运营事业总部物资采购供应商管理规定

运营事业总部物资采购供应商管理规定GDY/QW-AZ-WZ-07运营事业总部物资采购供应商管理规定GDY/QW-AZ-WZ-071前言本标准起草单位：广州市地下铁道总公司运营事业总部采购物流中心。本标准主要起草人：方涛、吴昊、吴石秋、涂英章。本标准版本号为第1版、第0次修订。本标准于2013年2月15日首次发布。本标准从2013年3月1日起实施。本标准由广州市地下铁道总公司运营事业总部采购物流中心负责解释。本标准由广州市地下铁道总公司运营事业总部标准化委员会提出。本标准由广州市地下铁道总公司运营事业总部标准化工作组归口。2范围适用与广州市地下铁道总公司运营事业总部（以下简称我司）有经济业务来往的物资采购供应商，不包括服务、工程类供应商。3引用标准《广州地铁运营总部仓库管理规定》、《运营事业总部合同管理办法》、《广州地铁运营事业总部物资计划管理办法》、《广州地铁运营事业总部物资采购管理规定》、《广州市地下铁道总公司网上比价年度保证金管理试行办法》、《运营事业总部承包商和个人不诚信行为管理实施细则》4定义4.1战略型物资1)对营运影响大；2)价值高，占采购成本比重较大；3)风险高（供应商独家垄断或者寡头垄断等）。4.2瓶颈型物资1)技术特殊，专业性强；2)需求量不大；3)相对高风险；4)相对低价值。4.3通用重要型物资1)对营运影响较大；2)通用性强；3)市场供应较充分；4)供应风险低。4.4非关键型物资1)价值低；2)通用性强；3)市场供应充分；4)供应风险低。5管理内容5.1目的5.1.1在公平、公正、公开的条件下选择合适的供应商以满足地铁生产、经营物资需求。5.1.2实现各项采购物资适用、适量、经济等要求。5.1.3使物资采购工作遵照科学有效、公开公正、比质比价、监督制约的原则进行。5.1.4对供应商的经营现状及潜力作广泛的分析及评价，并予评定等级；同时建立供应商的永久档案，以加强对供应商的管理。5.1.5全面推动对供应商的量化评估，通过评估实现供应绩效的整体提升，优化运营物资供应商结构。5.2供应商的来源1)新线地铁建设、运营过程中参与运营物资供应的供应商和国产化中产生运营物资供应商。2)国内外采购指南；3)国内外产品发布会；4)国内外新闻传播媒介（报纸、广播电台、电视、互联网等）；5)国内外产品展览会；6)国内外行业协会；7)国内外政府相关统计调查报告或刊物（工厂统计资料、产业或相关研究报告）；8)其他（国家出版发行的厂商名册、电信局出版的电话簿、推荐、自荐、招募、市场调查等）。5.3供应商需提供的资质文件1)营业执照副本及复印件（加盖公章）；2)国税及地税税务登记证副本及复印件（加盖公章）；3)法定代表人证明书正本（加盖公章），广东省内企业必须使用由省、市工商行政管理局监制表格；4)授权委托证明书正本（由授权及被授权人签字并加盖公章），必须使用由省、市工商行政管理局监制表格；5)法定代表人及被授权人身份证正反面复印件（加盖公章）；6)组织机构代码证副本及复印件（加盖公章）；7)公司简介、公司属一般纳税人或小规模纳税人的资格证明文件及公司银行开户信息（含户名、开户行、账号）（加盖公章）；8)业务联系人、联系人电话、公司电话、传真及联系人邮箱（加盖公章）；9)特种劳动保护用品的供应商还需提供相应的生产许可证、产品合格证、安全鉴定证和特种劳动防护用品安全标志（包括特种劳动防护用品安全标志证书和特种劳动保护用品安全标志标识）；10)供应商注册资金为50万及以上；11）若为生产厂家，需提供生产相关物资的说明函；若为经销商或代理商，需提供相关的代理资格证明文件；12）企业经营范围所获得的特殊资质，如产品质量证明（ISO9000、ISO14000等）、木材加工许可证、印刷许可证、国家专营专控许可、行业许可证等。5.4供应商的资格论证5.4.1组织运营总部物资采购管理委员会：由运营事业总部物资分管领导牵头组成，主要负责对总部物资管理重大事项的决策及审定供应商评估结果。供应商管理工作小组：小组组长为采购物流中心计划管理部经理，成员由采购物流中心计划管理部、采购管理部、物流仓储部、安全质量部、办公室、企业管理部、纪检监察室和运营各中心物资相关人员组成，主要行使以下职责：1)定期对供应商资格论证流程的执行情况、供应商考察报告及供应商信息库建立和维护情况进行抽查，发现问题，及时整改（计划管理部、企业管理部、纪检监察室于每季度的第二个月进行检查，整改通知单见附件GDYY/J-WZ-095）；2)组织开展供应商实地考察（每季度至少一家）；3）定期追踪记录供应商评估标准中供应商“报价”和“盖章返回及时性”的违规情况，以及8.1.3条款中的2)、6)、7)违规情况（计划管理部于每季度的第二个月以工联单形式发予采购管理部回复）；4）定期开展供应商的评估工作，并对供应商评估结果进行审核、复议；5)完成供应商的动态评估相关工作（计划管理部、采购管理部、企业管理部、纪检监察室及《问题供应商情况登记表》的反馈人员须参与）；6）处理本管理办法中未规定的其它违规事件（计划管理部、采购管理部、企业管理部、纪检监察室及《问题供应商情况登记表》的反馈人员须参与，可采取警告、暂停供应商参与我司物资采购活动3个月、6个月或者两年等方式处理）；7）及时更新《供应商奖惩台帐》；8）完成总部物资采购管理委员会交办工作。5.4.2供应商的资格论证流程供应商提出注册申请（材料按5.3要求）采购管理部审核供应商申请建立已注册供应商信息档案（采购管理部）供应商工作小组定期检查。供应商资格论证按以上流程，并最终生成《采购商信息报表》（GDYY/J-WZ-088）确定为已注册供应商。对于资质审核未通过的供应商，由采购管理部建立未通过资质审核供应商台帐，以备查。5.5供应商的选择5.5.1供应商的选择范围根据不同的采购项目特点设置不同组合的选择标准，主要的参考指标有：1)注册资金2)经营范围3)授权代理证4)地域（如，在广州必须有办事处等）5)业绩（如，与地铁有过供应关系，且两年内单项合同金额在10万元以上）6)产品质量认证（ISO9000、14000、18000等）7)原生产厂家8)供应商近期评估结果5.5.2供应商选择的流程本流程按总部合同管理办法相关规定执行。5.6供应商信息库管理5.6.1供应商信息库的建立：1）采购管理部合同管理专人负责收录、保存所有供应商信息，并对供应商信息进行分类整理，按物资编码建立供应商信息数据库；2）采购管理部按专业、系统、生产厂家、供应线路、厂家销售模式等，分层分类建立《各专业系统生产厂家信息库表》（GDYY/J-WZ-097）；3）采购管理部建立总部供应商A、B、C信息库，A类库为原系统配套生产厂家（含国产化厂家），即各系统生产厂家信息库，C类库为通用的非标项目供应商，其它为B类库；4）采购管理部建立潜在供应商信息库，以采购项目为主线，收集和建立各类项目潜在供应商信息。5.6.2供应商资源库的更新：1）采购管理部充分利用行业协会和行业管理部门信息资源以及各种网络媒体，增加供应商信息采集渠道，了解和掌握各行业中企业生产经营状况、产品质量、技术特点等信息，接受或邀请各行各业有实力的供应商来办理供应商注册手续；2）采购管理部于每年的1月定期对供应商库进行清理，对在两年内都未参与我司报价的供应商，视为其自动退出，由采购管理部屏蔽其报价的权限并写入退出供应商信息档案备查；3）采购管理部根据新线各系统设备采购项目投标中标情况，于每年1月、7月定期更新和维护《各专业系统生产厂家信息库表》（GDYY/J-WZ-097）。5.6.3运营物资供应商目录更新和维护的规范过程如下图：供应商申请供应商考察供应商资格确认供应商信息登记供应商信息维护更新。注：完全陌生的运营物资供应商进入运营物资的已注册供应商名录中，都应经过上图中的运营物资供应商申请、运营物资供应商考察（视情况）、运营物资供应商资格确认、供应商信息登记、供应商信息维护5个规范过程。5.7资格论证合格供应商的权利和义务1)积极参与我司档案管理，提供真实资料；2)履行合同，遵守我司相关规定，接受我司管理与评估；3)及时处理我司投诉；4)有问题及时按程序反映或投诉；5)由采购管理部统一告知资格论证合格供货商其权利、义务、投诉办法及程序、评估标准等我司相关规定。5.8供应商寻源采购人员根据现有供应商库的特点（如经营范围、技术实力、企业信誉），并结合我司的物资类别（如车辆备件类、工器具类、办公用品类、劳保类等），针对各类物资可供选择的供应商数量、竞争性、可替代性等特性，有针对性地定期开拓供货商市场，主动寻找符合我司要求的合格供应商，拓宽物资供给渠道。5.9供应商实地考察5.9.1考察主要范围1）未曾向我司供过类似（或相同）项目且项目中价金额达100万元及以上的供应商；2）中价结果明显低于第二家报价或者是市场价格的供应商；3）首次合作的供应商；4）潜在供应商。5.9.2考察数量：每季度至少一家。5.9.3考察主要内容1）公司概况，如企业性质、组织架构、生产规模、技术力量、人员数量等；2）资质文件，如营业执照、税务登记表、行业生产许可证、法定代表人证明书、纳税说明函、资格证书、质量体系认证等；3）财务数据及销售情况，如资产负债表、现金流量表、利润表、营业额、行业排名、市场占有率等。对于未曾向我司供过类似（或相同）项目的供应商，必要时还需对方提供类似项目的业绩资料，如中价通知书或者相应合同等，并告知其报价后不按中价结果执行会带来的后果；4）场地及设备，如办公区域面积及分部、生产环境、生产设备、检验设备等；5）主营产品，如主要产品的生产流程、生产时间、质量控制记录、QC检验记录、库存状况、出入库记录等；6）合作对象，如供应商主要合作对象、供货渠道等；7）客户评价，如媒体及网络评价，获得的奖状、表扬信、友好合作函等；8）售后服务，如客服数量、送货人员数量、对客户投诉的管理措施、配送设施等；9）对于已中价的供应商，如果其中价结果明显低于第二家报价或者是市场价格的，需了解供应商核实是否因看错物资单位、看错货币单位、报价操作失误等原因而报错价格，或者是有物美价廉的货源渠道、为了推广产品、为了提高自身知名度等而报过低的价格；10）其他需考察的内容。5.9.4考察流程：采购管理部制定考察需求，牵头组织纪检监察室、计划管理部（必要时会同财务部、产品主要使用部门）进行考察。考察结束完后由采购管理部形成考察报告,并存档共享。6供应商评估供应商评估依据分级分类原则进行，本管理办法中供应商评估分级分类方式按“直接谈判供应商”及“招投标、比选（网上比价）供应商”两大类来评估。6.1供应商评估小组评估小组组长由采购物流中心计划管理部经理担任，评估成员由采购物流中心采购管理部、物流仓储部及运营各中心物资相关人员组成。6.2评估标准6.2.1直接谈判供应商评估标准直接谈判供应商评估标准根据供应商的产品质量、交货、使用部门反馈、服务等主要评估指标进行评估，满分为100分，其中质量占30%，交货占26%，使用部门反馈占20%，服务占24%。评估表如下：直接谈判供应商评估标准1.质量（是否退过货，该项总分为30分，由物流仓储部评估）1.退过货（0≤分数﹤25）得分=25×（1-退货率），退货率＝累计退货总项数/累计送货总项数（注：因提供假冒伪劣产品而发生退货的，按8.1.3条款对供应商进行处理）2.未退过货（分数为30或者26）A货物质量优于我司合同要求的（仓库验收人员及车间技术人员反馈且经采购管理部市场调研证实），得分=30分B其他，得分=26分2.交货（是否逾期，该项总分为26分，由采购管理部评估）1.逾期（0≤分数﹤21）（评估期内发生任何未按合同要求的送货时间完成送货的，都属逾期行为）得分＝21-21×逾期率，逾期率＝累计逾期总项数/累计应交货总项数（如在评估期内将逾期的总项数补交齐全的，得分＝21-21×逾期率×80%）2.未逾期（分数为26或者22）A合同所有货物都比货期提早10%及以上时间送货的，得分=26分B其他，得分=22分3.使用部门