6---会议管理制度1.11

西安瑞迪姆医疗科技有限责任公司瑞迪姆办[2021]07核发：会议管理制度（试行）第一条为规范西安瑞迪姆医疗科技有限责任公司（以下简称“公司”）会议管理，提高会议质量，降低会议成本，特制定本管理规定。第二条本规定适用于公司所有会议管理。第三条会议类型及时间安排（一）例会:公司所有到岗员工每天14:00准时参加的会议。（二）部门会议:由各部门自行组织讨论本部门内部工作的会议。（三）其他会议:根据实际情况而提报的会议。第四条会议内容（一）每日例会主要内容为:1.总经理或总经理助理或部门负责人传达公司重大决策或变革。2.上半日工作总结及下半日工作进展情况汇报，并提报在工作中遇到的需要总经理或各部门协调的问题。3.在公司各项工作开展中其他待解决的重大事项的讨论。（二）部门会议内容由各部门负责人自行安排。（三）第五条会议准备（一）凡已列入本规定计划的会议不再另行通知，如遇到特殊情况需要合并召开及其他情况者，由部门负责人相互协调，另行通知。（二）其他会议通知应提前一天以文件、邮件、电话等形式通知，对会议时间、参会人、会议主题等进行通知，涉及多个部门和参加人数众多的大型会议，主办部门还应编制详细的会议议程。第六条会议组织（一）多个部门参加的会议原则上由总经理主持，总经理另有授权的，由被授权人安排。（二）会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。（三）属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议做出结论。对需集体决议的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人员表明意见，对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。（四）主持人应将会议决议事项实施的程序、实施人(部门)、达成标准和时间等会后跟进安排向与会人明确。第七条会议记录及纪要（一）总经理参加或主持的会议原则上由总经理助理负责会议记录工作，总经理另有指定的，由被指定人负责。（二）会议记录员应遵守以下规定:1.以专用会议记录本做好会议的原始记录，根据需要整理会议纪要。2.会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性。3.对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样。4.会议记录人员要做好会议原始记录的归档、保管工作。（三）会议纪要的下发由总经理助理或总经理指定人员负责实施追踪跟进,发放或传阅范围由总经理助理或指定人确定。公司各类临时行政会议纪要可报行政存档备查。（四）各部门负责组织的公司各类行政会议的会议记录，由该部门记录员负责日常归档、保管。（五）会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。第八条会议跟进（一）会议决议、决策事项需会后跟进落实的，会议主持人另有指定的，从主持人指定，并将跟进情况及时传达给相关人员。（二）总经理主持的会议的会后跟进工作原则上由总经理助理负责落实，总经理另有指定的，从总经理指定。（三）会议跟进的依据以会议原始记录及会议纪要为准。相同性质的例会需对上次例会中形成的决议事项的进展情况给予简单总结，并将相关情况给予公布。第九条会议纪律（一）全体员工需准时参加公司各类会议。（二）遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动，原则上不允许接听电话，如需接听，请离开会场。（三）迟到、早退:所有参加会议的人员在会议规定召开时间后5分钟内未到的，计为迟到；未经主持人同意在会议召开结束前10分钟提前离开会场的，计为早退。无正当理由迟到、早退每次处20元的罚款（四）缺席:凡必须参会人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参会者，计为缺席。无正当理由缺席每次处以50元的罚款。（五）凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的，以上处罚由传达人承担。第十条本办法由行政管理部负责解释，自发布之日起实行。附件：《会议纪要模版》附件：（此页无正文）报送：总经理抄送：行政部、研发部、TDDR部、销售部