电子工业出版社王炬香采购管理实务第五章

第五章采购作业流程★重点掌握●采购流程的环节及步骤●采购流程图●采购定单的制定过程●采购流程的优化方法★一般掌握●采购流程的注意点●进货管理●进货评价第一节采购流程概述采购流程通常是指有制造需求的厂家选择和购买生产所需的各种原材料、零部件等物料的全过程。采购需求计划认证供应商发出采购订单物料入库验收评价采购工作采购流程•一、采购的基本流程•采购流程是采购活动的全部操作过程，是采购人员从事采购活动的执行标准和业务规范，采购人员必须遵照执行。•一般来说打得步骤有五个，这里将五个步骤细化，一般都要经历以下几个基本环节（见下页图）第一节采购流程概述•采购的几个基本环节（1）确认需求（2）需求说明（3）选择供应商（4）价格和采购条件的确定（5）发出订单（6）订单追踪与催货（7）验收（8）核对发票（9）不符与退货处理（10）结案（11）记录与档案维护•二、采购流程的注意点•（1）采购结构英语采购数量、种类、区域相匹配。•（2）先后顺序及时效控制。•（3）关键点设置。•（4）权利、责任或者任务的划分。•（5）避免作业流程中发生摩擦、重复与混乱。•（6）采购流程应反映集体决策的思想。•（7）配合作业方式的改善。第二节采购订单•一、采购订单的内容•1.采购订单的定义•采购订单也被称为采购合同，一般在选择供应商后订立采购订单。采购订单描述了采购所需的重要细节信息：数量、物料规格、质量要求、价格、交货日期、交货方式、送达地址。•一、采购订单的内容•2.采购订单的格式•（1）任何采购订单所必备的要素•①订单头部•②订单正文•③订单尾部•一、采购订单的内容•2.采购订单的格式•（2）采购订单正文•①质量条款：技术规范、质量标准、规格、品牌名•②价格条款：价格术语的选用、结算币种、单价、总价等•③数量条款：交料数量、单位、计量方式•④包装条款：包装材料、包装方式、包装费用和运输标志•⑤装运条款：运输方式、装运时间、装运地与目的地、装运方式、装运通知•一、采购订单的内容•2.采购订单的格式•（2）采购订单正文•⑥检验条款：检验时间、检验机构、检验工具、检验标准及方法•⑦支付条款：支付手段、付款方式、支付时间、支付地点•⑧保险条款：确定保险类别及其保险金额，指明投保人并支付保险费•⑨不可抗力条款：不可抗力的含义、适用范围、法律后果、双方的权利和义务•⑩仲裁条款：仲裁机构、适用的仲裁程序、运用地点、裁决效力•一、采购订单的内容•3.采购订单的使用•用法律术语讲，发送订单的采购部门构成了合同提供者，而确认订单的供应商构成合同接受者，提交和接受时具有法律约束力的合同的两个重要组成部分。•一、采购订单的内容•4.综合采购订单•一种开放式订单，有效期为一年，包括了重复采购的一种或一组商品。•综合订单与采购订单在主要内容上相似，它的副本也被送到与接受采购订单副本相同的部门，不同主要在于交货日期和收货部门不一样。综合订单的信息一直处于开放性状态，不同的综合订单所含的信息通常也不同。•二、采购订单操作规范•订单操作过程：订单准备选择供应商签订订单订单跟踪熟悉物料项目确认价格确认质量标准确认项目需求量制定订单说明书•二、采购订单操作规范•1.订单准备查询采购环境计算供应商容量与供应商确认订单确认意向供应商发放订单说明书确认物料供应商•二、采购订单操作规范•2.选择供应商•二、采购订单操作规范•3.签订订单制作订单审批订单与供应商签订订单执行订单•二、采购订单操作规范•4.订单跟踪跟踪供应商工艺文件的准备确认原材料的准备跟踪加工过程的进展状态跟踪组装调试检测过程的进展状态确认包装入库第三节进货管理与管理评价•一、进货方式及其管理•采购进货三种方式：•自提进货•供应商送货•委托送货•一、进货方式及其管理•1.自提进货：就是在供应商的仓库里交货，交货以后的进货过程全部由采购者负责管理。•步骤：货物清点环节的管理包装、装卸搬运上车的管理运输环节的管理中转环节的管理验收入库环节的管理•一、进货方式及其管理•2.供应商送货•对采购商来说，基本上省去了整个进货管理环节，把整个进货管理的任务及进货途中的风险都转移给了供应商，只剩下一个验收入库环节。•一、进货方式及其管理•3.委托外包进货•把进货管理的任务和进货途中的风险都转移给第三方物流公司。•主要抓好“两次三方”的交接管理和合同签订管理控制工作：•“两次三方”：第一次交接时供应商和第三方物流公司的交接；第二次交接时第三方物流公司与采购商保管员之间的交接•二、进货管理的基本原则•1.进货方式选择原则：•依据：进货难度和风险大小•（1）对于进货难度和风险大的进货任务：委托第三方物流公司的进货—供应商送货—自提进货（一般不选）•（2）对于进货难度小和风险小的进货任务：供应商送货—自提进货•二、进货管理的基本原则•2.安全第一原则•货物安全、运输安全、人身安全•3.成本效益统一原则•效益包括经济效益、社会效益和运输安全•4.总成本最低的原则•综合考虑各个环节、各个利益主体的成本之和•三、进货管理评价•1.质量指标•质量控制指标：•来料合格批次率=（合格来料批次÷来料总批次）×100%•来料抽检缺陷率=（抽检缺陷总数÷抽检样品总数）×100%•来料在线报废率=[来料总报废数（汗在线生产时发现的）÷来料总数]×100%•来料免检率=（来料免检的种类数÷该供应商的产品总种类数）×100%•三、进货管理评价•2.成本指标•（1）价格水平•（2）报价是否及时•（3）降低成本的态度及行动•（4）分享降价成果•（5）付款•三、进货管理评价•3.供应指标•（1）准时交货率=（按时按量交货的实际批次÷订单确认的交货总批次）×100%•（2）交货周期：自订单开出之日到收货之时的时间长度，以“天”为单位•（3）订单变化接受率：双方确认的交货周期中供应商可接受的订单增加或减少的比率•订单变化接受率=（订单增加或减少的交货数量÷订单原定的交货数量）×100%•三、进货管理评价•4.服务指标•（1）反应表现•（2）沟通手段•（3）合作态度•（4）共同改进•（5）售后服务•（6）参与开发•（7）其他支持第四节采购流程优化•一、影响采购流程的因素•1.供应商和品牌规格•2.选择供应商•3.签订合同•4.重视价格•5.管理机构•二、采购流程优化的方法•1.从使用者到采购部门的在线通知系统•在线通知系统是指通过高效和迅速的信息传递来节约时间的一种内部系统•2.向客户发放采购卡•采购卡是大多数企业都认可的一种改进采购流程的工具或系统，是一种面向内部客户的信用卡。•3.基于因特网的电子采购商务•电子采购能节省整个采购的周期和订货成本•二、采购流程优化的方法•4.长期采购合同•长期采购合同通常年限为1~5年，并可在供应商绩效达到要求的情况下续约，这种合同不用每年更新，所以降低了交易成本•5.采购流程的重新设计•采购流程有许多子流程组成，这意味着它可以通过流程图和再设计得到改进。•二、采购流程优化的方法•6.电子数据交换（EDI）•EDI通过简化数据交流过程使买卖双方的联系更有效率，它可以消除传统信息流中的一些环节，节省时间和成本•7.允许使用者向供应商直接订货•允许客户与供应商直接建立联系的方法是将交易责任从采购方转移至客户，即使是没有确定供应商的商品，采购部门也依然可以有限介入或者不介入，除非采购需求达到预先确定的金额。•思考习题•1.采购流程的基本步骤有哪些？•2.实施采购流程时应该注意的有哪些问题？•3.采购订单的定义是什么？•4.采购订单的操作有哪些步骤？•5.有哪几种进货方式？•6.自提进货的步骤有哪些？•7.影响采购流程顺利实施的因素有哪些？•8.采购流程优化的方法有哪些？