XL公司行政办公及人力系统项目建议书(1)

兴隆公司行政办公及人力系统项目建议书第一章中国科学技术信息研究所介绍中国科学技术信息研究所（ISTIC）是在周恩来总理亲自关怀下于1956年10月成立的，是国家科学技术部直属的国家级综合性科技信息机构。现有职工850人，下设11个业务单位，建有一个独资公司，3个合资公司，1个股份有限公司和3个社团组织。四十多年来，中国科技信息研究所作为国家级科技信息研究机构，已在国内外形成了广泛影响。许多研究成果和重大工程项目曾荣膺国家奖励。并代表国家参加了联合国教科文组织(Unesco)政府间信息学计划(IIP)和综合信息计划(PGI)、国际信息文献联合会(FID)等国际组织，有关专家担任了相关国际组织的领导职务，参与这些国际组织项目的研究与实施。中国科学技术信息研究所信息分析研究中心是专业从事信息分析研究的职能部门，本中心目前共有人员36人，其中拥有博士学位人员4人，硕士和双学士15人，所有人员都有大专以上学历。中心在信息情报研究、企业知识管理、企业信息化建设等方面具有专业级的研究和建设优势。多次承担科技部、国家自然基金委和来自企业的重大项目并获得好评。一些项目获得国家科技进步二等奖。长期以来，本中心在决策支持系统的信息化建设方面已经形成独特的产品和服务方式。我中心近期承担的与兴隆公司项目类似或与此次项目有关的研究产品有：中国科技决策支持系统该系统是国家科技部委托、中央级基础性工作项目研究工作，经过近两年的积累，已经形成了以CHIANINFO系统为核心的科技决策支持体系，含有地方机构文件报送系统、专家知识管理系统等部分。中铁快运公司客户关系系统（CRM）运输行业知识管理解决方案北京金环天朗公司公司综合信息管理系统渠道销售行业知识管理解决方案上海宝刚国际贸易公司企业内容管理系统建设销售行业知识管理解决方案国家自然基金委课题《信息科学领域研究前言调查与比较技术》国家自然基金委课题《面向企业战略管理的竞争情报研究》本次项目参与人员主要简历项目经理胡红亮工学、经济学双学士，国家信息分析师，工程师曾任中国最大的物流园区-北京华通物流园区（B-Logistics）信息中心主任、现任中国科技信息系统（CHINAINFO）主管，多次主持开发国家级的决策信息系统，在政府、企业信息化建设方面具有丰富的经验。职责：主持系统的整体规划和设计。负责指导后期的实施和维护。项目内容主管刘娅英国SUSSEX大学管理学硕士，国家信息分析师，工程师现任中国科技信息系统（CHINAINFO）内容主管、多次主持国家自然基金委有关信息技术的研究项目。在知识管理系统方面具有比较强的优势。职责：在系统的知识管理和组织上，运用优化设计的原则进行系统设计和规划。项目主管助理刘雷鸣信息学硕士职责：负责协助项目主管进行协调。其他参与人员：第二章项目背景北京兴隆置业有限公司是一家具备集拆迁、房地产开发、物业管理于一体的全程服务能力的专业房地产公司。多年来，在兴隆公司“诚信—创新”核心理念的指导下，公司取得了长足的发展，各项业务蒸蒸日上，开始步入一个品牌建设的新时期。在公司发展的同时，企业专业化的管理使公司的组织结构得到进一步优化。公司现已建立起科学的现代企业组织构架，形成了先进完善的管理机制。在企业发展的同时，大量的优秀人才被不断地吸纳进来，在人力管理方面需要引入管理的系统和知识。在知识经济的大背景下，要想提高工作效率、完善管理体系、优化组织结构，兴隆公司需要在企业人力资源管理、行政管理等方面实现电子化和信息化，以达到提升企业形象和核心知识管理能力的目的。目前兴隆公司在信息化建设方面还处于薄弱的基础阶段，公司原始资料数据不能形成信息积累。更谈不上增值、共享和为决策支持服务。基本的问题包括：（1）公司规模和组织管理在逐步扩大，信息化的需求比较加大。（2）企业门户形象与公司的品牌不匹配。（3）行政办公和人力资源综合管理系统缺乏，效率低。（4）客户管理系统尚没建立（5）竞争情报和技术情报系统系统没有建立的基础。企业门户建设：企业门户是企业对外宣传和展示的重要舞台，对第三章基本需求分析中国科学技术信息研究所前期承担了兴隆公司的网站建设工程，在和兴隆公司的管理人员接触中初步解了公司的特点。在初步确定和兴隆公司进行行政办公和人力资源的开发合作后，我们对兴隆公司的人力资源状况进行一些初步的调研和论证（包括向相关的管理人员发送初步的调查表格和主管人员的当面交流），经过初步的分析，我们提出以下的分析报告结论。（1）兴隆公司目前的行政人力资源管理还停留在手工管理阶段、工作效能低，人力浪费严重。（2）目前公司关于行政和人力资源部分的基础数据库尚没有建立，不利于公司的信息化管理和资料的积累。（3）员工没有共享资源的办公桌面和公共交流的平台。（4）人力管理人员没有各类报表和信息为领导决策提供支持。（5）兴隆公司具有自身管理方面的独特需求。例如公文和重大事项的合作议事制度方面。在确定进一步合作的前提下，我中心将介入到兴隆公司的行政办公和人力系统的建设中来，将会更多地与公司管理人员进行充分的交流和沟通，以确定让系统能满足公司发展的需求。第四章项目设计草案基本原则：按照我们多年来在企业信息化建设的经验，应该一开始形成“总体规划、分布实施”的总原则，按照该原则的指导思想，我们将兴隆公司的信息化工作分成如下图所示意的若干部分。兴隆公司信息化建设体系结构示意图已经完成一期待完成部分其中各层表示的内容为：基础数据层面：包括员工的基础数据、企业基础数据、人力基础数据、合同基本数据、市场和情报数据以及公司的基本情况。该层是信息系统建设的基础，也是需要认真设计和规划的部分。业务层次：主要是完成具体业务流程而产生的，其数据来源于基础数据层次并获得其他外部的数据。该层次主要解决企业在经营和管理上的问题。能解决企业管理效率低下，决策支持层管理及业务运作层管理支持经营支持行政及人力资源系统客户关系系统市场情报系统员工库、公文库、合同库、客户情况库、市场情报库、公司信息库基础数据层企业门户行政及人力资源系统企业门户层次不高的局面。而客户关系和市场情报等系统的建设将直接给企业带来经营上的机遇。决策支持层：将直接为企业的决策提供支持，该系统的建立十分依赖基础数据层和业务管理层的建设水平，企业的高层领导能通过该层了解企业经营和管理方面的问题和状况，以便为企业的长远发展做出有利的决策。第一期建设行政及人力资源系统体系结构示意图任何系统的建设都不是一躇而就的事情，因此，结合兴隆公司的实际情况，我们建议首先对外开展企业门户的建设，以提高公司的外在形象；对内进行行政办公和人力资源管理的建设，以便提高工作效率，节约劳动成本。行政及人力资源管理功能图行政及人力资源管理系统公文管理合同管理个人办公人力资源管理个人信息公共信息重要通知待办事宜提示公司新闻公司论坛个人办公（一）功能分类介绍（1）个人行政办公桌面：该系统是员工工作的基本平台，相当于实际的办公桌面系统。员工在此桌面上具有个人公共信息（如公司的通讯录、通知、个人资料、电子邮件等），公司论坛系统、新闻发布系统（包括共创刊物发表系统）等。创建公文创建公文流程公文流转审批公文处理入库合同订立合同执行合同资金合同分析合同变更合同结算执行评估付款计划付款审定人事基本信息管理招聘管理人事合同管理薪资管理综合考评绩效人力资源状况分析培训区合同管理公文管理人力资源该系统是员工工作的基础，按照不同权限和职位拥有不同的功能界面。●个人信息。包括简略资料和完全资料两部分，简略资料能便于员工之间的了解，尤其是人员变动频繁的机构很有必要建立。完全资料包括了员工个人的所有内容。●公共信息：包括公司通讯录和资料库等，个人简单信息修改后在这里实时得到体现很查询。●通知公告：公司的重要通知，将以高亮滚动的形式进行提示。●待办事宜提示：如对需要审批、或应答的问题的提示。●新闻系统：包括向共创刊物发表文章和网站发布等。●兴隆论坛：员工的企业内部论坛（2）公文流转审阅系统该系统是为有效解决兴隆公司很多中层干部经常外出，文件的流转审批费而设计的一个功能模块，也是提升公司办公效率和习惯的重要管理改革。经过次模块的建设，经常为等一个领导的签字或意见耽误时间和效率的现象将得到根除，并将建立其文件档案的电子化管理体系。具体的模块包括：●创建公文筹建公文实际上包括：拟稿：拟稿人进行填写主题词、文件标题、主送部门、抄送部门、报抄部门、附件、机密程度、紧急程度等内容查询：可根据公文的机密程度（一般、机密、绝密）进行有选择的查询。合同文件（详见下面介绍的合同管理）基础部分也是在次●创建公文文流程可以根据企业需要随时调整流程，流程结束后由文件及相关信息直接归档。归档后的文件，可以按机密等级分权限进行查询，查询权限可以由用户指定。2.收文流程收文流程主要是处理收到上级部门及其它部门的公文，对收文进行登记和维护，并提供查询,同时对收文的全过程进行有效控制和跟踪，实现完善的收文流程等。收文流程主要包括：收文：登记人将收到的公文进行登记整理，交领导进行审批。审批：领导将收到的公文进行批阅，批阅完成后交办理人进行办理。办理：办理人将领导批阅过的公文进行办理，办理完成系统自动存档。查询：相关人员可以对收到的公文及其信息进行查询。公文的概念是一个很重要也很具有灵活性的模板，在次系统下，企业发生的很多流程都可以根据次得到规范化的处理，例如：3.会议流程实现会议室管理、会议审批、计划、准备、记录、查询的功能。在会议召开前可以对会议的议题和内容进行审批和准备，准备内容包括合理地安排会议的参加人员、时间、场地、内容议题，准备会议文件，以电子邮件或打印会议单的方式发放会议通知等。对已召开的会议可以对出席情况、议题讨论结果、会议决议等内容作记录并整理会议纪要。会议流程主要包括：起草会议：由起草人填写会议计划，其中包括会议的内容、开会时间、地点等内容，发送给会议安排人进行安排。会议安排：会议安排人收到会议计划，进行会议的安排，并填写会议的安排情况等信息，然后进行开会。会议总结：会议的总结人进行会议的总结并提交会议纪要，发送给领导进行审批。领导审批：领导收到会议的总结后进行审批，审批完成后进行会议数据自动存档。查询：可根据会议的机密程度（一般、机密、绝密）进行有选择的查询。5.出差流程出差流程是实现出差前的申请和审批、出差后的总结、审批和费用的报销等，同时对出差的全过程进行有效控制和跟踪，实现完善的出差流程等。出差流程主要包括：出差申请：由出差申请人填写出差任务单，发送审批人进行审批。出差审批：审批人进行出差任务单的审批，审批完成后发送出差申请人。出差返回：出差申请人出差返回，填写出差情况汇报及差旅费，抱审批人进行审批。出差汇报：审批人进行出差情况汇报及差旅费的审批后，发送财务部进行审查及报销。财务：财务进行差旅费的审查及报销，最后系统自动存档。查询：公司领导及个人可对出差的情况进行查询。6.工作计划工作计划主要实现企业员工、部门领导在不同阶段的本次工作总结及下次工作计划，并提供查询和维护，同时对工作计划和总结的全过程进行有效控制和跟踪，实现完善的工作计划流程等。工作计划主要包括：员工工作计划：员工每周填写工作计划及上周工作总结，并上报部门主管。部门工作计划：部门主管每月填写月工作计划及上月工作总结，并上报公司领导或计划部门。部门主管：查看、汇总和管理员工工作计划。领导及计划部门：查看、汇总和管理各部门工作计划。查询：公司领导及其员工可以查看上周及上月的工作计划。7.督办流程督办流程主要是实现督办适宜的流程管理和督办适宜的存档，并提供查询,同时对督办事宜的全过程进行有效控制和跟踪，实现完善的督办事宜流程等。督办流程主要包括：起草督办：由起草人填写督办事宜即督办单，交由办理人。办理：办理人根据督办单进行办理，并填写办理情况，然后发送给考核人。考核：考核人对督办情况进行考核，考核完成后交领导审批。审批：领导对督办单进行考核，审批完成后系统自动存档。查询：对督办事宜的情况进行有选择的查询。8.信访流程信访管理模块帮助数据库管理员对来信、走访、来电等访问进行登记，并及时提交相关部门处理和征