采购控制程序

制订部门物流部深圳市卡尼珠宝首饰有限公司SHENZHENCARLEJEWLLERYCO;LTD文件编号CCCCRRRR-QPM--QPM--QPM--QPM-00007777制订日期09-08-0809-08-0809-08-0809-08-08版本////版次AAAA/0/0/0/0修订日期采购控制作业程序页次1111////6666深圳市卡尼珠宝首饰有限公司ISO9001：2008程序文件不得私自复印1.0目的：1.1选用合格的供应商以符合本公司的要求，确保物流部事务的顺利进行，并且能适时、适质、适量、适价供应生产所需的材料。1.2确保外包厂商符合要求及有效管控。2.0适用范围：应用与产品品质有关的物流部及外包厂商的管理。3.0定义：供应商：提供本公司的各种物料的厂商。4.0权责：4.1物流部：4.1.1负责生产黄金料、铂金料的采购；4.1.2负责上海黄金交易所的网上交易；4.1.3采购黄金金额申请单的填写。4.2展厅入库处：原材料的确认。4.3企划部：画册、包装盒的厂商评鉴、样品确认及采购。4.4展厅：负责邮局快递、航空快递公司的评鉴、定期评鉴工作及采购4.5办公室：负责办公用品的厂商评鉴及采购。4.6厂长：批准生产部使用材料的采购。4.7合格供应商的核准：董事长。4.8供应商的分等及考核：展厅、生产部。5.0作业内容：5.1生产主材料（黄金、铂金）流程：5.1.1生产主材料（黄金、铂金）直接在上海黄金交易所进行交易，此为交易平台，故直接将交易所纳入合格供应商名录，不需评鉴。5.1.2开户：由物流部将公司营业执照、税务登记证、组织机构代码、授权书提供上海黄金交易所开户处理；5.1.3审批确认：由上海黄金交易所对提交资料进行审批，符合要求后将公司交易账号和密码提供给本公司。制订部门物流部深圳市卡尼珠宝首饰有限公司SHENZHENCARLEJEWLLERYCO;LTD文件编号CCCCRRRR-QPM--QPM--QPM--QPM-00007777制订日期09-08-0809-08-0809-08-0809-08-08版本////版次AAAA/0/0/0/0修订日期采购控制作业程序页次2222////6666深圳市卡尼珠宝首饰有限公司ISO9001：2008程序文件不得私自复印5.1.4交易：1)由物流部依据财务部出具的材料库存报表来进行采购，其采购安全库存量一般为：黄金400KG;铂金150KG.2)由物流部填写采购【黄金金额申请表】经总经理批准后交财务部安排款项。3）由物流部在上海黄金交易所网上进行交易。5.1.5提料：由公司专人携带身份证、公司营业执照复印件、授权书到指定银行进行提货。同时将提货重量表和货物交回展厅入货处。由入库处称重量按实际重量开入库单入库。5.1.6价格：依据上海黄金交易所当日交易价格来进行交易。5.1.7交期：黄金、铂金为现货交易，当天到达。5.2画册、包装盒供应商：5.2.1供应商入档申请：由企划部收集有能力承制或提供本公司画册、包装盒的供应商，经实施资格审查初步认可者需填写[供应商基本资料卡]。同时提供公司营业执照、组织机构代码。5.2.2批准：画册、包装盒供应商直接由董事长批准指定。5.2.3报价确定：由企划部将产品相关信息与供应商联络处理并报价处理。报价单经董事长批准方可开业执行。5.2.4签订协议：由企划部与供应商签订合同。5.2.5样品制作：1）企划部将设计稿提供给供应商。2）样品制作后交由本公司企划部进行确认。5.2.6产品验收入库：供应商交货后由企划部进行验收，合格后方可办理入库手续。5.3办公用品采购：5.3.1供应商入档申请：由企划部收集有能力提供本公司办公用品的供应商，经实施资格审查初步认制订部门物流部深圳市卡尼珠宝首饰有限公司SHENZHENCARLEJEWLLERYCO;LTD文件编号CCCCRRRR-QPM--QPM--QPM--QPM-00007777制订日期09-08-0809-08-0809-08-0809-08-08版本////版次AAAA/0/0/0/0修订日期采购控制作业程序页次3333////6666深圳市卡尼珠宝首饰有限公司ISO9001：2008程序文件不得私自复印可者需填写[供应商基本资料卡]。5.3.2[供应商基本资料卡]经董事长批准后纳入【合格供应商目录】。5.3.3用品需求：由各部门根据需求提出【物品需求申请单】经部门经理审查；5.3.4审核：交办公室进行审查（金额较大时通常交董事长审批）；5.3.5议价：由办公室对办公用品进行询价、议价处理。5.3.6送货：由供应商送货处理。办公室进行验收。5.3.7报销：由办公室填写【报销申请单】处理。5.4邮寄快递公司、航空快递公司：5.4.1供应商入档申请：由展厅收集有能力提供本公司办公用品的供应商，经实施资格审查初步认可者需填写[供应商基本资料卡]并提供营业执照和经营许可证。5.4.2[供应商基本资料卡]经董事长批准后纳入【合格供应商目录】。5.4.3签订协议：与邮寄快递公司、航空快递公司签订协议。5.4.4联系：电话联系邮寄快递公司或航空快递公司来取货。5.4.6收货：邮寄快递公司或航空快递公司来公司收货并填写【收货单】，签字后留一联本公司出货处。5.4.7保险：由出货处视实际情况填写保险单，交一联邮寄快递公司，一联留底。5.5生产部物料：5.5.1供应商入档申请：由生产部收集有能力提供本公司物料的供应商，经实施资格审查初步认可者需填写[供应商基本资料卡]并提供营业执照。5.5.2[供应商基本资料卡]经厂长批准后纳入【合格供应商目录】。5.5.3物料申请：1）工具仓库：提出【购物申请表】，注明品名、规格、数量及日期。2）开料车间：根据开料需求提出【模具需求计划】附上图纸或样品；5.5.4批准：【购物申请表】、【模具需求计划】交厂长批准。5.5.5采购：【购物申请表】、【模具需求计划】交采购电话联络处理。5.5.6供应商交货：供应商依据采购需求送货，交付到生产部仓库点收。制订部门物流部深圳市卡尼珠宝首饰有限公司SHENZHENCARLEJEWLLERYCO;LTD文件编号CCCCRRRR-QPM--QPM--QPM--QPM-00007777制订日期09-08-0809-08-0809-08-0809-08-08版本////版次AAAA/0/0/0/0修订日期采购控制作业程序页次4444////6666深圳市卡尼珠宝首饰有限公司ISO9001：2008程序文件不得私自复印1）【购物申请表】之产品由仓库依据【送货单】、【购物申请表】进行点收，确认品名、规格、数量等。2）【模具需求计划】之模具到达后，由开料车间进行试制，产品经检验合格后方可验收模具，依【模具试制报告】来处理。5.6定期评估：a.本公司黄金、铂金由于全部直接在银行提供，其特殊性故不纳入定期评估中。b.本公司对于办公用品；画册印刷、包装盒制作其量少、次数不多也不纳入定期评估中。c.邮寄快递公司、航空快递公司\模具外发应纳入定期评估中。5.6.1办理评核单位：1）展厅负责邮寄快递公司、航空快递公司的交期、风险成绩的评鉴及呈报。2）生产部负责模具厂商交货交期、品质评鉴及呈报。5.4评核方式：5.4.1评核专案为产品品质、交期两项，其比重如下：A、品质（50%）品质得分=（合格批数/来料总批数）*50分B、交期（50%）交期得分=（正常交货批数/订购总批数）*50分C.风险（50%）风险得分=无出现差错为50分，一次即为0分。5.4.2供应商的评核成绩为品质、交期二项得分，其统计记录管理方法如下：展厅、生产部每半年一次。5.4.3模具供应商评核分等与奖惩：A、由生产部将每半年品质、交期评分汇总于[供应商评鉴成绩表]上，经厂长核准后办理有关缩短或延长应付货款期的奖惩，评核成绩按下表区分A、B、C;评核成绩列为A、C级由生产部办理奖惩。B、评核为B级之供应商不予以奖惩；C、连续两次评定为C级者，取消其供货资格。制订部门物流部深圳市卡尼珠宝首饰有限公司SHENZHENCARLEJEWLLERYCO;LTD文件编号CCCCRRRR-QPM--QPM--QPM--QPM-00007777制订日期09-08-0809-08-0809-08-0809-08-08版本////版次AAAA/0/0/0/0修订日期采购控制作业程序页次5555////6666深圳市卡尼珠宝首饰有限公司ISO9001：2008程序文件不得私自复印5.9外发方的评价和选择5.9.1外发方的选择原则(a)具有使用满意的历史业绩、充足的生产能力与工艺要求；(b)良好的企业信用等级.包括质量管理能力、服务、资源配备，或相关的体系认证等；(c)对比类似服务的历史情况或对比其他使用者的使用经历.5.9.2外发加工控制5.9.2.1生产部提供外发加工所需的技术文件，如产品标准、技术要求等。5.9.2.2外发商应能提供符合质量保证体系要求的证据，必要时不定期至外发工厂现场进行检查，以确认外发过程是在协议规定的条件下进行。5.9.3外发加工验证5.9.3.1由检验员对照相应检验标准对外发加工产品进行检验或对产品的附属检验报告进行验证；5.10采购管理：5.10.1交期：由各采购人员应考虑验收及运送时间与客户要求的交期，与供应商谈妥适当的交货期，再以电话、传真方式跟踪。5.10.2价格：各采购按既定的原材料规格、交期、数量及其他交易条件再根据以往采购记录或供应商提供的资料，如需要时可经询问后比较并由总经理或厂长确认后，即可向供应商订购。5.10.3采购单取消或变更：若客户要求订单取消，各采购通过传真、电话或E-MAIL等方式通知供应商并根据实际进展状态协商解决。5.11采购产品的品质管制：5.11.1进料品质管制按《检验管制作业程序》作业。5.12.2若需要到供应商处验证产品品质时，相关的安排与品质需求应明文规定在采购文件上。等级得分处理方案A90分以上1．酌情增加订购量2．享受优先承制本公司开发样品资格B70分以上未达90分不予以奖惩C69分以下1．酌情减少订购量2．由生产部通知改善，限期内未改善者，取消资格制订部门物流部深圳市卡尼珠宝首饰有限公司SHENZHENCARLEJEWLLERYCO;LTD文件编号CCCCRRRR-QPM--QPM--QPM--QPM-00007777制订日期09-08-0809-08-0809-08-0809-08-08版本////版次AAAA/0/0/0/0修订日期采购控制作业程序页次6666////6666深圳市卡尼珠宝首饰有限公司ISO9001：2008程序文件不得私自复印6.0相关文件：6.1检验控制作业程序6.2文件与记录控制作业程序7.0使用表单：7.1黄金金额申请表7.2供应商基本资料卡7.3合格供应商目录7.4收货单7.5购物申请表7.6模具需求计划7.7送货单7.8供应商评鉴表