XXXX1212(闫贵祥)项目档案管理培训

项目档案管理培训天津市档案局企业处联系电话:23678980邮箱：[e-mail]办公地点：市档案局4号楼505室一、项目档案管理职责建设单位档案部门的工作职责统筹规划，落实项目档案领导责任制，建立档案工作网络建立健全的建设项目档案工作的规章制度采取有效措施确保项目档案完整、标准、系统负责在项目建设活动中自身形成档案的收集、整理、归档工作监督、指导项目参建单位及本单位承办部门文件资料的形成及积累归档工作竣工档案的接收审查完成项目档案的专项验收工作项目档案管理部门人力行政部财务资产部计划合约部前期部运营部工程管理部公司内部档案管理网络建设单位档案管理部门监理单位其他参建单位施工单位设计单位参与项目建设各单位的档案管理网络项目档案工作管理机制制定项目档案管理办法建立档案管理组织结构网络图制定项目档案管理部门及档案人员工作职责项目档案业务管理制度项目文件材料归档范围及保管期限表项目档案文件材料整理规程项目档案分类方案竣工文件质量要求项目档案文件材料归档责任书过程管理采取的手段项目档案工作该如何做国家有什么要求？国家有关项目档案管理工作的要求档案法《天津市档案管理条例》《天津市建设项目竣工档案验收办法》（津档[1991]59号）《国家重点建设项目档案管理登记办法》（档发字[1997]15号）《天津市重点建设项目档案登记办法》（津档[1998]36号）《国家重大建设项目档案验收办法》《天津市重点建设项目档案管理办法》（津档〔2006〕17号）《天津市人民府办公厅转发市档案局关于进一步加强我市重大建设项目档案工作的意见》(津政办发〔2012〕79号)《天津市重点建设项目档案验收细则》(津档〔2007〕32号)《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发[1988]4号）《关于编制基本建设工程竣工图的几项暂行规定》（国档发[1982]34号）国家有关项目档案业务工作的规范要求天津档案网的下载专区可下载网址是：“四制”管理:12项目法人制招投标制工程合同制工程监理制温馨提示项目招标和合同签订工作应提出的要求:施工合同:明确档案的内容、套数、违约责任等设计合同：明确留作竣工图用的施工图套数及主管机关要求套数监理合同：明确监理单位负责监督、检查建设项目文件的收集、积累和完整、准确情况要采取有效措施确保项目档案完整、准确、系统三纳入，三参加，四同步14三纳入，三参加，四同步“三纳入”：即档案工作纳入项目建设管理计划，纳入项目工作程序，纳入项目岗位责任制“三参加”：即档案人员参加项目建设协调会会议，参加重要设备的开箱工作，参加项目的竣工验收“四同步”：即档案工作与项目管理计划、建设、检查、验收同步监理单位的职责督促项目参建各方做好项目文件的归档工作，检查、审核项目档案的完整、准确、系统的责任收集、整理好监理过程中形成的文件并按规定移交给项目法人总包的职责按合同规定，负责组织对分包单位编制、移交的项目档案进行检查、审核、汇总整理督促检查项目参建各方做好项目文件的归档工作收集、整理好总承包过程中形成的文件并按规定移交给项目法人其他参建单位的职责项目的施工（分包）单位、设计单位、勘察单位、设备安装单位等要负责将其参与项目建设有关的各种项目文件按照项目建设单位的归档要求进行收集、整理、立卷工作，并按规定向项目建设单位移交的职责二、项目档案的收集项目档案的收集收集的范围建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件收集的措施建设、勘察、设计、施工、监理等单位应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。四制、三参加、三纳入、四同步建设项目：指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。单项工程：指建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工，建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。单位工程：指具有独立设计文件、可独立组织施工，但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。分部工程：是单位工程的组成部分分项工程：是指分部工程的组成部分项目建设过程中应注意的档案管理及收集问题22项目档案管理过程控制前期阶段施工阶段竣工验收阶段项目前期阶段涉及的单位：项目建设单位的各个承办部门：项目建设单位的各承办部门的档案人员负责文件的收集整理立卷工作项目勘察、设计单位：项目勘察、设计单位的档案人员负责勘察、设计文件的收集收集整理立卷工作，并按规定向项目建设单位移交有关文件25项目前期阶段立项文件勘察、测绘、设计基础性文件招投标、中标及合同文件项目设计文件施工准备文件财务文件26项目施工阶段涉及的单位：施工单位以土建工程为例：（六大类文件）监理单位建设单位271、施工技术管理文件图纸会审设计变更（洽商）记录施工组织设计、施工方案开工报告技术交底施工日志282、材质证明材料一般规定及要求：凡工程使用的原材料、半成品、成品均应提供出厂质量证明书、合格证、备案证；凡工程使用的新材料、新产品、新工艺、新技术，需有鉴定证明书，并应有产品质量标准、使用说明和工艺要求；所有的建筑材料都应由质量证明书并要有生产厂家质量检验部门的盖章，并且材料质量证明书和试验报告不允许涂改、伪造、随意抽撤或损毁。按规定应复试的材料都应符合国家规范、标准的规定形成复试报告29特别注意的几种材料的检验报告钢筋钢结构水泥防水材料303、施工试验记录土壤试验砂浆试验混凝土试验钢筋焊接试验314、施工记录施工定位测量、放线记录地基钎探记录地基处理记录混凝土工程施工记录混凝土施工测温记录现场预应力张拉施工记录325、隐蔽工程检查验收材料土方工程地基验槽砌体工程钢筋混凝土工程地下防水工程木结构工程屋面工程地面工程装饰装修工程336、工程质量检查验收材料检验批质量验收记录分项工程质量验收记录分部（子分部）工程质量验收记录347、工程质量事故资料凡工程发生重大质量事故，都应统一填写事故记录，包括：事故时间，事故情况及处理意见35监理文件监理规划监理实施细则监理部总控制计划监理月报中的有关质量问题监理会议纪要中的有关质量问题监理日志开工令、复工令及审批表分包、供货、试验等单位资质审核表监理工程师通知单、回复单工程延期报告及审批费用索赔报告及审批合同争议、违约报告及处理意见工程款支付证书监理工作总结材料工程延期审批表应由监理单位填写，总工程师签署意见，致施工总承包/专业承包单位工程款支付申请表应由监理单位填写，专业监理工程师进行现场计量，按施工合同的的约定审核工程量清单和工程款申请表，总监理工程师签署意见，致建设单位建设单位收集和整理施工阶段管理性文件包括：安全、质量、物资、进度、资金等管理性文件竣工验收阶段涉及的单位：施工单位建设单位3839竣工图综合竣工图总平面布置图竖向布置图室外给水、排水、热力等管网综合图电气综合图设计总说明书专业竣工图建筑竣工图结构竣工图装修工程竣工图电气工程竣工图给排水工程竣工图采暖通风工程竣工图燃气工程竣工图40竣工验收文件单位（子单位）工程质量竣工验收记录竣工验收证明书竣工验收报告和会签表竣工验收备案表工程质量保修书、使用说明书工程竣前报验文件决算书、付使用财产总表和财产明细表、审计文件建设项目各阶段管理要求示意图建设项目归档文件责任单位项目前期及准备阶段立项文件：项目核准文件、可行性研究及审批文件、选址文件、项目评估文件等施工准备文件：建设用地、征地文件、招投标文件、“五通一平”及开工审批文件设计文件：地质、地形勘察、水文、气象、地震、等设计基础文件；初步设计及审查文件、施工图等建设单位:收集和整理项目前期文件勘察、设计单位：收集和整理勘察、设计文件项目施工及调试阶段施工管理文件：安全、质量、物资、进度、资金等施工文件：施工管理与技术文件、施工记录及工程质量评定记录、设备和材料质量证明文件调试文件：分系统调试、整套启动调试及整套启动质量评定文件、性能试验报告等监理文件：监理管理文件、监理审核文件、质量评估、监理总结项目施工及调试阶段竣工图竣工文件：移交生产交接书、工程总结（建设、设计、施工、调试、质检、监理）等生产准备文件：生产准备大纲、人员培训计划；试运行规程、规范；运行记录、设备检修文件、安全等文件验收文件：六个专项验收；项目整体竣工验收；工程决算与审计；项目质量创优申报与评审文件等监理文件：收集和整理监理文件；并对施工档案审核，签署验收意见施工、调试单位：根据合同规定收集和整理施工文件建设单位:收集和整理施工阶段管理性文件施工单位或设计院编制建设单位：收集和整理竣工、生产准备、项目验收文件声像、缩微、电子档案声像：照片、录音、录像缩微电子档案：光盘、磁盘三、项目档案的整理44竣工验收文件单位（子单位）工程质量竣工验收记录竣工验收证明书竣工验收报告和会签表竣工验收备案表工程质量保修书、使用说明书工程竣前报验文件决算书、付使用财产总表和财产明细表、审计文件45项目文件的整理归档文件的质量要求项目档案的“案卷内在质量”项目档案的“案卷外观质量”归档文件的整理案卷外观质量（文件质量要求）①案卷内书写质量：书写材料耐久（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔等），字迹清楚，图样清晰、图表整洁、签字认可手续完备②封面：字迹清晰、美观、规格统一、规范③纸张：纸张质量符合耐久要求，规格统一、复印、打印文件及照片的字迹、线条要清晰④折叠：图纸、文字材料折叠整齐、规范⑤装订：案卷装订整齐、牢固472、归档文件的整理48整理步骤第一步：划分阶段按立项、设计、施工、竣工四个阶段归类划分，不同阶段的文件材料不能混淆在一起归档第二步：鉴定归档文件保证归档文件的唯一性、确保原件的归档、检查文件的完整性第三步：划分单位、分部、分项分清类目：1、同一单项工程的文件先按单位工程划分；2、同一单位工程的文件再划分分部（项）工程；3、同一分部（项）工程的文件再按不同专业分别排列49整理步骤第四步：组卷工作项目文件的组卷原则：遵循其形成规律和成套性的特点，保持卷内文件的有机联系，便于档案的安全保管和提供利用的原则50图纸的组卷方法图纸是按阶段、专业、结构形成的，图纸形成后有图纸目录控制其排序，在组卷时可按设计图纸目录的顺序进行排列51施工文件的组卷方法施工文件的组卷要符合各自形成的规律施工文件的组卷主要按分项工程施工工序排列组卷52监理文件的组卷方法项目监理依据性文件排列方法一般按专业的先后顺序项目监理工作性文件监理过程中产生的文件材料，应按文种（或专业）到时间整理组卷53整理步骤第五步：卷内文件排列排列方法：管理性文件按问题、时间或重要程度排列施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列设备文件按依据性、设备开箱验收、随即图样、设备安装调试和设备运行维修等材料排列竣工图文件按专业、图号排列一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正文在前，定（草）稿在后整理步骤案卷封面档号档案馆号案卷题名立卷单位起止日期保管期限密级54案卷题名项目名称+单位+分部（项）工程名称和文件材料名称等工程具体内容例：办公楼三层混凝土楼板浇注养护检查记录工程名称单位工程名称分部工程名称分项工程名称文件材料名称55整理步骤第六步：编制卷内目录序号、文件编号、责任者、文件材料标题、日期、页号卷内目录序号文件编号责任者文件材料题名日期页号备注57整理步骤第七步：填定案卷封面和脊背、备考表卷内备考表说明卷内文件材料的数量、完整、准