DB33T 884-2013 社区档案管理规范

ICS01.140.20A14DB33浙江省地方标准DB33/T884—2013社区档案管理规范Managementcriteriaforcommunityarchives2013-02-20发布2013-03-20实施浙江省质量技术监督局发布DB33/T884—2013I前言本标准依据GB/T1.1-2009给出的规则起草。本标准由浙江省档案局提出并归口。本标准起草单位：杭州市上城区档案局、杭州市上城区档案学会。本标准主要起草人：陈慧瑛、马黎宪、陆建春。DB33/T884—20131社区档案管理规范1范围本标准规定了社区档案管理基本要求、社区档案管理内容（收集、整理、保管、统计、利用、移交、鉴定）、社区档案信息化。本标准适用于浙江省社区档案的管理。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T11821-2002照片档案管理规范GB/T11822-2000科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T18894-2002电子文件归档与管理规范DA/T1-2000档案工作基本术语DA/T12-1994全宗卷规范DA/T13-1994档号编制规则DA/T15-1995磁性载体档案管理与保护规范DA/T22—2000归档文件整理规则《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）《各级各类档案馆收集档案范围的规定》（国家档案局令第9号）《浙江省重大活动档案管理办法》（浙江省人民政府令第187号）《浙江省城市社区档案管理办法》（浙档〔2008〕44号）3术语和定义DA/T1-2000界定的以及下列术语和定一定适用于本标准。3.1社区档案社区党组织、社区居民委员会及其他组织和居民个人在社区自治、社区管理、社区服务中直接形成的，对国家、集体和居民个人具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。4基本要求4.1机构人员4.1.1机构DB33/T884—20122社区应依法确定档案工作的领导和工作人员，建立健全档案工作网络，建立综合档案室，集中统一管理社区档案工作。4.1.2人员社区档案工作人员应具有高中以上学历，并经过档案业务培训，具备专业知识。4.2主要职责4.2.1档案室职责收集社区档案并帮助居民家庭建档工作；保管、保护社区档案实行科学管理并维护社区档案的完整、安全；为社区自治、社区管理、社区服务工作提供档案利用服务；开展档案信息化工作。4.2.2档案人员职责建立社区档案收集、归档、整理、保管、保密、消防、安全、利用、鉴定、销毁、移交和信息化等管理制度；管理本社区的档案和资料；为社区工作和居民生产、生活提供档案利用服务。4.3库房设备4.3.1库房及装具社区办公用房设有档案室，有存放档案必需的档案箱（柜）。安装符合安全要求的保安门窗，有消防设施设备。4.3.2现代化设备配备电脑、打印机、扫描仪、数码相机等设备。5档案管理内容5.1档案收集5.1.1档案收集范围社区党组织、社区居民委员会及其他组织和居民个人在社区自治、社区管理、社区服务中直接形成的，对国家、集体和居民个人具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式和载体的材料。5.1.2其他资料收集范围社区环境变化的资料，定期组织社区工作人员或热心公益事业的居民群众，拍摄街巷、公共设施、住宅小区保护、改善、更新、改造的照片、影像；社区人文变化的资料，定期收集社区居民普查、统计、调查资料，各类居民活动的照片、影像。5.1.3归档时间社区各类文件材料应按时归档。文书材料于次年6月底前归档；科技文件材料在科技活动结束后1个月内归档；会计材料由会计部门在会计年度终了后保管1年，于次年3月底前归档；社区重大活动档案在活动结束后随时归档；社区居民文件材料在形成后3个月内归档；特种载体文件材料在活动结束或办理完毕后随时归档。DB33/T884—201335.2档案整理5.2.1全宗名称一个社区为一个立档单位，社区党组织、社区居民委员会和下属单位所形成的全部档案组成一个全宗。全宗名称由镇或街道和所在社区名称组成。5.2.2分类编号社区档案按门类分为文书档案、科技档案、会计档案、社区重大活动档案、社区居民档案、特种载体档案等大类。各类档案参照《档号编制规则》进行分类编号：a)文书档案，按照《归档文件整理规则》，以件为单位，按年度——问题（社区党建、居民自治、社会事务、社区服务、社区治安等）进行分类，按年度——问题——保管期限排列编号；b)科技档案，按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》，其中工程项目档案按项目分类整理，按项目——时间排列编号；设备档案按型号分类整理，按型号——时间排列编号；c)社区重大活动档案，按照《浙江省重大活动档案管理办法》，按活动项目分类整理，按项目——时间排列编号；d)会计档案，按照《会计档案管理办法》，按年度——类别（报表、帐簿、凭证、其他）分类整理并排列编号；e)社区居民档案按居民小组或门牌、楼幢分类，以户为单位进行整理，按居民小组——楼幢——门牌顺序排列编号；f)特种载体档案，其中照片档案按照《照片档案管理规范》，按年度——问题编号；磁介质档案按照《磁性载体档案管理与保护规范》，按年度——问题编号；实物档案以件为单位，按年度——问题——保管期限排列编号。5.2.3整理要求档案整理质量有下列基本要求：a)文件材料装订结实、整齐，无金属物，归档文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求和有关技术标准；b)区分不同价值；c)盒内文件或卷内文件排列有序；d)备考表填写真实、清楚；e)归档文件目录或卷内文件目录填写清楚、准确5.3档案保管5.3.1制度建设社区要建立相应的库房管理制度、安全保密制度、信息安全制度等，加强对档案的保管、保密工作。5.3.2库房管理社区要做好库房“八防”（即防高温、防潮、防火、防盗、防光、防尘、防虫、防鼠等）措施，定期检查，维护档案实体安全。5.3.3信息安全DB33/T884—20124档案管理人员应定期对档案及保管状况进行全面检查，并形成安全检查记录，确保档案不丢失、不损坏；如有破损、霉变、虫蛀、褪色等现象时，应及时修补、复制或进行其他技术处理。对特种载体档案，要定期检查信息记录的安全性，确保档案的完整与安全。5.3.4全宗卷管理社区档案应实行专人保管。按照《全宗卷规范》，档案室应建立全宗卷，以积累存贮本社区有关档案的整理说明、分类方案、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、检查记录、全宗介绍等材料。5.4档案鉴定5.4.1划分保管期限用全面、历史、发展的原则来判断社区档案（文件）的价值，具体可按附录A中表A.1的规定执行。5.4.2鉴定程序建立档案鉴定小组，对归档文件进行鉴定。用全面的、历史的、发展的观点来判定档案的价值，通过鉴定确定档案的存毁，调整档案保管期限和档案密级，出具档案鉴定报告。5.4.3鉴定销毁经鉴定有销毁档案的，报乡镇、街道审核，经同意后形成销毁报告及清册，清册按附录B中的表B.1《档案销毁清册》格式编制,并报县（市、区）档案局备案，严禁擅自出卖或销毁档案。《档案销毁清册》应归入全宗卷永久保存。5.5档案利用5.5.1提供借阅服务社区档案室应建立和健全档案借阅利用制度，并为档案的利用创造条件。除涉及国家机密、商业秘密和个人隐私等不应向社会公开外，社区档案室应为社区居民和社会公众利用档案提供方便。5.5.2出具证明材料社区接受各界测评、考评、认证，居民群众查阅利用等，需要档案材料作证时，应出具证明材料，提供复印件、复制件或电子文本。5.5.3开展档案编研社区档案室应围绕社区中心工作和居民利用需求，加强档案信息资源的开发利用，编制检索工具，开展档案编研工作，记录档案为解决居民困难、邻里纠纷、促进和谐社区建设等利用实例。5.5.4社区网站开展档案信息服务专栏社区档案管理应积极采用计算机等先进技术，逐步实现档案管理的信息化、现代化，在社区网站开展档案信息服务专栏，定期公布档案开放目录，公开现行文件等信息。5.5.5利用手续借阅利用时应遵循借阅利用手续，查阅档案者持合法证件，经社区同意，可利用社区档案资源，并及时填写档案借阅登记和档案利用效果登记。利用者不得涂改、污损档案，未经批准不得擅自抄录、复制档案。档案原件不外借。DB33/T884—201355.6档案移交5.6.1归档移交社区工作人员、居民向社区档案室移交工作资料或个人（家庭）档案时，交接双方应当办理移交手续。5.6.2进馆移交根据县（市、区）档案馆进馆名册，对需要进馆的社区档案进行移交。移交时，社区档案室应将各类档案按附录C中的表C.1《档案资料交接文据》填写，并报乡镇或街道办事处备案。5.7档案统计社区档案室应建立各种档案统计台帐，对档案的收进和移出、保管数量、借阅和利用效果、销毁等档案实体和利用情况，进行及时、准确统计和登记。按年向乡镇或街道上报年度档案工作基本情况汇总表。5.8档案信息化5.8.1电子文件归档社区按照《电子文件归档与管理规范》等国家和省有关规定，做好电子文件的整理、归档、保管、备份、利用等工作。5.8.2数字化工作社区应用现代化手段管理档案，建立各种专题档案数据库，实现计算机检索，所有档案、资料需编制电子目录，重要的档案、资料应通过扫描等形式，实现全文数字化。5.8.3登记备份社区应开展重要电子文件和档案的登记备份工作，按照规定向当地国家综合档案馆或档案登记备份中心进行登记备份。5.8.4安全保障社区档案管理应积极采用有效措施维护档案数据安全、完整、有效。DB33/T884—20126AA附录A（资料性附录）档案资料的归档规范表A.1给出了档案资料的归档规范。表A.1档案资料的归档规范一级类目二级类目顺序号归档范围保管期限文书档案社区党群管理及社会事务管理类1上级针对本社区设立、撤并、调整、更名、领导人任免的通知、批复等文件材料永久2本社区组织简介、人员编制、印信启用和作废等文件材料永久3本社区党组织会议、居民代表会议或社区议事协商会议的会议纪要、记录、讨论通过的决议、规定等永久4本社区组织召开的党员大会、居民代表大会、民主管理会议、团组织会议、妇女代表大会等重要会议的通知、名单、日程、报告、讲话、总结、纪要等永久5本社区组织召开的重要会议的典型材料、交流材料、代表发言材料、简报等30年6本社区召开的民主恳谈会、居民听证会、民主协商、矛盾纠纷调解、民情民意反映等一般会议的通知、名单、日程、总结、纪要等30年7本社区召开的一般会议的交流材料、代表发言材料等10年8本社区开展居务公开、民主评议工作过程中形成的文件材料永久9上级领导视察、检查本社区工作时形成的文件材料（1）重要的永久（2）一般的、本社区工作汇报材料30年10本社区居委会计划、总结、统计、调研等方面的文件材料（1）年度和年度以上的计划、总结、统计材料、重要专题的调研材料永久（2）年度以下的计划、总结、统计材料、一般问题的调研材料10年11本社区党组织、居委会、妇委会、老年协会、计划生育协会、共青团、社区公益性民间组织等居民自治各类组织的换届选举材料和上级批准材料永久DB33/T884—20137表A.1(续)一级类目二级类目顺序号归档范围保管期限文书档案社区党群管理及社会事务管理类12本社区专项活动形成的文件材料（1）重要的（如各类创建活动等）30年（2）一般的（如精神文明教育、文化艺术、全民健身、科普教育、环保宣传教育、爱国卫生运动、健康教育等活动）10年13上级颁发的关于社区居委会工作的文件材料（1）法规政策性文件30年（2）规范性、一般性文件10年14本社区的请示和上级针对本社区各项工作的批复、批示（1）重要业务问题的永久（2）一般业务问题的30年15本社区编辑、编写的文件材料（1）大事记、组织沿革等永久（2）简报、情况反映、工作信息等10年16关于本社区的新闻报道10年17本社区制订的各项规章、规范、制度、公约等30年18针对本社区人员的表彰、奖励等文件材料（1）受县级（含）以上表彰、奖励的永久（2）受县级以下表彰、奖励的30年19