公司集中采购管理流程

流程层次流程名称公司集中采购管理流程流程用途描述支持部门要素管理目标需求单位采购中心技术与质量部门监察部分管副总公司总经理工作任务（内容）受控记录过程工作标准工作方法步骤ABCDEFHIJKL1各分公司、总部各归口管理部门编制《物资(设备)需求计划》报公司物资部。《物资(设备)需求计划》原材料和办公用品每年1月10日前提报；设备类固定资产在要求进场前六十天提报；计划偏差应控制在15%之内。1、原材料设备材料根据项目可行性研究报告或设备检修维护计划编制2、公司主材计划按品种编制须注明规格和产地，编制年度总计划；2物资部对《物资(设备)需求计划》进行分类汇总，根据ABC分类标准进行采购授权。A类物资公司物资部采购，B、C类物资授权采购《物资(设备)需求计划》《授权书》一个工作日内完成，标准：Ａ类物资为：１、年度计划消耗额≥10000万元材料消耗；２、成套或单件价格≥100万元设备类固定资产类；3其它公司认为适于总部集中采购的物资。ABC分类依据公司分类清单进行确认。3分管领导和公司总经理对《物资(设备)需求计划》进行审核和审批。审核、审批记录各用一个工作日，公司总经理2亿元以上，副总1亿元以上。电子版审签.4NO根据招标物资特点、质量标准、技术要求等进行市场调查，初步拟定采购方案应注明评标标准、报价形式等内容。如因采购物资的市场资源状况、市场价格趋势等原因不适应进行招标的，由招标工作小组提出议标计划申请，报招标监督小组最终审定。《物资(设备)采购招(议)标方案》《议标申请》三个工作日完成通过市场调查充分了解招标物资(设备)宏观政策导向、供需状况、技术水平、资源分布、供应商的基本情况，对采购进行细致策划。议标条件：1、属稀缺资源或区域内供应资源少于三家；2、公司审定的战略合作伙伴；3、合同约定的正常价格调整4、经采购专家团同意的其它因素5采购专家团从专业角度对《物资(设备)采购招(议)标方案》进行评估，物资部修改后，分管领导和公司总经理进行审核和审批。审核、审批记录各用一个工作日，公司总经理2亿元以上，副总1亿元以上。以书面或会议形式进行审核和审批，办公用品由分管领导审批，其它由总经理审批。6　收集投标单位信息，对新入围单位最终应经物资部采购中心组织专家团考察合格。内部单位推荐供应商要求填写《供应商推荐表》。《供应商信息资源登记表》,《供应商推荐表》七个工作日完成1、原有A类供应商2、合格供方名册内供应商3、市场调查选择４、使用单位推荐7对投标单位进行经营资质审查和履约能力评估，对其经营范围，企业信誉、安全生产许可证，质量认证证书，以及近两年内主要业绩进行审查。《供应商信息资源登记表》一个工作日按标的物的要求审查其是否具备招标资格9将我司采购标的物数量、质量要求、付款情况、管理要求与供应商沟通。一个工作日电讯或会议形式沟通。10经过对以前合作情况的评估或现场考察并通过了资格审查同时认同我司采购模式的供应商确认为投标入围单位。一个工作日招标小组以书面或会议形式进行确认。11编制招标计划书和招标文件，标准招标文件内容包括：１、公司简介２、投标邀请书3、投标人须知４、招标物资要求５、投标报价及组成　６、投标单位承诺书７、法人授权委托书８、合同文本及附件招标计划、标书二个工作日内完成标书为标准文本，如市场发生重大变化或公司要求发生变化时，标书应作相应改动，并经采购专家团评审。12采购专家团对招标书评审后，公司分管领导和总经理对招标计划和招标书进行审核和审批．审核、审批记录二个工作日内完成，公司总经理2亿元以上，副总1亿元以上。以书面形式进行审核和审批。工作方法综述进行招标竞价采购，降低采购成本,实现预算控制目标。比预算低5%和%5以上公司集中采购管理流程分管物资副总描述公司范围集中采购管理全过程流程主控部门适用于公司总部集中采购物资管理公司经理/分管副总/总部技术部/质量部/法务部/财务部/资金部/监察部/区域公司物资部物资部主管领导适用范围总部采购方案策审核审批投标合作单位推荐投标单位资格采购合作方式沟通投标单位确编制招标计划及招标书审批评审YESYESYESYES需求计划NOB、C类A类物资采购审核审批议标NO评审NOYESYES要素管理目标需求单位采购中心技术与质量部门监察部分管副总公司总经理工作任务（内容）受控记录过程工作标准工作方法13通知入围单位在规定时间领取，并要求投标单位按规定时间内将投标书送到物资部。《标书发放登记表》、财务收据一日内发给入围投标单位1、入围单位按照标书要求到财务交纳投标保证金和工本费,并领取收据。凭财务收据到物资部领取招标书。2、标书发放时，入围单位应在《标书发放登记表》上签字。14投标单位对标书有任何质疑时，应以函件、会议、答疑书等形式对招标方提出《答疑书》开标前二天内完成会议、书面、口头形式进行15按照标书规定的时间，由公司招标办公室集中召开招标会议，详见《招议标管理规定》。《签到表》、《评标记录》、《会议记录》公平、公开、公正依据《招议标细则》16召集相关人员召开议标会议,详见《招议标管理规定》。《签到表》、《评标记录》、《会议记录》公平、公开、公正依据《招议标细则》17根据评标结果确定中标单位，发放中标通知书。如因第一中标单位主动放弃而不能履约的，启用第二中标人。中标通知书确定中标单位后，一个工作日内发放“中标通知书”按标书规定时间内签订合同，未按规定时间内签定视同弃权。18根据中标结果及招标书内容，拟定合同。合同中标通知书发出后一周内完成按标书内容及中标结果拟定合同。通知未中标单位按标书约定时间内领取投标保证金19采购专家团、监察审计部从专业角度对合同进行评审，分管领导进行审核，公司总经理进行审批。合同评审表中标通知书发出后一周内完成，公司总经理2亿元以上，副总1亿元以上。以书面形式进行审核和审批。20总部办公用品由综合部经理签订；原材料由分公司总经理签订;设备类由公司总经理签订。合同中标通知书发出后一周内完成供方签字盖章后，由我司相关领导签字后到法务室进行盖章；合同签订前按标书约定交纳履约保证金。21由合同签订单位向各使用单位进行合同交底,并分公司财务部备份、总部财务资金部、物资部。《合同交底记录》合同签订完成后一个工作日内完成将合同交相关单位，并在《合同交底记录》上签字，必要时召开合同交底会。22招标工作完成后采购主管及时将招标信息登录到《招标实施情况统计表》并对招标活动进行书面总结，报送物资部经理和分管领导。《招议标实施情况统计表》、招议标总结三个工作日完成将招议标信息按《招议标实施情况统计表》要求填写；对业务的执行效果与管理目标对比进行自评形成招标总结23《物资(设备)需求计划》归口管理部门或使用单位对合同执行情况进行监督管理。《合同履行监督检查表》合同期内根据合同条款和供应商管理制度检查合同履约情况24分物资部采购主管将公司集中采购供应商每月进货数量、金额、财务付款额等信息登入台帐，对采购单价与数量进行预算对比统计分析。《采购台帐》《采购效果统计分析报表》次月3个工作日完成根据供应商每月结算数据和财务付款数进登记累加。与预算数据进行累计对比分析,电子版报送.25监审部对执行业务流程情况进行检查与评价。集中采购执行过程检查与评价记录按照流程监控风险评估优先排序的基础上，每两年至少检查监控一次按照流程图内容要求进行。流程模版原创作者：樊光中流程管理部门：企管部签发人：XXXX签发日期：比预算低5%和%5以上发放标书确定中标单位并发放中标通知书拟定合同合同交底YESYES评评审审核审批YESYESYESNO合同签订组织开标、评标招标实施情况统计及招标总结检查监控合同履约采购统计议标组织议标标书答疑参与参与参与