我们可以跑得更快些效率提高方法的分享

我们可以跑得更快——一些效率提高方法的分享GTD•GTD是英文GettingThingsDone的缩写,是一种行为管理的方法，我们目前的GTD爱好者通过学习这样的一种行为管理方法，掌握了一种GTD式的生活方式，这种生活方式的境界是“心如止水”。GTD•GTD的主要原则在于一个人需要通过记录的方式把头脑中的各种任务移出来.通过这样的方式,头脑可以不用塞满各种需要完成的事情,而集中精力在正在完成的事情。•把所有事情都从你的脑袋里弄出来。在事情出现就做好相关行动的一系列决定，而不是在事情爆发的时候。以合适的类别组织好你的项目的各种提醒以及下一步的行动。保持你的系统更新和完整，充分地检查，使你在任何时候都能信任你的对于你正在做(或者不做)的事情直觉的选择。GTD的流程GTD的流程分为“五个水平流程”和“六个不同高度”五个水平流程包括：收集、处理、组织、回顾、执行六个高度包括：下一步行动、任务、责任范围、目标、愿景、原则这里给大家用一句话大致描述一下收集：将大脑清空，把所有的杂事放入收集篮。处理：对杂事进行加工，找到下一步行动和成功愿景。组织：将加工好的杂事放入你自己的清单系统内，做到各就各位。回顾：有规律性的回顾你的清单，时刻保持大脑空白状态。执行：利用你的清单以及情境，合适的时间、环境做适合的事情。从某个角度来讲，GTD、ZTD之类的时间管理方法就是为了一个目的：帮助你集中精力。我们有的时候会发现：集中精力半个小时做的事情可能比平时3个小时做的事情还要多。但是很多人都没有办法集中自己的精力，总感觉脑袋里面装了一堆的事情，因此，GTD强调“把所有的事情都交给你信赖的GTD系统，投入100%的精力在你的NextAction上面”以下是根据大多数人经验列出的精力被分散的典型过程：“现在就开始写这份文档吧---应该从哪里开始呢？---我桌上的订书机怎么不见了---肯定是小李拿走了---这份文档应该让小李来写的---老板真偏心眼---对了，我上次请XX吃饭他还没回请我呢---现在有点饿了，看看同事那里有没有什么吃的---和同事上次买的足彩就猜错了3场，好可惜---等我用了500万，先买个macbookair---最近apple的股价可不怎么样---中石油被套越来越深了---手机响了，先接电话。”下面的十个方法或许可以帮助我们集中自己的精力，都是些经验总结，也希望大家能分享一下你们的经验。关于GTD大家可以参看我以前写的“GTD字典系列”以及“GTD电子书”GTD能够帮助我们有效的减轻压力，这是GTDLife的亲身体验。使用GTD方法如果你已经花费了2个多小时在某件事情上，而又觉得精力已经无法集中的时候，建议你先做一个短暂的休息，比如说你可以花十分钟的时间听听音乐，喝杯香茶，或者出去活动活动，望望远处，等你再次回到手头的工作上时，会发现自己的精力已经恢复，已经能够继续投入的工作了。工作时间不能太长在集中精力做一件事情的时候，不要再去想是不是到了接孩子的时间，是否家里的椅子该修修了，是不是应该给老婆一个惊喜。压根就不要想这些，这些东西都应该是放在你的GTD系统里，你现在需要做的是，排除一切杂念，脑子里只有需要集中精力做的这件事情。排除杂念根据经验，我们往往下定决心要花1个小时的时间去做某件重要的事情，但是当我们屏气凝神的坐在那里时，却不知道该如何下手，于是乎手忙脚乱的准备半天，早超过一个小时的时间了，这是我们没有提前做好准备，在打算集中精力干掉一件重要任务时，必须保证这是一件可以立即去做的事情，结合GTD来说，他应该是一件NextAction。知道怎么去做我曾经看过这样的一篇文章：打造GTD办公环境。有读者就问作者：“连办公桌也要按照GTD的方法来布置，你中毒了吧”，作者没有中毒，其实虽然说的很冠冕堂皇“打造GTD式的办公环境”，其实原则很简单：桌面上只摆放你需要的东西，其他的一概不摆。那些东西都会分散你的注意力。简洁的办公桌当你昏昏欲睡的时候你能出色的完成一份报告吗？当你胃疼的时候你能分析财务报表吗？身体健康是精力旺盛的保障，所以我建议大家立即给自己制定一个锻炼计划，为了拥有充沛的精力，为了能有机会享受你拼命赚钱的成果。保持身体的最佳状态有些人说人类需要睡足10个小时，有些人说8个小时，现在更普遍的理论是6-7个小时，其实这是因人而异的，睡眠质量低的人，可能8-9个小时才能恢复精力，睡眠质量高的人之需要6个小时，如果他非睡够9个小时，那反而是有害健康的。所以很明显的：拥有良好的睡眠=每天节省1个小时=每年节省300多小时=每年多十几天时间拥有良好睡眠现在这个年代，手机等通讯工具就像是一个紧箍咒，我们被逼自愿戴在头上，每次有动静的时候都让我们头疼。所以多数专家建议在集中精力做某件事情的时候最好关掉电话，但是我做不到，我的方法是设置成静音状态，撇到眼睛看不到的地方。（专家经常说一些我们根本做不到的事情，我怀疑他们自己是否能做到，这也是GTDLife立足于经验分享的原因）关闭手机等通讯工具•GTDLife以前强调过拥有一个unbrokentime可以起到事半功倍的效果，如果你不是领导或者大老板的话，你需要更加巧妙的为自己设置unbrokentime，关于这些，我们可以日后再聊。•我们的目标越是明确，我们的精力越是集中，我们的方法越是正确，我们就越接近成功。通过沟通给自己设定一个unbrokentime让我们分享经验，让我们一起成长。经验分享应用时间管理提高工作效率应用时间管理提高工作效率工作任务的完结作为一项技能常常被低估甚至忽视。但是，一直以来，对工作任务完结的重视总是能够提高整个企业的运营效率，改善整个企业的运营表现，带动整个企业生产力的提高。如果你能够帮助自己手下的员工在工作中应用时间管理流程，那么你就能够帮助他们提高生产力和工作效率。如果你手头有失败的项目，有需要重新完成的工作，或是你发现自己手下的员工在过去几周的时间里为了完成一些重要的工作任务而变的近乎疯狂，那么时间管理流程的应用就显得更为重要了。应用时间管理提高工作效率记录详细的活动日志要想使工作任务的完结得到改善，一个有效的起始步骤就是让自己手下的员工记录详细的每日活动日志。我比较喜欢这样一种日志格式：在日志的左手栏里以半个小时或是十五分钟为间隔列出每天的工作时间，在日志的上方列出活动的负责人、活动种类（每天的工作任务、每周的工作任务等）、活动的起/止时间、活动的预计持续时间、实际持续时间以及备注。要指导自己手下的IT员工应用日志来记录他们每天进行的各项工作。要向他们解释清楚，记录日志的目的并不是出于微观管理的需要，而是为了帮助员工中的管理人员来提高自己所领导的员工的生产力和工作效率，同时也改善自己的工作表现。IT管理人员要列出所有的活动：休息时间、公司其他部门的朋友路过时交谈所花费的时间、完成项目/操作/小组任务所花费的时间、与朋友或是爱人通电话所花费的时间或是处理个人事务所花费的时间。为了确保应用时间管理流程的成功，任何一项活动都不能被漏掉。应用时间管理提高工作效率评定日志当你手头有了一周或是两周的日志时，让手下的员工将所记录的时间填写到活动栏的每一个种类当中。然后让他们把每周的总时间累加起来。这样他们就会开始意识到优化时间应用的现实途径，并因此而改进完结工作任务的水平。这是建立一种能够加强企业范围内的时间管理的企业文化的开始。接下来的一步就是开始对工作中的时间花费情况进行评定和分析，对于下面几个方面要特别引起注意。浪费时间的活动让你手下的员工看看时间看上去都浪费在了哪些活动上，比如说打私人电话、喝咖啡休息、同路过的公司里的朋友谈论与工作无关的事情或是上网进行一些个人浏览。这并不是说这些方面的活动必须避免——任何人都需要休息，都需要处理一些合理的个人事务。之所以要这样做仅仅是出于分析的目的，要看看时间浪费在了哪里，让大家对此有清醒的认识。员工们经常会为在琐事上花费了大量的时间而感到惊讶不已。随着对时间花费情况真实了解的不断深入，员工们很容易找到更为明智的利用时间的方法。这才是工作任务完结或企业时间管理的真正开始。应用时间管理提高工作效率项目持续实际时间与预计时间对比了解项目持续的实际时间与预计时间的对比能够给我们带来很多的意外和收益。通过对自己的工作活动的追踪，管理人员们能够对他们认为一个项目要持续的时间同实际持续的时间的对比有一个清楚的认识。这种认识能够使他们对完成工作任务所需要的时间的预计得到改进。项目持续时间的预计将变得更加实际，从时间、成本及范围等多个方面来看，公司的项目计划也将因此而得到极大的改善。同样，随着这一过程的不断改进，操作任务、小组任务以及其他各项任务的时间预计也将更为准确。由于对无法如期完成工作任务的原因有了更为清楚的了解，员工们也能够找到更好的如期完成任务的途径。对项目持续的实际时间与预计时间的对比的了解不仅能够使对项目持续时间的预计变的更为准确，而且能够使员工的时间利用情况得到改进。通过对项目持续时间预计的更为清楚的认识，管理人员在为每项新的工作任务预计工期时将更为准确，在现有工作任务的工期需要重新计划或是调整时也能够有所意识，并且不会由于不合理的时间预期而引起时间管理上的问题。应用时间管理提高工作效率工作任务延期时间日志评定/分析过程中另外一个颇具价值的要素就是了解重要的工作任务为什么会延期。项目延期可能是出自多方面的原因——员工可能觉得工作太难或是太枯燥、他们可能害怕失败、或是缺少工作的动力。在日志的帮助下，管理人员可以了解到造成工作任务延期的原因，并且在此基础之上找到防止这种情况出现的办法。会议如果员工们能够对自己的工作时间安排有更好的了解，能够将各种会议同自己的工作更好的协调，那么才能使他们避免在会议上浪费不必要的时间。他们能够判断出哪些会议是有意义的，哪些会议是没有意义的。没有必要的会议很容易就能判断出来。要通过各种方式来提高可行性会议的时间利用率。通过对会议目标、日程和预期的交流可以使所有的与会者对会议内容有更好的了解，更好的进行准备，这样有利于节省会议时间。应用时间管理提高工作效率安排新的工作任务时间评定过程能够让管理人员了解空闲时间在哪里。新的工作任务不管是来自哪里——来自项目需求也好、来自操作需求也好、来自小组需求也好，哪怕它就是一个特殊的项目也好——都能够得到很好的安排。时间评定过程的不断反复能够让员工更好的预计工作时间，真正能够按照工期完成任务。在需要的情况下，某些任务的工期可以重新规划。项目任务、操作任务和小组任务的时间预计将变的更为实际。企业的项目计划也将得到改进。在此基础之上，很多时间管理问题都能够被避免。分配工作任务时间管理流程的另外一个好处就是能够使IT管理人员的工作分配得到改进。这有助于他们帮助员工更好的完成工作任务。还有一个好处就是管理人员能够很清楚的找到适合每项工作任务的最佳人选。应用时间管理提高工作效率从员工会议上获取更大的价值员工会议应该定期举行，但是这些会议对时间的浪费有时会令人觉得难以置信。时间评定通常能够使这种状况得到改善。对所有的小组任务、分配情况、起/止时间、预计工期、实际工期以及备注的随时记录可以为员工会议的准备和管理提供一个非常有效的工具。通常，要指定专人对会议内容进行记录，适当更新小组工作计划，并且在下一次会议召开之前将所有的有关材料发送到所有的与会者手中。这能够使员工们及时纠正问题，及时对工作计划进行更新，并且为接下来的会议做好准备。已经完成的工作任务可以从主要计划当中转移出来，转移到一个独立的区域当中。计划主要是列出现在正在进行的工作任务，作为小组时间管理的工具。同时，计划还能够提供那些极为有益的已经完成的项目的详细资料。我曾经遇到过无数次这样的情况——上级领导要求了解同小组工作成就有关的信息，或是我自己需要了解一些细节问题。出于多种多样的原因，你需要对小组的工作成就有所记录，如果没有这种记录的话，想要收集你需要的信息将会是一项要花费大量的时间的任务。最后，这样处理员工会议能够使时间的利用和知识的传递更为有效，从而使小组工作任务的完结得到极大的改善。应用时间管理提高工作效率交流