中华讲师网-汤敏生：时间管理与工作效率提升

时间管理与工作效率提升主讲：汤敏生sunairwang20110725时间管理策略第一项：做好目标与计划管理第二项：分清工作的轻重缓急第三项：立即行动并设定完成期限第四项：及时进行工作报告反馈第五项：养成良好的工作习惯第六项：加强对业余时间管理第三项：立即行动并设定完成期限立即行动的原则结果提前，自我退后认真第一，聪明第二锁定目标，专注重复绝心第一，成败第二速度第一，完美第二结果第一，理由第二立即行动的要求■不要把难事往后拖■不要把不喜欢的事往后推■不要把喜欢的事做过了头提醒你注意：有时候你最好能立刻着手解决问题，决不拖延半点时间；但有时候，解决问题的时机并不成熟，如果这时候你就立即行动，往往只会弄巧成拙。这时候最好能把事情缓一缓，另外选择一个适当的时机。专心致志设定完成工作的期限专注原则——集中精力日事日毕，日清日高坚持做，努力做，精益求精第四项：及时进行工作报告反馈出事了怎么办报怕领导批评；怕罚款；怕承担责任、推诿不报所负责的工作出了严重错误没准侥幸过关◆上级很忙/上级不在/上级发火◆这部分应该这样做！◆你需要把﹡﹡﹡加进去！◆修改！再修改！※不好的报告：被催促的报告单纯的事后报告纯粹辩解的报告※好的报告：时机恰当的报告积极主动的报告总结：不好的报告和好的报告工作报告注意事项1.“报忧”要尽早结果不好或出现异常时，在初始阶段就向上级报告，还能想办法应对，若是犹豫踌躇，延宕报告，最终将不可收拾。越是经验丰富、权限范围大的人，越是具备挽回失败影响的力量。如果情况令人担忧疑虑，必须毫不犹豫地如实报告如果一切正常顺利，必须毫不遗漏地及时向上级报告领导既然下达了指示，就会关心其结果，进行汇报，可以使领导放下心来。领导会敏锐地把握情况，并采取措施，同时对你表示感谢。2.“区区小事”也报告3.过程阶段要报告工作中，常常发生这样的情况……无论上级或用户，被托付的事项即便没有完成，若是能在某个阶段提供一个中间报告，这样可以使其放下心来。并非所有上级都能一次性说明工作目标或自己意图，尤其是工作比较棘手时。下属在积极向上级报告工作进展的同时，还需要对目前工作困境进行说明，向上级明确工作方向，避免造成因为沟通不畅导致被动！工作报告提醒工作报告反馈技巧1.事项整理要清楚1.事项整理要清楚2.对方情况要确认上级平时总讲，下属：有件事想向您报告一下，可以吗？领导：……（除非万不得已的场合，一般来说，）3.开场简洁说结论如实、详细的报告可以赢得对方的信任；反之则会带来不信任和不满意，甚至会产生疑虑。4.详细信息适时报5.事实意见推测要分清6.用提问消除疑虑执行性工作时小王：配件销售额较上月下降20%.上级：为什么下降这么多？小王：……创新性工作时上级：该方案的目标是什么？还有没有其他方案？实施该方案会不会有问题？小王：……●总结：上司期待的报告・要向指示你的上司及时报告・要如实地报告・按5W2H的方法进行报告(When,Where,Who,What,Why,How，Howmuch)・报告先从结论开始：结论→理由→经过第五项：养成良好的工作习惯主动解决工作问题优秀的员工，是擅长解决问题的员工；绩效的实现，是掌握解决问题的方法。常见思维障碍1、习惯性思维障碍2、直线型思维障碍3、权威性思维障碍4、从众型思维障碍5、书本型思维障碍6、自我中心型思维障碍7、自卑型思维障碍8、麻木型思维障碍问题解决的八大步骤问题解决的八大步骤30工具方法1：和田十二法和田十二思路法是我国上海的创造教育工作者许立言、张福奎提出的在世界流行检核表的基础上，结合我国青少年小发明、小改革的特点提炼出来的创造技法，原名叫“十二个聪明的办法”，是一种有效的发明用检核表。有时也称为动词提示检核表法、思路提示法。其中的动词分别是：加一加，减一减，扩一扩，缩一缩，改一改，变一变，学一学，搬一搬，代一代，联一联，反一反，定一定。和田十二法源于检核法的原理，同样也给发明创造提供了若干种考虑的方向。(1)加一加从添加、增加、附加、组合等角度考虑。如将吊灯和电扇组合，形成的灯扇，既增加了美观，又节省了空间，一举两得。(2)减一减从删除、减少、减小、拆散、去掉等角度考虑。例如为使建筑管道安装工人省力、安全和高效率，现在广泛采用了合成树脂制成的水管，这种水管的重量比原来水管的重量大大减轻。(3)扩一扩从加大、扩充、延长、放大等角度考虑。例如将彩色照片的版面扩大，这样可以更好的欣赏人物和风景。(4)缩一缩从改小、缩短、缩小等角度考虑。例如将大型电子管变为小的晶体管，制成丰富多彩的电器元件。(5)变一变从改变形状、颜色、音响、味道、顺序等角度考虑。例如，最初的电扇都是黑颜色的。一个职员提出建议，将电扇的黑色改为浅色。公司采纳了这个建议。市场上掀起了一股抢购热潮，电扇从此也一改清一色的黑面孔，变为多姿多彩(6)改一改对原有的事物进行修改，使它消除缺点，变得更方便、更合理、更新颖。例如以前的饮料大多是玻璃瓶装，运输、保管和使用都不方便。改变一下它的结构，使用塑料、纸制软包装极大的方便了人们的生活。(7)联一联寻找某个事物(事情)的结果和它的起因的联系，从事物的联系中找到解决办法或提出新方案。(8)学一学学一学别人的做法，模仿现有事物的形状、结构、原理等。例如模仿海豚皮肤的特殊结构制成鱼雷的外壳，在航行中将阻力减到最小；模仿蛇的嘴巴能张大到超过它自己的头的特征，发明蛇口形晒衣夹。用这种衣夹可从上往下将衣物连竹竿一起夹住，更好的防止衣物被风吹脱。(9)代一代用一事物(材料、零件、方法等)代替另一事物。例如用激光这把纤细的“手术刀”代替原来的金属手术刀，在电子计算机的控制下对人眼的角膜作矫正近视的手术，获得了极大的成功。(10)搬一搬把一个事物搬到别的地方，将新事物移到别的领域，寻找新用途等。将医学的CT技术移植运用到地下探矿中等。(11)反一反把一种东西或事物的正反、上下、左右、前后、横竖、里外等颠倒一下。例如人们常用的泡茶方法是，把茶叶从袋子里取出来放到茶碗(茶杯或茶缸)里，用开水泡开，茶叶在水中四散漂开，喝茶时不小心茶叶还往嘴里钻。有人反其道想，把茶叶留在袋内一块儿泡!(12)定一定为了解决某一问题或改造某件东西，为了提高学习、工作效率和防止可能发生的事故或疏漏等，而需要做出一些规定。[练习]用和田十二法创新自行车序号检核内容设想名称简要说明1加一加2减一减3扩一扩4缩一缩5变一变6改一改7联一联8学一学9代一代10搬一搬11反一反12定一定35工具方法2：5W1H法1．内容介绍美国陆军用英语中的6个疑问词来进行设问，这6个方面的英文第一个字母正好是5个W和1个H，5W1H法因此得名。其中5W是指Why，What，Who，When，Where。具体内容如下：5W1H分析法也叫六何分析法，是一种思考方法，也可以说是一种创造技法。是对选定的项目、工序或操作，都要从原因（何因）、对象（何事）、地点（何地）、时间（何时）、人员（何人）、方法（何法）等六个方面提出问题进行思考。这种看似很可笑、很天真的问话和思考办法，可使思考的内容深化、科学化。36（1）Why——为什么干这件事？（目的）；（2）What——怎么回事？（对象）；（3）Where——在什么地方执行？（地点）；（4）When——什么时间执行？什么时间完成？（时间）；（5）Who——由谁执行？（人员）；（6）How——怎样执行？采取哪些有效措施？（方法）。以上六个问题的英文第一个字母为5个W和1个H，所以简称5W1H工作法。运用这种方法分析问题时，先将这六个问题列出，得到回答后，再考虑列出一些小问题，又得到回答后，便可进行取消、合并、重排和简化工作，对问题进行综合分析研究，从而产生更新的创造性设想或决策。37（1）按5WIH法分析原因，先检核六个要素。Who——谁是顾客?Where——小卖部设在何处?顾客是否经过此处?When——顾客何时来购物?What——顾客购买什么?Why——顾客为何要在此处购物?How——怎样方便顾客购物?从中找出关键要素：Who、Where、When[练习题]某航空公司在机场二楼设了一个小卖部，生意相当冷清。问题出在哪里?开发部门运用5WIH法分析了原因，提出了改进建议。38检核表法又称设想提问法或分项检查法。它是由美国创造学家奥斯本发明的，在创造学界最有名、最受欢迎的创造技法。检核表法是根据需要解决的问题或者进行创造发明的对象列出有关问题，逐个对它们进行分析，从中获得解决问题的方法和创造发明的设想。由于检核表法是先提出问题，再逐个进行分析、检验的做法，所以它不仅利于照顾到思考问题的全面性。而且有利于新思想的产生。因此，检核表法是一种能够大量开发创造性设想的创造技法。检核表法几乎适用于任何类型与场合的创造活动，因此被称为“创造技法之母”。工具方法3：奥斯本检核表法39奥斯本的检核表记号检核项目新设想名称新设想概述1能否他用2能否借用3能否改变4能否扩大5能否缩小6能否代用7能否调整8能否颠倒9能否组合402．特点奥斯本检核表法从9个方向的不同角度，启发我们提出与思考问题使思路向正向、侧向、逆向、合向发散开来。奥斯本检核表法主要有以下优点：(1)奥斯本检核表有助于人们打破各种思维定势，以问题的形式激发人们的想象力。(2)奥斯本检核表提醒人们从各个角度、观点去看问题，避免了单一化的思维方式。(3)奥斯本检核表内容丰富，可启发人们应用于各个方面，如开发新产品，进行设计、销售、广告等，它为解决创造发明问题提供了很好的解决问题的思路。(4)经常使用奥斯本检核表能提高人们的思维素质，有利于突破不愿提问的心理障碍，会使人们善于提问、思考、想象、善于变换思考角度。(5)奥斯本检核表法的适应性强，不论对象如何和专业如何，都可以相应地列出很多检核问题。但是奥斯本检核表法存在如下缺点：奥斯本检核表问题过细、过多，实施起来比较复杂，有学者认为该技法一般很难取得较大的突破性成果。413．注意事项奥斯本检核表是一种非常实用的技法，但使用时有一些地方值得注意：（1）不应过分拘泥于这一种方法如果拘泥于这一种方法，过分依赖于它．反而会把它变成束缚自己的条条框框，妨碍自由想象，使本来为防止思考漏洞而采用的检核表变成制造漏洞的根源。（2）检核的内容可作适当改变具体使用时应灵活掌握，根据活动的主要目的，检核对象的主要特点，周围环境来设计检核表。（3）检核表法主要提供的是一种思路由于检核法比较强调创造发明主体的心理素质的改变，借助克服心理障碍产生更多的思路，因而较为忽略对技术对象的客观规律性的认识。所以，在使用本技法解决较复杂的技术发明问题时，仅能提供一个大概的思路，还需进一步与技术方法结合。练习题：新型保温瓶如何产生？序号检核项目新设想名称新设想说明1有无他用2能否借用3能否改变4能否扩大5能否缩小6能否代用7能否调整8能否颠倒9能否组合有效的会议管理凡是会议，必有准备凡是会议，必有主题凡是会议，必有纪律凡是会议，会前必有议程凡是会议，必有结果凡是会议，必有训练凡是会议，必须守时凡是会议，必有记录凡是散会，必有事后追踪头脑风暴法的三个阶段准备阶段头脑风暴阶段评价选择阶段头脑风暴法具体操作准备阶段1、选定基本议题；2、选定参加者（一般5-15人为宜），并挑选记录员1名；3、确定会议时间和场所；4、准备好海报纸、记录笔等记录工具；5、布置场所：将海报纸（大白纸）贴于黑板上；座位的安排以凹字形为佳。6、会议主持人应掌握智力激励法的一切细节问题，应彻底了解本法的五大原则和实施要点等。头脑风暴阶段7、召开智力激励会议，主持人首先必须向参加者简介该方法大意，应注意的问题，如四大原则；8、让与会人员畅所欲言；9、记录员记录参加者激发出的灵感；10、结束会议；评价选择阶段11、将会议记录整理分类后展示给参加者；12、从效果和可行性两个方面评价各点子；13、选择最合适的点子，尽可能采用会议中激发出来的点子。头脑风暴