第十一章 信息管理-效率经营的依据

中小企业管理手册第十一章信息管理-效率经营的依据地址：福建省厦门市软件园二期望海路65号A503第1页共7页服务在线：4000-240098产品与合作咨询：0592-5901055传真：[phone]官网：第十一章信息管理----效率经营的依据前言：我们一直强调，中小企业经营管理的重点就是减少员工犯错，任何人做错事结果就是老板掏钱认赔！随着计算机网络的技术越来越发达，利用计算机信息技术来减少员工犯错，甚至可以在错误发生时就能自动告警，这就是引进信息管理最重要的意义。企业员工会犯哪些错误相信故意做错事让老板吃亏的人并不多，那中小企业员工一般会犯什么样的错误呢？举例如下：1.采购人员发采购单买原采料时写错了品名规格，那供货商送进来的货就只能当废料。2.资材人员计算需要的物料数量，如果算少了不够生产需要就会停工待料，甚至失去订单，算多了料呢?没有用处就变成呆料。3.研发部门修改了产品规格，但是生产部门没收到变更信息还在继续生产旧规格的产品，客户当然不接受，那这批产品就得报废。4.生管部门要仓管做生产备料时，制令工单填错了需要使用的原材料，导致生产产品不符规格需求等等。。每个企业主遇到这样的问题不只心疼金钱的损失，还要在更正这些错误时面对客户、供货商及企业内部部门的互相批评、争论与推诿过错真是烦死人。别看这些错误大多是员工无心之过，却让老板赔了大钱。中小企业管理手第十一章信息管理-效率经营的依据地址：福建省厦门市软件园二期望海路65号A503第2页共7页服务在线：4000-240098产品与合作咨询：0592-5901055传真：[phone]官网：企业管理之病分析如果人身上有毛病会腐蚀人的健康，同样，员工犯错造成的企业损失就会成为一种经营之病来腐蚀企业本身，这些企业之病可以归纳几个原因：1.技术数据不能统一版本：当研发产品规格修改后，需要向各部门一一分发新产品数据，当研发或是各部门员工没有将旧数据去除换新时，就会有问题会产生。2.经营资料不能及时送达：库存原材料的数量是随时在变动的，生管或资材人员在请购物料时，如果仓管人员在计算实际需求时没有及时得到仓库的库存数量，就会导致请购物料数量计算错误。3.数据输入无法简单复制：采购开出采购单后，供货商送货入仓时，所有的收料单、品管检验单和收货入库单都要一一填写，不能直接复制就意味着输入错误的机率大大增加。4.数字无法自动计算结果：研发人员做好了材料清单，清楚的规定每生产一单位产品需要多少物料，生管资材人员在开具备料单时候，还得用计算器一一计算领料数量。5.部门联系作业无法勾稽：虽然每个客户都有一定的信用额度，业务接订单时虽然检查过信用额度才接受订单，可是财务没有及时将客户应收账款延迟的数据反馈至业务，此时业务继续出货，就会超过客户信用额度，造成企业坏帐呆帐。6.统计报表都是延迟完成的：每当企业主需要一份报表作决策，如要了解未出货订单数据统计，需要等到业务人员在有空时一张张的翻读、抄写、计算统计，等到拿到时资料都过期了，还怎么做决策。中小企业管理手第十一章信息管理-效率经营的依据地址：福建省厦门市软件园二期望海路65号A503第3页共7页服务在线：4000-240098产品与合作咨询：0592-5901055传真：[phone]官网：管理信息系统是企业管理良药计算机网络和管理信息系统可以比喻为企业管理病的治病良方，市面上针对中小企业管理需求推出了企业管理信息系统(MIS)供客户选用，中小企业选用此等管理系统也对症下药才能起到治病延寿的效果：1.资料共享：这是管理信息系统的最重要功能，让公司的人都能及时得到该得的数据。举例说，库存资料及时更新，这样生管或资材人员就马上可以得到制令工单或是采购请购数据。2.作业方便：所有的人员都可以运用前面的资料来做后端的工作。举例说，研发人员把材料清单做好了，生管或资材就可以直接拿来用来开请购单，也可以开生产备料单。3.提高效率：数据都整理及储存在计算机中，企业主要整理统计经营数据报表，不用等人统计，自己按几个键就能得到了。成功推行管理系统每年有成千上万家企业推行信息化管理系统，有的成功，有的却失败的很惨，神州数码基于二十年经验归纳了推行信息化成功的四个因素，缺一不可：1.指挥官的决心：就像打仗一样指挥官决心是最重要的，任何人没有任何理由不合作执行。如同没有指挥官参预的战斗永远会是失败的下场，所以对于没有朝目标前进的任何人指挥官都要下决心枪毙。2.正常化的运用：所有计算机程序软件都是在正常的模式下有理性的解决方案下作开发的。简单的说80%正常有理性可循的作业流程计算机可以正常处理，而20%异常的工作流程还需要人去判断，这样让企业主和员工只用二成的时间处理企业80%的正常作业流程，空出八成的时间来思考处理20%的棘手异常问题，就是正确使用MIS系统的心态。3.套装化的软件：一个成熟的套装化软件需要完全的商业化，由一家公司出钱进行有中小企业管理手第十一章信息管理-效率经营的依据地址：福建省厦门市软件园二期望海路65号A503第4页共7页服务在线：4000-240098产品与合作咨询：0592-5901055传真：[phone]官网：序开发，经过几百几千或几万家客户的磨练才能成熟，选用这样的软件就不会有设计上的问题，只要注重员工操作熟练度问题就可以了。有些企业主认为自己开发软件用起来比较顺手，想想一个正规软件要几百个员工合作几年才能完成，一个中小企业主却只想用一、两人完成这样的工作，对比之下正规软件开发商应该去跳楼才对。包案化的服务：企业在使用管理软件系统中，有新进或是工作人员变动，都要重新对人员作操作训练，而资料收集整理、软件的版本升级、数据库维护和网络支持等都也需要持续的服务，所以只提供短暂服务的软件商是做不好服务的。需要包案服务的就需要有包案服务的成本负担一般标准的每年售后服费用约为软件售价的，20%~15%(看软件大小)而定。信息管理系统投资市面上所有作MIS系统厂商，都会说购买计算机系统后可以让公司赚多少钱，甚至可以日进斗金，所有的问题都会迎刃而解，所有的公主和王子会过着幸福快乐的日子，这只是骗人而已。企业买MIS信息管理系统就像人有病看医生后拿药吃，先得花钱买药外也得要看自己的体质是否适合药性才能药到病除，拍胸打包票的都是江湖郎中。既然MIS管理信息系统是企业的良药(好工具)，那该投资多少才合算呢？这样的问题应该用另外一种角度来衡量。我们就用每家企业都有汽车的状况来考虑，企业主买车一定是为了做生意，有了车就方便谈生意或是送样品等等，但是买车是一笔投资，对生意会有多大的帮助没人敢打包票。总而言之没车没法做生意，有车还要靠自己努力这样的观点才是投资信息管理系统的正确观念。信息管理系统投资额度等于买部中级车中小企业管理手第十一章信息管理-效率经营的依据地址：福建省厦门市软件园二期望海路65号A503第5页共7页服务在线：4000-240098产品与合作咨询：0592-5901055传真：[phone]官网：中小企业在信息管理系统要投资多少钱，这可以用买车的概念来做比喻。企业主自己买好车是为了地位和身分考虑，至于企业购车给员工是为了代步，所以不一定要买个宝马，丰田，只要考虑福特或便宜的车就可以了。投资信息管理系统的软件应该看企业自己的状况，就像初次购车给员工使用，买一部市场上最通用的车约十万块人民币，换算下来进行信息化每个员工一千二百美金的额度，中小企业三或五个员工投资五到八千元美金，应该是最适合的，当然对于计算机网络等硬件设备是需要另外计算的。操作信息管理系统就像学开车一样，自学开车不是没有，但大都数人还是到练习场找个好教练来教，从原地进退换档开始，学到高速公路奔驰安全驾驭。同样信息管理系统的操作也需个好教练来教开车，平均每个学车费用约400元美金，所以软件使用的教练费用约是软件费用的40%是较为适当的。为何学开车和使用软件教练费用要每人美金400元呢？因为低于此价格的教练场或软件公司就赚不了钱了。中小企业管理手第十一章信息管理-效率经营的依据地址：福建省厦门市软件园二期望海路65号A503第6页共7页服务在线：4000-240098产品与合作咨询：0592-5901055传真：[phone]官网：二次开发自求失败之道所谓的二次开发就是俗称的修改程序，修该程序干嘛？“满足我的需求，顺乎我的作业流程习惯”理由充分言词正当。这就像买车后改装车辆后问“为何要改装车辆”?回答说“满足我的用车需求，适合我开车的习惯”一样。可真的是如此吗？不见得！先谈改装车过程，要先买一部正常的车然后送到改装车店，由师傅或是自己动手改车，不论是加大马力，改装配备不外乎动刀动枪的切切割割，加加补补，甚至开肠破肚大费干戈后总算完工，试车后也很满意的开着改装车上街拉风去了。等到有一天，原厂发现车子设计或制造有问题，要求召回车子作升级或是换掉不良的原厂部件或零件，当你把车子开回原厂时，原厂服务人员一定说“抱歉，你的车子自己修改过了，我们不再负责”。这时你就与原厂的服务关系就断绝了，就变成了孤儿。更不幸的是车子出问题开不动甚至是出了事故，把改装车送回原厂修理，原厂肯定不理，要是出事故则更不会认账。怎么办？把车子开到改装厂去修理，当初的师傅可能离职甚至改装厂都倒闭了，得！不只原厂不理，这下娘也不见了，徒呼奈何。同样的修改套装化的管理信息系统也会是这样的结果，要修改系统作二次开发时一定要想到：1.二次开发的系统变成孤儿以后，谁来维护或是做版本升级。2.企业中谁有能力提出一套比原厂更好的方案让系统比原厂更好，还只是个人观点或是一时的冲动所下的决定。3.为了功能不足改装系统，不如把所花的费用、时间和精力去另外挑一套功能更强的系统。大型ERP系统前面我们谈到中小企业先选用一套五千或上万美金的信息管理系统就行了，那市面上几十万或上百万美金的ERP系统该有何哪些功能呢？我们在此做个简介：大型的ERP系统功能有1.基本功能：做单据处理，数据共享和管理报表的打印，在基本的MIS系统的功能上有更细的数据管理。中小企业管理手第十一章信息管理-效率经营的依据地址：福建省厦门市软件园二期望海路65号A503第7页共7页服务在线：4000-240098产品与合作咨询：0592-5901055传真：[phone]官网：分层负责：在员工人数较多，或是组织比较严密的公司，所有的作业都会注重作业流程管理和分层审理，中型的MIS系统就会加上这部分的功能，满足分层负责管理需求。3.作业流程：在准备上市的大公司，有了许多小附属公司和单位，为了整合这些附属公司或单位，每个公司都会制定一套的作业流程，让公司运转更顺利，而且在上市公司中企业治理证券管理部们，都会要求做内稽内控的作业管理，大型的ERP系统都会加强此方面的功能和管制。4.资金运控：一家年营业额百亿的集团企业有多家公司，平均每天的应收款项就有三千多万，应付的也有三千万左右，当这家企业的财务长能够把应收提前一天收款入账，而把应付款项延迟一天付款，这样的企业每天就会有三千万的现金放在公司账户内。当然这白花花的现金每天进进出出，财务长每天就可以支配使用这笔现金。假设这财务长把这每天三千万的现金投入资本市场运用，炒股、期货和外汇市场，如果收益率每天就是3%就好了，也就是财务长每天光是用钱赚钱可以赚100万元，一年三亿六千万元的白花花银子就到手了。所以大企业的信息系统所谓的ERP(EnterpriseResourcePlan企业资源计划)很大的目的就是现金流的管控，让财务长知道哪里有钱可以早收，哪些钱可以晚付。世界上ERP大厂如德国的SAP、美国的Oracle和美国INFOR等就是为这类