5寰球工程公司建立新型文控体系 推动工程项目顺利执行

1建立新型文控体系推动工程项目顺利执行寰球工程公司随着寰球公司向国际型工程公司的转型，项目执行模式和项目管理理念日趋国际化，公司日益认识到文件控制工作的重要性。寰球公司于2002年设立了与国际工程公司接轨的文控专业，并通过几年的努力培养了一支专业化的文控队伍，建立起一整套有效的文控管理体系，对工程项目的顺利推进、工程建设经验的积累与知识共享、项目各参与方合法权益的维护都起到了至关重要的作用。一、构建文件控制专业体系，实现文档一体化管理树立“文件是金”的管理理念。要使项目规范有序运作，维护好项目各参与方利益共同体和分担、分享关系，用什么来提供保障呢？最主要的是文件。“写你做的，做你写的”，任何会议都要求有纪要，任何事情都要求有文字记载。此外还有内部条件、备忘录、会议纪要、mastercopy、初步设计、基础设计、MR文件、现场设计变更；厂商的报价文件、设计文件、检验文件、合同文件、计划、各类程序、月报、周报、图纸状态表、采购状态表、现金流量表、现场开工报告、施工方案、施工日志、标准规范、双方往来传真和信件，现场24小时通知、现场日志、现场日计划、HSE计划、周滚动计划、月滚动计划等等。文件管理好，资料齐全，与业主、合作方、供货方等工作界面的沟通就顺利。一个项目如果没有严格的文控程序，文件编号混乱，往来文件无法有效识别2并及时接收、发送，这个项目将注定是失控的，项目的执行结果将不堪设想。“文件是金”是我们在多年实践中得来的宝贵感悟，并在工作中牢固树立、不断强化的理念，从公司高中层领导、项目各级管理者直至所有项目参与者逐步形成了共识，高度重视文件控制工作，为文控专业的发展奠定了坚实的基础。贯彻“文档一体化”的管理方法。与国内很多只控制项目档案验收的公司不同，寰球公司在上个世纪末开始学习国外工程公司先进的项目管理理念及方法，不再只注重档案验收阶段的结果控制，而是着眼于全过程，在项目执行过程中实施全过程的“文档一体化”控制和管理。文档一体化管理是将文件控制的动态管理与档案的静态管理相结合，有效地加强工程项目文件的前端控制，激活传统的静态档案管理，使两者相辅相成，相互促进。一是文控人员与档案人员管理一体化。2006年公司成立了文控部，对文控秘书、档案人员实施统一领导、统一管理、统一培训和业务指导、统一专业标准规范、统一明确岗位职责，文控人员直接配置到各项目部，贴近项目实施文控管理。二是纸介质项目文件与档案管理一体化。将档案管理的方法、理念融入到文件过程控制中去，文控人员在项目运行过程中按照档案的验收、分类、组卷、编号、整理等方法进行文件控制，逐步达到项目结束后文控人员直接归档入库上架的效果。三是电子文件与档案管理一体化。我们一方面实现过程文件全部电子化、网络化，另一方面优化文件控制和档案管理两个操作系统，利用网络和计算机技术将两个系统实现无缝链接，自主开发了文档一体化3软件，使电子文件从产生到归档实现了一体化控制和管理。强化文件控制完整性、及时性、准确性的责任意识。一体化文件控制对我们提出了全新的要求。一是确保文控的完整性。文控人员深入项目，从项目启动之初的文控体系策划，到项目执行中的过程控制，直至终交的全部文件存档、验收、入库，真正做到统一、完整管理。二是确保文控的及时性。通过流程化、程序化的管理，同时通过文控专业负责人对文控人员的合理调度，按文件类型并结合实际操作进行分工，使文件的传输脉络清晰流畅，节省了人工时，提高了效率。三是确保文控的准确性。我们建立了文控程序、文件编号系统与版次规定，使文控准确性有了前提条件；我们对文控工作人员提出了“想项目之所想，急项目之所急，确保项目文件高效快捷标准化输入输出”的要求，同时坚持定期对项目文件控制的质量进行抽查、整改，保证了文控最终结果的准确性。夯实制度建设专业发展基础。通过与国际工程公司的长期合作，我们学习、借鉴了先进的标准规范体系，并结合寰球公司项目执行的特点，编制并执行了一套由35个体系文件、作业文件组成的完整的、可操作性强、符合自身工作实际的标准规范，成为指导文控工作的法律文件。为保证公司的文控专业整体水平和工作质量，我们还非常注重操作手册的编制，目前我们已编制了“文控人员操作手册”、“项目秘书操作手册”、“现场文件管理手册”、“竣工资料管理手册”，“采购文件管理手册”、“厂商文件管理手册”等，形成了完整的操作手册体系，使一切工作有章可循、一切问题有据可查，对提高文控专业人员的专业水平及技术能力起到了很好的效4果。“规范就是权威，细节决定成败”已根深蒂固地扎根于文控人员心中。二、强化全过程文件有效控制，保障项目有序推进项目初始阶段及早着手文控体系的策划。要想对项目全过程的文件进行有效控制，就必须在项目初始阶段做好文控体系的策划工作。一是介入合同谈判。文控专业人员介入合同中文控章节的拟定工作，通过合同明确业主、合作方及我方对文件的要求，既能获得法律上的保障，也使文控工作的开展有章可循。二是了解、掌握项目相关信息，确保预估偏差最小化。文控人员通过了解、熟悉标准规范、业主及合作方提供的文件、MR文件清单、项目总平面布置图中的装置分区及总的区域划分等，尽可能准确估算项目文件的数量、种类、来源、规格、以及项目文控所需服务器的大小，划分合理的“目录树”结构，避免不必要的资源浪费。三是按照文控标准化体系，组建项目文控中心。项目文控中心对项目文件进行统一管理，负责制定该项目文控的人力计划及详细的工作划分，确定人员配备，合理搭建人力平台；收集项目人员名单，完成项目文控软件（PW）中权限及目录结构的设置，搭建PW软件平台；确定文件编码体系，编制文控程序，收集并下发标准图签、表格等，搭建标准体系平台。文控中心还负责就文控程序和内容对项目全体人员进行培训，使参与项目的技术人员熟悉项目文控工作流程及要求，以保证文控体系正常、高效运行。项目实施阶段始终贯串动态控制。项目文件主要包括项目管理文件、外部文件、设计文件、采购文件、厂商文件、5施工文件和开车文件，以外部文件、设计文件和厂商文件为主线。我们对项目的诸多文件在接受、整理分发、存储的过程中进行动态控制。做好项目文件的版次控制。确保项目文件版本的有效性，避免错误使用旧版文件；确保纸文件和电子版文件的同步，项目文件的硬拷贝和电子版一一对应；随时更新文件状态表，使设计文件状态、厂商文件状态、项目管理文件状态、业主或外来文件（不包括厂商文件）状态、预警报告、延迟报告（主要用于业主或外来文件及厂商文件）等与文件实际情况时刻保持一致。项目验收阶段严格审核把关。一是文控人员在归档前严格检查，使不合格的图纸、文件得到及时的修正。二是派出经验丰富的档案管理人员深入项目提前验收，对疑难问题进行指导，对不符合要求的项目提出整改建议；三是在归档时，逐张逐点核对检查，做到各种文件材料齐全、图纸名称和编号与目录相符、数据准确、更改到位、版本可靠。用信息化手段提高运作水平。通过ProjectWise数据库的使用，实现了文件的模式化，模块化和程序化。一是在项目运作过程中，任何电子文件都可以通过ProjectWise数据库来存储，保证了项目文件完整性；二是任何电子文件都通过ProjectWise数据库来发布，保证了文件流程的通畅，提高了专业之间的沟通能力和项目的整体效率；三是实现了数据库模块化，按照项目特点搭建清晰、合理的项目文件目录树结构，最大限度的提高了文件和数据查找的准确、便捷程度，大大降低了不必要的设计误差，有利于实现项目文件的全过程追踪及查询。经初略估计，通过电子文件管理，一个项6目一天就可以节约20～30个工时，相当于节约3到4个人的劳动力。按产品线项目群动态配置文控团队。根据面临的市场形势和发展战略，公司目前采取了产品线项目群的生产组织模式，按乙烯、化肥、LNG、聚丙烯（PP）等产品线组成了多个大项目群。配合这一新的管理模式，我们调整了文控人员的配备和职责划分，采取对一个项目群配备一个文控团队，统筹协调该项目群所有项目的文控工作，从而保证了产品线项目群文控工作高效清晰地开展。同时根据各项目的生命周期和进度，超前规划、及时调整人力计划、对各项目的文控人员进行动态调度，保证了在相对有限的资源条件下，为项目全过程提供满意的、高质量的文控服务。三、打造职业化的文控队伍，提升项目文控质量文控专业水平的提高离不开文控专业人员队伍素质的提高。我们对文控专业人员明确了三个培养思路，一要重视理想、信念、职业道德、责任心等价值观培养；二要重视工作体系的标准化、规范化建设与培养；三要重视工作能力和专业素质的培养。设立“文控工程师”岗位序列。为加强文控岗位的专业化建设、技术化发展，同时根据文控人员的工作性质、工作内容和文控人员在工程建设项目中所起到的重要作用，在公司领导的关怀和大力支持下，我们已设立“文控工程师”这一专业技术岗位，同时制定了“文控人员等级标准”、“文控人员任职条件”、“文控人员考核办法”等制度，使文控专业队伍不断健康、茁壮成长。打造以专业负责人为主的骨干队伍。我们充分发挥骨干7对整个人员队伍的带动作用，着力打造以专业负责人为主的骨干队伍。一是确立了“专业负责人例会制度”，为专业负责人的沟通交流、互相学习搭建平台，促进了经验的交流、思路的开拓，问题的及时解决；二是确立了“项目文控组例会制度”，培养专业负责人的组织管理能力，以及通过团队力量解决专业问题的能力；三是组建了“技术骨干小组”，该小组集合相对有经验的文控和档案骨干人员，针对项目文控中的“疑难杂症”，动态地提供技术支持，既解决了项目文控上的问题，也成为一种培训的形式，从而以最直接、有效的方式即时辅导项目的文控人员，在工作中提高他们的专业技能。倡导全方位培训。为加大专业队伍建设力度，培养高素质的文控、档案专业人员，我们对不同类型的员工，组织开展了全方位、多层次的培训。对新员工，组织学习公司基本规章制度、文控档案管理基础知识等；对经验欠缺的青年员工，定期有针对性地组织规范、工作流程、工作手册、体系文件等细化的专业培训；对专业负责人，组织学习交流管理理念、管理方法、工作经验；对现场文控人员，多次派出业务骨干赴项目现场对现场文控进行指导和培训。近三年，开展了多个专题的培训，累积培训约1500人次，部室员工总培训工时近3000小时。通过培训和实际工作的锤炼，一支年青的专业队伍迅速成长起来，公司的文控工作得到了中外业主的一致好评。搭建知识共享平台。通过建立共享平台，实现了自我教育、相互教育和被动教育相结合。一是设立了文控、档案工作独立的服务器，将规章制度、标准规范、体系文件、工作8经验、心得体会都放在服务器上共享。二是创办了电子杂志《文控部落格》，主要登载员工撰写的专业性文章和研讨类文章，旨在创造学术氛围，提供技术进步的环境。三是大力提倡员工积极撰写专业论文，并评出优秀论文，出版成集，08年有关文控工作的“专业论文集”就收编了19篇优秀专业论文，有些已在专业期刊发表。严把文控人员入职素质关。文控专业的工作性质、内容，以及在项目中所处的重要位置，要求文控人员具备包括项目管理知识、工程技术知识、文件管理知识在内的较全面的专业知识，具备包括协调能力、公关能力、英语听说读写能力在内的较高的综合素质，具备包括项目现场经验在内的较丰富的工程经验。要求我们严把文控人员的入职关，除严格考核外，还要求必须具备本科以上学历、一定的英语专业等级（目前文控人员中1/3达到英语专业8级）等条件。从源头上保证文控人员的入职素质，确保了文控专业队伍发展的良好条件。寰球公司的建设项目档案管理工作受到了多方的肯定和好评。08年3月，国家档案局经科司司长王燕民一行5人到公司调研，对我公司文控档案工作给予了高度评价，认为寰球公司一体化管理体系是创新，为下一步国家档案局明确档案工作发展方向、制定法规、政策等提供了借鉴；08年5月，我公司代表在国家档案局召开的企业档案信息化建设高端论坛作了专题演讲，受到国家档案局领导、人民大学档案专家的好评；近年来，文控部受邀于多家单位进行经验9介绍，同时，也多次接待了慕名而来兄弟公司的同行参观学习，受到了一致好评。在今后的工作中，我们将