应用文写作ppt课件

.应用文写作.公文的概念、特点与作用公文即公务文书。它是法定组织或个人在公共事务活动中依据规范体式形成并固定使用，以直接发挥其社会管理效能和法定效力的文字材料。公文有广义和狭义之分。.广义公文，是同私人文书相对而言的，包括行政公文、规章文书、事务文书等机关常用应用文。狭义公文，专指行政公文，是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。.公文的特点：明确的实用性即能解决实际问题，而其他的文种不一定解决具体的实际问题。格式的特定性要求严格讲究格式，文本形式和制发程序都应有特定要求，讲究规范。格式、结构、手法及写作要求相对稳定。时效性即包含时代性、及时性作用时间的有限性。.公文的作用：规范和准绳作用领导和指导作用宣传和教育作用联系和知照作用依据和凭证作用.公文的分类1.从公文来源分：对外公文、收来公文、内部公文。2.从公文作用分：指挥、规范、报请、知照、记录性公文。3.从公文行文关系分：上行文、平行文、下行文。4.从公文处理要求分：需办件、参阅件；急件、平件；秘密件、普通件。.一、行文关系1、上下级关系2、平级关系3、隶属关系4、非隶属关系.二、行文方向1、上行即公文向发文机关的上级机关运行。2、下行即公文向发文机关的下级机关运行。3、平行即公文向发文机关的同级单位或不相属的单位运行。4、泛行公文运行方向广泛，方行不定。5、行文方向不同，所用的公文文种不同。.三、行文方式（一）按受文机关或行文对象的范围分类1、逐级行文向自己的直接上级或下级行文。2、越级行文越过自己的直接上级或直接下级行文。特殊情况下越级行文时，必须同时抄送直接上级。3、多级行文同时上行、下行文。.三、行文方式（二）按发文机关个数分类1、单独行文由一个单位签署发文。2、联合行文现实中，解决某件事情牵涉到多个单位时，就需要两个和两个以上单位联合行文。.三、行文方式（三）按行文的主次分类1、主送发文机关直接针对与行文内容关系最密切，需主要受理公文的机关单位行文。2、抄送发文机关在主送的同时，向需要执行或知晓行文内容的其他机关行文。.四、行文规则（一）行文根据规则行政机关的行文关系，应当根据各自的隶属关系和职权范围确定。1、行政机关不能超出职权范围行文。2、下级机关不能对上级级机关发指挥性公文。3、不同隶属系统之间不能发指挥性公文。.四、行文规则（二）抄送规则1、下行文抄送原则本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。2、上行文抄送规则上行文不得抄送下级机关。.四、行文规则（三）请示规则1、一般不得越级请示特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。2、请示一般只写一个主送机关如需同时送其他机关，应当用抄送形式。3、请示应当一文一事4、请示不得同时抄送下级机关.四、行文规则（四）报告规则1、报告中不得夹带请示事项2、一般不得越级报告特殊情况需越级汇报和反映时，必须将报告抄送被越过的上级机关。.四、行文规则（五）报刊发表的公文可视为正式公文（六）不得以机关名义向上级机关负责人报送请示、意见和报告。（七）协商一致原则部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文，如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。.公文拟写的一般格式公文由文头、正文、文尾三部分组成。1.公文格式的文头部分文头位于公文首页上端(1)公文格式代码（又称公文检索代码）(2)印制顺序号（又称公文份号）(3)秘密等级（密级）分绝密、机密、秘密三级。秘密等级注在版头左上方，并标明保密期限。.公文的一般格式份号0001密级机密★×年急度特急××××文件××××【2005】××号×××关于××××工作的紧急通知××××（主送机关）×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××附件：1.××××件××××××2005年×月×日（印章）附注：×××××主题词：×××××××××抄送：××××××××××××（印发单位）××××年×月×日印发（共印××份）.1.公文格式的文头部分(4)紧急程度分特急、急件。(5)发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。(6)发文字号由发文机关代字、年份、序号组成。(7)签发人.公文拟写的一般格式2.公文格式的主体部分(1)公文标题公文标题应当准确、简要地概括公文主要内容并标明公文种类。(2)主送单位上行文的主送机关一般只有一个。.2.公文格式的主体部分(3)公文正文正文内容一般分开头（原由或引据）、事项结尾组成。(4)附件指公文附属的材料，即随文发送的文件、报表、材料等。(5)发文单位署名发文机关要写全称或规范化简称。.2.公文格式的主体部分(6)成文日期以领导人签署日期为准；联合行文以最后签发机关领导人签署的日期为准；会议通过的公文以通过的日期为准；法规性公文以批准日期为准。.2.公文格式的主体部分(7)用印（骑年压月）除以会议纪要和以电报形式发出的公文外，都应加盖公章。印章要端正、清晰地盖在成文时间年、月、日的上方。上不压正文，下要压年、月、日。(8)附注主要指阅读范围。.3.公文格式的文尾部分(1)主题词用来标引公文主题内容，便于电脑检索，提高检索和查询速度，有利于公文管理的规范化、系统化、科学化。(2)抄送单位除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。(3)印发说明（又称印刷版记）.（四）公文的其他格式1、公文用纸规格2000年国务院规定公文用纸一般采用国际标准A4.2、排印一律采用从左到右横排。3、字号公文中印刷字号，一般按发文机关名称、大标题、小标题、正文及附件项目顺序、依次从大到小选用。公文标题一般用2号宋体；小标题、主题词用3号宋体；正文用3号或4号仿宋体。.公文文种的选择1.文种的选择必须符合发文目的2.文种的选择要符合制发单位的权限3.文种的选择要考虑收发文单位之间的隶属关系.公文文种按2001年1月1日实行《国家行政机关公文处理办法》规定，公文种类为13类13种，即（1）命令（令）；（2）决定;（3）公告；（4）通告；（5）通知；（6）通报；（7）议案；（8）报告；（9）请示；（10）批复；（11）意见；（12）函；（13）会议纪要。.通告通告:是在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项的公文。通告的种类：政务性通告、事务性通告。.1、请示请示是下级机关向所属上级机关请求决断、指示、批准事项时使用的呈请性上行公文。主送机关是负责答复、批准请示事项和指示工作的上级机关。请示的分类：请求指示的；请求批示的；请求审核的；请求解决的；请求批转的。.请示请示的写作结构：标题主送机关正文：请示事由或起因+请示事项+请求落款.请示拟写请示的注意事项：写请示要一文一事，切忌一文数事。请示的主送单位只能是一个，不能多头主送。不要错用文种，尤其要与报告区别使用。要选准请示事项，考虑到上级批准的可能性。请示理由要充分，能引人注目，有说服力。.2、报告报告是下级向上级汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级询问的上行公文。报告的种类：工作报告、情况报告、建议报告、答复报告、报送报告。报告由标题、主送机关、正文、签署构成。报告正文由开头（报告目的）、中间（报告内容）、结尾（结束语）组成。.2、报告工作报告正文由工作过程、成绩或收获、经验或体会、存在问题与今后打算构成。情况报告正文由事情的起因和经过、办理结果构成。建议报告由事项、意见或建议构成。答复报告由报告起因、报告内容构成。报告与请示的最大区别是不要求批复。.3、批复批复是适用于答复下级机关的请示事项的一种公文。批复的特点：行文的被动性、回复的针对性、效用的权威性。批复的结构：标题+受文单位+正文+签署+成文时间【批示只是上级机关领导人对下级机关来文（含请示和报告）所批注的处理意见。】.3、批复“批复”标题的写法：发文机关+批复事项+行文对象+文种如：国务院办公厅关于深圳特区私人建房问题给广东省人民政府办公厅并福建省人民政府办公厅的批复发文机关+事由+文种如：国务院关于广东省深化改革扩大开放加快经济发展请示的批复.3、批复事由+文种如：关于同意华南师范大学举办校外书法课程班的批复发文机关+原件标题+文种如：中共中央《关于进一步开展学习宣传张海迪活动的报告》的批复发文机关+文种（如：中共中央的批复）.3、批复“批复”正文的写法：批复引语（引叙来文）+批复内容+结束语引叙来文一般为：你局《关于的请示》（发[2002]号）收悉。撰写批复的要求：有理有据，态度明朗，及时批复，对象明确。.4、通知通知是上级机关对下级机关、平行机关以及机关内部发布规章、布置工作、传达指示、任免人员等经常使用的一种公文。通知由标题、受文单位、正文（通知原由、通知事项、执行要求）、落款组成。.4、通知通知种类;（1）指示性通知用于直接发布行政法规和对下级某项工作的指示、要求，带有强制性、指挥性和决策性。（2）批示性（转发性）通知批转下级机关送来的工作报告、建议、计划等。（3）周知性通知用于上级机关向下级机关宣布某些应知事项，不具有强制性。（4）会议通知用于下级或平级。（5）任免通知.4、通知拟写通知的注意事项（“三忌三要”）：一忌啰嗦，二忌条理不清，三忌无谓的客套寒喧；内容要明确具体，语言要简洁肯定，要使用一定的专用语。.4、通知三种特殊类型的通知1、批转性通知2、转发性通知3、发布性通知.5、通报通报：是表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况的一种下行公文。通报的特点：知照性、教育性、政策性、针对性、典型性。通报的类别：表扬性通报、批评性通报、情况通报。通报由标题、主送机关、正文、落款组成。.5、通报通报的正文：通报原由、通报事项、分析概括、处理决定。通报写作的基本要求：行文要及时；事例要真实、典型；叙述要详略得当；要突出教育性，注意掌握政策。.5、通报表彰通报市美雅化工厂，采取有力措施，切实贯彻《安全生产条例》，建立安全生产岗位责任制，实现全年生产无事故。成为市第一个安全生产年企业。为此，市政府决定对美雅化工厂通报表彰。市政府2003年1月2日.6、函函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题或向有关主管部门请求批准等的公文。（向有直接隶属关系的上级机关请求指示为“请示”，向无隶属关系的部门用“函”）私函与公函的区别：口语化与书面语化寒喧用语与礼貌用语.6、函函的分类：从函的内容来分：商洽工作函；询问情况或征询意见函；答复问题函；互通情况函；请批函。从函的格式来分：公函；便函。从函的发文方向来分：发函；复函。.6、函函的格式：一般由标题、正文、落款和成文时间构成。正文包括原由、事项、结语三部分。.6、函拟写函的注意事项：无论主动发函或复函，均应开宗明义，不用客套话；要有鲜明的针对性，做到一函一事；态度诚恳，语气平和，切忌发号施令；复函要直接回答对方来函提出的问题，不宜提出执行要求。.6、函关于联系教师进修的函大学教务处：首先让我们以市工业学校的名义，向贵处表示衷心的感谢，过去为我校办学给予了很大的帮助。目前我校又面临一个很难解决的问题。原来事情是这样的：我校开办不久，师资力量很差，决定派15位年轻教师到贵校旁听进修一年。我校与有关部门多次商量。但15位教师进修住宿问题，至今也没有得到解决。提高教学质量的关键是师资。为提高我校教育质量，恳请贵处设法在贵校给解决住宿问题。但不知贵处是否有什么困难。如果需要我校给贵处办什么事情，请