公司项目管理信息系统简介

公司项目管理信息系统简介（作者：王建华、胡蓉）《中国水利水电第三工程局有限公司项目管理信息系统》全面覆盖并整合公司办公自动化(包括档案系统)、项目综合管控、市场经营管理、综合项目管理、决策驾驶舱等方面的信息，解决项目部、分局、公司间各为一体的信息孤岛，建成公司集中的信息数据库，最终形成数据仓库，实现公司在项目综合管理方面的全面信息化、高度集中和系统化，对项目管理向精细化、精益化迈进将起到极大的促进作用。一、项目管理系统的基本情况1、项目建设背景、建设目标及意义建设背景：根据建市[2007]72号及建市[2007]241号文件要求，为加快信息化建设步伐，大幅提升企业信息化水平和市场竞争能力，在新修订的建筑业企业资质管理规定中，特级资质标准增加了企业信息化建设考核内容，而综合项目管理系统的应用是信息化建设系统的核心内容，其所占考核权重达50%。为此，为顺利完成企业资质的重新核定工作，根据资质核定信息化建设的考评要求，公司于2009年5月引进了易建科技有限公司研发的《项目管理软件》，并结合公司自身管理需求进行了系统改进和完善，最终形成了《中国水利水电第三工程局有限公司项目管理信息系统》，并于2009年8月正式投入使用。建设目标：项目管理系统是以项目为管理对象，覆盖项目从招投标-开工-竣工生命周期各个阶段和各个业务环节的管控。通过系统的实施，可建立公司、区域分局(专业分局)、项目部三级项目综合管理信息平台，满足各管理层级管理需要，实现项目管理的标准化、规范化，以提高项目管理工作的效率和效益。建设意义和实施必要性：从企业层面讲，综合项目管理系统实施是企业信息化建设的重要组成部分，既是建设部特级资质考评的硬性要求（在建项目使用综合项目管理系统需达项目总数的50%以上，近两年项目竣工管理、档案管理使用率为50%以上），更是提升公司管理水平和竞争力，实现管理现代化与信息化的根本需要，它的实施是现代企业发展的必然趋势。从项目层面讲，系统通过不同的业务模块划分和流程设计，促进项目管理行为规范化、标准化，实现了以数据为依据的科学决策方法，规范了施工管理中的经济活动，由被动管理向主动管理转型，是项目管理模式的重大变革，系统的实施对项目管理向精细化、精益化管理迈进起到极大的促进作用。2、系统架构从管理架构划分，系统分为业务执行层、管理控制层和决策规划层，即各项目-区域分局(专业分局)-公司三层结构。通过信息管理平台可实现不同管理层的审批流程、数据汇总、信息传递。其管理层级体系如下：3、系统的组织机构为保证系统的顺利实施和正常运行，公司分级成立了相应的组织机构，分别如下：综合项目管理系统实施委员会：作为项目管理系统推进的领导机构，由公司总经理任委员，三总师任副主任委员，委员会成员由公司机关各部门主任和公司所属各分局局长组成。综合项目管理系统实施办公室：由公司生产经营部牵头组建，成员为公司机关相关职能部门主管领导及各分局主管领导1名（总工、总经），具体业务由生产经营部和信息中心人员分工负责。综合项目管理系统实施小组：由实施项目（或分局）生产经营部门牵头组建，主管经营的副分局长或总经为组长，相关部门领导为成员。4、系统的运行环境项目实施全过程的计划、执行、检查、分析、上报等分局项目管理实施过程中的“四控”（进度控制、质量控制、成本控制、变更控制）和“三管”（合同管理、安全管理、文档管理）工程资料档案的管理与项目关联单位的沟通与组织协调重点项目的合同、成本、资金、风险等价值要素的管理、监控、审核、统计、分析、预警、上报、备案、回馈多项目的成本、进度、质量、安全、资料管理过程中的管理、监控、审核、统计、分析、上报、备案、回馈多项目的经营、合同、招投标、采购、物资与设备各类资源配置等的集中动态管理、监控、审核、上报、备案多项目的综合管理、汇总、监控与评估公司局内重点项目的审批、监控、决策与考评各分局公司的经营、生产、资金、利润的统计、分析与考评局内所有分局公司与项目的数据统计、分析与查询业务流数据流项目管控层决策层执行层系统采取以公司总部服务器为平台、各项目为客户端通过网络远程登录使用的形式，因此客户端程序在Windows各版本（Windows2000,Windows2003,WindowsXP（SP2，SP3）,Vista等）环境即可以正常使用，浏览器支持IE6.0、IE7.0版本、常用浏览器和正常的上网条件。5、系统的登录：登录界面：用户名称及初始密码由公司系统管理员根据各实施对象管理要求进行分配和设置。二、项目管理系统的功能系统的功能范围为：系统通过集成平台整合了协同门户、办公自动化（含档案管理系统）、项目综合管控、市场经营管理、综合项目管理、决策驾驶舱管理等应用系统，构建成一个统一的、完整的项目管理体系、权限管理体系，其核心内容是综合项目管理。综合项目管理实现了综合规划、合同管理、成本管理、分包管理、进度管理、材料管理、机械设备管理、人力资源管理、费用管理、质量管理、安全管理、健康管理、环境管理、技术管理、现场管理、工程资料管理、竣工管理等集成化的项目职能管理。1、综合项目管理主要业务模块功能介绍1.1合同管理：实现承包合同管理体系（包括分包合同管理）。具备建立完整合同台帐功能，能实现合同信息台账录入，合同内容的维护管理，按条件实现合同检索、查询，合同网络审批，合同变更管理，工程量的计量管理，合同结算支付管理、合同报表等功能。分包管理模块，可通过严格的流程设计，实现分包合同立项、审批，验工计价和结算支付，从而规范分包合同的执行和风险管控，有效控制项目实际成本。1.2成本管理：通过成本科目的设置和核算流程设计，对项目成本运行情况进行监督管理、具备项目预算与实际成本对比分析报表。系统具有标准的成本数据采集、流转、汇总及分析流程，支持项目成本核算精细化的管理需求。具有企业责任成本预算、施工预算等多级预算管理功能，可实现多项目、单一项目的产值、预算成本、实际成本、计量收支分析统计，项目多级预算与实际盈亏分析，项目协作合同结算及支付分析，项目各实体部位的资源预算与实耗分析。具备与设备物资等资源系统的数据接口等管理功能。1.3进度管理：侧重于进度的计划编制、实施控制和预警管理。通过分解项目的分部分项工程和工序，对项目的工程和工序编制总体计划，在总体计划基础上编制年度或者月度的进度计划，通过横道图、网络图等工具进行网络计划进度的显示。在项目执行过程中准确反映计划进度动态管理信息；实现项目进度显示、目标对比；实现公司各管理层级、项目部的计划进度统计汇总分析；与成本管理模块关联，以图表方式分析项目的进度偏差；与人力资源、材料和设备管理模块关联，反映项目计划安排与资源配置的相互作用关系；支持Project、P3E/C等进度图的导入导出。1.4材料管理：实现对项目使用材料的预算、采购计划、采购合同、采购订单进行规范化、流程化管理。在项目层对材料入库、出库、分包队伍材料收发、库存进行管理，并生成材料统计台帐，为项目成本核算提供基础。在公司层对物资材料的分类、编码、供应商等基础性的工作进行统一管理，对各个项目的材料采购监控、量价分析、以及对材料消耗进行查询监控，进行适当的审批流程，并且对各个项目材料的采购、消耗、库存进行汇总统计，为物资材料集约化管理创造基础，体现企业集约化资源管理水平。1.5机械设备管理：建立公司设备的统一编码体系，对设备进行分类管理，实现设备管理业务。可实现设备需求、计划、采购或调拨、报废的流程化处理。设备进退场管理（包括租赁合同、台账管理等）；设备使用情况登记及维护保养等记录。设备台帐的建立与其它业务系统对接，可实现动态更新，包括（1）与计划进度系统的对接，形成设备需用计划台帐；（2）与成本管理系统对接，形成设备在各成本核算单元的量价节超分析；（3）与财务系统的对接，实现设备资产管理的动态更新，以及规费管理的动态更新；（4）与物资管理系统的对接，实现设备油料、备件的统一管理；（5）与人力资源管理系统的对接，实现设备操作手的动态更新；（6）与安全管理模块对接，实现设备的年审、持证上岗、设备危险源的动态更新和查询。1.6质量管理：建立质量管理体系文件，项目相关人员通过系统查询体系文件并应用到日常施工管理中，实现质量目标的制定、监控和隐患排查、整改，按时记录质量质量事故、质量处理、整改等记录和内容，形成质量报表，公司管理层可通过系统汇总各项目质量报表，监督管理项目工程质量。1.7安全、健康、环境等管理模块：建立相关管理体系文件库，项目人员通过系统查询体系文件并作为项目管理的参考依据。项目人员按时通过系统录入安全、健康、环境等目标计划、费用开支、隐患、事故、培训等记录和内容，公司管理层通过系统汇总各种专项报表，对项目进行专项督导。1.8现场管理：通过施工日志和施工快报记录施工现场的合同工程量、完成工程量、出勤人数以及机械使用方面的情况，并形成施工快报报表。1.9竣工管理：记录分部分项工程验收、竣工验收、缺陷保修期保修等情况，实现项目完工验收相关资料的电子化管理。1.10人力资源管理：实现项目员工档案、劳动合同、薪酬等动态管理，并形成专业报表。1.11工程资料管理：实现项目内外部文档的分类、录入、归档、查询、借阅等功能，存档项目全过程的工程相关资料，包括设计图纸等，能提高和确保项目资料的真实性和完整性。三、项目管理系统的实施计划安排根据资质核定工作总体时间安排和公司在建项目现状，综合项目管理系统实施采取分期分批推行和实施的方式。一期建设主要目的为满足特级资质核定需要，采取以公司总部为平台、各项目远程登录使用；二期建设主要目的是为满足项目管理需要、提高项目管理水平，可根据后期运行条件和项目管理需要，对系统功能进行完善和进一步升级。1、实施阶段划分。项目管理系统的实施分为项目启动准备阶段、实施准备阶段、培训实施阶段、系统试运行阶段、系统验收及运维阶段。2、实施对象安排。根据系统实施要求和项目总体情况，公司选取各分局或区域分局2010年至2011年间在建的部分重点项目为第一批实施项目，每个单位指定一个项目为代表项目，作为各单位集中培训和正式数据上线操作的试点，完成后即向其他符合实施条件的项目（第二批实施项目）进行覆盖，以达到以点带面，加快公司总体实施工作进度。3、实施时间安排3.1系统启动准备阶段。主要是为项目正式启动做些前期准备工作，包括实施人员进场、双方初步沟通以及项目启动会的召开等内容。实施时间为2009年5月20日2009年6月1日。2.2系统实施准备阶段。主要是为项目实施做准备工作，包括系统的安装与调试、公司领导和业务部门的访谈、系统初始化及相关基础数据的录入。实施时间为2009年6月1日2009年10月20日。2.3培训实施阶段。是项目管理系统实施计划的重要阶段，主要采取分阶段分区域对各层级管理层进行系统应用培训，对项目部业务人员实施系统操作培训。项目部的培训实施是此阶段的重点，公司选取符合上线标准的代表项目按区域分局实施集中上线辅导和数据录入，培训结束即安排项目数据录入工作，实现集中辅导上线应用，集中数据录入巩固培训效果。实施时间为2009年6月8日至2010年4月15日。2.4系统试运行阶段。培训实施工作完成即进入试运行阶段，符合上线条件的第一批项目全部按要求完成数据上线工作。实施时间为2009年10月至2010年10月30日。2.5系统验收和运维阶段。此阶段，要求当时、当日、当月数据能即时录入和更新，系统各项运行管理制度齐全、规范。实施时间为2010年6月至2010年10月。由公司职能部门组织验收小组对第一批实施项目系统上线情况进行检查、验收。截至2010年4月，公司已完成了公司总部机关部门、陕西分局机关及丹江口项目、四川分局机关及向家坝项目、云南分局机关及阿海项目、路桥分局机关及焦作项目、西北分局机关及河口项目、制造安装分局机关及潘口项目的系统培训和数据上线录入工作。至此，系统培训工作已全部结束，目前已进入符合上线条件的项目整体上线阶段。公司将根据计划安排，对满足条件上线项目下达上线指令。四、系统实施应用的几点要求综合项目管理系统的实施顺