，使上游无法在将来处理业务，只能现在完成，这是对人性弱点的直接消除。b)提前发现异常。账务处理过程可以发现业务处理的不当之处。比如支付应付账款，认真核对支付金额，收款方银行账户信息，避免错付资金损失或搭上超多追讨和重复工作时间。1（2/2）.先记帐、后付款（先单后款）c)互相监督。有上进心的出纳能发现记账凭证的错误。出纳登记的资金日记账可以及时与账务系统的资金日记账核对，将错误消除在初始阶段。d)零活运用。先单后付并不强求100%业务均如此，对于紧急异常业务适当零活。但账务处理时间不应超过第2日资金日报的报出时间。e)做好衔接。出纳和会计要及时、多次互传凭证、单据，互相理解。f)坚持应用。即使在月末结账时，仍须先单后款，保证日清。分公司本部（指云南分公司）资金收付业务占总凭证量的比例在85%左右，先单后款可以极大提高工作效率。.24一（2/7）.优化流程2.分散工作将月末工作分散，提前到月初月中，不在月末突击、集中，最终会减少甚至不在月末加班。a)趁热打铁。在本月报表出具后，立即填制下月报表的上期及期初数。b)提前填制摊销、预结凭证。.25一（3/7）.优化流程3.分割和整合将原来的整体工作分成小块，原来小块的工作整合在一起完成。a)小变大。综合考虑，设置固定的办理期间，减少因经办人外出而带来的不必要等待。如报销时间的规定。如果业务较少，就应每周集中一天报销，减少报销单据存量，避免遗失问题。如果业务较多可采取每日定时报销。b)大变小。把原来一月处理一次事宜，改成每周处理一次。比如出库单生成记账凭证，如果每周处理，月末只剩一周业务，业务量自然就小，即使出错，也容易查找原因。这样的改变，总体业务量可能增加，但可取之于减少月末工作量。.26一（4/7）.优化流程4.倒推、挤压以出报表的时间，减去经压缩的财务处理时间（通过提高效率），倒推并规定业务部门提供财务核算基础资料的时间。应向其他部门普及财务工作是经营业务的归纳这个观点，否则一半以上的非财务人员会认为：财务只是算工资或发工资的。普及后就可以要求业务部门配合按时、准确的提供原始数据。.27一（5/7）.优化流程5（1/2）.合理规划合理规划财务部整体与个人工作，区分出不同的紧急、重要级别，自行安排。此处涉及时间四象限法的运用。补充如下：时间“四象限”法是美国的管理学家科维提出的一个时间管理的理论，把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分，基本上可以分为四个“象限”：1)既紧急又重要(如领导急需重要资料、即将到期的任务等)2)重要但不紧急(如建立人际关系、人员部门沟通、制订防范措施等)3)紧急但不重要(如电