DAT-28-2018-建设项目档案管理规范

DA/T28—2018建设项目档案管理规范1范围本标准规定了建设项目档案工作的组织及职责任务，确立了建设项目文件的形成、归档要求与项目档案管理的原则与方法。本标准适用于新建、改建、扩建和技术改造等建设项目。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T10609.3—2009技术制图复制图的折叠方法GB/T11821照片档案管理规范GB/T11822科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T18894—2016电子文件归档与电子档案管理规范DA/T12—2012全宗卷规范DA/T15磁性载体档案管理与保护规范DA/T31—2017纸质档案数字化技术规范DA/T38电子文件归档光盘技术要求和应用规范DA/T50数码照片归档与管理规范3术语和定义下列术语和定义适用于本文件。DA/T28—20183.1建设项目constructionproject指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。3.2单位工程unitofproject指具有独立设计文件、可独立组织施工，但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。3.3分部工程partofproject指单位工程中按工程的部位、结构形式的不同等划分的工程。3.4建设单位projectowner指对项目实施进行组织管理，并在项目建设过程中负总责的组织。3.5参建单位projectparticipant指参与项目建设并承担特定法律责任的所有单位，主要包括勘察、设计、施工、总承包、监理、设备制造、第三方检测等单位。3.6项目文件projectrecord在项目建设全过程中形成的文字、图表、音像、实物等形式的文件材料。3.7DA/T28—2018前期文件recordoftheprophase指项目在筹备、立项、招标投标、合同协议、勘察设计、征地拆迁、移民安置及工程准备过程中形成的文件。3.8施工文件recordoftheconstructionprocess指项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。3.9竣工图as-builtdrawing指工程竣工后真实反映工程施工结果的图样。3.10监理文件recordofthesupervision指工程监理单位在履行建设工程监理合同过程中形成或获取的，以一定形式记录、保存的文件。3.11竣工验收文件recordoftestoncompletion指项目竣工验收过程中形成的文件。3.12项目电子文件digitalprojectrecord指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，记录和反映项目建设和管理各项活动的文件。包括文本电子文件、图像电子文件、图形电子文件、视频电子文件、音频电子文件等。3.13DA/T28—2018项目文件归档filingoftheprojectrecord建设单位工程管理相关部门及参建单位将办理完毕且具有保存价值的项目文件经系统整理交建设单位档案管理机构的过程。3.14项目档案projectarchive指经过鉴定、整理并归档的项目文件。3.15项目电子档案digitalprojectarchive指项目建设过程中产生的、具有保存价值并归档保存的一组有联系电子文件及其相关过程信息的集合。3.16项目档案移交transferoftheprojectarchive指建设单位根据合同、协议或规定将有关项目档案交运行管理单位、项目主管部门或有关档案管理机构的过程。3.17项目档案管理卷descriptivefileoftheprojectarchive指档案管理机构在管理某一项目过程中形成的，包括项目概况、标段划分、参建单位归档情况说明、档案收集整理情况说明、交接清册等说明项目档案管理情况的有关材料组成的专门案卷。4总则4.1DA/T28—2018建设单位对项目档案工作负总责，实行统一管理、统一制度、统一标准。业务上接受档案行政管理部门和上级主管部门的监督和指导。4.2建设单位与参建单位应加强项目档案管理，配备项目档案工作所需人员、经费、设施设备等各项管理资源。4.3项目档案工作应融入项目建设，与项目建设管理同步，纳入项目建设计划、质量保证体系、项目管理程序、合同管理和岗位责任制。4.4建设单位及各参建单位应加强项目文件过程管理，通过节点控制强化项目文件管理，实现从项目文件形成、流转到归档管理的全过程控制。4.5项目档案应完整、准确、系统、规范和安全，满足项目建设、管理、监督、运行和维护等活动在证据、责任和信息等方面的需要。5项目档案工作组织及职责任务5.1项目档案工作的组织5.1.1建设单位应明确项目档案工作的分管领导，设立或明确与项目建设管理相适应的档案管理机构，配备满足项目档案工作需要的档案人员，在项目建设期间应保持档案人员的稳定。5.1.2项目档案人员应具备档案专业知识和技能，掌握一定的项目管理和相关工程技术专业知识，经过项目档案管理培训。DA/T28—20185.1.3建设单位工程管理相关部门、各参建单位应配备专人或指定人员负责项目文件管理工作，在项目建设期间不得随意更换。5.1.4建设单位应建立以档案管理机构为核心，工程管理相关部门和参建单位参与的项目档案管理工作网络，并建立沟通协调机制。5.2项目档案工作职责任务5.2.1建设单位5.2.1.1贯彻执行国家有关项目档案工作的法律、法规和标准规范。根据项目建设管理实际，制定、完善项目文件管理和档案管理的制度、规范、程序，并组织协调工程管理相关部门和参建单位实施。5.2.1.2与参建单位签订合同、协议时应设立专门章节或条款，明确项目文件管理责任，包括项目文件形成的质量要求、归档范围、归档时间、归档套数、整理标准、介质、格式、费用及违约责任等内容。监理合同条款还应明确监理单位对所监理项目的文件和档案的检查、审查责任。对参建单位进行合同履约考核时，应对项目文件管理条款的履行情况做出评价，合同款支付审批时应审查项目文件的归档情况，并将项目文件是否按要求管理和归档作为合同款支付的前提条件。5.2.1.3项目开工前制定项目档案工作方案，对参建单位进行项目文件管理和归档交底。5.2.1.4建立项目文件管理和归档考核机制，对项目文件的形成、积累和归档情况等进行考核。5.2.1.5将项目档案信息化纳入项目管理信息化建设，统筹规划，同步实施。DA/T28—20185.2.1.6按档案行政管理部门和主管部门相关规定，进行项目档案管理登记，做好项目档案验收的准备和整改工作。5.2.2建设单位档案管理机构5.2.2.1监督、指导本单位工程管理相关部门及参建单位项目文件的形成、收集、整理和归档工作，审查参建单位制定的针对该项目的文件管理和归档制度、规范。5.2.2.2组织项目管理相关人员和档案人员档案业务培训。5.2.2.3参加项目建设的重要会议、重大活动、阶段性检查验收、竣工验收。5.2.2.4负责审查项目文件归档的完整性和整理的规范性、系统性。5.2.2.5负责项目档案的接收、整理、保管、鉴定、统计、利用和移交工作。5.2.3建设单位工程管理相关部门5.2.3.1对工程技术文件的规范性提出要求，组织对勘察、设计、监理、施工、总承包、检测、供货等单位归档文件的完整性、准确性、有效性和规范性进行审查。5.2.3.2对本部门形成的项目文件进行收发、登记、积累和收集、整理、归档。5.2.3.3机构和人员变动时，应及时清点交接项目文件，办理交接手续。5.2.4参建单位5.2.4.1建立符合建设单位要求的文件管理制度，报建设单位确认。5.2.4.2负责所承担工程的文件收集、整理和归档工作。5.2.4.3监理单位负责对所监理项目的归档文件的完整性、准确性、系统性、有效性和规范性进行审查。5.2.4.4实行总承包的项目，总承包单位负责项目总承包范围内项目文件的收集、整理和归档工作的组织协调。并按照5.1、5.2.1、5.2.2、5.2.3规定，建立总承包范围内的DA/T28—2018项目档案工作组织，履行项目档案管理职责任务。各分包单位负责其分包部分文件的收集、整理，提交总承包单位审核，总承包单位应签署审查意见。5.2.4.5应配备满足工作需要、符合安全保管要求的设施设备，采取措施确保项目文件的安全。6制度规范建设6.1建设单位制度规范体系要求项目开工前，建设单位应遵循相关法律法规、规章制度和标准规范，按照职责明确、流程清晰、措施有效、要求具体的原则，建立覆盖项目各类文件、档案的管理制度和业务规范体系。6.2项目文件管理业务规范内容项目文件管理业务规范中应包含但不限于下列内容：a）项目文件管理流程、文件格式、编号、归档要求等；b）竣工图的编制单位、编制要求、审查流程和责任等；c）照片和音视频文件摄录的责任主体、阶段、节点、部位、内容、技术参数、归档要求等。6.3档案管理业务规范内容建设单位档案管理业务规范中应包含但不限于下列内容：a）项目档案管理办法；b）档案分类方案；c）归档范围和档案保管期限表；d）整理编目细则。6.4纳入项目管理制度规范DA/T28—2018建设单位在项目管理相关制度、规范中应提出档案管理的要求。6.5参建单位制度规范体系要求参建单位项目部应制定与建设单位的要求相适应的项目文件管理制度和业务规范。6.6修订完善要求建设单位和参建单位应适时对管理制度和业务规范进行修订完善。7项目文件管理7.1项目文件形成7.1.1项目前期文件、管理性文件应符合国家有关法律法规、相关行业的规定；工程技术文件应符合国家、行业有关技术规范和标准的规定。7.1.2重要活动及事件、原始地形地貌、建设过程中的工程形象进度、隐蔽工程、关键节点工序、重要部位、地质及施工缺陷处理、工程质量、安全事故、重要芯样等应形成照片和音视频文件。7.1.3项目文件应格式规范、内容准确、清晰整洁、编号规范、签字及盖章手续完备并满足耐久性要求。7.1.4归档的项目文件应为原件。因故用复制件归档时，应加盖复制件提供单位公章或档案证明章，确保与原件一致。7.2竣工图编制7.2.1竣工图的编制要求7.2.1.1工程竣工时应编制竣工图，竣工图一般由施工单位负责编制。7.2.1.2竣工图应完整、准确、规范、清晰、修改到位，真实反映项目竣工时的实际情况。DA/T28—20187.2.1.3应将设计变更、工程联系单、技术核定单、洽商单、材料变更、会议纪要、备忘录、施工及质检记录等涉及变更的全部文件汇总后经监理审核，作为竣工图编制的依据。7.2.1.4竣工图应依据工程技术规范按单位工程、分部工程、专业编制，并配有竣工图编制说明和图纸目录。竣工图编制说明的内容应包括：竣工图涉及的工程概况、编制单位、编制人员、编制时间、编制依据、编制方法、变更情况、竣工图张数和套数等。7.2.1.5按施工图施工没有变更的，由竣工图编制单位在施工图上逐张加盖并签署竣工图章（见附录A图A.1）。7.2.1.6凡一般性图纸变更且能在原施工图上修改补充的，可直接在原图上修改，并加盖竣工图章。在修改处应注明修改依据文件的名称、编号和条款号，无法用图形、数据表达清楚的，应在图框内用文字说明。7.2.1.7有下述情形之一的均应重新绘制竣工图：a）涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变；b）图面变更面积超过20％；c）合同约定对所有变更均需重绘或变更面积超过合同约定比例。重新绘制竣工图按原图编号，图号末尾加注“竣”字，或在新图标题栏内注明“竣工阶段”。重新绘制竣工图图幅、比例和文字大小及字体应与原图一致。7.2.1.8施工单位重新绘制的竣工图，标题栏应包含施工单位名称、图纸名称、编制人、审核人、图号、比例尺、编制日期等标识项，并逐张加盖监理单位相关责任人审核签字的竣工图审核章（见附录A图A.2）。DA/T28—20187.2.1.9行业规定设计单位编制或建设单位、施工单位委托设计单位编制竣工