8项目收尾

项目收尾郑迎飞上海交大管理科学与工程博士上海交通大学项目管理工程硕士导师上海对外贸易学院副教授•项目收尾其实并不只是收尾阶段要做的事情，它的根源会拉扯到项目的各个阶段。•在seven-habits里面提到一个好习惯：“Beginwiththeend.”这句话对于项目经理来说确实是金玉良言。项目开始的时候是不是看着最后的合同验收来做事呢？不止一次的听说，有项目经理在合同收尾的时候，客户提出一项一项对合同来验收，他才到处去找合同。这样的项目怎么能够Beginwiththeend呢？做好阶段管理收尾工作•阶段管理收尾工作是使一个项目成功的重要管理手段，它和项目的其它工作和任务一样，应该纳入项目计划并按计划落实。阶段管理收尾工作的重要性主要体现在如下几个方面：做好阶段管理收尾工作（续）（1）阶段管理收尾是项目的重要评审点（2）阶段管理收尾是与客户进行沟通的好时机（3）阶段管理收尾是收集、整理、保存项目记录最好的时机（4）阶段管理收尾为项目最终收尾提供最基本的数据•在实际项目管理中，项目阶段管理收尾过程和工作往往不被大家重视。有时因为项目任务繁重，项目组为了按时完成任务忙于埋头赶工，或一大堆的问题急需解决，项目经理干脆就把该项工作给忽略了。如果你的项目没有按计划进行阶段管理收尾工作，而你的项目又能成功顺利完成，那我只能恭喜你，你的运气不错！项目收尾•根据PMI（美国项目管理协会）的概念，项目收尾包括合同收尾和管理收尾两部分。•合同收尾就是拿起合同，和客户一项项的核对，是否完成了合同所有的要求，是否可以把项目结束掉，也就是我们通常所讲的验收。•管理收尾是对于内部来说的，把做好的项目文档等归档；对外宣称项目已经结束；转入维护期，把相关的产品说明转到维护组；项目成员一起来进行经验教训总结。项目收尾1、合同收尾2、管理收尾1、合同收尾1)合同终止的原因2)核实合同条款3)项目移交评审4)合同文件归档1)合同终止的原因（1）合同因履行而终止（2）因行政关系而终止（3）同因不可抗力的原因而终止（4）合同因双方当事人协调同意而终止（5）仲裁机构或者法院判决终止合同2)核实合同条款合同的内容由双方当事人约定，一般包括如下条款：（1）当事人的名称或者姓名以及地址（2）标的（3）数量（4）质量（5）价格2)核实合同条款合同的内容由双方当事人约定，一般包括如下条款：（6）合同履行的期限、地点和方式（7）违约责任（8）解决争议的方法3)项目移交评审项目移交评审就是项目小组在将项目的产品、服务或管理过程移交给最终用户之前对项目的范围、项目交付结果的技术性能等进行检查，确保项目移交给客户时能满足其要求，同时对移交后的服务，如培训、担保等方面的安排与确认；另一方面，项目的接受方也要对已完成的工作结果重新、全面地进行审核，检查、落实项目计划范围内的各项活动是否已经完成、完成的结果怎么样、项目交付结果是否有效工作并且令人满意等。3)项目移交评审移交阶段具体要作的事情如下：（1）项目交付结果进行测试，邀请项目团队关键成员和客户参加；（2）进行必要的实验以验证项目交付结果满足客户要求；a.设计并实验培训方法，以满足客户了解和掌握项目结果的需要；b.安排后续支持服务工作，为客户提供相应的技术支持服务；c.解答客户提出的问题；d.签字移交；提示•移交评审要专人负责、强调计划。•充分准备，真正验收那天只是签字。•项目经理及项目团队经过项目验收才能真正成长！4)合同文件归档合同期满，并且对合同的执行结果进行了验收与确认，还要将合同的正、副文本以及补充协议、备忘录、更改记录等文件进行整理、编号、存档，一方面为合同后期的服务、担保等活动保留依据，另一方面也为将来的项目执行时需要寻找分承包商、定价、合同谈判、执行、验收提供参考。2、管理收尾管理收尾包括一系列零碎、繁琐的工作，如收集、整理项目文件，发布项目信息，重新安排项目人员，庆祝项目结束，回访客户，总结经验教训等。2、管理收尾1)建立项目文档2)项目验收3）客户回访4)项目总结1)建立项目文档为了保证文档版本的一致性，在项目执行之前就要对文档的输出格式、文档的描述质量、文档的具体内容、文档的可用性进行明文规定，并且要求所有的项目管理人员严格按照规定的要求输出、记录、提交文档。项目经理应事先在项目小组内部指定专门的文档管理员，对于符合质量要求的文档，统一由文档管理员管理；对于不符合要求的文档，全部退回文档输出责任人重新处理。1)建立项目文档在项目执行的每一阶段，必须将所完成的文档提交到项目执行小组，如果发现提交的文档不符合要求，文档输出责任人必须对文档进行修改并在项目实施的下一阶段对其进行完善，必须从文档管理员的文档配置库中将文档登记取出进行完善，而不得进行随意修改，修改完毕后再提交审核和入库管理。1)建立项目文档项目结束了，需要将项目全过程形成的文档进行汇总、归类和保存。文档管理员必须建立一个项目文档配置管理目录（按照工程项目实施阶段建立），并对各文档进行编号，对不同阶段输出的文档进行版本控制管理，该目录可给各文档输出责任人读取的权限但没有写的权限。评论：•项目文档的积累是项目公司的宝贵财富。2)项目验收当项目小组完成项目的所有任务后，还应该协助相关方面对项目进行验收，以确保项目事先规定的工作范围都得到圆满完成，同时检查项目完成的任务是否符合客户的要求，确保客户的要求得到满足。2)项目验收项目完成至少应包括如下内容：项目范围说明书规定的所有任务都已完成；事先商定的可交付结果已实现；设备安装完毕并能投入使用；样件已制造出来并提交；过程程序已完成并进行了实验；测试已完成；文档、资料已提交；员工培训已完成；3）客户回访•客户满意度调查–向客户各个层次的项目代表发一张信息反馈表。–与客户项目负责人面谈•沟通建立长期合作关系。3)项目总结项目执行完毕，项目小组的每一个人都应该总结一下项目执行的得与失、成与败。这样做的目的有两个：一是为员工个人的成长积累经验，二是为将来的项目提供借鉴。只有进行总结，这些信息才能指导员工今后的工作，才可以在未来项目的计划和估算中发挥作用。3)项目总结（续）项目经理对项目的总结报告则应注重项目进度、成本、范围等目标实现情况，项目交付结果的质量情况、团队工作情况、客户关系、项目合同执行情况以及在项目执行过程中成功的经验和失败的教训。3)项目总结（续）比较正式的项目往往还要召开项目的总结大会，以对项目的状态进行一个全面的、严格的审查。3)项目总结项目总结大会的内容包括：回顾项目所取得的成果；检查、核实项目移交的结果；确认并解释为解决未完成工作所制定的计划措施；确认并解释为解决仍然存在的问题所制定的计划措施；商定并确认关于正在进行的工作或提供支持的责任；确认谁对项目效益的监控负责；感谢项目小组及其他项目利益相关着的努力和支持；感谢客户和发起人的支持和承担的义务；最后，送大家一句话项目收尾，工在平时。•这里的平时之功，不仅指工程建筑物，更指与之相关的各类文档。•但也不是说收尾工作不重要。收尾毕竟是临门一脚。•合同收尾是会汇款的保证。•管理收尾是后续工程越做越好的保障。