电子档案 管理与开发利用

广东中山全市集中化的电子档案管理与开发利用中山档案局中山档案局局长：冯荣球2提纲建设背景建设思路中山大集中馆室一体化电子档案馆总体模式系统特色应用与展望3建设背景中山市档案局及各单位普遍采用手工方式或单机版系统，版本、格式、功能不统一利用方式单一利用范围有限单机版功能较单一不利于档案局全局管理指导各档案室向档案馆移交困难4建设思路采用“全市大集中”模式建设档案管理系统，档案采集、归档、保管和开发利用的一体化管理引入“电子档案室”概念，实现各单位统一使用集中档案平台档案局统一监控、各档案室独立运作的方式基于档案资源共享，拓展利用方式和范围5电子档案馆总体模式－馆室一体化6特色1：全市档案一体化管理7全局管理特色2：档案室统一管理、独立运作独立运作一套程序多套应用8档案馆Ａ档案室Ｂ档案室Ｃ档案室可访问任意档案室对著录、鉴定销毁、移交等进行在线交互式业务指导管理／指导／监督特色3：档案馆对档案室管理/指导/监督9特色4：跨档案室的管理、利用譬如:对婚姻档案管理，民政局档案人员利用这些档案，也可将区一级的民政人员、公安户政管理人员都授权加入民政局这个档案室。通过该功能，中山市多个部门实现了对婚姻档案的共享、利用，充分体现了档案平台对互联互通后带来的便利10特色5：实时、快捷方便的档案移交和接收档案室通过系统将归档的档案设置为可移交状态档案馆检索到处于移交状态的记录，完成在线移交与接收的业务档案馆管理人员可随时在线的对各档案室进行移交接收业务的指导、反馈、监控11特色6：现行文件的统一管理与发布利用过去：对现行文件的管理大都采用专门的系统或者单独的数据库进行管理，与档案管理系统相隔离现在：实现了现行文件与档案管理有机融合，对可公开现行文件以及开放档案可以方便的生成指定格式的文件，发布到外网网站、公众场所的各种多媒体触摸屏等，实现现行文件和开放档案的发布利用。12特色7：档案开发利用的多种方式和手段光盘制作：选定档案范围（时间范围、分类范围等等）并选定制作光盘的内容（正文、图片、多媒体、附件等），在线生成打包的适合刻录到光盘的数据包。数据包下载到本地进行光盘制作。系统生成的数据包提供查询检索和显示功能，制作出来的光盘可进行浏览和检索，光盘内置了全文搜索引擎具有对光盘内容进行全文检索的功能。档案编研：查找和整理一个专题的档案，编写专题档案的相关文章；系统提供“文件查询保存”功能，把经常查询的文件查询条件保存到虚拟文件夹（一个专题），组织专题相关的内容，方便档案编研工作。13特色8：强大的自定义功能快速适应业务的变化强大的自定义功能适应业务变化14应用与展望经过中山市档案局与广州明动软件紧密合作，于2006年通过由多名国家档案研究所、广东省档案局、中山市档案局的相关领导和档案专家组成的验收小组的专业验收，验收小组一致认为“系统已经达到了各部门横向联接的集文件采集、归档、查询、档案移交/接收、编研、保管、统计、分类、开放、销毁、数字化、光盘制作于一体的统一平台和在线管理的目标”直至今年7月，系统档案数据已达100多万条，正式使用单位达60多个。根据市政府的要求，系统将进一步加强档案的数据资源建设工作，如做为孙中山的诞生地，正拟建“孙中山文献目录检索中心”等；加强档案数据的备份和异地容灾；进一步加强档案的开发利用；进一步推动中山档案管理信息化进程，配合政务公开的要求，最大程度发挥公文、档案信息价值，达到服务社会、服务群众的目的。15谢谢