可操作的工作效率提升方法之系列三：明确标准、绩效凸显

可操作的工作效率提升方法：明确标准，绩效凸显管理大师德鲁克说：“如果我们知道目标是什么，目标管理才是有效的。”不幸的是，大多数情况下，我们并不知道我们的目标是什么。工作标准是衡量一个人工作好坏、业绩大小的依据。从某种意义上说，标准意味着要求，要求决定效率。为什么做那么多工作却说不清楚?不少人回顾过去一段时间的工作时，总是长吁短叹，仿佛什么都做了又什么都没做。辛辛苦苦做了那么多工作，却掰着手指说不清一、二、三，甚至连你的领导也对你的努力视而不见，尽管你从未有过半点偷奸耍滑，但是没有量化的工作使你一点儿成就感也没有，地球人都知道你工作态度不赖，可你就是说不清楚，平时不注意对自己的工作进行管理，只能成为劳而无获的“穷忙族”。案例：说不清业绩就等于没业绩？都说“三十而立”，可我啥时能“立起来”？难！有人羡慕我在大牌公司做软件技术工程师，可我做得并不开心。就算天天忙到四脚朝天，也总是业绩平平，始终得不到领导赏识。一连三年，我成为“以不变应万变”的人。现在，我不求晋级，只求加薪，来点实惠的就好。这关乎我的幸福大事，再不涨点工资，明年结婚，后年生娃，连奶粉钱都不够.年终了，我跑去找顶头上司提涨工资的事情。谁知，他的几个问题一下子把我问懵了。他说：“你入职三年，论年限应涨薪，不过，公司的原则是：为你多做出的工作加薪，为你多创造出的价值涨薪，为你未来的价值增长提薪。你给我三条为你加薪的理由：其一，你今年的技术支持工作比起往年有哪些看得见的变化？比去年多做了多少工作？其二，你为公司创造的效益比往年多了多少？其三，你明年的工作与今年相比将有哪些变化？能为公司多创造多少效益？想一想，最好做个量化的书面申请给我交来。”乍一听没什么，让我写工作表现，两大篇也写不完：“就拿接听客户电话这项工作来说，每天一上班，电话就接连不断，我不停地向客户讲述，说得口干舌燥，连上厕所都是一路小跑……”可是，要用量化作出不同年度的工作比较，我就“卡壳”了。翻看平时的工作记录，太乱，太简略，有些连自己也说不清是什么了。其实，公司早就要求量化工作，我总认为那是纸上谈兵，没有坚持去做，这次真是没招了。看来今年涨薪的期望是没戏了。转眼一个月过去了，领导见我没了下文，就跑来问我：“你的申请还没交来？”我诙谐地说：“得等明年再交了！”用工作标准丈量效率每人每天至少工作8小时，有人虽然辛辛苦苦地忙碌着，却做到哪儿是哪儿，从来不考虑如何提高工作效率。还有的人也是辛辛苦苦工作，但他们却有意识、有目的地用工作标准量化自己的工作业绩，建立了高效率的工作方式，在同样的工作时间中快速提升自己。1．自己有标准，完成效率说得清我们有时为了表现自己的积极努力，总是一头扎进事务堆里，其实是犯了一个致命的错误，那就是只顾埋头做事，不顾抬头看路。在没有想清楚之前就已经开始动手了，在尚不明确工作标准的情况下就动工了，最终落了个“老黄牛”的光荣称号。实际上，这种“老黄牛”不受待见了。在一个重结果、讲实效的年代，聪明工作才是职场的主流。工作有标准，结果好坏有尺丈量企业为了实现既定目标，保证工效，要对每个岗位的工作制定统一的规范，包括工作内容、工作任务、工作程序、职责权限、质量要求及各项考核指标等，这就叫做企业工作标准。我们在接受任何一项紧急任务或一件最平常的工作时，热情高涨值得称道，但是要把事情做得漂亮、完美和高效，首先要符合企业标准。世界管理学大师泰勒最著名的实验是伯利恒钢铁公司的“搬运生铁块试验”和“铁锹试验”。他对工人的每一套动作的精确时间做了研究，计算出一个“一流工作”每天应该完成的工作量。泰勒精确地测算出工人的工作量，并以标准效率为目标开始训练工人，使工厂的效率提高了3倍。研究成果对于企业来说是振奋人心的，伯利恒钢铁公司的劳动力因此减少了四分之三，劳动生产率提高了3倍，工人的工资也增加了60%。这就是标准的力量！□标准的力量1）搞清要求要提高效率,增加业绩，最好的办法就是先思而后行，把工作要求吃透，把丈量结果的标准理清，对可能出现的问题和完成的结果心知肚明，这时再做是最稳妥和最富有成效的。2）明确标准几人、几十人、上百或上千人同样做工作，如何比较谁做得更好，工作效率更高？只有用工作标准来衡量他们在一段时间内的工作成绩从而判断他们工作绩效的好坏。3）记录结果有人做了大量工作，可就是没做任何工作记录，不利于对工作的有效追溯，更说不清自己工作处于何种状态，只是就事做事。几年下来，工作仅是简单重复，这样的工作习惯也不会产生更高的工作绩效。工作有标准，完成快慢时间可控工作标准是每位员工的行为指南和考核依据。缺乏工作标准，往往导致个人努力方向与企业发展方向不统一，费力不讨好，做了“无用功”。王峰作为一名出版社的年轻编辑，他的工作是周而复始地为作者来稿做文字编辑。按照出版社的工作标准，他要在一个月内完成2本书的文字编辑工作，其中包括图书封面设计构思和“三审三校”的流程跟踪工作。为了保质保量地超前完成，他给自己制定出每日完成进度的小标准。方式如下：方法一：用缩短工作周期法制定小标准。他把完成2本书的编辑时限设为20天，这样比企业标准提早10天完成，目的是按先紧后松和先完成后完善的原则，为工作中的突发事件留有余地。方法二：用工作分解法制定每天完成的进度标准。他按每本书章节字数规定每天完成的进度，在每天效率最高的工作时段安排阅读稿件，其余零星时间做其他联络性工作。方法三：用同步法确定整体工作的进度。比如封面设计和排版联络工作，先期沟通协调，不用等到终审时才开始安排，造成整体工作的拖延。工作标准可以确定员工自己每天的标准工作量。一天工作8小时，28800秒的时间，让每一秒钟都能够体现它的价值。我们可以好好地计算一下：1）每天有效的工作时间有多少？你做的每一件工作，是否都在为企业、为自己增值？2）提高每个环节的效率，例如打字是否可以快一点？传递文件是否可以快一点？谈话是否可以快一点？电话是否可以少一点？电话是否可以短一点？3）属于自己分内要做好、做到位的事情，是否完整做好了？是否在领导规定的时间内完成了？有没有提前于领导的预期时间就做好了它？如果我们把工作的标准细化到如此精细，同时给自己一个明确的规定并努力做到，这样的工作方式意味着个人远离受迫繁复工作的残酷，意味着真正意义上实现了企业效率的整体提升。2．工作中需要自我督导的内驱力。若领导问你要一个财务数据，你同时提供对该数据的分析和说明；老板问你要一个分析报告，你不但给他提交一份完整的报告，还做成PPT，并且用曲线和图表进行对比说明。没有人执意要求你这么做，是你自己愿意竭尽全力，这就是自我督导的内驱力。职场中很少有人愿意拿起鞭子抽着自己往前走，但恰恰就是这样的人能够成功。他们总是主动去“抢”工作，“抢”在领导要求的时间之前去完成，“抢”在其他竞争对手完成之前去完成，“抢”在每次给自己设定的规定之前去完成。小李在一家知名杂志社工作，一次在临下班前接到任务——为某项策划活动写新闻通稿并且在次日中午之前上交。不凑巧的是，小李晚上还要陪重要客户吃饭，加班只能被安排到饭局之后。晚上，不胜酒力的小李当场就喝趴下了，几乎已经站立不稳，散席后，还要靠别人开车把他送回家。回到家，尽管头痛得不行，但小李心里却异常清楚，无论如何不可以倒头大睡，因为还有工作要完成。为保持清醒，小李一遍一遍地用自来水洗脸，同时为了醒酒，他一口气喝了几乎一瓶醋。胃里难受，小李写一会儿稿子，就跑出去狂吐一阵，到凌晨一点多才算把稿子赶写出来。为了保证写作质量，小李睡上三个小时后又进行了细致的调整和文字上的润色。第二天早上九点钟，新闻打印稿端端正正地摆到领导的桌上，领导看后大为赞赏，文章思路清晰、遣词准确，怎么看都不像是“酒后箴言”。领导原本以为，昨晚他都醉成那个样子，第二天上午肯定会抓紧赶工，没想到他平时工作拼命，特殊情况下还这样严格要求自己。“好样的！是自己的好接班！”付出总有回报，小李现在成了领导。□小李为何能够接班？√自我督导是小李一贯的工作习惯。自己要求自己，使他每天都在拉大与其他人的距离。√比较那些只管上班不问贡献，只管接受指令却不顾结果，只把一切归结为“差不多就行了”的人来讲，小李每天都在发现机会、利用机会和创造机会。当别人只过一天的时候，小李已经过了充实的三天。五年前，慧萍担任公司的人事经理。一上任，她就遇到棘手的事：因公司的经理们刚搬到几公里外的新办公室，留在仓库的雇员感到被忽视了，情绪波动很大，慧萍一走，人心更加涣散。于是她决定把自己的办公室重新设在仓库。她又训练仓库管理员们干故障检修员的工作，处理雇员关心的种种问题。由于需要进行很多细节性管理，她的工作强度非常大，忙到几乎没有喘息的机会，不管怎样，她把最棘手的问题解决了。事实上，公司搬家，实属特殊情况，惠萍可以找九十九个理由为自己的一个小小的疏忽开脱，但是她没有。她做事的“干净、利落、快”无人能够比拟，不折不扣给她一路的发展带来生机。□为什么慧萍有生机勃勃的前程？√这些“自我督导”做得好的人身上都有一种特质：在这个位置上就要做好！就算遇到“天大”的困难，都会毫不犹豫地去解决。如果他们承诺在某个月内完成某个项目，一定不会拖到当月的30号。在他们身上有更加明确的目标和不断实现目标的力量。√具有自我督导素质的人，工作是为自己，不是做给别人看，他们每项工作都立足一个“早”字，落实一个“快”字。“永远不够好”，自我督导当你起草一份项目计划书时，思路清晰、逻辑缜密、文字优美、格式美观，你的总经理可以不加修改地提交到他的老板那里，并且也会得到大老板的赞赏，你的老板怎么能不器重你？你把每件事都做到自己无力可努的地步，每件事情都在加深领导或老板对你的好印象，当机会来临时，你总会获得青睐。反之，你提交的业务报告逻辑混乱、文理不通、格式老旧，你的老板还要花很多时间去修改、润饰，才能给上一级的老板看，那么他怎么会对你感到满意呢？哪位领导喜欢只有嘴上功夫，而做事能力却如同“扶不上墙的豆腐”一样的人呢？认为“永远不够好”，不断进行自我督导，需要三个步骤：1）倾心投入“天将降大任于斯人也，必先苦其心志，劳其筋骨，饿其体肤，空乏其身，行拂乱其所为，所以动身忍性，增益其所不能”，这话一点儿都不假，因为你越追求卓越，志存高远,必然要比别人付出更多，牺牲更多，人们最出色的工作往往是在逆境的情形下做出的。在旧的思维方式里，员工习惯于接受领导指令，按照指示去办理，所以总是处于一种“解决问题的紧张和不安”中，甚至晚上听到电话响声也会从睡梦中惊醒，工作处于一种疲于应付的状态。这样工作的人就像守门员，来一个球接一个球，如果四面八方的球全踢过来，则会乱了阵脚。有的人甚至发现了一些问题，但他不急于处理，却双手环抱冷眼旁观，等到事情危急了，才一脸“幸灾乐祸”：“我早说什么来着？”这些员工又怎么能够创造高效？获得领导赏识呢？2）自我纠偏《基业长青》这本书无处不在地告知人们：成功永远不是终点，如果你要追求卓越，那么就代表着无休止的磨炼和奋斗，没有最好，只有更好！关于“永远不够好”的阐述给人一种追求持续改进的激励。“我们明天怎样做得比今天更好？”试想，如果公司里老板能每天问自己：“我今天哪里可以比昨天做得更好”员工每天也问自己：“我今天哪里可以比昨天做得更好？”做销售的每天问自己：“我今天怎样才能比昨天找到更多的客户？”每个人都在想我们今天如何比昨天做得更好，那么个人和企业都会做到基业长青。3）反馈结果让领导随时了解和掌握工作进度和结果，知晓领导的动态要求，及时地调整自己以适应快速变化的情况，因为个人工作总是全局工作的一个组成部分。向领导汇报，首先要说明结果，再简明地介绍过程，不可以用过多的过程来掩盖不尽如人意的结果或推卸责任。这种做法不应是一个职业人的做法，更不可能成为上级重用你的理由。第一种汇报情形：有一个下级向上级汇报工作：“王总，您昨天让我去和那个客户签协议，我八点半就去了，我去的时候他还没到。后来他来了，可是他说很忙，要开会，让我等一会儿，结果没想到等到下午一点多，我中午饭都没吃，肚子现在还‘咕咕’叫……”这个人描述了半天，就是没有汇报工作结果——协议没有签成。第二种汇报情形：在电影《列宁