时间管理及计划制定

时间管理与计划制定理念篇主要内容：三大理念课程主要内容方法篇推荐方法：优先矩阵法操作篇建议篇重要内容：1、任务类型2、月度计划表3、每日计划表主要内容：1、桌面整洁2、锦囊妙计因为我们不知道究竟什么对我们最重要，所以每件事好像都很重要。因为每件事好像都很重要所以我们不得不每件事都做。有些人看到我们每件事都做，所以，他们期望我们什么都做。每件事都做让我们非常忙碌，所以我们没有时间去考虑，究竟什么对我们最重要。忙人的告白茫、盲、忙你真的很忙吗?1234确定事件你的时间流到哪里去了？1234确定事件突发事件1234确定事件突发事件琐碎事件1234确定事件突发事件琐碎事件浪费一．重要性秩序无所调整二．没有目标、秩序和计划三．对问题缺乏理解就匆忙行动四．害怕犯错或完美主义而犹豫不决五．缺乏组织能力或资料不全面六．缺乏自律（情绪化、懒惰）七．分不清责任和权力，一个人包打天下八．文书工作及繁文缛节九．打扰（电话、不速之客、会议、上司的干扰）十.找东西时间的十大窃贼•用一个词描述你目前的工作生活状况•描述你心目中理想的时间管理状态是什么样？时间管理(理念篇)有效方法合理有效以达到工作和生活的目标组织运用时间资源自我控制观念计划观念成效观念时间管理应具备的三大观念认识时间价值表年收入（万元）年工作时间（天）日工作时间（小时）每天价值（元）每小时价值（元）每分钟价值（元）23007.566.668.890.14843007.5133.3317.780.29663007.520026.670.44583007.5266.6635.550.593103007.5333.3344.440.74203007.5666.6688.891.48你的时间价值年收入（万元）年工作时间（天）日工作时间（小时）每天价值（元）每小时价值（元）每分钟价值（元）去年目标时间管理(方法篇)有效方法生命倒计时法我的生命已用去天我的生命只剩下天签名：年月日请写出你签写前面表格的直接感受“假如明天是你生命中的最后一天”你打算如何去度过？请列出你最想做的三件事以原则为重心，配合个人对使命的认知，兼顾重要性与急迫性；有效个人管理的六个标准柯维时间管理法1.一致：使命与价值观、角色与目标、重点与计划、欲望与自制等应合谐一致；2.平衡：人应在事业、财富、生活、奉献等方面平行发展；3.有重心：以一周为单位订计划，每天应各有不同的优先目标，但要相互呼应；最有价值的事先做；4.重人性：个人管理的目的在人而不在事；5.有弹性：可因个人作用和需求的变化而调整；6.携带方便：管理工具应便于携带，随时记录与调整。生理节奏法注意研究你精力最充沛、脑子最清楚的时段，在此时段做最有价值的事；注意研究你注意力集中的时间有多长，在此时间内解决问题；该休息的时候一定要休息，在你感到疲倦之前就休息，你每天清醒的时间，就多增加了1小时；各时段工作状态表注意力时间8101213151618写下你明天要做的6件最重要的事；用数字标明每件事的重要性次序；明天早上第一件事是做第一项，直至完成或达到要求；然后再开始完成第二项、第三项……；每天都要这样做，养成习惯。艾维·利时间管理法用80%的时间和精力照顾好能给你带来80%的销售额的20%的优质客户；用80%的时间和精力学习能给你产生80%的效果的20%的最基本的理论和方法（成功者已证明的）；用20/80定律从你要做的一大堆事中选出最重要的事优先做。20/80时间管理法优先矩阵法C重要而不紧迫A重要又紧迫D既不重要也不紧迫B紧迫而不重要价值（重要）紧迫紧急不紧急重要危机急迫的问题（防患未然）改进产能建立人际关系发掘新机会规划不重要某些电话某些信件与报告某些会议必要而不重要的问题（受欢迎的活动）繁琐的文书工作某些信件某些电话浪费时间之事（有趣的活动）紧急不紧急重要1、圣诞节活动方案的制定（12初）2、在媒体上曝光的重大顾客投诉（待处理）1、《营销手册》初稿制作与修订2、《公司宣传手册或客户手册》框架策划及素材整理不重要1、参加会员分析例会2、整理办公资料1、文件打印2、宴请聚餐案例一：4D原则DOITNOWDOITLATERDELEGATEDON’TDOIT稍后做授权不做立即做普通人的时间安排2-3%25-30%15%50-60%成功人士的时间安排20-25%65-80%15%1%“我要得到什么样的结果？”“这件事是否可以不干？”“这件事是否可以交给别人去干？”“是否还有更好的方法？”日程表时间管理法每日活动记录表姓名年月日活动时间起止时间使用计划/中途插进重要及紧急性评语时间清单紧急及重要性主要活动使用的时间占总时间的百分比1234时间清单紧急及重要性主要活动使用的时间占总时间的百分比1234案例二：制作方案2小时修改手册整理资料其他30分钟4小时1小时27%53%13%7%时间管理(操作篇)有效计划确定角色设定目标制定计划逐日调整评估总结时间管理流程安排计划工作时你会考虑哪些问题？时间点的设置所需资源开始时间完成时间完成人追踪时间重新分类整理客户资料访谈重要客户了解服务需求客户的抽样意见调查，并制成统计表估计不准无法预知因素同事或其他原因尽量准确，留有余地不可并行精力充沛时做策划型作业型交替安排自控型他控型开始时间尽量提前给最后期限设留缓冲区能同时做的事情不要分开去做可并行任务类型任务类型1.月历（月度工作计划）2.行事历与甘特表3.效率手册4.便签5.闹钟6.其它工具时间管理的工具推荐你的下周工作计划•列出你下周所有要做的工作项目--------------------------------------------------------------------------------------------•写出完成这些工作项目的时间点--------------------------------------------------------------------------------------------•列出你所做工作项目的关键点活动（时间价值回报较高的活动）---------------------------------------------------------------------------------------------123456789101112目标1目标2目标3目标4一周行事历周计划表周一周二周三周四周五周六周日角色目标8:009:0010：0011：0012：0013：0014：0015：0016：0017：0018：0019：00身体心智精神今日要务一周行事历会议及承诺精益求精时间段事务所用时间优先度时间记录表待完成事务优先度计划时间每日事务清单时间管理通则把每天要做的事列一份清单确定优先顺序，从最重要的事情做起每天都这么做时间12345678任务列表时间没有具体确定的待处理事项；时间已具体确定的事件；电话、记录等信息每日计划表9:0010:0011:0012:0013:0014:0015:0016:0017:0018:0019:0020:00提前一天整理资料2H资料寄送0.5H工作总结例会整理资料电话拜访４.5H工作例会0.5H会议工作计划例会资料准备电话拜访业余生活及学习安排今天必须做的事今日三件事时间管理(建议篇一)突发情况处理客户投诉项目合同发送错了突发情况发生怎么办？业务顾问小王客户突然来拜访同事的问题咨询打印机坏了突发情况有哪些？职责内紧急程度、重要程度职责外马上处理暂缓处理突发事件计划事件减少突发情况发生努力使工作系统从一开始就正确无误对被打扰情况进行分析（Who\When\Why），建立一种工作模式减少计划外事件数量累计计划外事件，创建自由时间块缩短每个计划外事件的时间长度缩短计划外时间时间管理(建议篇二)根除拖延你属于哪种行为模式？狮子型考拉型紧迫感喜竞争走路、动作较快进餐迅速讨厌耽搁不耐心放松作决定需要一定时间走路、动作较缓若有所思乐于倾听耐心拖延者的借口强调时机不对逃避不愉快的生活敷衍搪塞不愿承担责任不适当的目标为了轻松混日子拖延的代价浪费了今天一时工作拖延，三倍时间偿还逃避积极的人生健康不良待处理问题的不断增多长期在压力下工作的忧虑动手去做你能做或梦想要做的事，勇气包含了天分、能力与奇迹，只有动手，心灵才会启动；开始做，工作才会完成。解决拖延的秘诀---唯一的办法就是去做它与拖延决战承认：拖延是一种无益的生活方式把大工作分解当机立断，直接面对不愉快的工作平衡表法给自己设定最后时限奖励自己时间管理(建议篇三)桌面整洁管理好办公桌才能管理好时间请说出它们的用途•打孔文件夹•强力文件夹•双页文件夹•插袋文件夹•插边文件夹•公文袋•文件架•文件筐•笔盒•笔筒•便签纸•告示贴•空名片盒废纸篓计算机日历文件架电话文具盒便签纸文件筐计算机文具盒电话文件架文件筐便签纸日历常用电话周计划周计划常用电话废纸篓剪刀、尺子计算器曲别针等名片夹工作台储藏地想一想：你每年、每周、每日都要用什么东西？•容易取得•去除造成分心的因素建立有效的办公环境•尽量保持桌面整洁，只留正在做的事情•工作中经常要用到的用品应容易取得•每一件物品应摆放在固定的位置•每天下班前将办公桌整理就绪•把不再需要的东西坚决扔掉活动文件的处理信息资料存档待送出文件待办文件备忘档案夹分级处理ABC文件处理原则•每次只处理一份文件，一份文件只处理一次•每天排出固定的时间批量、集中处理邮件、电话、信件•一项工作完成后文件就应马上离开桌面，归入适当的档案•坚决扔掉不必要的文件时间管理(建议篇四)锦囊妙计充分利用记事本待办琐事物品清单让脑子空下来，装更有创造性的事情善用零星时间通勤时间旅途时间等候时间不要随便打发你的零星时间背包原则将同类的事情尽可能成批量处理琐事也有琐事的处理方式逆势操作当别人不去做的时候我就去做每天读一点没有人读的东西每天想一些没有人想的事情昨天是一张作废的支票，明天是一张未兑现的期票，而今天是你唯一拥有的现金——所以应当聪明把握。种下思想，收获行动种下行动，收获习惯种下习惯，收获品格种下品格，收获命运我们先养成习惯，然后习惯造就我们课程总结及应用理念篇方法篇操作篇建议篇1、时间价值表的制定。1、在七种方法中选择适合自己工作的时间管理方法并应用。1、结合绩效合约内容制定月度计划表，在每个月底完成；2、每天下班前花10-30分钟制定明天的工作计划；每周末完成下周的工作计划，养成习惯。1、对办公桌及文件进行重新整理；2、对电子文档进行重新分类及整理。