高效会展主办方与会展代理服务商合作关系分析

会展主办方与会展代理服务商合作关系分析【内容摘要】联合国国际经济和社会分类专家组于2005年7月27日在法国巴黎宣布：在他们“所有经济行为的国际标准产业分类”中，会议和展览业属于独特的一部分。在此背景下，当前我国会展业发展迅速，所以有必要对参与其中的各方面机构进行分类探讨。这样才能使它们在会展业中正确扮演自己的角色，各事其职，努力为我国的会展业作出贡献。其中会展主办方与会展代理服务商之间的合作关系由来已久，但随着会展业不断向前发展，两者已经不满足仅仅只是合作关系。会展业环境氛围越好，两者对各自的发展有一定的想法，在怎样维持以前良好的合作关系的基础上求得各自长远的发展已成为当下最热门的话题和难题。基于此，本文通过分析两者的概念内涵、特征以及合作关系，并对未来两者合作关系发展、融合及维护作出初步探讨。【关键词】会展主办方；会展代理服务商；合作关系；维护目录1会展产业系统观念——融合的基础…………………………………………22会展产业系统中各要素的内涵与特征………………………………22.1会展主办方的内涵与特征………………………………………………22.2会展代理服务商的内涵与特征…………………………………………32.3结论………………………………………………………………43会展主办方与会展代理服务商的相互需求分析………………………43.1会展主办方对会展代理服务商的需求分析……………………43.2会展代理服务商对会展主办方的需求分析……………………64会展主办方与会展代理服务商合作关系的现状………………………75会展主办方与会展代理服务商合作关系的维护和发展趋势…………8结束语……………………………………………………………………9参考文献……………………………………………………………………9致谢…………………………………………………………………………9-1-1会展产业系统观念----融合的基础系统即指由若干相互联系、相互作用的要素所构成的具有特定功能的有机整体。把展会作为一个开放系统，把展会看作是由许多子系统所形成的组织。当前我国会展业发展迅速，而参与其中的各个会展相关机构之间市场竞争日趋激烈，已从单一的合作关系逐步转变成各自以自己为核心的会展子系统。会展系统强调：（1）一个展会（系统）的决策；（2）一个展会的设计和构建；（3）展会系统的运转和控制（4）检查和评价展会系统的运转结果，看其是否有效果和效率。展会系统作为一个开放系统，包括展会的参展者、组展者、展会服务商、展览专业观众。整个系统内的各子系统的相互作用、相互影响。从展会子系统中的展会组织者出发、研究其展会系统可表现为组展者与观众、服务商、展馆、参展者的服务与被服务关系，互为市场关系。这种对立统一的展会系统是展会的组展者为核心的典型开放系统。同时作为会展大系统核心的会展主办方与子系统核心的会展代理服务商之间的共同利益和分歧意见也都不可避免的显露出来。在会展业中，传统的服务商概念是为会展项目提供设计搭建、设备租赁、招商代理、广告策划、现场礼仪等服务的组织和人群。而最近几年，一批以提供行业咨询、管理信息系统、网络信息服务和传媒服务的新兴服务商已有较大的发展，他们将与传统服务商一起服务于会展经济产业链中的各个环节，进一步提高中国会展业的综合竞争能力。2会展产业系统中各要素的内涵与特征2.1会展主办方的内涵与特征会展主办方，顾名思义就是会展的主办单位，但是在实际操作中以及对外联络、媒体宣传中，会展主办方的组成也包括了主办单位、承办单位、协办单位、支持单位等相关展会机构。2.1.1主办单位拥有展会并对展会承担主要法律责任的办展单位。主办单位在法律上拥有展会的所有权，在实际操作中，主办单位有三种形式：一是拥有展会并对展会承担主要法律责任，并负责展会的实际策划、组织、操作与管理；二是拥有展会并对展会承担主要法律责任，但不参与展会的实际策划、组织、操作与管理；三是名义主办单位，即既不参与展会的实际策划、组织、操作与管理，也不对展会承担法律责任。之所以有上述第二和第三种形式的主办单位，主要是因为展会要利用这些“主办单位”强大的行业号召力为展会服务，而不是在乎它们的实际操作能力有多大。究竟展会需要哪种形式的主办单位，或者是三种都需要，在策划举办展会时，要根据实际需要对它们做出安排。2.1.2承办单位直接负责展会的策划、组织、操作与管理，并对展会承担主要财务责任的办展单位。承办单位对举办展会的各个方面都会产生重大影响，是会展主办方系统-2-中较为核心的单位。除了上述职能外，大部分承办单位还要负责展会的招展、招商和宣传推广工作。2.1.3协办单位协助主办或承办单位负责展会的策划、组织、操作与管理，部分地承担展会的招展、招商和宣传推广工作的办展单位，对展会一般不承担财务责任。2.1.4支持单位对展会主办或承办单位的展会策划、组织、操作与管理，或者是招展、招商和宣传推广等工作起支持作用的办展单位。基本上不参与展会的招展工作，也不对展会承担任何财务责任。2.2会展代理服务商的内涵与特征顺利举办一个展会需要多方面来配合进行，也需要多方面进行协调。广义上的会展服务，既包括发生在展览现场的租赁、广告、保安、清洁、展品运输、仓储、展位搭建等专业服务，也包括餐饮、旅游、住宿、交通、运输等相关行业的配套服务。会展服务质量的高低，直接影响到组展商与参展商的合作关系。因此，主办单位与参展商之间的价值传递是非常重要的。在激烈竞争的市场压力下，随着市场化、国际化的日益扩大，参展商与主办方传统的买卖关系必将难以继续维系。为了组展的顺利进行，主办方往往会尽己所能取得参展商的满意和信任。参展商不再愿意仅仅作为参展费用的支付者，而是希望能够从主办方那里获得更多的服务。所以主办方为了不影响展会顺利进行，在不分流自己人力、物力和时间的基础上，势必会把一些展会服务项目承包给其他的机构，以便全方位地为参展商服务，这就是会展代理服务商，也是会展服务承包商的名称由来。现在最主要的会展服务商包括：展位承建商、展品运输代理商、展会旅游代理商等。他们在展览会中与参展商和专业观众发生最直接的交易关系，是参展商和观众对于一个展览会配套服务是否全面专业最直接的评判来源，因此他们的好坏直接影响到展商和观众对于展览会的评价。2.2.1指定展位承建商展会的展位承建既是一项专业性很强的工作，也是一项关系到展会形象和声誉的重要工作。随着会展行业内部专业分工的日益细化，除了一些大的参展商会自己设计和搭建自己的展位外，许多展会的组织者和办展机构都不再承担展会展位的承建工作。他们都把这项工作交给专门从事展会展位搭建的展位承建商，由他们来负责展会展位的具体搭建，自己则致力于搞好展会的招展招商和组织管理工作。这样，在举办展会时，办展机构基本上都要事先选择一到几家展位承建商来具体负责这项工作。现在的展位承建商一般都有自己的设计师队伍，可以根据参展商的不同要求作出不同的展台设计方案，然后再进行施工搭建，可以说现在的展位承建商已经转变成了专业的展位展台设计搭建服务公司。他们不仅对办展机构负责，还要对有展位搭建要求的参展商负责。观众对展会形象的第一印象是从展会展位效果上得来的，展会展位外观设计效果的好坏，在很大程度上会影响到展会的整体形象和参展商的展出效果。展位承建商的工作对展会很重要。参展-3-商很多时候都将它所提供的服务看成是展会本身所提供的服务，把展位承建商的工作看成是展会组展工作的有机组成部分，将展位承建商的工作失误当成是展会工作的失误，将展位承建商工作的成功归功于展会的成功。所以有人说展位承建商的工作效果和服务水平完全可以影响到参展商对展会的看法和认知。展位承建商完全是展会办展机构的一个缩影。2.2.2展品运输代理商参展商的展品只有安全及时到达展会现场才能按原计划布展和展出，展览运输是一项涉及到参展商能否按时布展和展出展品的重要工作，也是展会筹备过程中的一项重要工作。展览运输不仅仅只是运输展品，它还可能要运输展架、展具、布展用品和道具、维修工具、宣传资料和招待用品等，和展位承建工作一样，展览运输也是一项专业性很强的工作，办展机构往往无力亲自办理，而往往是指定一些专业的运输公司来负责展会的展品运输工作。从展会组织者的角度看，展览运输主要包括两个环节：来程运输和回程运输。2.2.3展会旅游代理商一般来说，参展商和观众不会将在会展旅游时得到的服务与展会割裂开来，他们往往把会展旅游看成展会的一个有机组成部分，将会展旅游的服务看成是展会服务的一部分。大多数办展机构都倾向于把会展旅游的有关业务委托给专业的旅游公司去安排，自己则专门搞好展会的组织和管理工作。由于参展商和观众往往把会展旅游看成是展会的一部分。因此，办展机构会根据客户的来源或者旅游线路的不同，分别指定一个海外旅游代理和一个国内旅游代理；如果某家旅游公司实力特别强，也可以把海外和国内旅游业务都交给它来经营。会展旅游不仅仅是旅游，它还包括交通、住宿和餐饮等一系列问题，如参展商和观众往返机票的预定、展会期间和展会前后的住宿等等。2.3结论对于一个展会而言，展会的主办单位和承办单位是最为核心和最为重要的办展机构，也是举办一个展会所必不可少的办展机构，所以在实际操作中人们往往把此二者与会展主办方相互联系在一起，因为只有这二者与其他办展机构才有利益和意见的不同，也只有此二者才能代表会展主办方的整体形象。同样，对于参展商和观众而言，在众多会展代理服务商中，展位承建商是参展商和观众对于一个展览会配套服务是否全面专业最直接的评判来源，也是在很大程度上树立展会形象的一个标志。所以，在以下论述中，会展主办方仅以展会主办单位和展会承办单位为例，会展代理服务商仅以展位设计搭建商为例。3会展主办方与会展代理服务商的相互需求分析3.1会展主办方对会展代理服务商的需求分析在很长一段时间里，因为会展主办方无法花更多时间顾及展位展台的设计搭建，所以他们都把这项工作交给专门从事展会展位搭建的展位承建-4-商，由他们来负责展会展位的具体搭建。在当时没有考虑过展台搭建和设计的质量以及美感等问题下，两者之间只是一对一的联络和维护业务关系。现在由于会展发展迅速，已经由当时的“报批经济”转变成了“市场经济”，双方也不再是一对一的业务关系了。对于会展主办方而言，它希望它所举办的展会有越多会展服务商关注越好，这样它才能逐一比较，寻找到自己和参展商满意的合适的展位搭建服务商。除此之外，会展主办方还需解决或完善以下问题。3.1.1国际标准来规范首先，主办单位要树立服务观念，按照市场化、商业化、专业化的要求来进行服务运作。国外会展发达的国家都有一套成熟的会展服务运作模式，而我国展览业起步较晚，很多展览会都具有较浓的行政主导色彩，主办单位在客户面前，往往是居高临下的指挥者，而不是服务者。开幕式一结束，展览会就宣告成功，主办单位的人员便无影无踪，在国外这种现象决不会出现，主办单位是以服务客户的形象出现的，特别是客户服务中心可以帮助参展商、采购商解决具体各种问题，包括投诉。只要是参展商、采购商需要的，主办单位就应该想到做到，只有通过优质的服务形成一个固定的客户群，主办单位才能在群雄逐鹿的时代牢牢占据一块自己的地盘。其次，实现服务流程的规范化、标准化。国内很多展览企业都已经意识到了展览服务流程规范化、标准化的重要意义，如在全国率先获得ISO9000国际质量体认证的深圳高交会展览中心，就已经创立了一套包括展览业务经营、展览工程、展场租赁、会展物业管理等较为完善的会展服务体系。在展览实践中严格按照规范的流程进行运作，为高交会、家具展、中国国际互联网展等大型展览会提供了一流、高效的会展服务。此外，上海、大连、厦门等城市的会展中心也都相应地建立了各具特色的服务运作模式。3.1.2制作会展服务手册在组展过程中，主办单位或展览承办商不可缺少的要为每家参展商提供一本优质的会展服务手册。这本服务手册制作的既要有吸引力，又要通俗易懂，还要标准规范。一方面，不要把手册的读者当作会展界高手，要把他们想象成初入展览大门的新人，把一切可能想到的问题和解决方案都要写进去。另一方面，及时和大会主办方沟通