5IT项目采购管理

第5章项目采购管理项目采购管理5.1项目采购计划5.2项目采购5.1项目采购计划1、项目采购与采购管理2、项目采购计划3、招投标的概念4、招投标的工作程序5、招投标的文件编写1、项目采购与采购管理(1)项目采购与采购管理的含义项目采购是指从项目组织外部获得货物和服务（合称产品）的过程。它包含的买卖双方各有自己的目的，并在既定的市场中相互作用。卖方在这里称为承包商、承约商、常常又叫做供应商。承包商/卖方一般都把他们所承担的提供货物或服务的工作当成一个项目来管理。1、项目采购与采购管理(1)项目采购与采购管理的含义采购管理具有以下特点：1）买方就成为顾客，因而也就成为一个主要的利益相关者；2）卖方的项目管理组织必须关心项目管理的所有过程，而不仅仅是项目采购过程；3）分包合同的条款和条件就构成了许多过程的关键依据。1、项目采购与采购管理(2)采购管理的原则凡是为项目所采购的货物和服务，应注意节约和效率，充分体现成本效益原则；采购的货物和服务质量良好，适合项目的要求；所采购的货物应及时到达，服务应及时提供，采购时间与整个项目实施进度相适应；公平竞争，即应给符合条件的承包商提供均等的机会。这不仅符合市场经济运行原则，而且也会进一步提高项目实施质量，同时公平竞争又会促使报价降低，因而对项目的费用控制更为有利。1、项目采购与采购管理(3)采购管理的意义保证采购的经济性。能否经济而有效的进行采购，直接影响到能否降低项目成本，也关系到未来的经济收益水平。周密地采购计划，即可以降低成本，又能购买质量好的物品。保证采购物品及时到位。采购时间要与整个项目的进度安排相匹配，即要保证所需物品的按时到位，又可减少库存，降低库存成本。1、项目采购与采购管理(3)采购管理的意义保证采购物品的质量符合项目要求。采购时，在保证经济性基础上，尽可能选择物美价廉，又符合要求的产品。保证采购规范化。采购要有一套严密、规范、公开、透明的程序和制度，可以杜绝贪污、腐败和不公平竞争。1、项目采购与采购管理（4）采购管理的过程1）做好准备工作①根据项目设计的需要，确定所需采购的实物或服务的品种类型、性能规格、质量要求和数量等等。②了解市场情况，熟悉所需采购产品的市场(包括国际和国内两个市场)价格和供求情况，及时掌握所需采购产品的相关市场信息，建立良好的市场信息跟踪机制。1、项目采购与采购管理（4）采购管理的过程1）做好准备工作③了解有关货物或服务的保险，损失赔偿的法律法规及通行惯例。④如果有必要到国际市场上采购，还需要了解有关国家的汇率情况，国际贸易的支付方法等信息。⑤如果项目自有资金不足，需要以贷款或者融资租赁的方式采购一些大型设备，那么还需要了解国家的利率政策，出口信贷政策，以及融资租赁的条件等等。1、项目采购与采购管理（4）采购管理的过程2）制定项目采购计划①项目在什么时间需要投入什么产品；②需要采购哪些产品；③何时采购；④怎样采购；⑤采购多少。1、项目采购与采购管理（4）采购管理的过程3）制定项目采购工作计划项目采购工作计划是以项目采购计划为依据的一个有关项目具体采购工作安排的细化文件，描述了项目采购有关工作的具体实施方案．比如确定各种货物的采购方式，何时招标、何时询价、何时定货、何时签订合同、何时提货、何时付款等具体安排．以确保项目需要采购的各种资源能够在需要的时候准确到位。1、项目采购与采购管理（4）采购管理的过程4）选择项目采购方式:依据项目采购计划和项目采购工作计划来选择项目采购方式。不同的采购方式适合于不同的采购规模、不同的资金来源渠道、不同的采购对象。在项目的采购工作中必须根据以上采购对象的不同情况，选择适当的采购方式或者合理组合使用不同的采购方式，以提高采购效率和质量，降低采购成本。1、项目采购与采购管理（4）采购管理的过程5）询价确定了项目所需产品的采购方式之后，接下来项目组织要根据采购方式的不同，开始搜寻市场价格，获得投标报价或供应商的报价单。6）选择产品供应商询价工作完成之后，根据不同供应商的报价，按照事先制定的评价标准众多的供应商中选择一个或多个作为项目所需采购产品的供应来源。1、项目采购与采购管理（4）采购管理的过程7）合同管理是指选定采购产品的供应商之后，项目组织与各个供应商进行谈判．确定供货条件，明确合同条款，签订合同，监督合同履行等一系列管理工作。8）采购收尾工作项目采购工作完成，或因故终止之后，所开展的诸如采购结算，交接决算，以及索要保险赔偿金和违约金等一系列管理工作。2、项目采购计划(1)项目采购计划制定的前期准备采购计划前期准备的重要内容之一是熟悉市场情况，掌握有关项目所需要的货物及服务的市场信息。1)建立重要的货物来源的记录，以便需要时就能随时提出不同的供应商所能供应的货物的规格性能及其可靠性的相关信息；2)建立同一类目货物的价格目录，以便采购者能利用竞争性价格得到好处，例如：商业折扣；3)对市场情况进行分析研究，做出预测，使采购者在制定采购计划、决定如何分别包装及采取何种采购方式时，能有比较可靠的依据作为参考。2、项目采购计划(2)采购方案的选择通过一家总承包商采购所有或大部分所需要的货物和服务(例如，选择一家设计施工公司来完成一项基本建设设施；选择一家系统集成公司来研制某一电脑软件系统；成立一家合资企业承担一项工程项目)。在这种情况下，从询价到合同终止的各个过程都只要实施一次；向多家承包商采购很大部分需用的货物和服务。在这种情况下，从询价直至合同终止的各个采购过程都要在采购进行过程中的某个时候为每一个采购活动实施一次。这种方法一般都要有订货和采购专家的支持才能进行。2、项目采购计划(2)采购方案的选择采购小部分需用的货物和服务。这时，从询价直到合同终止的各个采购过程也要在采购进行过程中的某个时候，为每一采购活动实施一次。这个方法在使用时有没有订货和采购咨询专家的帮助都能进行。不采购货物和设备。这种方法常用于研究和科技开发项目(当实施组织不愿别人得到项目技术信息时)和许多小型的、机构内部的项目(当寻找和管理某种外部来源的费用可能超出潜在的节省时)。这时，从询价到合同终止的各个过程都不必实施。2、项目采购计划(3)制定采购计划的依据1)范围说明①项目的合理性说明(设计说明书)：解释为什么要进行这一项目。②项目可交付成果（执行说明书）：这是一份主要的、属于归纳性的项目清单，其完整、令人满意的支付，标志着项目的完成。项目存在的执行风险由承包商承担。③项目目标（功能说明书）2、项目采购计划(3)制定采购计划的依据2)产品说明。项目产品（项目最终成果）的说明，提供了有关在采购计划过程中需要考虑的所有技术问题或注意事项的重要资料。项目产品说明在早期阶段一般比较粗略，而后则越来越细，这是随着成果特性的逐步深入了解必然产生的结果。2、项目采购计划(3)制定采购计划的依据3)采购活动所需的资源。项目实施组织若没有正式的订货单位，则项目管理班子将不得不自己提供资源和专业知识支持项目的各种采购活动。4)市场状况。采购计划过程必须考虑市场上有何种产品可以买到、从何处购买，以及采购的条款和条件是怎样的。2、项目采购计划(3)制定采购计划的依据5)其他计划结果。只要有其他计划结果可供使用(如项目成本初步估算、质量管理计划等等)，则在采购计划过程中必须加以考虑。6)制约条件和基本假设。由于项目采购存在着诸多变化不定的环境因素，项目实施组织在实施采购过程中，面对变化不定的社会经济环境所做出的一些合理推断，就是基本假设。2、项目采购计划(4)采购计划制定的结果1)采购管理计划采购管理计划应当说明其余的采购过程将如何进行管理。包括：①应当使用何种类型的合同?②是否需要有独立的估算作为评估标准，由谁负责，以及何时编制这些估算?③项目实施组织是否有采购部门，项目管理组织在采购过程中自己能采取何种行动?④是否需要使用标准的采购文件，从哪里找到这些标准文件?2、项目采购计划(4)采购计划制定的结果2)要求说明要求说明，它相当详细地说明了采购项目，以便潜在的承包商确定他们是否能够提供该采购项目的货物或服务。要求说明的详细程度可以视采购项目的性质、买主的要求或者预计的合同形式而异。要求说明在采购过程中可能被修改和细化。3、招投标的概念(1)招投标的概念与特征投标是一种因招标人的要约，引发投标者的承诺，经过招标人的择优选定，最终形成协议和合同关系的平等主体之间的经济活动过程，是“法人”之间有偿的、具有约束力的法律行为。招标投标是商品经济发展到一定阶段的产物，是一种特殊的商品交易方式。招标方与投标方交易的商品统称为“标的”。3、招投标的概念(1)招投标的概念与特征招投标的基本特征是：1）平等性。招标投标的平等性，应从商品经济的本质属性来分析，商品经济的基本法则是等价交换。招标投标是独立法人之间的经济活动，按照平等、自愿、互利的原则和规范的程序进行，双方享有同等的权利和义务．受到法律的保护和监督。招标方应为所有投标者提供同等条件，让他们展开公平竞争。3、招投标的概念(1)招投标的概念与特征招投标的基本特征是：2）竞争性。投招标的核心是竞争，按规定每一次招标必须有三家以上投标，这就形成了投标者之间的竞争，他们以各自的实力、信誉、服务、报价等优势，战胜其他的投标者。此外，在招标人与投标者之间也展开了竞争，招标人可以在招标者中间“择优选择”，有选择就有竞争。3、招投标的概念(1)招投标的概念与特征招投标的基本特征是：3）开放性。正规的招投标活动，必须在公开发行的报刊杂志上刊登招标公告，打破行业、部门、地区、甚至国别的界限，打破所有制的封锁、干扰和垄断，在最大限度的范围内让所有符合条件的投标者前来投标，进行自由的竞争。3、招投标的概念(2)招投标的基本原则1)公开原则。2)公平原则。3)公正原则。4)诚实信用原则。4、招投标的工作程序(1)招投标的一般程序1)招标准备阶段。基本分为以下八个步骤：具有招标条件的单位填写招标申请书，报有关部门审批；获准后，组织招标班子和评标委员会；编制招标文件和标底；发布招标公告；审定投标单位；发放招标文件；组织招标会议；接受投标文件。4、招投标的工作程序(1)招投标的一般程序2)投标准备阶段。根据招标公告或招标单位的邀请，投标单位选择符合本单位能力的项目，向招标单位提交投标意向，并提供资格证明文件和资料；资格预审通过后，组织投标班子，跟踪投标项目，购买招标文件；参加招标会议；编制投标文件，并在规定时间内报送给招标单位。4、招投标的工作程序(1)招投标的一般程序3)评标阶段。按照招标公告规定的时间、地点，由招投标方派代表并有公证人在场的情况下，当众开标；招标方对投标者作资料审查、询标、评标；投标方作好询标解答准备，接受询标质疑，等待评标决标。4、招投标的工作程序(1)招投标的一般程序4)签约阶段。评标委员会提出评标意见，报送决定单位确定；依据决标内容向中标单位发出《中标通知书》；中标单位在接到通知书后，在规定的期限中与招标单位签订合同。4、招投标的工作程序(2)招标的具体工作内容1)招标工作班子的组建①有项目组织的代表或其委托的代理人参加；②有与项目采购规模相适应的技术、预算、财务和项目管理人员；③有对投标企业进行资格评审的能力。4、招投标的工作程序(2)招标的具体工作内容2)编制招标文件和标底。编制标底。标底又称底价，是招标人对招标项目所需费用的自我测算的期望值，它是评定投标价的合理性、可行性的重要依据，也是衡量招投标活动经济效果的依据。标底应具有合理性、公正性、真实性和可行性。4、招投标的工作程序(2)招标的具体工作内容3)发布招标公告。招标文件编制好后，即可根据既定的招标方式，在主要报刊上刊登招标公告或发出投标邀请通知。4)投标者资格预审。资格预审是对申请投标的单位进行事先的资质审查。4、招投标的工作程序(2)招标的具体工作内容5)文件答疑。标前会议是采购者给所有投标者提供的一次质疑机会。6)开标、询标与评标。开标是在招标公告事先确定的时间、地点，召集评标委员会全体成员、所有投标方代表和有关人士，在公证人员监督下，